อ่านดี ๆ พบว่ารายการก็เขียนไว้ครบ แต่ระบุว่าจ่ายสด และไม่มีชื่อร้าน อะไรกันครับเนี่ย แต่พอเอาบิลใบนั้นกลับมาส่งให้ฝ่ายบัญชี สิ่งที่น่าสงสัยอีกมากมายก็จะตามมาครับ เช่น บิลแบบนี้ใช้บันทึกบัญชีได้ไหม? แล้วถ้าวันหนึ่งสรรพากรมาตรวจ รายจ่ายก้อนนี้จะโดนตัดเป็นรายจ่ายต้องห้ามไหม?

ในโลกความเป็นจริงเป็นแบบนี้แหละครับ ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ซื้อของจากผู้ขายที่ออกใบกำกับภาษีได้ทุกครั้ง ร้านค้าขนาดเล็กจำนวนมากยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารที่เขาออกให้ได้ก็คือบิลเงินสด ดังนั้นการเข้าใจว่าบิลเงินสดใช้ได้แค่ไหน และต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง จึงเป็นเรื่องที่คนทำธุรกิจควรรู้ไว้ครับ

ผมเลยอยากชวนทุกคนไปดูตั้งแต่ความหมายของบิลเงินสด ข้อมูลที่ควรมี ตัวอย่างบิลเงินสดที่ถูกต้อง ความแตกต่างจากใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ไปจนถึงคำถามสำคัญว่า บิลเงินสดใช้เป็นรายจ่ายได้ไหม และเกี่ยวข้องกับภาษีอย่างไรบ้าง

บิลเงินสด คืออะไร?

บิลเงินสด คือ “หลักฐานที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อยืนยันว่าขายอะไรไป และได้รับเงินครบแล้ว” ในการซื้อขายที่จ่ายเงินกันจบในครั้งเดียว ไม่มีการให้เครดิต และไม่มีการวางบิลเก็บเงินภายหลัง หรือพูดง่าย ๆ ว่า มันคือหลักฐานยืนยันว่าได้รับเงินแล้วนั่นแหละครับ

ถ้าเทียบกับการซื้อขายของบริษัทใหญ่ ๆ ที่มักมีเอกสารหลายทอด ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล แล้วค่อยจบที่ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสดก็เหมือนการรวบหน้าที่ของเอกสารเหล่านั้นไว้ในแผ่นเดียว คือทั้งบอกรายการสินค้าหรือบริการที่ขาย และยืนยันการรับเงินไปพร้อมกัน ร้านที่ใช้บิลเงินสดจึงมักเป็นกิจการขนาดเล็ก ร้านค้าบุคคลธรรมดา หรือผู้ประกอบการที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งไม่มีสิทธิ์ออกใบกำกับภาษี

แต่ถ้าให้พูดตามหลักกฎหมาย ต้องบอกว่าในประมวลรัษฎากรไม่มีคำว่า “บิลเงินสด” เพราะสิ่งที่กฎหมายมีคือ “ใบรับ” ตามมาตรา 105 ทวิ ซึ่งหมายถึงเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เพื่อแสดงว่าได้รับเงินแล้ว และ “ใบกำกับภาษี” ตามมาตรา 86/4 ซึ่งออกได้เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น

ดังนั้นเวลาถามว่า “บิลเงินสด” แบบไหนใช้ได้ มันก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่อยู่ข้างในนั่นแหละครับ ถ้าข้อมูลครบตามลักษณะของใบรับ ก็ใช้เป็นหลักฐานการรับเงินได้ พูดง่าย ๆ คือ ชื่อเอกสารเป็นแค่ชื่อเรียก ส่วนข้อมูลข้างในบอกว่ามันใช้ได้ไหม 

