การทำบัญชี เพื่อให้รู้รายรับรายจ่าย เป็นงานสำคัญในการดำเนินธุรกิจร้านอาหาร และเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการบัญชี เจ้าของร้านอาหารส่วนใหญ่จึงเลือกใช้แอปขายหน้าร้าน POS หรือระบบจัดการร้านอาหาร เพื่อช่วยบันทึกออร์เดอร์จากลูกค้าได้ครบ มียอดบิลที่ตรงกับเงินในลิ้นชักเมื่อตรวจนับ และสามารถจัดการค่าใช้จ่าย รวมถึงสต็อกวัตถุดิบได้อย่างสะดวกรวดเร็ว 

 

FlowAccount สนับสนุนธุรกิจร้านอาหาร พัฒนาระบบบัญชีให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS FoodStory เพื่อให้แอประบบจัดการขายหน้าร้านอาหารสามารถส่งข้อมูลมาทำบัญชีออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นทั้งฝั่งรายรับ หรือรายจ่าย ได้อัตโนมัติ 

 

การเชื่อมโยงข้อมูลนี้จะช่วยให้เจ้าของร้านอาหารเกิดความสะดวก และง่ายกับการบริหารจัดการธุรกิจ ซึ่งจะมีทั้งระบบบริหารจัดการร้านอาหาร (FoodStory POS) และบริหารบัญชีทางออนไลน์ (FlowAccount) ในเวลาเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นร้านอาหารเล็กๆ ร้านกาแฟ หรือร้านอาหารขนาดใหญ่ ก็สามารถเริ่มต้นทำธุรกิจร้านอาหารได้อย่างง่ายๆ ที่สำคัญ ระบบทั้งหมดที่เชื่อมต่อกันจะทำให้เงินในลิ้นชัก บิลใบเสร็จ และบัญชีร้านอาหาร มีตัวเลขที่ตรงกันทั้งสามส่วน มั่นใจได้ว่าบันทึกบิลได้ครบ ไม่ตกหล่น และยังทำงานกับนักบัญชีง่ายขึ้นอีกด้วยค่ะ       

 

POS FoodStory แตกต่างจากแอป POS ร้านอาหารอื่นอย่างไร

 

FoodStory เป็นระบบบริหารร้านอาหารออนไลน์แบบ “Restaurant Ecosystem” สนับสนุนเจ้าของร้านอาหารให้สามารถบริหารกิจการทั้งหน้าบ้านและบัญชีหลังร้าน จะร้านเดียวหรือหลายสาขาก็ทำได้พร้อมกัน ประกอบด้วย 

• ระบบ POS ช่วยบันทึกออร์เดอร์ของลูกค้า บันทึกสต็อกสินค้า และติดตามสินค้าคงคลังได้อย่างละเอียดทั้งต้นทุนวัตถุดิบ และสูตรอาหาร
• ระบบ FoodStoryMarket เชื่อมโยงกับระบบ POS ให้สามารถสั่งซื้อวัตถุดิบได้โดยตรง สามารถเบิกของตามวัตถุดิบที่ใช้ในหนึ่งเมนู เช่น กะเพราหนึ่งจาน ต้องใช้วัตถุดิบ ใบกะเพรา พริก กระเทียม ข้าว พร้อมตัดสต็อกตามปริมาณต่อหนึ่งจานได้
• ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ FoodStory CRM หรือเรียกง่ายๆ ว่าระบบสะสมแต้ม ซึ่งรองรับทั้งการนั่งรับประทานที่ร้านและสั่งเดลิเวอรี ช่วยในการบันทึกข้อมูลของลูกค้า เพื่อวางแผนทำการตลาดหรือการจัดโปรโมชั่นของร้านที่ทำได้ถึงขั้นแนะนำเมนูโปรดให้ลูกค้าเป็นรายบุคคล

 

 

ดูฟังก์ชั่นอีกมากมายของ FoodStory กว่า 500 ฟีเจอร์ได้ที่นี่ https://www.foodstory.co/features 

 

และสำหรับเจ้าของร้านที่ต้องการปรับเข้าสู่การทำธุรกิจร้านอาหารออนไลน์ FoodStory มีฟีเจอร์ “Online Order” คือระบบที่ช่วยให้ร้านอาหารสามารถเพิ่มช่องทางร้านอาหารออนไลน์เป็นของตัวเองได้ โดยที่ไม่คิดค่า GP* สามารถปรับแต่งเมนู ราคา โปรโมชั่นอาหารต่างๆ ได้อย่างอิสระ และยังมีระบบจัดส่งอาหารด้วยตัวเองผ่านแอป FoodStory Driver อีกด้วย

 

*(Gross Profit - ค่าธรรมเนียมที่ร้านอาหารต้องเสียให้กับผู้ให้บริการแพลตฟอร์ม Food Delivery)

 

เจ้าของร้านอาหารที่สนใจสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

• FoodStory Online Order https://www.foodstory.co/online-order
• FoodStory Driver https://www.foodstory.co/driver

 

FlowAccount เชื่อมต่อ FoodStory ทำบัญชีร้านอาหาร อะไรบ้าง

 

ธุรกิจร้านอาหารจะต้องมีการจัดทำบัญชีหลักๆ คือ 

• บัญชีรายรับยอดขาย 
• บัญชีรายจ่ายการสั่งซื้อวัตถุดิบ 
• บัญชีรายจ่ายค่าใช้จ่ายประจำ (Fixed Cost) 
• บัญชีรายจ่ายค่าพนักงาน 
• บัญชีรายจ่ายค่าการตลาด 

 

 

หากคุณเปิดร้านข้าวมันไก่ ร้านก๋วยเตี๋ยว ร้านอาหารตามสั่ง ร้านอาหารซีฟู้ด ร้านราเม็ง ฯลฯ แล้วไม่ได้ใช้เครื่อง POS เวลาเก็บเงินลูกค้า ส่วนใหญ่เรามักจะเห็นเจ้าของร้านใช้วิธีออกบิลเงินสด รับเงินสดจากลูกค้ามา แล้วเก็บเงินเข้าลิ้นชักไปเลย 

 

พอถึงเวลาปิดร้านมานั่งคำนวณบัญชีเอง การทำงานรูปแบบนี้อาจเกิดโอกาสที่จะบันทึกจำนวนออร์เดอร์ไม่ครบ และไม่สามารถตรวจสอบได้จริงๆ ว่าวันนี้มียอดขายแท้จริงเท่าไหร่ 

 

สำหรับร้านที่มีการใช้ระบบ POS แล้ว นอกจากจะช่วยในเรื่องการบันทึกบัญชีเบื้องต้น เช่น บัญชีรายรับยอดขาย บัญชีรายจ่ายการสั่งซื้อวัตถุดิบ บัญชีรายจ่ายค่าพนักงาน การเชื่อมต่อเข้ากับระบบบัญชี FlowAccount จะเข้าไปเสริมการทำงานด้านเอกสารและการบันทึกบัญชีที่จำเป็นต่อธุรกิจข้างต้นได้อย่างถูกต้องและครบถ้วนมากขึ้น จัดเตรียมข้อมูลการยื่นภาษีรายเดือนได้อย่างแม่นยำ และยังช่วยจัดทำเอกสารส่งให้นักบัญชีอย่างสะดวกอีกด้วย

 

สามารถดูวิธีการเชื่อมต่อได้ตามคลิปวิดีโอนี้

 

 

สำหรับข้อมูลจาก FoodStory ที่สามารถบันทึกบัญชีได้ใน FlowAccount จะแบ่งออกเป็นรายรับและรายจ่ายดังนี้

 

รายรับ

 

การเชื่อมต่อ FlowAccount กับ FoodStory จะช่วยในเรื่องการทำเอกสารและบันทึกรายรับ 2 ส่วนคือ

 

1. ออกใบกำกับภาษีเต็มรูป สำหรับลูกค้าที่ต้องการเอกสาร สามารถเชื่อมรายการออร์เดอร์ของลูกค้าจากระบบ FoodStory เข้าระบบ FlowAccount เพื่อออกใบกำกับภาษีเต็มรูปได้ โดยข้อมูลที่ปรากฏในใบกำกับภาษี ประกอบด้วย ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าที่ต้องการให้ออกใบกำกับภาษี ราคา และภาษีมูลค่าเพิ่ม
 

ใบกำกับภาษีเต็มรูป

 

