การเข้าใจบทบาทของ HR อย่างถ่องแท้ ไม่เพียงเป็นประโยชน์กับคนที่อยากเริ่มต้นสายอาชีพนี้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจและพนักงานทั่วไปเข้าใจว่าควรติดต่อฝ่ายนี้เรื่องอะไรบ้าง บทความนี้ FlowAccount จะพาคุณไปทำความรู้จักว่า HR คืออะไร ตั้งแต่ความหมาย ประเภท หน้าที่ความรับผิดชอบ ไปจนถึงคุณสมบัติที่ควรมีเพื่อเป็น HR ที่ดี

HR คืออะไร ? 

HR คือ ตำแหน่งงานที่ทำหน้าที่ดูแลบริหารจัดการคนในองค์กรตลอดทั้งวงจรการทำงาน ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาสมัครงานจนถึงวันที่พ้นสภาพการเป็นพนักงาน โดย HR ย่อมาจาก Human Resources ซึ่งคือทรัพยากรมนุษย์ สะท้อนแนวคิดที่มองว่าพนักงานเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่า ไม่ต่างจากเงินทุนหรือเทคโนโลยีที่องค์กรต้องบริหารจัดการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

หากถามว่า HR คือตำแหน่งอะไร ให้เข้าใจง่ายที่สุด ตำแหน่ง HR คือคนกลางที่เชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ทำหน้าที่ทั้งเชิงนโยบายและเชิงปฏิบัติการ ทั้งการวางแผนอัตรากำลังคน สรรหาว่าจ้าง จ่ายค่าตอบแทน ไปจนถึงดูแลให้การทำงานเป็นไปตามกฎหมายแรงงาน จึงเป็นตำแหน่งที่แทบทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ SME หรือบริษัทขนาดใหญ่ ต้องมีไว้เพื่อขับเคลื่อนองค์กรให้เดินหน้าได้อย่างมั่นคง

HR มีกี่ประเภท อะไรบ้าง ? 

หากพูดถึงว่า HR มีกี่ประเภท โดยหลักการแล้วสามารถแบ่งขอบเขตงานของ HR ออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ตามลักษณะงานและเป้าหมายที่แตกต่างกัน ได้แก่ HRM และ HRD ซึ่งในองค์กรขนาดใหญ่มักแยกทีมทำงานกันชัดเจน ส่วนธุรกิจ SME อาจให้ HR คนเดียวหรือทีมเล็ก ๆ ดูแลทั้งสองส่วนควบคู่กันไป

HRM (Human Resources Management)

HRM ย่อมาจาก Human Resources Management หรือการบริหารทรัพยากรบุคคล เน้นงานเชิงปฏิบัติการและงานประจำที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การจ้างงานเดินหน้าไปได้อย่างราบรื่น เช่น การสรรหาว่าจ้าง การทำสัญญาจ้างงาน การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ การดูแลเวลาทำงานและวันลา รวมถึงการดูแลให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอย่างถูกต้อง 

HRD (Human Resources Development)

HRD ย่อมาจาก Human Resources Development หรือการพัฒนาทรัพยากรบุคคล เน้นงานเชิงกลยุทธ์ที่มองไปข้างหน้า เพื่อพัฒนาศักยภาพของพนักงานให้เติบโตไปพร้อมกับองค์กร เช่น การจัดฝึกอบรม การวางแผนเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Path) และการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อเตรียมความพร้อมของบุคลากรสำหรับอนาคตขององค์กร 

หน้าที่ของ HR มีอะไรบ้าง ? 

เมื่อเข้าใจแล้วว่า HR มีกี่ประเภท ลำดับถัดไปคือการทำความเข้าใจว่าในการทำงานจริง หน้าที่ของ HR มีอะไรบ้าง ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำของวงจรการจ้างงาน ดังนี้

สรรหาพนักงาน 

หน้าที่แรกที่หลายคนนึกถึงเมื่อพูดถึง HR คือการสรรหาพนักงาน (Recruitment) ตั้งแต่การประกาศรับสมัครงาน คัดกรองใบสมัครและ Resume การนัดหมาย และการเตรียมคำถามสัมภาษณ์งาน เพื่อประเมินว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงกับตำแหน่งที่เปิดรับหรือไม่ ก่อนเสนอข้อเสนอการจ้างงานให้กับผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก 

อบรมและพัฒนาบุคลากรในองค์กร

หลังจากพนักงานเข้ามาทำงานแล้ว HR ยังมีหน้าที่วางแผนและจัดอบรมเพื่อพัฒนาทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน ทั้งทักษะเฉพาะตำแหน่ง (Hard Skills) และทักษะด้านการทำงานร่วมกับผู้อื่น (Soft Skills) เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเติบโตไปพร้อมกับองค์กรในระยะยาว 