จริง ๆ แล้ว บิลเงินสดควรมีข้อมูลอะไรบ้างนะ

บิลเงินสดควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

ก่อนจะไปดูว่าต้องมีข้อมูลอะไร ผมอยากให้ลองเปลี่ยนมุมมองนิดหนึ่งครับ ว่าถ้าวันหนึ่งเจ้าหน้าที่สรรพากรหยิบบิลใบนี้ขึ้นมาดู เขาจะอยากรู้อะไร คำตอบจริง ๆ มีอยู่ไม่กี่ข้อ คือ ใครเป็นคนรับเงิน จ่ายค่าอะไร และจ่ายเงินจริงหรือเปล่า จำนวนเท่าไร วันไหน อย่างไร 

บิลเงินสดที่ดีจึงเป็นบิลที่ตอบคำถามเหล่านี้ได้ครับ โดยทั่วไป ข้อมูลที่บิลเงินสดควรมีข้อมูล ดังนี้ 

1. ชื่อหรือชื่อทางการค้าของผู้ขาย พร้อมที่อยู่และเบอร์ติดต่อ
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
3. เล่มที่และเลขที่ของบิล (ถ้าร้านใช้บิลแบบมีเลขกำกับ)
4. วัน เดือน ปี ที่ออกบิล
5. ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
6. รายการสินค้าหรือบริการ จำนวน และราคาต่อหน่วย
7. จำนวนเงินรวม
8. จำนวนเงินรวมเป็นตัวอักษร (ถ้ามีช่อง)
9. ลายมือชื่อผู้รับเงิน (ถ้ามีก็ดี)

ในทางกฎหมาย ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ กำหนดรายการขั้นต่ำไว้ เช่น ชื่อผู้ออก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ จำนวนเงิน และรายการสินค้า แต่ไม่ได้บังคับให้ต้องระบุชื่อผู้ซื้อ แต่ในมุมของคนที่ต้องเอาบิลไปบันทึกเป็นรายจ่ายตามกฎหมาย “ชื่อผู้ซื้อ” เป็นช่องที่สำคัญมาก เพราะเป็นหลักฐานชิ้นแรกที่บอกว่าเงินก้อนนี้จ่ายเพื่อบริษัท ไม่ได้จ่ายเพื่อเรื่องส่วนตัว และก็เป็นช่องที่ถูกปล่อยว่างบ่อยที่สุดด้วย (ร้านก็ไม่ถาม เราก็ไม่บอก สุดท้ายเขียนแค่ว่า “สด”)

ทีนี้ถ้าอยากให้ถูกต้องจริง ๆ ควรทำยังไง ผมมีตัวอย่างให้ดูครับ 

ตัวอย่างบิลเงินสด วิธีเขียนบิลเงินสดที่ถูกต้อง

รูปแบบของบิลเงินสดแต่ละร้านอาจแตกต่างกันไปครับ บางร้านใช้สมุดบิลสำเร็จรูปที่ซื้อจากร้านเครื่องเขียน บางร้านพิมพ์ออกจากโปรแกรม หรือบางร้านก็ออกเป็นสลิปจากเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ แต่ไม่ว่าจะหน้าตาแบบไหน สิ่งสำคัญคือบิลต้องมีรายละเอียดที่ช่วยยืนยันได้ว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง และมีการชำระเงินกันแล้วจริง

