หลายคนมักสับสนระหว่าง Payroll กับ Salary ว่าคือเรื่องเดียวกันหรือไม่ บทความนี้ FlowAccount สรุปให้ครบตั้งแต่ความหมายของ Payroll ส่วนประกอบของระบบ ความแตกต่างจาก Salary ขั้นตอนการทำ Payroll ทั้ง 9 ขั้น ไปจนถึงวิธีเลือกโปรแกรม Payroll ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

Payroll คืออะไร?

Payroll  คือ ระบบเงินเดือนหรือกระบวนการคำนวณและจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงานทุกรูปแบบ ทั้งเงินเดือนประจำ ค่าจ้างรายวัน ค่าล่วงเวลา (OT) ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน และโบนัส โดยระบบ Payroll (Payroll System) ครอบคลุมถึงการหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย การหักเงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ การจัดทำสลิปเงินเดือน ตลอดจนการนำส่งภาษีและเงินสมทบให้กรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม

ดังนั้น Payroll จึงไม่ใช่แค่ "การโอนเงินเดือน" แต่คือระบบการทำเงินเดือนทั้งกระบวนการ ที่ต้องคำนวณรายการบวกเพิ่มและหักออกของพนักงานแต่ละคนให้ถูกต้องตามข้อตกลงและกฎหมาย ในทุกรอบการจ่าย

HR Payroll คืออะไร?

HR Payroll คืองาน Payroll ในมุมของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ที่เชื่อมข้อมูลการทำงานของพนักงาน เช่น เวลาเข้า-ออกงาน วันลา วันขาด มาสาย เข้ากับการคำนวณเงินเดือน หลายองค์กรจึงใช้ระบบ HR Payroll ที่ดึงข้อมูลจากระบบลางานหรือระบบบันทึกเวลาทำงานมาคำนวณรายได้สุทธิอัตโนมัติ ลดงานกรอกข้อมูลซ้ำและความผิดพลาดของฝ่าย HR และบัญชี

ส่วนประกอบของระบบ Payroll มีอะไรบ้าง?

ไม่ว่าจะทำ Payroll ด้วย Excel หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูป ระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานที่ดีต้องมีข้อมูล 3 ส่วนหลักนี้ครบ

1. ข้อมูลเวลาทำงานของพนักงาน

เวลาเริ่มงาน เลิกงาน วันลา ขาด มาสาย และชั่วโมงล่วงเวลา ซึ่งแต่ละบริษัทเก็บต่างกัน ตั้งแต่เซ็นชื่อ ตอกบัตร สแกนนิ้ว ไปจนถึงแอปพลิเคชัน ข้อมูลส่วนนี้คือฐานของวิธีคิดโอที, ค่าจ้างรายวัน และการหักเงินกรณีขาด/สาย

2. ข้อมูลรายได้และรายการหักของพนักงาน

หัวใจของการคำนวณ Payroll คือการรวบรวมตัวเลข 2 ฝั่งของพนักงานแต่ละคนให้ครบ ได้แก่ ฝั่งรายได้ที่ต้องบวกเพิ่ม และฝั่งรายการที่ต้องหักออก ก่อนสรุปเป็นยอดเงินสุทธิ ซึ่งพนักงานแต่ละคนมีรายการไม่เท่ากันและเปลี่ยนได้ทุกเดือน รายการที่พบบ่อยมีดังนี้

รายได้ (รายการบวกเพิ่ม)

• เงินเดือนประจำ หรือค่าจ้างรายวัน
• ค่าล่วงเวลา (OT)
• ค่าคอมมิชชั่น และเงินโบนัส
• เบี้ยขยัน
• ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ และสวัสดิการอื่น ๆ ที่จ่ายเป็นเงิน

รายการหัก

• ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
• เงินสมทบประกันสังคม
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
• เงินกู้ยืมหรือสวัสดิการที่ต้องผ่อนชำระ
• หักกรณีขาดงาน ลาเกินสิทธิ หรือมาสาย ตามนโยบายบริษัท

3. การจ่ายเงินและจัดทำเอกสาร

เมื่อได้ยอดเงินสุทธิของแต่ละคนแล้ว ระบบต้องสรุปรายการจ่าย โอนเงินเข้าบัญชีพนักงาน (ทำเองหรือผ่านบริการธนาคาร) ออกสลิปเงินเดือน (Payroll Slip) และเก็บข้อมูลไว้จัดทำเอกสารภาษีและประกันสังคมมาตรา 33 นำส่งหน่วยงานรัฐ

Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร?

