ขั้นตอนปิดงบการเงินออนไลน์สำหรับนักบัญชี ตอนที่หนึ่ง

เมื่อสิ้นสุดการทำงานทุกๆ ปี นิติบุคคลหรือบริษัทจะต้องมีการจัดทำงบการเงินเพื่อสรุปผลการดำเนินงาน ส่งให้กับทางกรมพัฒนาธุรกิจทางค้า และนำงบการเงินเป็นส่วนประกอบในการยื่นแบบให้กับทางกรมสรรพากร
นักบัญชีจึงต้องมีการตรวจสอบผลการดำเนินงาน ยอดการรับและการจ่ายเงินของธุรกิจ รายการสินค้าคงเหลือที่อยู่ในคลัง และภาษีที่ได้นำส่งไปแล้วระหว่างปีว่ามีจำนวนถูกต้องหรือไม่ เพื่อจะได้สรุปผลประกอบการทั้งปีและนำส่งภาษีเงินได้สิ้นปีให้ถูกต้อง
ข้อดีในการจัดทำงบการเงินออนไลน์
สำนักงานบัญชี หรือนักบัญชี ที่ดูแลงานบัญชีให้บริษัทหรือลูกค้า สามารถใช้โปรแกรม FlowAccount ในการปิดงบการเงินทางออนไลน์ได้ ซึ่งมีข้อดีกว่าการปิดงบการเงินโดยใช้โปรแกรมบัญชีออฟไลน์หลายด้านด้วยกันคือ

1. ปิดงบในระบบ FlowAccount ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ได้ทันที เปลี่ยนวิธีการปิดงบการเงินจากเดิมที่ต้องรอทำตอนสิ้นปี ให้ระบบช่วยดำเนินการล่วงหน้าให้บางส่วน แล้วนักบัญชีค่อยมาทำงานต่อให้จบกระบวนการ เพราะระบบช่วยลงบัญชีให้อัตโนมัติ ผลคือ นักบัญชีสามารถเรียบดูงบทดลองก่อนปรับปรุงได้ทุกเวลาที่ต้องการ
2. ไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ทั้งหมดให้กับทางสำนักงานบัญชี เเพราะนักบัญชีสามารถเข้าถึงเอกสารในระบบเดียวกับผู้ประกอบการ เพียงให้ผู้ประกอบการเชิญนักบัญชีทำงานร่วมกันในระบบก็สามารถทำงานร่วมกันได้ทันที
3. ลดเวลาการทำงาน เพราะแค่ออกเอกสารทางการเงินผ่านในระบบ การทำงานด้านบัญชีก็จะดำเนินการให้อัตโนมัติ
4. นักบัญชีเข้าช่วยเหลือและให้คำปรึกษาแก่ผู้ประกอบการได้ตลอดปี เพราะทำงานผ่านระบบออนไลน์
5. เรียกดูรายงานทางการเงินได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ทุกขั้นตอนของการปิดงบการเงินสามารถตรวจสอบได้ไม่ยาก
ทั้งหมดนี้ทำให้นักบัญชีใช้เวลาในการปิดงบการเงินได้เร็วกว่า ผู้ประกอบการก็รู้ผลการดำเนินงานเบื้องต้นได้ตลอดเวลา โดยดูได้จากเมนูภาพรวมบริษัท และเมนูรายงานด้านบัญชี ในระบบ FlowAccount
วิธีปิดงบการเงินออนไลน์เบื้องต้น ด้วย FlowAccount
ในการปิดงบการเงินออนไลน์ นักบัญชีสามารถใช้ระบบ FlowAccount Business Suite เป็นเครื่องมือในการรับส่งเอกสารจากผู้ประกอบการ การตรวจสอบรายการค้าและค่าใช้จ่าย และจัดทำรายงานงบการเงิน ซึ่งระบบประกอบด้วย 3 โปรแกรม ทำหน้าที่เก็บข้อมูลแตกต่างกันคือ