เพื่อให้เห็นภาพง่ายขึ้น ลองดูตัวอย่างบิลเงินสดตามรูปนี้ครับ

จากตัวอย่าง จะเห็นว่านี่คือบิลเงินสดที่ครบสมบูรณ์ 100% แล้วครับ

1. ข้อมูลผู้ขาย ชื่อร้าน ที่อยู่ และเบอร์โทร ใช้บอกว่าใครเป็นผู้รับเงิน และติดต่อกลับไปตรวจสอบได้หากมีปัญหาภายหลัง
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย ช่วยยืนยันตัวตนของผู้รับเงินได้ชัดเจนกว่าชื่อร้านเพียงอย่างเดียว ถ้าเป็นร้านของบุคคลธรรมดา ก็ใช้เลขประจำตัวประชาชน 13 หลักของเจ้าของร้านแทนครับ
3. เล่มที่และเลขที่ ช่วยบอกว่าบิลใบนี้ออกตามลำดับจริง ไม่ได้เขียนขึ้นลอย ๆ และช่วยให้เลขเอกสารไม่ซ้ำ
4. วันที่ ใช้ระบุว่ารายจ่ายเกิดขึ้นเมื่อไร และต้องบันทึกอยู่ในรอบบัญชีไหน
5. ชื่อผู้ซื้อ ควรเป็นชื่อบริษัทเต็มตามที่จดทะเบียนไว้ พร้อมที่อยู่ เพื่อยืนยันว่าเป็นรายจ่ายของกิจการ
6. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ ช่วยทำให้รายละเอียดครบถ้วนมากยิ่งขึ้น
7. รายการสินค้า ควรระบุชื่อสินค้า จำนวน หน่วย และราคาต่อหน่วยให้ชัด เพราะคำว่า “ปูนซีเมนต์ 50 กก. 10 ถุง” น่าเชื่อถือกว่า “ค่าวัสดุ” คำเดียว
8. ยอดรวม ต้องบวกตรงกับรายการด้านบน และตรงกับจำนวนเงินที่จ่ายจริง
9. ยอดเงินตัวอักษร ช่วยป้องกันการแก้ไขหรือเติมตัวเลขภายหลัง เช่น จาก 2,650 บาท กลายเป็น 12,650 บาท
10. ลายเซ็นผู้รับเงิน ใช้ยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจริง

นอกจากนี้ บิลในตัวอย่างยังมีช่องระบุวิธีชำระเงินด้วย ถ้าจ่ายด้วยการโอน ผมแนะนำให้เก็บสลิปโอนเงินแนบไว้คู่กัน จะช่วยให้หลักฐานชัดเจนขึ้นอีกชั้นหนึ่งครับ

ในทางปฏิบัติ วิธีที่ง่ายที่สุดคือใช้เวลาสักนิดตรวจบิลก่อนเดินออกจากร้าน ว่ามีชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการ ยอดรวม และรายการอื่น ๆ ที่ต้องมีครบหรือยัง ถ้ายังขาดก็ขอให้ร้านเติมตอนนั้นเลย เพราะการกลับไปตามทีหลังมักยากกว่าที่คิดครับ

บิลเงินสดต่างจากใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และเอกสารอื่น ๆ อย่างไร ?

บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารที่คนมักจะเรียกสลับกัน แต่จริง ๆ แล้วแต่ละใบมีหน้าที่ต่างกัน เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ผมสรุปแบบง่าย ๆ ให้ตามตารางนี้ครับ

หมายเหตุ: การนำรายจ่ายมารับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการและมีหลักฐานประกอบตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด โดยเอกสารแต่ละประเภทมีน้ำหนักและวัตถุประสงค์ในการใช้เป็นหลักฐานแตกต่างกัน

จุดที่อยากให้สังเกตคือคำว่า  “ใครเป็นผู้ออก” ครับ เพราะสามใบแรกออกโดยฝั่งผู้รับเงิน ส่วนใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารที่ผู้จ่ายเงินทำขึ้นเองภายในกิจการ ใบสำคัญจ่ายเพียงอย่างเดียวจึงมีน้ำหนักน้อยกว่า (เพราะเป็นการเขียนรับรองตัวเอง) และเหมาะจะใช้เป็นใบปะหน้าที่แนบคู่กับบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงิน หรืออย่างน้อยคือประกอบหลักฐานการจ่ายเงิน มากกว่าจะใช้งานแทนเอกสารฉบับอื่น เว้นแต่กรณีจ่ายจำนวนไม่มาก หรือ การจ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดบางอย่างอาจจะยอมรับได้

แล้วบิลเงินสดต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร?

บิลเงินสดต่างจากใบเสร็จรับเงินตรงที่ บิลเงินสดมักใช้กับการขายเงินสดที่จ่ายจบในครั้งเดียว โดยแสดงทั้งรายการสินค้าและยืนยันการรับเงินไว้ในเอกสารแผ่นเดียว ส่วนใบเสร็จรับเงินใช้ยืนยันการรับเงินได้ทั้งการขายเงินสดและการขายเชื่อ และมักออกตามหลังใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล 

อย่างไรก็ตาม ในทางภาษีทั้งบิลเงินสดและใบเสร็จรับเงินมีฐานะเป็น “ใบรับ” ตามมาตรา 105 ทวิ เหมือนกัน จึงใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายได้หากข้อมูลครบถ้วน

บิลเงินสดใช้ลงรายจ่ายได้ไหม?

คำตอบสั้น ๆ คือ “ได้” ครับ บิลเงินสดใช้เป็นเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี และใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายของธุรกิจได้ หากมีข้อมูลครบและพิสูจน์ได้ ไม่ต้องห้ามตามกฎหมาย หรือพูดง่าย ๆ ก็คือ เพราะไม่มีกฎหมายข้อไหนบอกว่าใช้ไม่ได้ 

แต่คำว่า “ได้” ตรงนี้มีเงื่อนไขพ่วงมาด้วยเสมอ เพราะบิลเงินสดเป็นเพียง “หลักฐาน” ไม่ใช่ “ใบอนุญาต” หน้าที่ของบิลเงินสด คือ ช่วยพิสูจน์ว่ารายจ่ายก้อนนั้นเกิดขึ้นจริง จ่ายให้ใคร และจ่ายเพื่อกิจการจริงหรือไม่ ถ้าบิลใบไหนพิสูจน์เรื่องเหล่านี้ได้ชัด ก็ใช้ได้โดยไม่มีปัญหา แต่ถ้าพิสูจน์ได้ไม่ชัด ภาระในการอธิบายก็จะตกมาอยู่ที่ธุรกิจเองครับ 

ดังนั้น บิลเงินสดที่ใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายได้อย่างมั่นใจ คือ บิลที่ผู้ขายออกให้จริง มีข้อมูลผู้ขายครบและตรวจสอบได้ ระบุชื่อบริษัทของเราเป็นผู้ซื้อ มีรายการสินค้าหรือบริการที่ชัดเจน (ไม่ใช่เขียนกว้าง ๆ ว่า “ค่าของ” หรือ “ค่าเบ็ดเตล็ด”) วันที่และจำนวนเงินตรงกับที่จ่ายจริงโดยไม่มีร่องรอยการแก้ไข และมีลายเซ็นผู้รับเงิน

อีกประเด็นที่หลายคนเข้าใจสลับกันคือ “ลงบันทึกบัญชีได้” กับ “หักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน ในทางบัญชี เอกสารที่แสดงว่ามีรายการเกิดขึ้นจริงก็ใช้บันทึกบัญชีได้ (ถ้าหากสาระสำคัญชัดเจนว่าเป็นค่าใช้จ่าย) 

แต่ในทางภาษี รายจ่ายนั้นยังต้องผ่านเงื่อนไขของประมวลรัษฎากร ไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมาย ซึ่งเรื่องนี้เราจะมาคุยกันต่อครับ 

บิลเงินสดเกี่ยวข้องกับรายจ่ายทางภาษีอย่างไร?

เวลาพูดถึงบิลเงินสดกับภาษี หลายคนมักคิดรวมเป็นเรื่องเดียวกัน แต่จริง ๆ แล้วมีภาษีที่เกี่ยวข้องอยู่ 3 ตัวหลัก ๆ ตัวแรกคือ “ภาษีเงินได้” ไม่ว่าจะเป็นภาษีเงินได้นิติบุคคล หรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสำหรับผู้ที่เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง ในกรณีนี้บิลเงินสดช่วยได้เต็มที่ เพราะใช้เป็นหลักฐานพิสูจน์รายจ่ายเพื่อนำไปคำนวณกำไรสุทธิ ส่วนตัวที่สองคือ “ภาษีมูลค่าเพิ่ม” หรือ VAT ซึ่งบิลเงินสดช่วยอะไรไม่ได้เลย เพราะเอกสารเกี่ยวกับเรื่องนี้ต้องเป็นใบกำกับภาษีเท่านั้น และตัวที่สามคือ “ภาษีหัก ณ ที่จ่าย” หรือ WHT ซึ่งจะเกี่ยวข้องในบางกรณี เช่น การจ่ายค่าบริการ โดยผู้จ่ายเงินอาจมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งกรมสรรพากรตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