สำหรับผู้จัดการร้าน หรือเจ้าของร้านที่ต้องการดูรายงานภาษีเพื่อยื่นภาษีรายเดือน ยังสามารถดูได้ในระบบบัญชี FlowAccount ที่เมนูรายงานภาษีขาย  

 

รายงานภาษีขาย

 

2. บัญชีสรุปยอดขายรายวันเมื่อสิ้นวัน โดยนับจากตอนปิดเครื่องเก็บเงิน (แบบวันต่อวัน) ระบบ FoodStory จะส่งข้อมูลสรุปยอดขายรายวันหนึ่งยอด (ที่ระบุรหัสของเครื่องเก็บเงิน และรายการสรุปค่าอาหาร เครื่องดื่ม และจำนวนยอดเงิน) มายังระบบ FlowAccount สามารถดูได้ที่รายงานยอดขาย ในเมนูรายงาน เพื่อใช้ตรวจเทียบกับจำนวนเงินในเครื่องเก็บเงิน และบิลบันทึกยอดขาย ซึ่งจะต้องมียอดที่ตรงกันทั้งหมด

 

บัญชีสรุปยอดขายรายวันเมื่อสิ้นวัน

 

ค่าใช้จ่าย

 

นอกจากการจัดการบัญชีด้านรายรับแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างวันที่ควรบันทึกบัญชีไว้ด้วย ยกตัวอย่าง ค่าวัตถุดิบอาหารที่ต้องซื้อเพิ่มเติม เช่น ค่าผัก ถั่วงอก ต้นหอม กระเทียม พริก ฯลฯ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ต้องใช้ประกอบการบริการ เช่น ค่าหลอด น้ำแข็ง น้ำดื่ม ถุงพลาสติก กล่องอาหาร เป็นต้น 

 

เจ้าของร้านอาหารเล็กๆ บางรายที่ยังไม่ถนัดทำบัญชี เวลาเตรียมเงิน มักจะเอาเงินที่ได้จากการขายมารวมๆ กันไว้ เตรียมเงินเพื่อใช้เป็นเงินทอนให้ลูกค้า แต่ไม่ได้กันเงินบางส่วนสำหรับเป็นค่าใช้จ่ายจุกจิก พอมีรายจ่ายก็จะหยิบออกจากลิ้นชักไปเลย 

 

ดังนั้นหากไม่ได้ใช้ระบบ POS บันทึกไว้ด้วย เวลาที่หยิบเงินออกจากลิ้นชัก หรือเครื่องเก็บเงินไปซื้อของ แล้วลืมเก็บบิลอีก พอถึงเวลานับเงินตอนสิ้นวัน ก็จะพบว่านับเงินเท่าไหร่ ก็ไม่ตรงกับยอดขายที่บันทึกไว้เสียที ทั้งที่ขายได้เยอะ แต่ไม่รู้ว่าเงินหายไปไหน

 

ระบบ FoodStory จะช่วยให้เจ้าของร้านสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ นี้ได้ง่ายๆ และหากเชื่อมกับระบบบัญชี FlowAccount แล้ว จะช่วยทำบัญชีค่าใช้จ่ายให้โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ พร้อมรู้ที่มาของเงินออกด้วยพร้อมกันคือ

 

1. บันทึกค่าใช้จ่ายออกระหว่างวัน (Petty Cash) สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายซื้อของระหว่างวัน เช่น วัตถุดิบ หรือสต็อกสินค้า กรณีที่มีการหยิบเงินจากเครื่องเก็บเงินออกไปจ่ายได้ในระบบ FoodStory จากนั้นระบบจะเชื่อมรายการมายัง FlowAccount เพื่อบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายให้ ช่วยให้ไม่ต้องบันทึกค่าใช้จ่ายซ้ำ โดยข้อมูลที่ปรากฏใน FlowAccount ประกอบด้วย 

 

• รายการค่าใช้จ่าย พร้อมระบุสาเหตุของการจ่ายออก ไว้ที่ช่องหมายเหตุ
• หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย
• ยอดรวมสุทธิ 
• ยอดภาษี (หากเป็นรายการที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม)

 

บันทึกค่าใช้จ่ายออกระหว่างวัน (Petty Cash) 

 

เจ้าของร้านสามารถเช็กยอดรายจ่ายได้ทั้งในเมนูรายงานสรุปค่าใช้จ่าย หรือเมนูแดชบอร์ด ทำให้รู้ที่มาที่ไปของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น พร้อมตรวจสอบได้ว่าร้านมีค่าใช้จ่ายไปกับอะไรมากที่สุด

 

แดชบอร์ดเเสดงค่าใช้จ่าย

 

2. บันทึกบัญชีรายจ่ายจากการออกใบรับสินค้า เชื่อมรายการใบรับสินค้าที่มีการออกจาก FoodStory เพื่อบันทึกการรับสินค้าเข้าจากซัพพลายเออร์ มาบันทึกเป็นต้นทุนวัตถุดิบให้ใน FlowAccount ทำให้เจ้าของร้านทราบว่ารายการสินค้าเข้าใดที่มีการจ่ายเงินไปเรียบร้อยแล้ว    

 

การรับสินค้าจำพวกวัตถุดิบหรือสต็อกอาหารเข้าร้าน ถือเป็นต้นทุนของร้าน หากมีการออกใบรับสินค้า (Good Receipt) ในระบบ FoodStory ระบบจะบันทึกเป็นสต็อกสินค้าวัตถุดิบอาหารให้ ส่วนในระบบ FlowAccount จะรับข้อมูลมาบันทึกเป็นใบรับสินค้า (Receiving Inventory) และบันทึกการจ่ายเงินว่ารายการนี้ได้มีการชำระเงินแล้ว สามารถเข้าไปตรวจสอบได้ที่เมนูรายงาน เลือกหัวข้อซื้อ และเลือกดูใบรับสินค้าตามช่วงเวลาได้เลย 

 

*หมายเหตุ: ฟังก์ชั่นนี้ยังอยู่ในระหว่างการพัฒนาจะเปิดให้บริการเร็วๆ นี้

 

3. บันทึกบัญชีรายจ่ายค่าพนักงาน สามารถใช้โปรแกรมเงินเดือน FlowPayroll ในการสร้างรายการจ่ายค่าจ้างทั้งพนักงานแบบรายวัน หรือรายเดือน ออกสลิปเงินเดือนทางออนไลน์ และบันทึกประวัติของพนักงานได้ เมื่อมีการทำข้อมูลใน FlowPayroll ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลมาลงบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงานในระบบ FlowAccount ให้อัตโนมัติ ทำให้เจ้าของร้านประหยัดเวลาในการบันทึกค่าใช้จ่ายของพนักงานด้วยตนเอง สามารถดูรายละเอียดฟังก์ชั่นของแต่ละแพ็กเกจได้ที่นี่ https://flowpayroll.co/th/pricing 

 

สร้างรายการเงินเดือนทั้งพนักงานรายวันและรายเดือน

 

ส่งเอกสารให้นักบัญชีด้วย FlowAccount

 

วิธีดั้งเดิมเวลาเจ้าของร้านส่งเอกสารให้นักบัญชีช่วยตรวจสอบและบริการงานด้านบัญชีต่างๆ มักจะรวบรวมบิลใบเสร็จอย่างย่อเล็กๆ มัดรวมกันแล้วส่งให้นักบัญชีทีเดียวตอนสิ้นเดือน ทำให้นักบัญชีกว่าจะได้เริ่มคำนวณตัวเลข ต้องมาแยกบิลก่อนว่าบิลไหนเป็นรายรับ บิลไหนเป็นรายจ่าย ก่อนจะนำบิลมาคีย์ข้อมูลทีละบิลทีละยอด 

 

หากวันหนึ่งเจ้าของร้านขายราเม็งได้ 100 ชาม เปิดร้านทุกวันไม่มีวันหยุด ย่อมเท่ากับว่ามีบิลอย่างน้อย 3,000 บิลให้นักบัญชีคีย์ข้อมูลเลยทีเดียว 

 

 

ในทางหนึ่ง นักบัญชีสามารถขอสรุปยอดสิ้นวันจากระบบ POS ของเจ้าของร้านมาเพื่อบันทึกยอดได้ แต่การนำตัวเลขรวมมาทำบัญชี ไม่สามารถทำให้นักบัญชีตอบเจ้าของร้านได้ว่า เดือนนี้ร้านราเม็งได้ยอดขายจากเมนูอะไรมากที่สุด หรือวัตถุดิบตัวไหนที่มีค่าใช้จ่ายมากที่สุด (ขึ้นอยู่กับระบบ POS ที่เจ้าของร้านใช้งานด้วยว่าสามารถดูได้หรือไม่) 