บริหารอัตราจ้างงาน (Payroll)

การบริหารอัตราจ้างงานหรือ Payroll เป็นหน้าที่ที่ต้องการความละเอียดและความแม่นยำสูงสุด เพราะเกี่ยวข้องกับการคำนวณเงินเดือน การหักภาษี ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคมมาตรา 33 ไปจนถึงการปรับเงินเดือนและจ่ายโบนัสประจำปี ความผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อยในส่วนนี้ อาจกระทบต่อความไว้วางใจของพนักงานที่มีต่อองค์กรได้โดยตรง 

ดูแลสวัสดิการและค่าตอบแทนพนักงาน 

นอกจากเงินเดือนแล้ว HR ยังต้องออกแบบและดูแลค่าตอบแทนพนักงานในภาพรวม ทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่ใช่ตัวเงิน เช่น ประกันสุขภาพ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือสิทธิประโยชน์อื่น ๆ เพื่อดึงดูดและรักษาคนเก่งให้อยู่กับองค์กรในระยะยาว รวมถึงต้องดูแลให้ค่าตอบแทนไม่ต่ำกว่าค่าแรงขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนดในแต่ละพื้นที่ 

ดูแลวินัยและความสัมพันธ์ในองค์กร 

HR ยังทำหน้าที่ดูแลโครงสร้างองค์กร กำหนดระเบียบวินัยในการทำงาน การลาและเวลาทำงาน ไกล่เกลี่ยข้อพิพาทระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร และเป็นที่ปรึกษาให้กับพนักงานเมื่อเกิดปัญหาในการทำงาน เพื่อรักษาบรรยากาศการทำงานให้ราบรื่นและเป็นธรรมกับทุกฝ่าย 

อยากเป็น HR ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ? 

การเป็น HR ที่ดีไม่ได้อาศัยแค่ความรู้ด้านกฎหมายแรงงานหรือการคำนวณเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังต้องมีคุณสมบัติอื่น ๆ ประกอบกัน ดังนี้

• ทักษะการสื่อสารและรับฟัง เพราะต้องพูดคุยกับพนักงานทุกระดับ ตั้งแต่ผู้บริหารไปจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ
• ความละเอียดรอบคอบ โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข เช่น เงินเดือน ภาษี และเอกสารสัญญาต่างๆ
• ความเป็นกลางและรักษาความลับ เนื่องจากต้องเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและต้องตัดสินใจอย่างเป็นธรรม
• ความรู้ด้านกฎหมายแรงงาน เพื่อให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างถูกต้องและไม่เสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้อง
• การปรับตัวและเรียนรู้สิ่งใหม่ เพราะกฎหมาย เทคโนโลยี และพฤติกรรมของคนทำงานเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

HR กับฝ่ายบุคคล ต่างกันอย่างไร?

หลายคนมักสงสัยว่า HR กับฝ่ายบุคคลเป็นคำเดียวกันหรือไม่ ในความเป็นจริงแล้วทั้งสองคำนี้มักถูกใช้แทนกันในบริบทของการทำงานในประเทศไทย

• HR คือ คำเรียกในภาษาอังกฤษที่ย่อมาจาก Human Resources ครอบคลุมทั้งงานเชิงบริหาร (HRM) และงานเชิงพัฒนา (HRD) ตามมาตรฐานสากล
• ฝ่ายบุคคล คือ ชื่อเรียกในภาษาไทยที่ใช้กันมาแต่เดิม ซึ่งในทางปฏิบัติหมายถึงหน่วยงานเดียวกันกับ HR เพียงแต่บางองค์กรอาจใช้คำว่าฝ่ายบุคคลในความหมายที่เน้นงานเอกสารและงานธุรการเป็นหลัก มากกว่างานเชิงกลยุทธ์

โดยสรุป ทั้งสองคำนี้จึงไม่ได้มีความแตกต่างกันอย่างเป็นทางการ ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละองค์กรเลือกใช้ชื่อเรียกแบบใด อย่างไรก็ตาม ในองค์กรยุคใหม่เริ่มมีตำแหน่งที่เรียกว่า HR Business Partner (HRBP) ซึ่งทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหารมากขึ้น มีบทบาทร่วมวางกลยุทธ์องค์กรควบคู่ไปกับการดูแลคน ไม่ใช่แค่งานเอกสารและธุรการแบบฝ่ายบุคคลในความหมายดั้งเดิมอีกต่อไป

