ค่าทำบัญชี ถือเป็นค่าใช้จ่ายสำนักงานตัวหนึ่งที่ทุกกิจการจำเป็นต้องมี (ถึงแม้ไม่ค่อยอยากมีเท่าไรนัก) และในช่วงต้นของปีที่มีการปิดรอบบัญชีไปแล้ว มักเป็นช่วงที่เจ้าของธุรกิจรีวิวรายจ่ายค่าทำบัญชีในปีที่ผ่านมา ซึ่งแน่นอนว่าทุกคนก็คงจะอยากหาวิธีประหยัดรายจ่ายค่าทำบัญชีลงบ้าง 

 

แล้วประเด็นไหนที่ควรหยิบยกขึ้นมาคุยกับนักบัญชี ในวันนี้เราจะพาทุกคนมาลอง 4 ดูไอเดียดีๆ ที่จะช่วยให้เรามีทิศทางในการเจรจาค่าทำบัญชีค่ะ

 

 

1. ใช้เทคโนโลยีลดงานบัญชี

 

งานบัญชีในสมัยก่อน เป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพยายามมาก แต่ปัจจุบัน ถ้าเราใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในงานบัญชีแล้วละก็ เผลอๆ ค่าทำบัญชีอาจลดลงอย่างผิดหูผิดตาไปเลย

 

ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีมาลดงานที่เห็นได้ชัด คือ การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่เจ้าของธุรกิจหรือนักบัญชีใช้งานร่วมกันได้

 

เพราะสร้างเอกสารเมื่อไร ระบบก็จะบันทึกบัญชีแบบอัตโนมัติให้เลย เจ้าของธุรกิจเองก็ได้เอกสารที่ถูกใจ นักบัญชีก็ไม่ต้องมาคีย์งานซ้ำ กระบวนการทำงานก็จะเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เมื่อนักบัญชีเบาแรงแล้ว ค่าทำบัญชีก็อาจเบาลงได้เช่นกัน 

 

แต่อีกด้านหนึ่งของการใช้เทคโนโลยี ไม่ใช่ว่าทุกโปรแกรมหรือแอปจะมีให้ใช้ฟรีไปได้ตลอด เจ้าของธุรกิจอาจต้องคิดเพิ่มเติมว่า เทคโนโลยีที่จะเอามาใช้ช่วยลดงานได้จริงไหม และมีค่าใช้จ่ายในธุรกิจทั้งหมดเท่าไร ยกตัวอย่าง ถ้าจ่ายค่าโปรแกรมต่อเดือน 1,000 บาท แล้วสามารถลดงานและค่าทำบัญชีได้ 2,000 บาท แบบนี้ก็ถือว่าน่าคุ้มค่ากับต้นทุนที่เสียไป

 

หรือจะลองมองหาสำนักงานนักบัญชีที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์เป็นเครื่องมือหลักในการทำงาน ดูข้อมูลได้ที่ บริการหาสำนักงานบัญชี

 

 

2. รู้ว่านักบัญชีต้องการอะไร

 

นักบัญชีจะทำบัญชีได้ดีหรือไม่ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับทักษะความสามารถของคนทำงานเพียงอย่างเดียว

 

เพราะสิ่งที่จะช่วยให้นักบัญชีทำงานได้ดี ทำงานได้ไว ต้องประกอบด้วยสารตั้งต้นที่เรียกว่า “เอกสารประกอบ” จากเจ้าของธุรกิจ

 

ถ้าเรารู้ว่านักบัญชีต้องการเอกสารประกอบแบบไหน แล้วเจ้าของธุรกิจทำเอกสารให้ได้ นักบัญชีไม่ต้องเสียเวลามาตามหาเอกสารหลายรอบ นี่ก็ถือว่าช่วยลดเวลาทำงานของนักบัญชีไปได้มากโข

 

ตัวอย่างเอกสารประกอบที่ดี ที่ทุกธุรกิจควรมี เช่น

 

• สมุดบัญชีธุรกิจ (Bank Statement) ของทุกบัญชี
• ใบสำคัญจ่าย แนบเอกสารใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน มีข้อความระบุว่า เอกสารนั้นเป็นค่าอะไร สำหรับช่วงเวลาไหน และจ่ายเงินผ่านช่องทางใด
• ใบสำคัญรับ แนบใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ และใบเสร็จรับเงิน

 