 

การมีข้อมูลที่ไม่ละเอียดเพียงพอ ทำให้เจ้าของร้านนำตัวเลขในบัญชีมาต่อยอดในการวางแผนธุรกิจได้ยาก

 

วิธีที่ง่ายกว่าในการจัดส่งเอกสารให้นักบัญชี คือเริ่มต้นเก็บเอกสารทางออนไลน์ โดยเจ้าของร้านสามารถแนบไฟล์บิลค่าใช้จ่ายๆ ต่างลงในเมนูค่าใช้จ่าย พร้อมให้สิทธิ์นักบัญชีในการใช้งาน FlowAccount บนฐานข้อมูลเดียวกันได้ เพื่อให้เข้ามาตรวจสอบข้อมูลทางบัญชีได้เลย โดยการแนบไฟล์ภาพสามารถทำได้ 2 วิธีคือ

• ใช้แอป FlowAccount เมนูค่าใช้จ่าย เพื่อถ่ายรูปบิลและอัพโหลดเป็นภาพประกอบขณะบันทึกค่าใช้จ่าย
• สำหรับผู้ที่ใช้ FlowAccount แพ็กเกจสุดคุ้ม สามารถใช้โปรแกรมสแกนบิลและใบเสร็จ AutoKey ในการสแกนเอกสารใบกำกับภาษี พร้อมแปลงข้อมูลจากหน้าเอกสารมาบันทึกค่าใช้จ่ายใน FlowAccount ได้เลย ทำให้ลดงานพิมพ์ข้อมูล ช่วยให้นักบัญชีทำงานได้รวดเร็วมากขึ้น   
• ในกรณีที่ต้องส่งเอกสารตัวจริงให้ทุกเดือน ต้องแยกเอกสารระหว่างบิลใบเสร็จ (รายได้) กับค่าใช้จ่ายที่เรียงตามวันทีเป็น 2 กอง ส่งให้นักบัญชี จากนั้นนักบัญชีจะนำเอกสารไปทำรายงานสรุปรายได้และค่าใช้จ่าย และเก็บเข้าแฟ้มไว้

 

การเก็บบิลทางระบบออนไลน์ไว้ตั้งแต่ต้น จะช่วยลดการเกิด Human Error จากการจดบันทึกบัญชีเอง และลดปัญหาสำคัญคือ กรณีที่บิลค่าใช้จ่ายไหนที่อยู่ในสภาพไม่สมบูรณ์ ก็ต้องมีการจัดทำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพิ่มเวลาในการทำงานไปอีก การเก็บบิลทางออนไลน์ไว้ตั้งแต่ต้นอย่างน้อยก็สร้างความมั่นใจได้ว่า บิลไม่หาย และบันทึกบัญชีได้ครบถ้วน 

 

อ่านเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายกรณีไม่มีบิลเพิ่มเติมได้ที่บทความ ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ใบเสร็จต้องทำบัญชีอย่างไร

 

สรุป การเชื่อมต่อ FlowAccount และ FoodStory ทำบัญชีร้านอาหาร ทั้งรายรับรายจ่ายได้ครบ โดยรายการออกเอกสารใบกำกับภาษีเต็มรูปและใบรับสินค้าสามารถส่งข้อมูลมายัง FlowAccount ได้ทันทีเมื่อมีการบันทึกรายการ ส่วนการสรุปยอดขายรายวันและค่าใช้จ่ายออกระหว่างวันจะเชื่อมข้อมูลมายัง FlowAccount เมื่อมีการปิดลิ้นชักจากระบบ FoodStory เรียบร้อยแล้ว 

 

ผู้ประกอบการที่สนใจใช้งานสามารถกดเชื่อมต่อระบบได้ทั้งใน FoodStory หรือ FlowAccount ส่วนฟังก์ชั่นที่ใช้งานในระบบ FlowAccount ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจบริการ สามารถดูรายละเอียดแพ็กเกจได้ที่ https://flowaccount.com/pricing