e-Tax Invoice & e-Receipt คือระบบการจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีและใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ช่วยให้ธุรกิจลดงานเอกสาร ส่งเอกสารให้ลูกค้าได้สะดวก และจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ 

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

e-Tax Invoice & e-Receipt คือ ระบบที่ใช้จัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีและใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร โดยเอกสารจะจัดทำในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และใช้การลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสาร

ก่อนทำความเข้าใจรายละเอียดของระบบ มาดูกันก่อนว่า e-Tax Invoice และ e-Receipt คือเอกสารอะไร

e-Tax Invoice คืออะไร?

e-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีข้อมูลตามหลักเกณฑ์ของใบกำกับภาษี แต่จัดทำและส่งมอบในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะเป็นแบบกระดาษเหมือนในอดีต 

นอกจากใบกำกับภาษีแล้ว ระบบยังครอบคลุมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ด้วย

ผู้ที่สามารออก e-Tax Invoice ได้คือผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT เท่านั้น

e-Receipt คืออะไร?

e-Receipt คือ ใบรับหรือใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ที่จัดทำขึ้นในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

e-Tax Invoice & e-Receipt

e-Tax Invoice & e-Receipt คือ ระบบของกรมสรรพากรที่รองรับการจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บใบกำกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยเอกสารมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล และผู้ประกอบการต้องจัดทำข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนดเพื่อนำส่งกรมสรรพากร 

e-Tax Invoice by Time Stamp

e-Tax Invoice by Time Stamp  คือ ระบบหนึ่งสำหรับจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้การประทับรับรองเวลา (Time Stamp) แทน Digital Signature ตามขั้นตอนที่กรมสรรพากรกำหนด ซึ่งอาจพบชื่อ e-Tax Invoice by Email ซึ่งเป็นชื่อเดิมที่ใช้เรียกระบบนี้ด้วย 

e-Tax Invoice & e-Receipt ต่างจาก e-Tax Invoice by Timestamp อย่างไร?

ก่อนเปรียบเทียบ ต้องเข้าใจก่อนว่า e-Tax Invoice และ e-Receipt เป็นประเภทของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขณะที่ e-Tax Invoice by Time Stamp เป็นระบบสำหรับจัดทำและรับรอง e-Tax Invoice ดังนั้นทั้งสองรูปแบบจึงมีขั้นตอนและวิธีรับรองเอกสารที่แตกต่างกัน ลองดูความแตกต่างโดยสรุปได้ดังนี้

หมายเหตุ: รายละเอียดของเอกสารและกระบวนการอาจขึ้นอยู่กับหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรสำหรับแต่ละระบบ โดยกรมสรรพากรแยกระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Time Stamp เป็นคนละระบบ และมีวิธีการรับรองเอกสารแตกต่างกัน

ข้อดีของ e-Tax Invoice & e-Receipt มีอะไรบ้าง?

การเปลี่ยนจากการจัดทำเอกสารในรูปแบบกระดาษมาเป็น e-Tax Invoice & e-Receipt ช่วยให้ธุรกิจจัดการเอกสารได้สะดวกและเป็นระบบมากขึ้น ตั้งแต่การออกเอกสาร การส่งให้ลูกค้า ไปจนถึงการจัดเก็บและตรวจสอบย้อนหลัง โดยมีข้อดีที่สำคัญ ดังนี้

1. ลดงานเอกสารและค่าใช้จ่าย

การออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารให้ลูกค้า รวมถึงลดพื้นที่ที่ต้องใช้สำหรับจัดเก็บเอกสารกระดาษ เมื่อมีเอกสารจำนวนมาก ธุรกิจจึงสามารถลดทั้งต้นทุนและภาระในการจัดการเอกสารได้

2. ส่งเอกสารได้รวดเร็วขึ้น

e-Tax Invoice & e-Receipt สามารถส่งให้ลูกค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีหลังจากจัดทำเอกสาร ช่วยลดขั้นตอนการพิมพ์ จัดเตรียม และจัดส่งเอกสารแบบกระดาษ ทำให้ลูกค้าได้รับเอกสารเร็วขึ้น และธุรกิจสามารถจัดการเอกสารได้ต่อเนื่องมากขึ้น

