สำหรับฝ่ายบุคคล (HR) และเจ้าของธุรกิจ การทำความเข้าใจเกี่ยวกับใบผ่านงานก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อกฎหมายแรงงานโดยตรง และสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพขององค์กรในการดูแลพนักงานตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดการจ้างงาน บทความนี้ FlowAccount จะพาไปทำความเข้าใจทุกแง่มุม ตั้งแต่ความหมาย ความสำคัญ ไปจนถึงแจกตัวอย่างให้ดาวน์โหลดฟรี

ใบผ่านงาน คืออะไร ?

ใบผ่านงาน คือ เอกสารที่นายจ้างออกให้กับลูกจ้างเมื่อสิ้นสุดสถานะการเป็นพนักงาน เพื่อรับรองและยืนยันว่าลูกจ้างคนดังกล่าวเคยปฏิบัติงานในบริษัทนั้นจริง โดยจะระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ช่วงเวลาที่ทำงาน ตำแหน่งงาน และลักษณะงานที่รับผิดชอบ ซึ่งเอกสารนี้ทำหน้าที่เสมือนประวัติการทำงานฉบับย่อที่ได้รับการรับรองจากองค์กรโดยตรง ทำให้มีความน่าเชื่อถือสูงในสายตาของ HR ที่บริษัทใหม่

ใบผ่านงาน กับ ใบรับรองการทำงาน แตกต่างกันหรือไม่ ?

หลายคนอาจสับสนระหว่าง “ใบผ่านงาน” และ “ใบรับรองการทำงาน” แต่ในความเป็นจริงแล้ว เอกสารทั้งสองอย่างนี้คือสิ่งเดียวกัน โดย “ใบรับรองการทำงาน” ถือเป็นชื่อเรียกที่เป็นทางการมากกว่า อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ต้องแยกให้ชัดเจนคือ หนังสือรับรองเงินเดือน ซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันอัตราเงินเดือนปัจจุบันเพื่อวัตถุประสงค์ทางการเงินโดยเฉพาะ และสามารถขอได้ในขณะที่ยังเป็นพนักงานอยู่

ใบผ่านงาน ใช้ในการทำอะไรได้บ้าง ? นายจ้าง-ลูกจ้าง ควรรู้

ใบผ่านงานเป็นเอกสารที่มีประโยชน์กับลูกจ้าง มากกว่าที่คิด เพราะสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลากหลายสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความก้าวหน้าในสายอาชีพ หรือการทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่ต้องการหลักฐานยืนยันอาชีพการงาน 

ยืนยันการผ่านช่วงทดลองงาน

แม้จะไม่ได้มีชื่อเรียกโดยตรงว่า “หนังสือรับรองการผ่านช่วงทดลองงาน” แต่ใบผ่านงานที่ออกให้เมื่อสิ้นสุดช่วงทดลองงาน จะเป็นเครื่องยืนยันว่าคุณได้ผ่านช่วงทดลองงานและได้รับการบรรจุเป็นพนักงานประจำขององค์กรเรียบร้อยแล้ว ซึ่งสิ่งนี้สะท้อนถึงความสามารถในการทำงานที่ได้มาตรฐานตามที่บริษัทคาดหวัง และเป็นหลักฐานที่ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับบริษัทใหม่ได้ว่าคุณมีศักยภาพในการปรับตัวและเรียนรู้งานได้เป็นอย่างดี

ใช้ในการทำธุรกรรมทางการเงิน

ในการยื่นขอสินเชื่อ, บัตรเครดิต หรือทำธุรกรรมทางการเงินที่สำคัญ สถาบันการเงินมักต้องการเอกสารที่ยืนยันความมั่นคงและที่มาของรายได้ ซึ่งนอกเหนือจาก สลิปเงินเดือน ที่แสดงรายได้ปัจจุบันแล้ว ใบผ่านงานจะทำหน้าที่เป็นเอกสารประกอบที่แสดงถึงประวัติและระยะเวลาการทำงานที่ผ่านมา ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือทางการเงิน และยืนยันว่าคุณมีประสบการณ์การทำงานที่ต่อเนื่อง ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่สถาบันการเงินใช้ในการพิจารณาอนุมัติ

ใช้ในการสมัครงานใหม่

นี่คือประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของใบผ่านงาน เพราะเป็นเอกสารทางการที่ช่วยยืนยันข้อมูลที่คุณระบุไว้ในเรซูเม่ให้มีความน่าเชื่อถือสูงสุด สำหรับ HR ของบริษัทใหม่ เอกสารนี้เปรียบเสมือนหลักฐานที่ช่วยลดขั้นตอนการตรวจสอบประวัติของพนักงาน (Reference Check) และยืนยันได้ทันทีว่าคุณเคยทำงานในตำแหน่งและช่วงเวลาดังกล่าวจริง 