คำถามที่พบบ่อยที่สุดคือ Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร เพราะทั้งสองคำเกี่ยวข้องกับเงินเดือนเหมือนกัน สรุปให้เข้าใจง่ายคือ Salary หมายถึง "ตัวเลขเงินเดือน" ที่ตกลงกันตามสัญญาจ้าง ส่วน Payroll คือ "ระบบการทำเงินเดือน" ทั้งกระบวนการที่บริษัทต้องจัดการก่อนเงินก้อนนั้นจะถึงมือพนักงาน เปรียบเทียบความแตกต่างชัด ๆ ได้ตามตารางนี้

หัวข้อเปรียบเทียบ	Payroll (ระบบเงินเดือน)	Salary (เงินเดือน)
ความหมาย	กระบวนการจัดการค่าตอบแทนทั้งหมดตั้งแต่คำนวณจนถึงนำส่งรัฐ	จำนวนเงินค่าจ้างประจำที่ตกลงจ่ายให้พนักงานแต่ละเดือน
ขอบเขต	ครอบคลุมรายได้ทุกประเภท + รายการหักทุกรายการ	ตัวเลขเดียวตามสัญญาจ้าง ไม่รวม OT โบนัส คอมมิชชั่น
ใครเกี่ยวข้อง	เจ้าของธุรกิจ, HR, ฝ่ายบัญชี	พนักงานแต่ละคน
มุมมอง	"กระบวนการ" ที่บริษัทต้องทำ	"ผลลัพธ์" ที่พนักงานได้รับ

สรุปสั้น ๆ คือ Salary เป็นเพียงข้อมูลหนึ่งในระบบ Payroll เงินเดือนตามสัญญาคือจุดตั้งต้น แต่กว่าจะเป็นยอดเงินสุทธิที่โอนจริง ต้องผ่านการบวกรายได้อื่นและหักภาษี ประกันสังคม ซึ่งทั้งหมดนั้นคืองาน Payroll

การทำ Payroll มีขั้นตอนอะไรบ้าง?

ธุรกิจที่มีพนักงานต้องทำ Payroll ทุกเดือนอย่างน้อย 9 ขั้นตอน ดังนี้

1. รวบรวมข้อมูลพนักงาน — เงินเดือนประจำ ชั่วโมง OT โบนัส รายได้เสริม และข้อมูลเวลาทำงาน
2. คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย — ตามฐานเงินได้ของพนักงานแต่ละคน
3. คำนวณเงินสมทบประกันสังคม — และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
4. สรุปยอดเงินสุทธิ — รายได้รวมหักด้วยรายการหักทั้งหมดของแต่ละคน
5. จ่ายเงินเดือน — โอนเข้าบัญชีพนักงานตามรอบที่กำหนด
6. ออกสลิปเงินเดือน — ให้พนักงานตรวจสอบรายการบวก-หักของตัวเอง
7. จัดทำและนำส่ง ภ.ง.ด.1 + ประกันสังคม — ยื่นหน่วยงานรัฐเป็นประจำทุกเดือน และสรุปประจำปี (ภ.ง.ด.1ก)
8. เก็บข้อมูลเงินเดือนอย่างเป็นระบบ — สำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง
9. ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) — ให้พนักงานใช้ยื่นภาษีประจำปี

ข้อควรระวัง: ขั้นตอนที่ 7 และ 9 คือจุดที่ธุรกิจ SME พลาดบ่อยที่สุด เพราะเป็นภาระผูกพันตามกฎหมาย การยื่น ภ.ง.ด.1 ล่าช้าหรือคำนวณหักภาษีผิด มีทั้งเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม นี่คือเหตุผลที่การทำ Payroll ต้องแม่นยำ ไม่ใช่แค่โอนเงินให้ตรงเวลา

Payroll สำคัญกับธุรกิจอย่างไร?