3. ค้นหาเอกสารย้อนหลังง่าย

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บและค้นหาได้จากข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ หรือลูกค้า ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสารย้อนหลังเมื่อจำเป็นต้องตรวจสอบรายการ อ้างอิงข้อมูล หรือเตรียมเอกสารสำหรับงานบัญชีและภาษี โดยไม่ต้องค้นจากแฟ้มเอกสารกระดาษทีละรายการ

4. ช่วยยืนยันความน่าเชื่อถือของเอกสาร

Digital Signature ช่วยยืนยันแหล่งที่มาของเอกสาร และสามารถตรวจสอบได้ว่าข้อมูลในเอกสารถูกแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงหลังจากลงลายมือชื่อหรือไม่ จึงช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความมั่นใจในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

5. รองรับธุรกิจที่ต้องออกเอกสารจำนวนมาก

สำหรับธุรกิจที่มีรายการขายหรือให้บริการจำนวนมาก การจัดทำเอกสารกระดาษในทุกธุรกรรมอาจทำให้เกิดขั้นตอนและงานที่ต้องทำซ้ำหลายส่วน การใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt ช่วยลดภาระจากการจัดทำ จัดส่ง และจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ ทำให้เหมาะกับธุรกิจที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมากและต้องการให้กระบวนการทำงานเป็นระบบมากขึ้น

ใครสามารถออก e-Tax Invoice & e-Receipt ได้บ้าง?

ผู้ที่จะออก e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ ต้องเป็นผู้มีหน้าที่ออกเอกสารนั้นตามกฎหมาย และดำเนินการตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร โดยหลัก ๆ ได้แก่

• ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT สามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
• ผู้มีหน้าที่ออกใบรับตามมาตรา 105 ทวิ สามารถออกใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ได้
• ผู้ประกอบการต้อง ลงทะเบียนและได้รับสิทธิจากกรมสรรพากร ก่อนเริ่มใช้งาน
• การจัดทำเอกสารต้องเป็นไปตามระบบที่กรมสรรพากรกำหนด เช่น ใช้ Digital Signature หรือดำเนินการผ่าน Service Provider ที่รองรับ

ดังนั้น การมีโปรแกรมที่สร้างใบกำกับภาษีเป็นไฟล์ PDF ได้เพียงอย่างเดียว ยังไม่ถือว่าเป็น e-Tax Invoice ที่ถูกต้อง หากไม่ได้ผ่านขั้นตอนและระบบตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร

ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบรายชื่อผู้ได้รับสิทธิในระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Time Stamp ได้จากระบบของกรมสรรพากรตามนี้

https://interapp3.rd.go.th/signed_inter/publish/register.php?tin=0105560059446&name=&act=1&signup=1

e-Tax Invoice & e-Receipt ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?

แม้เปลี่ยนจากกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์ แต่เนื้อหาที่ต้องมียังคงต้องเป็นไปตามกฎหมาย

สำหรับข้อมูลสำคัญใน ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice ต้องมีอะไรบ้าง รายละเอียดมีดังนี้

• คำว่า “ใบกำกับภาษี”
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• ข้อมูลผู้ซื้อ ตามกรณีที่กฎหมายกำหนด
• เลขที่เอกสาร
• วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร
• รายละเอียดสินค้า หรือบริการ
• มูลค่าสินค้าหรือบริการ
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ข้อมูลสาขา หรือข้อมูลอื่นที่ต้องระบุตามประเภทของใบกำกับภาษี
• ข้อมูลอื่นตามที่กฎหมายและมาตรฐานของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กำหนด

ดังนั้น เวลาถามว่า e-Tax Invoice ต้องมีอะไรบ้าง หลักคิดง่าย ๆ คือ ต้องมีข้อมูลสำคัญของใบกำกับภาษีตามปกติครบถ้วน และเพิ่มเติมกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ตามระบบที่เลือกใช้ ไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนใบกำกับภาษีกระดาษให้กลายเป็น PDF เท่านั้น

ขั้นตอนการออก e-Tax Invoice & e-Receipt

ขั้นตอนการออก e-Tax Invoice & e-Receipt อาจแตกต่างกันตามระบบหรือ Service Provider ที่เลือกใช้ แต่โดยทั่วไปมีดังนี้

