ขั้นตอนปิดงบการเงินออนไลน์สำหรับนักบัญชี ตอนที่หนึ่ง
![นักบัญชีทำงบการเงิน](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/01_01.jpg)
เมื่อสิ้นสุดการทำงานทุกๆ ปี นิติบุคคลหรือบริษัทจะต้องมีการจัดทำงบการเงินเพื่อสรุปผลการดำเนินงาน ส่งให้กับทางกรมพัฒนาธุรกิจทางค้า และนำงบการเงินเป็นส่วนประกอบในการยื่นแบบให้กับทางกรมสรรพากร
นักบัญชีจึงต้องมีการตรวจสอบผลการดำเนินงาน ยอดการรับและการจ่ายเงินของธุรกิจ รายการสินค้าคงเหลือที่อยู่ในคลัง และภาษีที่ได้นำส่งไปแล้วระหว่างปีว่ามีจำนวนถูกต้องหรือไม่ เพื่อจะได้สรุปผลประกอบการทั้งปีและนำส่งภาษีเงินได้สิ้นปีให้ถูกต้อง
ข้อดีในการจัดทำงบการเงินออนไลน์
สำนักงานบัญชี หรือนักบัญชี ที่ดูแลงานบัญชีให้บริษัทหรือลูกค้า สามารถใช้โปรแกรม FlowAccount ในการปิดงบการเงินทางออนไลน์ได้ ซึ่งมีข้อดีกว่าการปิดงบการเงินโดยใช้โปรแกรมบัญชีออฟไลน์หลายด้านด้วยกันคือ
![งบการเงินออนไลน์ FlowAccount](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/02.jpg)
1. ปิดงบในระบบ FlowAccount ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ได้ทันที เปลี่ยนวิธีการปิดงบการเงินจากเดิมที่ต้องรอทำตอนสิ้นปี ให้ระบบช่วยดำเนินการล่วงหน้าให้บางส่วน แล้วนักบัญชีค่อยมาทำงานต่อให้จบกระบวนการ เพราะระบบช่วยลงบัญชีให้อัตโนมัติ ผลคือ นักบัญชีสามารถเรียบดูงบทดลองก่อนปรับปรุงได้ทุกเวลาที่ต้องการ
2. ไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ทั้งหมดให้กับทางสำนักงานบัญชี เเพราะนักบัญชีสามารถเข้าถึงเอกสารในระบบเดียวกับผู้ประกอบการ เพียงให้ผู้ประกอบการเชิญนักบัญชีทำงานร่วมกันในระบบก็สามารถทำงานร่วมกันได้ทันที
3. ลดเวลาการทำงาน เพราะแค่ออกเอกสารทางการเงินผ่านในระบบ การทำงานด้านบัญชีก็จะดำเนินการให้อัตโนมัติ
4. นักบัญชีเข้าช่วยเหลือและให้คำปรึกษาแก่ผู้ประกอบการได้ตลอดปี เพราะทำงานผ่านระบบออนไลน์
5. เรียกดูรายงานทางการเงินได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ทุกขั้นตอนของการปิดงบการเงินสามารถตรวจสอบได้ไม่ยาก
ทั้งหมดนี้ทำให้นักบัญชีใช้เวลาในการปิดงบการเงินได้เร็วกว่า ผู้ประกอบการก็รู้ผลการดำเนินงานเบื้องต้นได้ตลอดเวลา โดยดูได้จากเมนูภาพรวมบริษัท และเมนูรายงานด้านบัญชี ในระบบ FlowAccount
วิธีปิดงบการเงินออนไลน์เบื้องต้น ด้วย FlowAccount
ในการปิดงบการเงินออนไลน์ นักบัญชีสามารถใช้ระบบ FlowAccount Business Suite เป็นเครื่องมือในการรับส่งเอกสารจากผู้ประกอบการ การตรวจสอบรายการค้าและค่าใช้จ่าย และจัดทำรายงานงบการเงิน ซึ่งระบบประกอบด้วย 3 โปรแกรม ทำหน้าที่เก็บข้อมูลแตกต่างกันคือ
![การใช้ระบบ FlowAccount สร้างข้อมูลบัญชี](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/03.jpg)
FlowAccount เป็นโปรแกรมหลักช่วยผู้ประกอบการสร้างรายการค้า บันทึกค่าใช้จ่าย แนบไฟล์เอกสารการเงินที่เกี่ยวข้อง ส่วนนักบัญชีทำหน้าที่ตรวจสอบและปรับปรุงรายการบัญชี ตลอดจนจัดทำงบการเงินออนไลน์
FlowPayroll สำหรับทำรายการเงินเดือนและตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องกับพนักงาน พร้อมเชื่อมโยงข้อมูลส่วนค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนไปยัง FlowAccount
AutoKey โปรแกรมช่วยนักบัญชีในการบันทึกค่าใช้จ่าย โดยจะสแกนบิลแล้วแปลงข้อมูลมาสร้างรายการค่าใช้จ่ายใน FlowAccount ทำให้ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ นักบัญชีเข้าตรวจสอบรายการและเลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้เลย
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบค่าใช้จ่าย
ในการปิดงบการเงินแล้วแต่นักบัญชีว่าอยากจะเริ่มปิดจากหมวดไหนก่อน แต่ในคู่มือนี้ขอเริ่มจากหมวดค่าใช้จ่ายก่อน และค่าใช้จ่ายเราจะแบ่งเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร เงินเดือน สินทรัพย์ของกิจการ และสินค้าคงเหลือ
ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร
รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในธุรกิจสามารถบันทึกได้ในระบบ FlowAccount โดยมีหมวดหมู่ให้เลือกตามที่ต้องการ
![หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายใน FlowAccount](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/04.jpg)
ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะผูกกับการบันทึกลงผังบัญชีโดยอัตโนมัติ นักบัญชีไม่ต้องมาลงข้อมูลซ้ำ หรือถ้าต้องการปรับปรุงก็สามารถทำได้โดยการเปลี่ยนหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายในมุมของนักบัญชี
![เปลี่ยนหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายสำหรับนักบัญชี](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/05.jpg)
1. สอนผู้ประกอบการให้เก็บเอกสารและบันทึกค่าใช้จ่ายลงในระบบ
![บันทึกบิลด้วยระบบสแกน AutoKey](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/06.jpg)
ทุกครั้งเมื่อมีค่าใช้จ่ายของธุรกิจ ผู้ประกอบการจะต้องขอใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง
รวบรวมเอกสารทั้งหมดมาสแกนเอกสาร และอัพโหลดลงในระบบ AutoKey เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ จะใช้แอปมือถือ FlowAccount ถ่ายรูปเอกสาร หรือจะใช้เครื่องสแกนหากมีเอกสารจำนวนมากๆ ก็ได้
ซึ่งหลังจากแนบรูปผ่านทางระบบแล้วก็สามารถเรียกดูได้ตามภาพด้านล่าง
![รายการค่าใช้จ่ายที่สร้างใน FlowAccount](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/07.jpg)
2. นักบัญชีตรวจสอบไฟล์เอกสารที่แนบเข้าจาก AutoKey และบันทึกหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง
![เมนูค่าใช้จ่าย](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/08.jpg)
ซึ่งจากภาพถ้ามีการแนบไฟล์เข้ามาแล้วเรียบร้อย ก็สามารถตรวจสอบกับรายการเดินบัญชีธนาคารได้ทันที
3. ปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายที่มีการจ่ายล่วงหน้า จากการตรวจสอบรายการสัญญาหรือรายงานการดำเนินงาน ที่มีการชำระเงินเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายไปก่อนแล้ว ต้องนำมาบันทึกด้วยเช่นกัน เช่น การจ่ายค่าเบี้ยประกันภัย แต่ยังไม่ได้รับการคุ้มครองจนกว่าจะถึงเวลากำหนด เป็นต้น ซึ่งรายการนี้สามารถปรับปรุงได้ที่สมุดรายวันทั่วไป
![ปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายที่เมนูสมุดรายวัน](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/09.jpg)
4. บันทึกค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้บันทึก
เช่น ดอกเบี้ยจ่ายจากรายการเดินบัญชีธนาคาร ซึ่งเราจะปรับปรุงยอดนี้ได้จากรายการเดินบัญชีธนาคาร แล้วลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
![FlowAccount Expense Management](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/10.jpg)
เงินเดือนพนักงาน
1. สอนผู้ประกอบการให้สร้างรายการจ่ายเงินเดือนในระบบ FlowPayroll
เพราะมีข้อดีคือ สามารถทำรายการจ่ายได้ทั้งแบบรายเดือนหรือรายวัน คำนวณประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ค่าปรับเพิ่มหรือปรับลดง่าย ที่สำคัญยังลงบัญชีใน FlowAccount ให้โดยอัตโนมัติ
![สร้างรายการจ่ายเงินเดือนในระบบ FlowPayroll](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/11.jpg)
2. นักบัญชีตรวจสอบการบันทึกเงินเดือนและเงินเดือนค้างจ่ายที่ FlowPayroll
โดยเข้าที่เมนูผังบัญชีในระบบ FlowAccount หลังจากนั้นดาวน์โหลดไฟล์ Excel จากบัญชีแยกประเภทเงินเดือน เพื่อนำมาใช้เทียบกับรายการเดินบัญชีเงินออกจากทางธนาคาร
![รายงานเงินเดือน/ค่าจ้าง](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/12.jpg)
![เมนูบริหารบัญชี](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/13.jpg)
3. ปรับปรุงรายจ่าย ประกันสังคม ภาษี หัก ณ ที่จ่าย และ กยศ.