ทั้งหมดนี้เป็นหน้าที่ที่เจ้าของธุรกิจต้องเตรียมให้พร้อม และส่งเอกสารให้นักบัญชีเป็นประจำทุกเดือน (ตามเวลาที่ตกลง) เมื่อนักบัญชีทำงานง่าย เพราะเอกสารครบถ้วนสมบูรณ์ แล้วทำไมนักบัญชีถึงจะไม่ลดค่าทำบัญชีให้ จริงไหมคะ

 

 

3. แบ่งงานกับนักบัญชีให้เรียบร้อย

 

ส่วนหนึ่งของค่าจ้างงานบัญชีที่แพง อาจมีเหตุผลจากการแบ่งงานไม่ชัดเจน ยกตัวอย่างเช่น 

 

• เจ้าของธุรกิจให้นักบัญชีคุมสต็อก บริหารสต็อกให้ด้วย ในขณะที่ตัวเราเองก็ทำสต็อกแยกต่างหากอยู่แล้ว 
• เจ้าของธุรกิจให้นักบัญชียื่นภาษีบุคคลธรรมดาของตัวเอง รวมถึงพี่ ป้า น้า อา ให้ทั้งครอบครัว ทั้งที่จริงๆ แล้วงานนี้ไม่ใช่งานถนัดเลย 
• ให้นักบัญชีติดต่อประสานงานกับประกันสังคมให้ ในขณะที่เจ้าของธุรกิจทำเองน่าจะสะดวกกว่า

 

นี่เป็นตัวอย่างของงานส่วนเกินที่เจ้าของธุรกิจคิดว่าเป็นงานบัญชีไปหมด จึงเป็นที่มาที่ไปของค่าทำบัญชีที่แพงขึ้น เพราะมีหน้าที่ความรับผิดชอบสูงขึ้นนั่นเอง 

 

และถ้าวันนี้เราคิดจะขอต่อรองค่าทำบัญชี ลองมานั่งเคลียร์ใจและเคลียร์งานร่วมกันว่าส่วนไหนเราทำเองได้บ้าง และส่วนไหนต้องจ้างนักบัญชี นี่น่าจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด

 

 

4. วางระบบบัญชีตั้งแต่ต้น เพื่อลด ค่าทำบัญชี ในระยะยาว

 

หนึ่งในสาเหตุที่นักบัญชีเสียเวลากับการทำงานในแต่ละวันอาจเกิดจากปัญหาที่ว่า เราวางระบบทำงานไว้ไม่ดีพอ 

 

วางระบบบัญชีก็เหมือนกับการตัดถนน ถ้าไม่ได้วางแผน ตัดแบบคดไปคดมา กว่าจะถึงที่หมายก็เสียเวลาเยอะ แต่ถ้าวางแผนให้ดี ตัดถนนให้สั้นสุด ขรุขระน้อยสุด และโอกาสถึงที่หมายแบบใช้เวลาน้อยๆ ก็มีมากกว่า

 

งานวางระบบบัญชีมีองค์ประกอบขั้นต่ำต่างๆ ดังนี้

 

• เอกสารที่เกี่ยวข้อง
• ทางเดินเอกสาร
• คู่มือการทำงาน
• ตั้งค่าคู่บัญชี และผังบัญชีที่เหมาะสม

 

ส่วนใหญ่แล้วงานวางระบบบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายครั้งแรกๆ ครั้งเดียว และสามารถใช้ได้เรื่อยๆ ไปจนกว่าธุรกิจจะเปลี่ยนโมเดล เริ่มต้นวางระบบที่ดีในวันนี้ เพื่อลดปัญหาและค่าทำบัญชีในระยะยาวน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

 

ที่เล่ามาทั้งหมด ทุกคนคงน่าจะมีไอเดียไว้ใช้พูดคุยเรื่องค่าทำบัญชีบ้าง ถึงแม้ทั้ง 4 เรื่องจะดูเป็นคนละเรื่องกัน แต่ทั้งหมดมีสิ่งที่เกี่ยวข้องกันอย่างหนึ่งก็คือ 

 

เวลา = เงิน 

 

ถ้างานบัญชีใช้เวลามากขึ้นเท่าไร เราก็ย่อมต้องจ่ายเงินมากขึ้นเท่านั้น 

 

ดังนั้นโจทย์สำคัญที่สุดที่ทั้งเจ้าของธุรกิจและนักบัญชีควรต้องช่วยกันคิดในวันนี้ คือ จะทำอย่างไร งานบัญชีจึงใช้เวลาลดลง… ในขณะที่คุณภาพยังคงเท่าเดิม