Step 1: ลงทะเบียนและเตรียมระบบ

ลงทะเบียนกับกรมสรรพากรเพื่อขอสิทธิใช้งาน และเลือกโปรแกรมหรือ Service Provider ที่รองรับการจัดทำ e-Tax Invoice & e-Receipt ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

Step 2: จัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบรับตามรายการที่เกิดขึ้น โดยระบุข้อมูลให้ครบถ้วนตามกฎหมาย

Step 3: รับรองเอกสารด้วย Digital Signature

เอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ต้องมี Digital Signature ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร โดยระบบหรือ Service Provider ที่ได้รับมอบหมายสามารถดำเนินการส่วนนี้ให้ได้

Step 4: ส่งเอกสารให้ลูกค้า

ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ลูกค้าผ่านช่องทางที่รองรับ โดยไม่จำเป็นต้องจัดส่งเอกสารกระดาษ

Step 5: ระบบนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร

หากใช้ FlowAccount ที่รองรับบริการนี้ ระบบจะนำส่งข้อมูล e-Tax Invoice & e-Receipt ให้กรมสรรพากรอัตโนมัติ ผู้ประกอบการจึงไม่ต้องจัดทำหรือ Upload XML ด้วยตนเอง

อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ยังต้องยื่นแบบ ภ.พ.30 และชำระภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือนตามปกติ เพราะเป็นคนละหน้าที่กับการนำส่งข้อมูล e-Tax Invoice

Step 6: จัดเก็บและตรวจสอบเอกสาร

จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระบบให้สามารถค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ รวมถึงตรวจสอบสถานะการนำส่งข้อมูลให้เรียบร้อย

e-Tax Invoice & e-Receipt ใช้แทนใบกำกับภาษีได้หรือไม่?

e-Tax Invoice ใช้แทนใบกำกับภาษีกระดาษได้ หากจัดทำตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรครบถ้วน เพราะเป็นใบกำกับภาษีเช่นเดียวกัน ต่างกันที่รูปแบบการจัดทำและจัดเก็บเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ส่วน e-Receipt เป็นหลักฐานการรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงไม่ใช่ใบกำกับภาษี และไม่สามารถนำมาใช้แทนใบกำกับภาษีได้

ธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรก่อนใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt?

ก่อนเริ่มใช้งานจริง ลองเช็กความพร้อมตามรายการนี้

• ตรวจสอบว่าโปรแกรมบัญชีหรือระบบที่ใช้อยู่รองรับการออกและนำส่ง e-Tax Invoice & e-Receipt หรือไม่
• ตรวจสอบข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาให้ถูกต้องก่อนออกเอกสาร
• วางขั้นตอนการออก แก้ไข ยกเลิก รวมถึงการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
• กำหนดผู้รับผิดชอบตรวจสอบความถูกต้องและสถานะของเอกสาร
• วางระบบจัดเก็บเอกสารให้สามารถเรียกดูย้อนหลังได้

สิ่งสำคัญคือ อย่ามองว่า e-Tax Invoice เป็นเพียงการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นไฟล์ เพราะในทางปฏิบัติ ธุรกิจควรเตรียมตั้งแต่ข้อมูลลูกค้า กระบวนการขาย ระบบบัญชี ไปจนถึงการควบคุมเอกสารให้สอดคล้องกันด้วย

ออก e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่าน FlowAccount ครบจบในระบบเดียว

FlowAccount รองรับการออก e-Tax Invoice & e-Receipt พร้อมนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรอัตโนมัติ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องจัดทำไฟล์ XML หรือนำส่งข้อมูลด้วยตนเอง

ข้อมูลตั้งแต่การขาย การรับเงิน เอกสารภาษี ไปจนถึงงานบัญชียังเชื่อมโยงกันอยู่ในระบบเดียว จึงช่วยลดงานซ้ำ ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลหลายรอบ และทำให้การเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษมาเป็น e-Tax Invoice & e-Receipt ทำได้ง่ายขึ้น

e-Tax Invoice & e-Receipt ไม่ได้เปลี่ยนหลักการของใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน แต่เปลี่ยน วิธีการจัดทำ ส่ง และจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ธุรกิจจึงยังต้องออกเอกสารให้ถูกประเภท มีข้อมูลครบถ้วน และปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทางภาษีเหมือนเดิม เพียงแต่เมื่อระบบหลังบ้านเชื่อมโยงกันดีขึ้น งานตั้งแต่ออกเอกสาร ส่งให้ลูกค้า ไปจนถึงจัดเก็บและทำบัญชีก็สามารถทำได้รวดเร็วและเป็นระบบกว่าเดิม