FlowAccount เป็นโปรแกรมหลักช่วยผู้ประกอบการสร้างรายการค้า บันทึกค่าใช้จ่าย แนบไฟล์เอกสารการเงินที่เกี่ยวข้อง ส่วนนักบัญชีทำหน้าที่ตรวจสอบและปรับปรุงรายการบัญชี ตลอดจนจัดทำงบการเงินออนไลน์
FlowPayroll สำหรับทำรายการเงินเดือนและตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องกับพนักงาน พร้อมเชื่อมโยงข้อมูลส่วนค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนไปยัง FlowAccount
AutoKey โปรแกรมช่วยนักบัญชีในการบันทึกค่าใช้จ่าย โดยจะสแกนบิลแล้วแปลงข้อมูลมาสร้างรายการค่าใช้จ่ายใน FlowAccount ทำให้ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ นักบัญชีเข้าตรวจสอบรายการและเลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้เลย
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบค่าใช้จ่าย
ในการปิดงบการเงินแล้วแต่นักบัญชีว่าอยากจะเริ่มปิดจากหมวดไหนก่อน แต่ในคู่มือนี้ขอเริ่มจากหมวดค่าใช้จ่ายก่อน และค่าใช้จ่ายเราจะแบ่งเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร เงินเดือน สินทรัพย์ของกิจการ และสินค้าคงเหลือ
ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร
รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในธุรกิจสามารถบันทึกได้ในระบบ FlowAccount โดยมีหมวดหมู่ให้เลือกตามที่ต้องการ

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะผูกกับการบันทึกลงผังบัญชีโดยอัตโนมัติ นักบัญชีไม่ต้องมาลงข้อมูลซ้ำ หรือถ้าต้องการปรับปรุงก็สามารถทำได้โดยการเปลี่ยนหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายในมุมของนักบัญชี

1. สอนผู้ประกอบการให้เก็บเอกสารและบันทึกค่าใช้จ่ายลงในระบบ

ทุกครั้งเมื่อมีค่าใช้จ่ายของธุรกิจ ผู้ประกอบการจะต้องขอใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง
รวบรวมเอกสารทั้งหมดมาสแกนเอกสาร และอัพโหลดลงในระบบ AutoKey เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ จะใช้แอปมือถือ FlowAccount ถ่ายรูปเอกสาร หรือจะใช้เครื่องสแกนหากมีเอกสารจำนวนมากๆ ก็ได้
ซึ่งหลังจากแนบรูปผ่านทางระบบแล้วก็สามารถเรียกดูได้ตามภาพด้านล่าง

2. นักบัญชีตรวจสอบไฟล์เอกสารที่แนบเข้าจาก AutoKey และบันทึกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง

ซึ่งจากภาพถ้ามีการแนบไฟล์เข้ามาแล้วเรียบร้อย ก็สามารถตรวจสอบกับรายการเดินบัญชีธนาคารได้ทันที
3. ปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายที่มีการจ่ายล่วงหน้า จากการตรวจสอบรายการสัญญาหรือรายงานการดำเนินงาน ที่มีการชำระเงินเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายไปก่อนแล้ว ต้องนำมาบันทึกด้วยเช่นกัน เช่น การจ่ายค่าเบี้ยประกันภัย แต่ยังไม่ได้รับการคุ้มครองจนกว่าจะถึงเวลากำหนด เป็นต้น ซึ่งรายการนี้สามารถปรับปรุงได้ที่สมุดรายวันทั่วไป

4. บันทึกค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้บันทึก
เช่น ดอกเบี้ยจ่ายจากรายการเดินบัญชีธนาคาร ซึ่งเราจะปรับปรุงยอดนี้ได้จากรายการเดินบัญชีธนาคาร แล้วลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป

เงินเดือนพนักงาน
1. สอนผู้ประกอบการให้สร้างรายการจ่ายเงินเดือนในระบบ FlowPayroll
เพราะมีข้อดีคือ สามารถทำรายการจ่ายได้ทั้งแบบรายเดือนหรือรายวัน คำนวณประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค่าปรับเพิ่มหรือปรับลดง่าย ที่สำคัญยังลงบัญชีใน FlowAccount ให้โดยอัตโนมัติ

