เมื่อเริ่มธุรกิจ หน้าที่สำคัญของเจ้าของกิจการคงหนีไม่พ้นการเริ่มทำบัญชี ซึ่งต้องหาตัวช่วยอย่างสำนักงานบัญชีมาจัดการงานแสนยุ่งยากเหล่านี้ให้เป็นเรื่องง่าย แต่พอจะเริ่มหาสำนักงานบัญชีอย่างจริงจัง ก็ไม่แน่ใจว่าควรจะเลือกใช้บริการที่ไหนดี ถึงจะมั่นใจได้ว่าเราได้นักบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการจริงๆ

ดังนั้น ให้ลองตั้งคำถามเหล่านี้กับนักบัญชีที่คุณกำลังพูดคุยดู เพื่อช่วยให้คุณมีเกณฑ์ที่ใช้ในการตัดสินใจเลือกสำนักงานบัญชีที่เหมาะกับคุณได้ดีขึ้น จะมีคำถามอะไรบ้างนั้น อย่ารอช้า มาดูไปพร้อมๆ กันเลยค่ะ

1. สำนักงานบัญชีมีประสบการณ์ทำบัญชีในธุรกิจใดมาบ้าง

ก่อนจะจ้างงานบัญชี อย่าลืมสอบถามประสบการณ์ทำงานจากสำนักงานบัญชีดูว่า ทีมงานมีประสบการณ์ทำงานบัญชีให้กับธุรกิจประเภทใดมาก่อนบ้าง เช่น ธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจให้บริการ ธุรกิจผลิตสินค้า หรือธุรกิจนายหน้า เป็นต้น 

ประสบการณ์ของนักบัญชีจะช่วยเราประเมินคร่าวๆ ได้ว่า นักบัญชีมีความรู้ความชำนาญเกี่ยวกับการทำบัญชีสำหรับธุรกิจเราหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากเรามีธุรกิจที่พิเศษ มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว เช่น ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ธุรกิจโรงรับจำนำ หรือธุรกิจซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ การบันทึกบัญชีก็จะยิ่งมีความซับซ้อนมากขึ้น และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ หากนักบัญชีไม่มีประสบการณ์ด้านนี้เลย ทั้งเรื่องการบันทึกบัญชีและคำนวณภาษี 

นอกจากการป้องกันความผิดพลาดทางบัญชีที่อาจจะเกิดขึ้นได้แล้ว สำนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์ตรงกับธุรกิจที่เราทำอยู่ มักจะมีความรู้ความสามารถในการให้คำปรึกษากับผู้ประกอบการมือใหม่อย่างเราได้ ถือว่าเป็นประโยชน์ไม่น้อยเลยค่ะ

2. สำนักงานบัญชีให้บริการแบบครบวงจรไหม

โดยทั่วไป สำนักงานบัญชีจะรับให้บริการการทำบัญชีและยื่นภาษีเป็นหลัก แต่ก็ยังมีงานบางส่วนที่ธุรกิจอาจจำเป็นต้องใช้ ยกตัวอย่างเช่น

• งานจดทะเบียน เช่น เพิ่มทุน ลดทุน เปลี่ยนแปลงกรรมการ 
• วางระบบบัญชี 
• วางแผนภาษี ทั้งของนิติบุคคลและบุคคลธรรมดา
• คำนวณเงินเดือน ยื่นประกันสังคม
• บริหารสินค้าคงเหลือ

ถ้าเจ้าของกิจการสำรวจตัวเองแล้วพบว่า เราจำเป็นต้องใช้บริการงานเหล่านี้ ลองถามสำนักงานบัญชีดูนะคะว่า มีบริการเหล่านี้ครบวงจรไหม หรือมีสำนักงานพาร์ตเนอร์แนะนำไหม เพราะถ้าไม่มีบริการแบบครบวงจร เราอาจจะต้องจ้างงานจากหลายๆ ที่ ซึ่งก็คงไม่สะดวกเท่าไรสำหรับเจ้าของกิจการค่ะ 

3. ค่าบริการได้รวมค่าที่ปรึกษาและพบเจ้าหน้าที่รัฐไหม

ในบางครั้งเจ้าของกิจการอาจจะอยากได้คำปรึกษานอกเหนือจากงานบัญชีและภาษีที่ทำเป็นประจำ หรือในบางกรณี บริษัทโชคร้ายโดนเรียกตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่รัฐ เช่น กรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม เป็นต้น เราควรสอบถามให้ชัดเจนว่าค่าบริการที่สำนักงานบัญชีเรียกเก็บนั้น รวมค่าที่ปรึกษาและเป็นตัวแทนเข้าพบเจ้าหน้าที่รัฐแล้วหรือยัง 

ถ้ายังไม่รวม สำนักงานบัญชีจะคิดอัตราค่าบริการอย่างไรบ้าง และหากเป็นกรณีที่เกิดจากการยื่นรายการผิดพลาดโดยสำนักงานบัญชีเอง พวกเขาจะรับผิดชอบร่วมกับกิจการหรือไม่ เพราะบ่อยครั้งที่เกิดปัญหาเช่นนี้ แต่เจ้าของกิจการไม่มีผู้ช่วยเดินเรื่องกับภาครัฐให้ กลายเป็นว่าเสียทั้งเวลาและค่าปรับ เพราะฉะนั้นอย่าลืมตกลงเรื่องเหล่านี้ให้ชัดเจนกันก่อนเริ่มใช้บริการสำนักงานบัญชีนะคะ