ใช้ในกิจธุระอื่น ๆ ตามความประสงค์

นอกจากเรื่องงานและการเงิน ใบผ่านงานยังมีประโยชน์ในสถานการณ์อื่น ๆ เช่น การยื่นขอวีซ่าเพื่อเดินทาง, ทำงาน หรือเรียนต่อต่างประเทศ ซึ่งสถานทูตของหลายประเทศมักต้องการเอกสารรับรองประวัติการทำงานเพื่อประกอบการพิจารณา หรือใช้ในการสมัครเรียนต่อในระดับปริญญาโท/เอก ที่บางหลักสูตรกำหนดว่าผู้สมัครต้องมีประสบการณ์การทำงานในสายงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งใบผ่านงานจะเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ยืนยันคุณสมบัติดังกล่าว

ใบผ่านงาน ขอได้ตอนไหน ? ต้องทำงานครบกี่เดือนก่อนถึงขอได้

ตามกฎหมายแล้ว พนักงานจะสามารถขอใบผ่านงานได้เมื่อ “สิ้นสุดสัญญาจ้าง” หรือพ้นสภาพการเป็นพนักงานแล้วเท่านั้น ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลการลาออกเองหรือถูกเลิกจ้างก็ตาม หากพนักงานผ่านช่วงทดลองงานและได้บรรจุเป็นพนักงานประจำแล้ว ก็ถือว่ามีสิทธิ์ได้รับเอกสารนี้เมื่อลาออก 

ส่วนในกรณีที่ยังเป็นพนักงานอยู่และต้องการเอกสารรับรองสถานะการทำงาน จะต้องขอเป็น “หนังสือรับรองการเป็นพนักงาน” แทน ซึ่งการออกเอกสารให้ในระหว่างที่ยังทำงานอยู่นั้น ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจและนโยบายของแต่ละองค์กร

แจกฟรี! ตัวอย่างใบผ่านงาน ที่ถูกต้องควรระบุอะไรลงในเอกสารบ้าง ?

เพื่อให้ใบผ่านงานมีความสมบูรณ์ น่าเชื่อถือ และเป็นที่ยอมรับขององค์กรอื่น ๆ การระบุข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วนถือเป็นหัวใจหลัก โดยอ้างอิงจากตัวอย่างที่ดี เอกสารใบผ่านงานควรประกอบไปด้วยองค์ประกอบสำคัญดังต่อไปนี้

• ข้อมูลบริษัท: ควรมีชื่อบริษัท, ที่อยู่ และโลโก้ของบริษัท เพื่อแสดงที่มาของเอกสารอย่างเป็นทางการ
• ชื่อหัวข้อเอกสาร: ระบุให้ชัดเจนว่าเป็น “หนังสือรับรองการทำงาน” หรือ “Employment Certificate”
• วันที่ออกเอกสาร: ระบุ วัน/เดือน/ปี ที่ทำการออกหนังสือรับรองฉบับนี้
• ข้อมูลของพนักงาน: ระบุคำนำหน้าชื่อ, ชื่อ-นามสกุลเต็ม ของอดีตพนักงาน
• ตำแหน่งงานล่าสุด: ระบุชื่อตำแหน่งสุดท้ายก่อนที่พนักงานจะสิ้นสุดสภาพการจ้างงาน
• ระยะเวลาในการทำงาน: ระบุวันที่เริ่มต้นทำงาน และวันที่สิ้นสุดการทำงาน ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการยืนยันประสบการณ์
• ลายเซ็นผู้มีอำนาจ: ต้องมีลายเซ็น พร้อมระบุชื่อ-นามสกุล และตำแหน่งของผู้ที่มีอำนาจลงนาม เช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคล หรือกรรมการผู้จัดการ
• ข้อมูลสำหรับติดต่อกลับ: ควรมีเบอร์โทรศัพท์ของฝ่ายบุคคล เพื่อให้บริษัทใหม่สามารถติดต่อสอบถามเพื่อตรวจสอบข้อมูล (Reference Check) ได้สะดวกยิ่งขึ้น

สรุปทั้งหมด

ใบผ่านงานเป็นเอกสารสำคัญที่ยืนยันประสบการณ์การทำงานของพนักงาน ซึ่งนายจ้างมีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องออกให้เมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน เอกสารนี้ไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อพนักงานในการสมัครงานใหม่หรือทำธุรกรรมต่าง ๆ แต่ยังสะท้อนถึงมาตรฐานการบริหารจัดการบุคลากรขององค์กรอีกด้วย