2. นักบัญชีตรวจสอบการบันทึกเงินเดือนและเงินเดือนค้างจ่ายที่ FlowPayroll
โดยเข้าที่เมนูผังบัญชีในระบบ FlowAccount หลังจากนั้นดาวน์โหลดไฟล์ Excel จากบัญชีแยกประเภทเงินเดือน เพื่อนำมาใช้เทียบกับรายการเดินบัญชีเงินออกจากทางธนาคาร


3. ปรับปรุงรายจ่าย ประกันสังคม ภาษี หัก ณ ที่จ่าย และ กยศ.
โดยเข้าที่เมนูรายงานเงินเดือน/ค่าจ้างสะสม เพื่อหาข้อมูลและเช็กยันยอดเงิน และทำการปรับปรุงที่สมุดรายวันทั่วไป

ถ้ามีการนำส่งประกันสังคมสามารถลงบัญชีหรือปรับปรุงได้ที่สมุดรายวันทั่วไป

สินทรัพย์ของบริษัท
1. สอนผู้ประกอบการให้ตรวจสอบรายการสินทรัพย์ทุกครั้งก่อนการจ่ายเงิน
ตรวจสอบว่ามีเอกสารใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินทรัพย์ครบหรือไม่ จากนั้นส่งเอกสารให้นักบัญชีโดยแนบไฟล์เอกสารเข้าที่รายการซื้อสินทรัพย์ในเมนูค่าใช้จ่าย FlowAccount

2. นักบัญชีตรวจสอบความมีอยู่จริงของสินทรัพย์นั้นๆ ให้เรียบร้อย
ในเมนูจัดการสินทรัพย์ (บางกรณีอาจจะมีสินทรัพย์ยกมา)

3. บันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ระบบจะคำนวณค่าเสื่อมราคาและทำการลงบัญชีค่าเสื่อมราคาให้โดยอัตโนมัติเป็นรายเดือนทุกเดือน

4. นักบัญชีเรียกดูรายงานในงบทดลอง เพื่อดูยอดรวมของค่าเสื่อมราคาที่ระบบบันทึกให้ และเตรียมความพร้อมในการปิดบัญชีค่าเสื่อมราคาต่อไป
สินค้าคงเหลือของบริษัท
1. สอนผู้ประกอบการให้ตรวจสอบรายการสินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย (สินค้าคงเหลือ) โดยทุกครั้งจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องของรายการก่อนการจ่ายเงิน
2. ให้ผู้ประกอบการเช็กเอกสารใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าคงเหลือว่ามีครบหรือไม่

จากนั้นส่งเอกสารให้นักบัญชีโดยแนบไฟล์เอกสารเข้าที่รายการซื้อสินค้าคงเหลือ โดยบันทึกได้ในเมนูซื้อ

3. นักบัญชีตรวจนับสต็อกสินค้า เพื่อยืนยันข้อมูลกับรายงานสินค้าคงเหลือ โดยเข้าที่เมนูรายงาน > เลือกรายงานสินค้าคงเหลือ แล้วพิมพ์รายงานออกมาเพื่อนำไปเทียบกับสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง
4. ปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ หลังจากที่ทำการตรวจนับยอดสินค้าแล้ว ให้นักบัญชีเรียกดูจากรายงานงบทดลอง
เนื่องจากระบบสต็อกสินค้าของ FlowAccount เป็นระบบ FIFO แบบ Periordic ดังนั้นต้องดูยอดซื้อว่ามีจำนวนตรงกับยอดในใบกำกับภาษีทั้งหมดครบแล้วหรือไม่ ประกอบกับยอดสินค้าคงเหลือที่เหลืออยู่ตามรายงาน ถ้ามียอดที่ไม่ตรงสามารถปรับได้ที่สมุดรายวันทั่วไป
5. ตรวจสอบการใช้ภาษีซื้อ และใบกำกับภาษี ในเมนูการบริหารภาษีมูลค่าเพิ่ม