ค่าใช้จ่ายของธุรกิจ คือ การจ่ายทรัพยากรของกิจการออกไป เพื่อให้ได้ผลประโยชน์ หรือ บรรลุวัตถุประสงค์ของการดำเนินกิจการ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเครื่องเขียน ค่าเฟอร์นิเจอร์ ฯลฯ
เนื่องจากค่าใช้จ่ายเป็นตัวแปรสำคัญของธุรกิจที่ทำให้กำไรเพิ่มขึ้นได้ หากเจ้าของธุรกิจรู้จักควบคุมอย่างถูกวิธี ด้วยการจัดการและออกแบบระบบหลังบ้านที่ดี ก็ย่อมจะบริหารเพื่อให้เกิดกำไรได้ไม่ยาก ดังคำกล่าวที่ว่า “กำไรของธุรกิจ เริ่มต้นจากการบริหารค่าใช้จ่ายที่ดี” นั่นเอง
ทั้งนี้ เมื่อเจ้าของกิจการสร้างเอกสารค่าใช้จ่ายและบันทึกเอกสารแล้ว ข้อมูลเหล่านี้จะถูกผ่านไปยัง สมุดรายวันซื้อ (SV) และเมื่อทำการกดเปลี่ยนสถานะเป็น ชำระเงินแล้ว จะถูกบันทึกไปยังสมุดรายวันจ่าย (PV)