หมดกังวลเรื่องเอกสารเงินเดือนและการคำนวณที่ซับซ้อน โปรแกรมเงินเดือน FlowAccount Payroll ช่วยให้งาน HR เป็นเรื่องง่ายและแม่นยำ ทั้งการคำนวณประกันสังคมอัตโนมัติ, การออกสลิปเงินเดือนและใบ 50 ทวิส่งตรงถึงอีเมลพนักงาน ไปจนถึงการจ่ายเงินเดือนที่สะดวกผ่านระบบ K Cash Connect ช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้อย่างมืออาชีพและมั่นใจในทุกขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน

คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับใบผ่านงาน

เพื่อให้คุณเข้าใจเรื่องใบผ่านงานได้ดียิ่งขึ้น FlowAccount ได้รวบรวมคำถามที่พบบ่อย พร้อมคำตอบที่ชัดเจนมาให้แล้ว

1. นายจ้างหรือ HR มีหน้าที่ต้องออกใบผ่านงานตามกฎหมายหรือไม่?

ตอบ : นายจ้างหรือ HR มีหน้าที่ต้องออกให้ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติไว้ว่า เมื่อการจ้างงานสิ้นสุดลง นายจ้างจำเป็นต้องออกใบสำคัญ (ใบผ่านงาน) ให้แก่ลูกจ้าง

2. นอกจากข้อมูลในใบผ่านงาน ผู้สัมภาษณ์จะถามอะไรเกี่ยวกับที่ทำงานเก่าอีกบ้าง?

ตอบ : ใบผ่านงานจะให้ข้อมูลพื้นฐาน เช่น ตำแหน่งและระยะเวลาทำงาน แต่ในรอบการสัมภาษณ์ HR มักจะสอบถามในรายละเอียดที่ลึกลงไป เช่น ความรับผิดชอบหลักของคุณคืออะไร, โปรเจกต์ที่ภูมิใจที่สุด, ความท้าทายที่เคยเจอ และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง “สาเหตุที่ตัดสินใจลาออก” ดังนั้นการเตรียมตัวตอบคำถามเหล่านี้ให้ดีจึงสำคัญมาก เพื่อให้คุณนำเสนอตัวเองได้อย่างมืออาชีพและสอดคล้องกับประสบการณ์ที่มี การทำความเข้าใจ คำถามสัมภาษณ์งาน ที่พบบ่อยจะช่วยให้คุณเตรียมตัวได้ดียิ่งขึ้น

3. จำเป็นต้องแนบใบผ่านงานไปพร้อมกับใบสมัครงานเลยหรือไม่?

ตอบ : ไม่จำเป็นเสมอไป เพราะในขั้นตอนแรกของการสมัครงาน ส่วนใหญ่องค์กรมักจะพิจารณาข้อมูลจากเรซูเม่และ ใบสมัครงาน เป็นหลัก แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการทำงาน (เช่น ชื่อบริษัท, ตำแหน่ง, และระยะเวลาทำงาน) ที่คุณกรอกลงไป จะต้องเป็นความจริงและตรงกับข้อมูลในใบผ่านงานที่จะต้องยื่นในภายหลัง โดยส่วนใหญ่แล้วบริษัทจะร้องขอใบผ่านงานและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในขั้นตอนการตรวจสอบประวัติ (Reference Check) หรือก่อนการเซ็นสัญญาจ้างงาน

4. หากบริษัทไม่ออกใบผ่านงานให้ ต้องทำอย่างไร?

ตอบ : หากนายจ้างปฏิเสธที่จะออกใบผ่านงานให้ ลูกจ้างสามารถยื่นคำร้องต่อเจ้าพนักงานตรวจแรงงาน ณ สำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานในพื้นที่ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการตามกฎหมายต่อไปได้

5. ถ้าทำใบผ่านงานหาย สามารถขอให้ออกเอกสารใหม่ได้หรือไม่?

ตอบ: โดยทั่วไปแล้วสามารถทำได้ เนื่องจากบริษัทมีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องจัดเก็บประวัติการจ้างงานของพนักงานไว้อยู่แล้ว หากคุณทำเอกสารฉบับจริงสูญหาย สามารถติดต่อกลับไปยังฝ่ายบุคคล (HR) ของบริษัทเก่าเพื่อแจ้งความประสงค์ขอให้ออกเอกสารฉบับใหม่ได้ ทั้งนี้ การออกเอกสารใหม่อาจขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละบริษัทและอาจมีระยะเวลาในการดำเนินการด้วย

About Author