ให้เราอ่านให้ฟัง

สลิปเงินเดือน คือเอกสารที่บริษัทออกให้เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานแต่ละคนได้รับในแต่ละเดือน โดยในสลิปเงินเดือนจะแจกแจงทั้งส่วนที่เป็นรายรับของพนักงานคนนั้นๆ เช่น เงินเดือน คอมมิชชัน โบนัส ค่าทำงานล่วงเวลาหรือโอที (OT) และค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหักออกไปจากเงินเดือน เช่น หักภาษี ณ ที่จ่าย, เงินสมทบกองทุนประกันสังคม, เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น  

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือเอกสารที่เป็นหลักฐานยืนยันว่าพนักงานคนนั้นทำงานที่องค์กรไหน ตำแหน่งอะไร รายได้เท่าไหร่ วันที่เริ่มงาน มีอายุงานกี่ปี แต่จะไม่ได้แสดงรายรับและรายการหักโดยละเอียดเหมือนกับสลิปเงินเดือน

อ่านข้อแตกต่างระหว่างสองเอกสารได้ที่ หนังสือรับรองเงินเดือนมีความสำคัญอย่างไรต่อพนักงาน

สลิปเงินเดือนต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ตัวอย่างรูปสลิปเงินเดือน 

1. ชื่อเอกสาร ที่ระบุว่าเป็นสลิปเงินเดือน (Pay slip) 
2. ข้อมูลบริษัท ชื่อบริษัท 
3. ข้อมูลพนักงาน รหัสพนักงาน, ชื่อพนักงาน, ตำแหน่ง, แผนก
4. รอบหรือระยะเวลาของการชำระเงิน เช่น รอบเดือนกันยายน 2564 หรือระบุเป็นช่วงระยะเวลาที่จ่ายเงินก็ได้ เช่น สำหรับวันที่ 1-30 กันยายน 2564 เป็นต้น
5. วันเดือนปีที่ทำการจ่ายเงินเดือน
6. ที่มาของแหล่งรายได้ทั้งหมดของพนักงานคนนั้น ได้แก่ เงินเดือน, ค่าคอมมิชชั่น, ค่าตำแหน่ง,โบนัส, ค่าทำงานล่วงเวลา, รายได้พิเศษ, ค่ายังชีพ หรือรายได้ประเภทอื่นๆ ที่พนักงานได้รับจากบริษัท
7. ค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหัก ได้แก่ เงินสมทบกองทุนประกันสังคม, ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย, เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือรายการหักอื่นๆ ที่บริษัทหักจากเงินของพนักงานออกไป
8. ข้อมูลสรุปรายได้สุทธิ ได้แก่ ยอดรายได้หลังรายการหักทั้งหมด เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่พนักงานได้รับจริงในงวดการจ่ายนั้นๆ

สลิปเงินเดือนมีกี่รูปแบบบ้าง 

หลายคนอาจคุ้นเคยกับสลิปเงินเดือนที่มาในรูปแบบกระดาษคาร์บอน และสามารถฉีกได้ตามรอยปรุที่ริมซ้ายและขวา ซึ่งเป็นรูปแบบสลิปเงินเดือนที่มีมานานและนิยมใช้ในหลายๆ บริษัท ตลอดจนทางธนาคารเองก็ให้ความเชื่อถือในสลิปเงินเดือนแบบที่เป็นกระดาษคาร์บอนนี้ 

ต่อมาในบางบริษัท โดยเฉพาะบริษัทขนาดกลางและขนาดเล็กที่ไม่ต้องการใช้กระดาษคาร์บอน ได้เริ่มมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบสลิปเงินเดือนให้ออกสลิปได้สะดวก รวดเร็ว และประหยัดมากขึ้น โดยการพิมพ์ออกมาในรูปแบบกระดาษ A4 ที่มาจากไฟล์ PDF 

จนกระทั่งในปัจจุบัน มีโปรแกรมเงินเดือนและแอปพลิเคชั่นต่างๆ ที่สามารถออกสลิปเงินเดือน ให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ (ePayslip) ซึ่งนับเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR อย่างมาก เนื่องจากไม่ต้องคอยพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อแจกให้พนักงานทีละคน ทั้งช่วยประหยัดกระดาษ ลดความเสี่ยงที่พนักงานคนอื่นจะทราบข้อมูล ไม่สูญหาย อีกทั้งพนักงานยังสามารถเข้าไปดูสลิปเงินเดือนได้ง่ายขึ้น ผ่านทางอีเมลของตนเองหรือทางระบบที่บริษัทได้จัดตั้งไว้ ซึ่งหลายธนาคารก็ให้การยอมรับสลิปเงินเดือนในรูปแบบนี้

วิธีพิมพ์สลิปเงินเดือนด้วยโปรแกรม FlowPayroll

เจ้าของธุรกิจ พนักงานบัญชี หรือพนักงานฝ่ายบุคคลสามารถใช้ FlowPayroll โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ สร้างรายการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน พร้อมส่งสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานทางอีเมลได้พร้อมกัน หรือสั่งพิมพ์ได้ ซึ่งระบบจะช่วยคำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ ของพนักงาน ทั้งหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม ค่าปรับเพิ่มหรือปรับลดเพิ่มเติม ทำให้ออกสลิปเงินเดือนได้อย่างรวดเร็ว มีวิธีการทำง่ายๆ ดังนี้

1. เข้าระบบ FlowPayroll ไปที่เมนูซ้ายมือ เลือก “รายการเงินเดือน/ค่าจ้าง” ที่มีการสร้างเอาไว้ > คลิกที่จุดไข่ปลาด้านขวาสุด > เลือกแก้ไข

2. เมื่อเข้ามาใน “แก้ไขรายการเงินเดือน” แล้ว ให้เลือกรายชื่อพนักงานที่ต้องการพิมพ์สลิปให้ คลิกที่จุดไข่ปลาขวาสุด >> เลือก “พิมพ์สลิปเงินเดือน”

วิธีส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานทางอีเมล ด้วยโปรแกรม FlowPayroll

เข้าไปที่เมนูซ้ายมือ เลือก “รายการเงินเดือน/ค่าจ้าง” > คลิกที่จุดไข่ปลาด้านขวาสุด > เลือก “ดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนทั้งหมด” หรือ “ส่งอีเมลสลิปเงินเดือนทั้งหมด”

สำหรับลูกค้าที่ใช้งานโปรแกรมบัญชี FlowAccount อยู่แล้วสามารถใช้โปรแกรม FlowPayroll เพื่อออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานได้ฟรี ส่วนใครที่ยังไม่เคยสมัครใช้งาน สามารถทดลองใช้งานทั้ง 2 โปรแกรมได้ เพียงเข้าเว็บไซต์ https://flowaccount.com/ และกดสมัครที่ปุ่มสมัครใช้งานฟรีได้เลย