โดยเข้าที่เมนูรายงานเงินเดือน/ค่าจ้างสะสม เพื่อหาข้อมูลและเช็กยันยอดเงิน และทำการปรับปรุงที่สมุดรายวันทั่วไป
![เมนูรายงานเงินเดือน/ค่าจ้างสะสม](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/14.jpg)
ถ้ามีการนำส่งประกันสังคมสามารถลงบัญชีหรือปรับปรุงได้ที่สมุดรายวันทั่วไป
![ลงบัญชีนำส่งเงินประกันสังคม](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/15.jpg)
สินทรัพย์ของบริษัท
1. สอนผู้ประกอบการให้ตรวจสอบรายการสินทรัพย์ทุกครั้งก่อนการจ่ายเงิน
ตรวจสอบว่ามีเอกสารใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินทรัพย์ครบหรือไม่ จากนั้นส่งเอกสารให้นักบัญชีโดยแนบไฟล์เอกสารเข้าที่รายการซื้อสินทรัพย์ในเมนูค่าใช้จ่าย FlowAccount
![แนบไฟล์เอกสารในรายการซื้อสินทรัพย์](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/16.jpg)
2. นักบัญชีตรวจสอบความมีอยู่จริงของสินทรัพย์นั้นๆ ให้เรียบร้อย
ในเมนูจัดการสินทรัพย์ (บางกรณีอาจจะมีสินทรัพย์ยกมา)
![เมนูจัดการสินทรัพย์](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/17.jpg)
3. บันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ระบบจะคำนวณค่าเสื่อมราคาและทำการลงบัญชีค่าเสื่อมราคาให้โดยอัตโนมัติเป็นรายเดือนทุกเดือน
![บันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์อัตโนมัติ](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/18.jpg)
4. นักบัญชีเรียกดูรายงานในงบทดลอง เพื่อดูยอดรวมของค่าเสื่อมราคาที่ระบบบันทึกให้ และเตรียมความพร้อมในการปิดบัญชีค่าเสื่อมราคาต่อไป
สินค้าคงเหลือของบริษัท
1. สอนผู้ประกอบการให้ตรวจสอบรายการสินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย (สินค้าคงเหลือ) โดยทุกครั้งจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องของรายการก่อนการจ่ายเงิน
2. ให้ผู้ประกอบการเช็กเอกสารใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าคงเหลือว่ามีครบหรือไม่
![เช็กเอกสารที่แนบไว้ในใบรับสินค้า](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/20.jpg)
จากนั้นส่งเอกสารให้นักบัญชีโดยแนบไฟล์เอกสารเข้าที่รายการซื้อสินค้าคงเหลือ โดยบันทึกได้ในเมนูซื้อ
![รายงานสรุปสินค้าคงเหลือ](https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/flowaccountcdn.com/new_landing/image/UltimateGuide/UltimateGuideGroup8_2/21.jpg)
3. นักบัญชีตรวจนับสต็อกสินค้า เพื่อยืนยันข้อมูลกับรายงานสินค้าคงเหลือ โดยเข้าที่เมนูรายงาน > เลือกรายงานสินค้าคงเหลือ แล้วพิมพ์รายงานออกมาเพื่อนำไปเทียบกับสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง
4. ปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ หลังจากที่ทำการตรวจนับยอดสินค้าแล้ว ให้นักบัญชีเรียกดูจากรายงานงบทดลอง
เนื่องจากระบบสต็อกสินค้าของ FlowAccount เป็นระบบ FIFO แบบ Periordic ดังนั้นต้องดูยอดซื้อว่ามีจำนวนตรงกับยอดในใบกำกับภาษีทั้งหมดครบแล้วหรือไม่ ประกอบกับยอดสินค้าคงเหลือที่เหลืออยู่ตามรายงาน ถ้ามียอดที่ไม่ตรงสามารถปรับได้ที่สมุดรายวันทั่วไป
5. ตรวจสอบการใช้ภาษีซื้อ และใบกำกับภาษี ในเมนูการบริหารภาษีมูลค่าเพิ่ม