ดังนั้น หากธุรกิจมีเอกสารจำนวนมากหรือกำลังวางแผนลดงานกระดาษ การเตรียมระบบให้พร้อมสำหรับ e-Tax Invoice & e-Receipt ตั้งแต่วันนี้ จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านในอนาคตง่ายกว่าการรอให้ถึงวันที่จำเป็นต้องใช้แล้วค่อยเริ่มจัดระบบใหม่ทั้งหมด

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ e-Tax Invoice & e-Receipt

1. e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

ตอบ: e-Tax Invoice & e-Receipt คือ ระบบการจัดทำใบกำกับภาษีและใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร โดยระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ใช้ Digital Signature ในการรับรองข้อมูล และมีการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามรูปแบบที่กำหนด 

2. e-Tax Invoice ต่างจากใบกำกับภาษีอย่างไร?

ตอบ: หลักการทางภาษีไม่ได้เปลี่ยนไป จุดต่างสำคัญอยู่ที่รูปแบบและกระบวนการจัดทำ โดยใบกำกับภาษีทั่วไปอาจออกเป็นกระดาษ ส่วน e-Tax Invoice จัดทำ ส่ง และเก็บรักษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด 

3. e-Receipt ต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร?

ตอบ: e-Receipt มีหน้าที่เป็นหลักฐานการรับเงินเช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงิน แต่จัดทำและเก็บรักษาเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อกำหนดของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

4. e-Tax Invoice ใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม?

ตอบ: ได้ หากออกโดยผู้ประกอบการที่มีสิทธิ และจัดทำเอกสารตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรครบถ้วน 

5. ทุกธุรกิจสามารถออก e-Tax Invoice ได้หรือไม่?

ตอบ: ไม่เสมอไป ผู้ประกอบการต้องมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีและดำเนินการลงทะเบียนหรือได้รับสิทธิตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรก่อน 

6. e-Tax Invoice ต้องลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือไม่?

ตอบ: สำหรับระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ใช้ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ส่วน e-Tax Invoice by Time Stamp ใช้วิธีการประทับรับรองเวลา ซึ่งเป็นคนละกระบวนการกัน 

7. e-Tax Invoice ส่งให้ลูกค้าทางอีเมลได้ไหม?

ตอบ: ได้ แต่สำหรับระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt การส่งมอบไม่จำเป็นต้องจำกัดเฉพาะอีเมล สามารถใช้วิธีทางอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์และวิธีที่ตกลงกันได้ ส่วนระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp มีขั้นตอนเฉพาะที่กำหนดให้ส่งอีเมลไปยังผู้ซื้อหรือผู้รับบริการและระบบ Time Stamp ในคราวเดียวกัน

8. ต้องเก็บ e-Tax Invoice ไว้นานแค่ไหน?

ตอบ: โดยหลัก ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องเก็บรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามประมวลรัษฎากร และสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องเก็บในลักษณะที่สามารถเข้าถึง นำกลับมาใช้ และตรวจสอบข้อมูลได้ 

9. e-Tax Invoice และ e-Receipt ต้องนำส่งกรมสรรพากรหรือไม่?

ตอบ: ต้องนำส่งข้อมูลตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร แต่หากใช้ระบบหรือ Service Provider ที่มีบริการนำส่งข้อมูลอัตโนมัติ เช่น FlowAccount ผู้ประกอบการไม่ต้อง Upload XML หรือนำส่งข้อมูลด้วยตนเอง

อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ยังคงต้องยื่นแบบ ภ.พ.30 และชำระภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือนตามปกติ เพราะการยื่น ภ.พ.30 เป็นคนละขั้นตอนกับการนำส่งข้อมูล e-Tax Invoice & e-Receipt

10. e-Tax Invoice ออกผ่านโปรแกรมบัญชีได้หรือไม่?

ตอบ: สามารถออก e-Tax Invoice ออกผ่านโปรแกรมบัญชีได้ หากผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีรองรับกระบวนการ e-Tax Invoice ตามมาตรฐานและหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร