คนที่เริ่มต้นธุรกิจหลายคน คงจะมีคำถามมากมายอยู่เต็มหัวใจ ว่าเวลามีการขาย หรือเกิดรายได้ ควรออกเอกสารทางธุรกิจใบไหน โดยเฉพาะใบแจ้งหนี้มีหน้าที่อะไร ควรใช้เมื่อไหร่ และที่สำคัญเวลาออกผ่านระบบ FlowAccount มีการบันทึกบัญชีแบบใดที่อัตโนมัติบ้าง

 

ใบแจ้งหนี้และเอกสารทางธุรกิจ มีจุดประสงค์หลักคือ เป็นหลักฐานที่ใช้การอ้างอิงในการทำธุรกรรมกรณีต่างๆ ช่วยให้การทำธุรกิจเป็นระเบียบมากขึ้น ยิ่งบริษัทไหน ต้องทำงานกับบุคคลภายนอกที่ต้องการความน่าเชื่อถือ ให้บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่ดี เตรียมเอกสารประกอบรายการบันทึกบัญชี ส่งให้กับสำนักงานบัญชี ผู้สอบบัญชี หรือเป็นหลักฐานในการยื่นภาษีกับทางกรมสรรพากรด้วยเช่นกัน

 

หมดกังวลได้เลย เพราะเราได้รวบรวมข้อมูล “เอกสารใบแจ้งหนี้” ที่ใช้กันอยู่บ่อยๆ แถมสามารถทำเอกสารผ่านระบบออนไลน์ได้มาแนะนำให้ทุกท่านได้รู้จักและนำไปใช้ได้อย่างถูกต้องกันนะคะ

 

ความต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบวางบิล 

 

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้แก่ลูกค้าอยู่เป็นประจำ เมื่อเราต้องการให้ลูกค้าจ่ายเงินสำหรับค่าสินค้า หรือค่าบริการที่เราได้ทำเสร็จแล้ว ที่ต่างกันตรงช่วงเวลาในการออกเอกสาร แล้วแตกต่างกันอย่างไร มาหาคำตอบได้ในบทความนี้กันค่ะ

 

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) จะมีรายละเอียดและมูลค่าของสินค้าหรือค่าบริการที่ผู้ประกอบการระบุว่าต้องจ่ายเท่าไหร่ ภายในระยะเวลากี่วัน เสมือนเป็นสรุปรายการซื้อขายทั้งหมด ออกเอกสารให้หลังจากการขาย (ส่งมอบ) สินค้า หรือให้บริการแล้วเรียบร้อย รวมถึงข้อมูลติดต่อของฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ

• จริงๆแล้ว ใบวางบิล (Billing Note) ก็จะต้องระบุข้อมูลที่ไม่แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ค่ะ แต่จุดที่แตกต่างกันจะเป็น ช่วงเวลาการออกเอกสาร ที่ใบวางบิลจะออกเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ต้องชำระเงิน คล้ายว่าเป็นการแจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระในงวดนั้น

ข้อมูลสำคัญที่ควรมีในเอกสารทั้งใบแจ้งหนี้และใบวางบิลมี 3 ส่วน ดังนี้

 

1. ข้อมูลผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล) ประกอบด้วย 

• • วันที่ออกเอกสาร
  • เลขที่ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล
  • ชื่อ ที่อยู่บริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์โทรศัพท์ 
  • ลายเซ็นผู้วางบิล เอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล

2. ข้อมูลของลูกค้า (ผู้รับใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล) ประกอบด้วย 

• • ชื่อ ที่อยู่บริษัท/บุคคลธรรมดา เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์โทรศัพท์
  • เครดิตที่ให้ระยะเวลาลูกค้าแต่ละราย 
  • วันที่กำหนดชำระเงิน

3. ข้อมูลสินค้า หรือบริการ ประกอบด้วย

• • รายละเอียดของสินค้า และบริการ พร้อมภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) 
  • สรุปยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระทั้งหมด หลังหักส่วนลดการค้า

บางธุรกิจอาจใช้เอกสารที่มีหัวเอกสาร “ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล” เป็นใบเดียวกันไปเลย แต่บางธุรกิจอาจจำเป็นต้องมีเอกสารทั้ง 2 ใบ ฉะนั้นผู้ประกอบการต้องเช็กให้แน่ใจว่าบริษัทที่ไปทำธุรกรรมด้วยต้องการใช้เอกสารแบบใดนะคะ

 

นอกจากประเภทของเอกสารแล้ว ยังมีจุดที่ต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้ กับใบวางบิล ว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อ, หมายเลขใบแจ้งหนี้ และวันที่การชำระเงินต่างๆ ที่ต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง ไม่อย่างนั้นแล้วอาจทำให้ได้รับเงินช้าลง และส่งผลต่อเงินหมุนเวียนในบริษัท เพียงเพราะตัวเลขผิดไป แล้วต้องมานั่งแก้ไขใหม่ทั้งหมด

 

การออกเอกสารผ่านระบบออนไลน์ ด้วยโปรแกรมบัญชี FlowAccount สามารถช่วยให้การทำธุรกิจง่าย และสะดวกสบายมากขึ้น อยู่ที่ใดก็สามารถออกเอกสารแบบมีอาชีพได้เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ทำได้ทั้งบนมือถือและเว็บไซต์ แค่จังหวะการออกเอกสารกรอกรายละเอียดตามที่โปรแกรมระบุไว้ เท่านี้ก็จะได้เอกสารที่มีข้อมูลครบถ้วนถูกต้องแล้วค่ะ

 

ออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

 

จังหวะที่ผู้ประกอบการออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แสดงว่าบริษัทได้รายได้นั่นเองค่ะ ด้านล่างนี้จะเป็นตัวอย่างเอกสารสำหรับธุรกิจที่ออกเอกสารรวมกับในใบเดียวเป็น “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” ที่หากออกเอกสารผ่านโปรแกรม FlowAccount จะมีรายละเอียด 9 สิ่งอย่างครบถ้วนตามนี้ค่ะ

 

 

สามารถออกเอกสารได้ง่ายๆ จากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ในไม่กี่คลิก ดังนี้ค่ะ

1. คลิกที่เมนู “เอกสารขาย”
2. คลิกที่เมนู “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้”
3. คลิกแถบเขียว “สร้างใหม่”

 

 

ระบบจะพามาที่หน้าสร้างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หลังจากนั้นเพียงแค่ใส่ข้อมูลดังนี้

1. ข้อมูลลูกค้า และรายละเอียดสินค้าหรือบริการ
2. เครดิตวันการชำระเงินที่ให้ลูกค้า
3. ข้อมูลสินค้าหรือบริการ
4. รวมทั้งเอกสารหลักฐานประกอบแนบไว้ได้เลยค่ะ

 

 

และหากต้องการส่งเอกสาร หรือปริ้นเอกสารออกมา ก็สามารถทำได้ง่ายๆในหลายรูปแบบ เพียงกดจุดสามจุดท้ายเอกสารที่ต้องการ จะพบกับคำสั่ง “พิมพ์” “แชร์” “ดาวน์โหลด” ดังนี้ค่ะ

 

 

ตัวอย่างการกดคำสั่ง “แชร์” ที่สามารถส่งลิงก์ให้ลูกค้าไปยังช่องทางต่างๆ ได้เลย หรือส่งอีเมลจากคำสั่งนี้ก็ได้เช่นกันค่ะ

 

 

ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถออกเอกสารออนไลน์ได้ง่ายมากขึ้นผ่าน Mobile Application ของ FlowAccount เพื่อให้คุณทำงานจากที่ไหนก็ได้

 

 

ไม่ว่าจะออกเอกสารผ่านช่องทางใด ข้อมูลทั้งหมดจะเชื่องโยงกันแบบ Real-time และบันทึกบัญชีหลังบ้านให้อัตโนมัติ ให้การทำธุรกิจง่ายยิ่งกว่าปอกกล้วยเข้าปากซะอีกค่ะ

 

เอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ บันทึกบัญชีออนไลน์

 

การตั้งค่าการบันทึกรายได้ที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ให้ธุรกิจ 

• เปิดฟังก์ชั่นการใช้งาน บันทึกรายได้ที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เมื่อออกเอกสารระบบจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ซึ่งจะเหมาะกับธุรกิจบริการ
• หากไม่ใช้งานฟังก์ชั่น ระบบจะไปบันทึกรายได้ที่หัวเอกสาร “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จ” ตามภาพด้านล่างแทน

 

 

หากเปิดใช้งานฟังก์ชั่น บันทึกรายได้ที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

 

 

ระบบจะบันทึกบัญชีเมื่อสร้างเอกสารที่เมนู “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” 

 

 

โดยเมื่อสร้างเอกสารที่เมนู “เอกสารขาย” ที่ “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” ตามภาพด้านบน

ระบบจะมีการบันทึกบัญชีหลังบ้านอัตโนมัติในเมนู “สมุดรายวันขาย” ตามภาพด้านล่างนี้ค่ะ

 

 

ขอสมมติว่าบริษัทตัวอย่างนี้ ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มนะคะ สมุดรายวันขายจะมีการบันทึกคู่บัญชี เดบิต เครดิต ตามภาพต่อไปนี้นั่นเองค่ะ

 

 

เพียงเท่านี้ก็จะมีหลักฐานที่ใช้การอ้างอิงในการทำธุรกรรมกรณีต่างๆ ช่วยให้การทำธุรกิจเป็นระเบียบมากขึ้น ยิ่งบริษัทไหน ต้องทำงานกับบุคคลภายนอกที่ต้องการความน่าเชื่อถือ ให้บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่ดี แบบหมดกังวลได้เลยค่ะ ด้วยโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ ออนไลน์ ของ FlowAccount สามารถช่วยให้ทีมบัญชี หรือผู้ประกอบการทำงานได้สะดวกรวดเร็ว เพียงลองสมัครใช้ฟรี การสร้างใบแจ้งหนี้ก็เป็นเรื่องง่ายดาย