สรุปทั้งหมด

HR คือ ตำแหน่งที่มีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการคนตลอดทั้งวงจรการทำงาน ตั้งแต่การสรรหาว่าจ้าง การพัฒนาศักยภาพ การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการ ไปจนถึงการดูแลให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอย่างถูกต้อง โดยแบ่งขอบเขตงานหลักออกเป็น HRM ที่เน้นงานบริหารจัดการ และ HRD ที่เน้นการพัฒนาบุคลากร ซึ่งทั้งสองส่วนต้องทำงานควบคู่กันเพื่อให้องค์กรเติบโตได้อย่างยั่งยืน

สำหรับ HR หรือเจ้าของธุรกิจที่ต้องบริหารเงินเดือนและสวัสดิการพนักงานในแต่ละเดือน การมีเครื่องมือที่ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาเป็นสิ่งจำเป็น FlowAccount ขอแนะนำ โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ FlowAccount Payroll ที่ช่วยคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม จัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง และสามารถจัดการวันลาของพนักงานอย่างเป็นระบบในที่เดียว ให้ HR มีเวลาโฟกัสกับการพัฒนาคนในองค์กรได้มากขึ้น

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ HR 

อยากทำงาน HR ต้องจบอะไรมา ? 

ตอบ : โดยทั่วไปตำแหน่ง HR ไม่ได้จำกัดเฉพาะสาขาใดสาขาหนึ่ง แต่สาขาที่นิยมและได้เปรียบ ได้แก่ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ จิตวิทยาอุตสาหกรรมและองค์การ บริหารธุรกิจ หรือรัฐศาสตร์ เนื่องจากมีพื้นฐานความเข้าใจเรื่องคนและองค์กรโดยตรง อย่างไรก็ตาม ผู้ที่จบสาขาอื่นก็สามารถทำงาน HR ได้ หากมีทักษะการสื่อสารที่ดีและสนใจศึกษากฎหมายแรงงานเพิ่มเติม 

HR กับ HRS ต่างกันอย่างไร ? 

ตอบ : "HRS" ไม่ใช่คำศัพท์ทางการในวงการ HR หลายคนที่ค้นหาคำนี้มักหมายถึง HRIS (Human Resource Information System) ซึ่งเป็นคนละสิ่งกับ HR โดย HR คือตำแหน่งงานหรือแผนกที่ดูแลเรื่องคนในองค์กร ส่วน HRIS คือระบบซอฟต์แวร์ที่ HR ใช้จัดเก็บและบริหารข้อมูลพนักงาน เช่น เงินเดือน วันลา และเวลาทำงาน พูดง่ายๆ คือ HR เป็นคนทำงาน ส่วน HRIS เป็นเครื่องมือ ที่ช่วยให้ HR ทำงานได้สะดวกและแม่นยำขึ้น 

HR Payroll คืออะไร ? 

ตอบ : HR Payroll คือส่วนงานย่อยของ HR ที่รับผิดชอบด้านการคำนวณและจ่ายค่าตอบแทนพนักงาน ครอบคลุมตั้งแต่เงินเดือน ค่าล่วงเวลา หักภาษี ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม ไปจนถึงการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น สลิปเงินเดือนและเอกสารทวิ 50 ปัจจุบันหลายองค์กรเลยเลือกใช้โปรแกรม Payroll เข้ามาช่วยลดความผิดพลาดและระยะเวลาในการทำงานส่วนนี้ 

HR ต้องรู้กฎหมายแรงงานอะไรบ้าง ?

ตอบ : HR ควรมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน โดยเฉพาะเรื่องชั่วโมงการทำงาน วันหยุดวันลาตามกฎหมาย ค่าล่วงเวลาและค่าทำงานในวันหยุด ค่าแรงขั้นต่ำ การเลิกจ้างและค่าชดเชย รวมถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน เพื่อให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้องและลดความเสี่ยงในการถูกฟ้องร้อง 

โปรแกรม HR หรือระบบ HRIS คืออะไร ช่วยอะไรได้บ้าง ?

ตอบ : โปรแกรม HR หรือระบบ HRIS (Human Resource Information System) คือระบบที่ช่วยจัดการข้อมูลพนักงานและงานด้าน HR ให้อยู่ในที่เดียว เช่น ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน วันลา เวลาทำงาน และเอกสารต่าง ๆ ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนบนกระดาษ ลดความผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ และช่วยให้ HR ดึงรายงานภาพรวมขององค์กรออกมาใช้ตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น