4. มีกำหนดส่งเอกสารภายในเมื่อไร

การทำบัญชีเป็นหน้าที่รับผิดชอบร่วมกันระหว่างเจ้าของกิจการและสำนักงานบัญชี ถ้าเจ้าของกิจการไม่ให้ความร่วมมือ หรือไม่ให้เอกสารตามกำหนดเวลา งานบัญชีก็อาจจะล่าช้าออกไป 

เพื่อจบปัญหาดังกล่าว อย่าลืมสอบถามให้ชัดเจนว่า เราต้องนำส่งเอกสารอะไรบ้างแก่สำนักงานบัญชี และต้องนำส่งภายในวันที่เท่าใด จึงจะทำให้นักบัญชีทำงานได้ทันเวลา 

5. ทำงานเสร็จภายในวันที่เท่าไร

ในกรณีกลับกัน เมื่อเจ้าของกิจการรวบรวมเอกสารส่งสำนักงานบัญชีเรียบร้อยแล้ว อย่าลืมสอบถาม Deadline การทำงานของสำนักงานบัญชีด้วยว่า จะทำงานเสร็จ นำส่งภาษีประจำเดือน และยื่นงบประจำปีให้ภายในเมื่อใด 

เพราะบ่อยครั้งที่สำนักงานบัญชีเตรียมเอกสารให้เจ้าของกิจการตรวจสอบก่อนยื่นงบการเงินและภาษีประจำปีใกล้ๆ วันสุดท้าย และถ้าพบข้อผิดพลาด ทั้งนักบัญชีและเจ้าของกิจการก็คงไม่มีเวลาพอที่จะแก้ปัญหาแน่นอน ผลลัพธ์สุดท้ายกลายเป็นว่ายื่นงบการเงินและภาษีช้า ต้องเสียค่าปรับเป็นจำนวนไม่น้อย

6. มีรายงานอะไรให้บ้าง 

นอกจากการทำบัญชีและยื่นภาษีประจำในแต่ละเดือนแล้ว เจ้าของกิจการคงคาดหวังที่จะเห็นตัวเลขในงบการเงิน เพื่อการบริหารงานใช่ไหมคะ ถ้าใช่ละก็ อย่าลืมถามสำนักงานบัญชีด้วยนะคะว่าเราจะได้รับรายงานอะไรบ้างในแต่ละเดือน อย่างน้อยที่สุดควรจะได้รับงบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงินรายเดือน เพื่อนำไปวิเคราะห์และบริหารธุรกิจกันต่อค่ะ 

ที่สำคัญการอ่านและวิเคราะห์งบการเงินเหล่านี้ จะช่วยให้ผู้ประกอบการรู้ถึงสถานะผลประกอบการและฐานะการเงินของบริษัท ประมาณการภาษีคร่าวๆ ได้ จะได้ไม่ต้องเซอร์ไพรส์ตอนสิ้นปีทีเดียวค่ะ

ส่วนรายงานอื่นๆ ที่เจ้าของกิจการต้องการเป็นพิเศษ ก็สามารถเจรจากับสำนักงานบัญชีไว้ล่วงหน้าได้เลย พวกเขาจะได้จัดเตรียมไว้ให้ ส่วนค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเท่าใดก็ต้องพิจารณาเป็นกรณีไปค่ะ

7. ทำบัญชีแบบออนไลน์ได้ไหม 

คำถามข้อสุดท้าย เป็นคำถามที่สำคัญมากๆ เพราะถ้าสำนักงานบัญชีสามารถบันทึกบัญชีแบบออนไลน์ได้ละก็ กระบวนการทำงานข้อ 4 ถึง 6 จะถูกร่นระยะเวลาลงมาได้เยอะเลยค่ะ เพราะเจ้าของกิจการสามารถอัพโหลดเอกสารให้สำนักงานบัญชีทันทีที่เกิดรายการค้า การบันทึกบัญชีก็ถูกบันทึกขึ้นอย่างอัตโนมัติ ขั้นตอนการทำงานของสำนักงานบัญชีก็จะเหลือแค่การตรวจสอบความถูกต้องและปรับปรุงรายการ 

ในส่วนของรายงาน หากทำบัญชีออนไลน์แล้ว ตัวรายงานการเงินขั้นต้น อย่างงบการเงิน และรายงานลูกหนี้ เจ้าหนี้คงค้าง ก็สามารถเรียกดูได้ทุกเมื่อ เห็นไหมละว่าชีวิตเจ้าของกิจการนั้นดีขึ้นเยอะเลย 

ก่อนจะจากกันไป ลองสังเกตกันดูสักนิดนะคะว่าทั้ง 7 คำถามที่แนะนำให้สอบถามสำนักงานบัญชีนั้น เป็นคำถามที่เพิ่มเติมขึ้นมาจากคำถามที่ว่าคิดค่าบริการเท่าไร เพราะสุดท้ายแล้วความถูกต้อง ความคล่องตัว และความสบายใจอาจจะเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่น้อยไปกว่าราคาค่าบริการ ถ้าหากเจ้าของกิจการอยากหาใครสักคนมาเป็นผู้ช่วยแบกรับภาระงานบัญชีอันแสนจะหนักอึ้งนี้ไป อย่าลืมใส่ใจที่จะถามคำถามเหล่านี้กับสำนักงานบัญชีก่อนจะตัดสินใจเลือกใช้บริการกันค่ะ