หลายธุรกิจโดยเฉพาะธุรกิจ SME มักมองว่า Payroll คือแค่งานจ่ายเงินเดือนให้เสร็จ ๆ ไปในแต่ละเดือน แต่ความจริงแล้วระบบการทำเงินเดือนคืองานหลังบ้านที่เชื่อมทั้งเรื่องกฎหมายและต้นทุนของธุรกิจเข้าด้วยกัน หากทำผิดหรือทำช้าเพียงเดือนเดียว ผลกระทบอาจตามมาทั้งเบี้ยปรับจากหน่วยงานรัฐและความเชื่อมั่นของทีมงาน ความสำคัญของ Payroll ต่อธุรกิจแบ่งได้เป็น 3 ด้านหลัก ดังนี้

• ด้านกฎหมาย: การหักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งประกันสังคมเป็นหน้าที่ตามกฎหมายของนายจ้าง ระบบ Payroll ที่ถูกต้องช่วยลดความเสี่ยงเบี้ยปรับจากการยื่นผิดหรือยื่นช้า
• ด้านพนักงาน:  เงินเดือนออกตรงเวลา ยอดถูกต้อง มีสลิปเงินเดือนให้ตรวจสอบและใช้เป็นหลักฐานยื่นกู้สินเชื่อ สร้างความเชื่อมั่นและลดปัญหาภายในองค์กร
• ด้านการบริหาร: ข้อมูลค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรที่เป็นระบบ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นต้นทุนแรงงานจริง วางแผนงบประมาณและการจ้างงานได้แม่นยำ

ข้อดีของการใช้ระบบ Payroll มีอะไรบ้าง ? 

เมื่อเทียบกับการคำนวณเงินเดือนเองด้วย Excel หรือกระดาษ การใช้ระบบ Payroll หรือโปรแกรมเงินเดือนช่วยเปลี่ยนงานสิ้นเดือนที่ต้องนั่งไล่ตัวเลขทีละคน ให้กลายเป็นกระบวนการอัตโนมัติที่ตรวจสอบได้ ยิ่งธุรกิจมีพนักงานหลายคนหรือมีรายการจ่ายที่เปลี่ยนทุกเดือน ประโยชน์ที่ได้ก็ยิ่งชัดเจน ข้อดีหลัก ๆ ของระบบ Payroll มีดังนี้

• ลดความผิดพลาด: คำนวณภาษีและประกันสังคมอัตโนมัติ ไม่ต้องพึ่งสูตร Excel ที่เสี่ยงพังเมื่อพนักงานเพิ่มขึ้น
• ประหยัดเวลา: จากที่ต้องคำนวณทีละคนหลายชั่วโมงทุกสิ้นเดือน เหลือหลักนาที
• ข้อมูลครบ ดูย้อนหลังได้: ประวัติเงินเดือน สลิป และเอกสารภาษีเก็บอยู่ที่เดียว พร้อมสำหรับการตรวจสอบ
• รองรับการเติบโต: พนักงาน 3 คนหรือ 50 คนก็ใช้กระบวนการเดียวกัน ไม่ต้องรื้อระบบใหม่
• เพิ่มความโปร่งใส:  พนักงานตรวจสอบรายการบวก-หักของตัวเองได้จากสลิปเงินเดือนออนไลน์

แนะนำ FlowAccount ระบบ Payroll จ่ายเงินเดือนพนักงานในองค์กร พร้อมระบบลางานออนไลน์

สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาระบบ Payroll จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน หรือต้องการจัดการระบบเงินเดือนให้จบในที่เดียว FlowAccount Payroll โปรแกรมเงินเดือนและระบบลางานออนไลน์สำหรับนักธุรกิจยุคใหม่ ออกแบบมาให้เจ้าของธุรกิจใช้เองได้แม้ไม่มีพื้นฐานบัญชีหรือ HR มาก่อน ด้วยจุดเด่นของ FlowAccount Payroll ที่คิดมาแล้วเพื่อเจ้าของธุรกิจ 

• ตั้งค่าข้อมูลพนักงานครั้งเดียว ใช้ได้ต่อเนื่องทุกเดือน
• คำนวณภาษีเงินได้ประจำเดือน พร้อมหักประกันสังคมอัตโนมัติ
• รองรับ OT เบี้ยขยัน คอมมิชชั่น โบนัส และพนักงานรายวัน
• สร้างสลิปเงินเดือนออนไลน์ ส่งให้พนักงานดาวน์โหลดเองได้ทันที
• โอนเงินเดือนผ่านธนาคาร (K-Cash Connect Plus) หรือดาวน์โหลดไฟล์ทำจ่ายผ่าน KBANK / SCB / Krungsri
• สร้างไฟล์ ภ.ง.ด.1 และประกันสังคมพร้อมยื่นออนไลน์
• เชื่อมกับระบบบัญชี FlowAccount บันทึกบัญชีเงินเดือนอัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกซ้ำ
• และใหม่! ระบบลางานออนไลน์ ให้พนักงานในบริษัทสามารถแจ้งวันลางานได้ผ่านแอปพลิเคชัน FlowAccount ให้ HR ทำงานสะดวก ครบ จบ ในโปรแกรมเดียว 

ทดลองใช้งาน FlowAccount Payroll ได้เลยตอนนี้ ใช้งานฟรีทุกฟังก์ชัน 30 วัน 

สรุปทั้งหมด

Payroll คือ กระบวนการจัดการเงินเดือนพนักงานแบบครบวงจร ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน รายได้เพิ่มเติมต่าง ๆ ค่าล่วงเวลา โบนัส รวมถึงการหักภาษีและประกันสังคมให้ถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ใช่แค่เรื่องการโอนเงินให้พนักงานเพียงเท่านั้น 

สำหรับเจ้าของธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นอาจจะต้องมองหาวิธีการคำนวณเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้องและประหยัดเวลา เพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น เพราะนี่คือรากฐานของการเติบโตของทุกธุรกิจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ Payroll

Q : Payroll Slip คืออะไร?

A : Payroll Slip หรือสลิปเงินเดือน คือ เอกสารสรุปรายการรายได้และรายการหักของพนักงานในแต่ละรอบจ่าย เช่น เงินเดือน OT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และยอดเงินสุทธิ ใช้เป็นหลักฐานรายได้สำหรับยื่นกู้สินเชื่อ ขอบัตรเครดิต หรือทำธุรกรรมทางการเงินได้

Q : Payroll Account (บัญชี Payroll) คืออะไร?

A : บัญชี Payroll คือ บัญชีเงินฝากที่เปิดผ่านบริการจ่ายเงินเดือนของธนาคาร ซึ่งบริษัทใช้โอนเงินเดือนให้พนักงานแบบกลุ่มในคำสั่งเดียว พนักงานที่ถือบัญชี Payroll มักได้สิทธิพิเศษจากธนาคาร เช่น ฟรีค่าธรรมเนียม หรือดอกเบี้ยสินเชื่อพิเศษ

Q : Payroll กับ HR ต่างกันยังไง?

A : HR (Human Resources) คือแผนกที่ดูแลเรื่อง "คน" ทั้งหมด ตั้งแต่สรรหา พัฒนา ไปจนถึงประเมินผล ส่วน Payroll เป็นงานย่อยหนึ่งในขอบเขตของ HR ที่เน้นเฉพาะการจัดการเงินเดือนและข้อมูลค่าตอบแทนพนักงาน

Q : บริษัทขนาดเล็กจำเป็นต้องมีระบบ Payroll ไหม?

A : จำเป็นในแง่กระบวนการ เพราะตั้งแต่มีลูกจ้างคนแรก นายจ้างมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งประกันสังคมตามกฎหมายทันที ส่วนจะใช้ Excel หรือโปรแกรม Payroll ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานและความซับซ้อนของรายการจ่าย

Q : พนักงานรายวัน ใช้โปรแกรม Payroll ได้ไหม?

A : ได้ โปรแกรม Payroll ส่วนใหญ่รวมถึง FlowAccount Payroll รองรับทั้งพนักงานรายเดือนและรายวัน เพียงบันทึกค่าจ้างต่อวันและจำนวนวันทำงาน ระบบจะคำนวณยอดจ่าย ภาษี และประกันสังคมให้อัตโนมัติ