คำว่า “หักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” หมายถึง รายจ่ายนั้นต้องผ่านเงื่อนไขของมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งเป็นมาตราที่กำหนดว่ารายจ่ายลักษณะใดห้ามนำมาหักในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ถ้าสรุปเฉพาะเงื่อนไขที่เกี่ยวกับบิลเงินสดโดยตรง จะมีอยู่ 3 เรื่องหลัก ๆ คือ

1. ต้องเป็นรายจ่ายที่จ่ายจริง ไม่ใช่รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเองโดยไม่ได้จ่ายจริง ตามมาตรา 65 ตรี (9)
2. ต้องเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการ ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัว ตามมาตรา 65 ตรี (13)
3. ต้องพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ตามมาตรา 65 ตรี (18)

ถ้าสังเกตดี ๆ จะเห็นว่าทั้ง 3 ข้อไม่มีข้อไหนบอกว่า เอกสารที่เกี่ยวข้องคืออะไร หลักกฎหมายต้องการเพียงให้ธุรกิจพิสูจน์ได้ ส่วนจะพิสูจน์ด้วยเอกสารอะไรนั้น ก็ขอให้มีความน่าเชื่อถือเพียงพอ นั่นแปลว่าต่อให้เป็น บิลเงินสด แต่ถ้ามีข้อมูลผู้ขาย รายการ จำนวนเงิน และข้อมูลต่าง ๆ ครบถ้วนที่จะพิสูจน์ได้ว่าไม่ต้องห้ามตามกฎหมาย ก็สามารถใช้เป็นรายจ่ายได้ครับ 

อย่างไรก็ตาม มีอีกเรื่องหนึ่งที่มักถูกมองข้ามคือ ถ้าบิลเงินสดนั้นเป็นค่าบริการ เช่น ค่าจ้างช่างซ่อม หรือค่าติดตั้ง และจ่ายตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป ผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลยังมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามปกติด้วยนะครับ

เก็บบิลเงินสดให้เป็นระบบ ช่วยลดปัญหาตอนปิดบัญชีและยื่นภาษี

ในโลกชีวิตจริง ปัญหาเรื่องบิลเงินสดส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดเพราะไม่รู้หลักการอย่างเดียว แต่เกิดเพราะขั้นตอนหน้างานมันเยอะ ร้านเขียนบิลไม่ครบเพราะรีบ บิลหายเพราะเก็บไว้ในกระเป๋าสตางค์ หรือกว่าบิลจะเดินทางมาถึงมือนักบัญชีก็ผ่านไปหลายเดือน จนจำไม่ได้แล้วว่าซื้อไปใช้กับงานไหน ยิ่งธุรกิจมีรายการจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ จำนวนมาก โอกาสที่เอกสารจะตกหล่นก็ยิ่งสูงขึ้น

นี่คือจุดที่โปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยได้ครับ ในฝั่งผู้ซื้อ การบันทึกค่าใช้จ่ายพร้อมถ่ายรูปบิลเก็บไว้ในระบบตั้งแต่วันที่ได้รับ พร้อมระบุผู้จำหน่าย หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และสถานะว่ามี VAT หรือไม่ ช่วยให้บิลไม่หายและหาเจอได้ในวันที่ต้องใช้ ส่วนฝั่งผู้ขาย การออกใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสดจากระบบแทนการเขียนมือ ก็ช่วยลดปัญหาข้อมูลไม่ครบ เลขที่เอกสารซ้ำ หรือลายมืออ่านไม่ออกได้มาก อย่าง FlowAccount ก็รองรับการบันทึกค่าใช้จ่ายและการออก ใบเสร็จรับเงิน จากระบบโดยตรง ทำให้สามารถจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายและการรับเงินได้เป็นระบบ พร้อมค้นหาเอกสารย้อนหลังได้เมื่อต้องการตรวจสอบ

อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ช่วยลดงานคีย์ข้อมูลจากเอกสารคือ AutoKey ที่ช่วยสแกนบิลและใบกำกับภาษี แล้วอ่านข้อมูลสำคัญจากเอกสารเพื่อนำมาใช้ในการบันทึกรายการใน FlowAccount ช่วยลดการกรอกข้อมูลด้วยตัวเองและลดงานซ้ำ ๆ เมื่อต้องบันทึกค่าใช้จ่ายหลายรายการ เมื่อทั้งเอกสารซื้อและเอกสารขายถูกจัดเก็บอยู่ในระบบเดียวกัน เจ้าของกิจการและนักบัญชีก็สามารถทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกันได้ครับ

บิลเงินสดคือหลักฐานที่ยืนยันทั้งรายการซื้อขายและการรับเงิน รวมถึงใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายได้ทั้งในทางบัญชีและภาษีเงินได้ หากพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริง จ่ายเพื่อกิจการ และรู้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน อย่างไรก็ดี บิลเงินสดใช้ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ครับ 

สุดท้ายนี้ ลองนึกถึงบิลที่เขียนไว้แค่ว่า "สด" และไม่มีชื่อร้านอีกทีครับ ตอนนี้ผมเชื่อว่าทุกคนน่าจะเข้าใจแล้วว่าปัญหาของมันไม่ได้อยู่ที่การเป็นบิลเงินสดหรือไม่ แต่มันอยู่ที่ว่า รายจ่ายนั้นมันพิสูจน์อะไรได้บ้างต่างหาก เพราะเวลาสรรพากรหยิบบิลขึ้นมาดู เขาไม่ได้สนใจว่าหัวกระดาษเขียนว่าอะไร เขาอยากรู้แค่ว่าเงินก้อนนี้จ่ายให้ใคร จ่ายเพื่ออะไร และจ่ายจริงหรือเปล่า เท่านั้นเองครับ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ บิลเงินสด

1) บิลเงินสด คืออะไร?

ตอบ: บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อในการซื้อขายที่จ่ายเงินจบในครั้งเดียว เพื่อยืนยันทั้งรายการที่ขายและการได้รับเงิน มักใช้กับร้านค้าขนาดเล็กหรือกิจการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

2) บิลเงินสดใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีได้ไหม?

ตอบ: ได้ บิลเงินสดใช้เป็นเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีได้ หากมีข้อมูลสำคัญครบ เช่น ชื่อผู้ขาย วันที่ รายการ จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน

3) บิลเงินสดใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ไหม?

ตอบ: ได้ แต่ต้องแยกให้ชัดว่าเป็นภาษีประเภทไหน โดยบิลเงินสดสามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิสูจน์รายจ่ายเพื่อคำนวณภาษีเงินได้ได้ หากมีข้อมูลเพียงพอที่จะพิสูจน์ว่าเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง เกี่ยวข้องกับกิจการ และสามารถระบุตัวผู้รับเงินได้ แต่บิลเงินสดไม่สามารถใช้แทนใบกำกับภาษีเพื่อขอเครดิตภาษีซื้อ VAT ได้

4) บิลเงินสดใช้เบิกค่าใช้จ่ายได้ไหม?

ตอบ: ได้ พนักงานที่สำรองจ่ายสามารถใช้บิลเงินสดเบิกคืนได้ตามนโยบายบริษัท โดยควรให้ร้านระบุชื่อบริษัทเป็นผู้ซื้อ และแนบกับใบเบิกที่มีผู้อนุมัติ

5) บิลเงินสดใช้แทนใบเสร็จรับเงินได้ไหม?

ตอบ: ได้สำหรับการซื้อขายเงินสด เพราะบิลเงินสดทำหน้าที่ยืนยันการรับเงินอยู่แล้ว และในทางภาษี หากข้อมูลครบ ทั้งสองใบมีฐานะเป็น “ใบรับ” เหมือนกัน

6) บิลเงินสดใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม?

ตอบ: ไม่ได้ นอกจากจะมีข้อความระบุว่าเป็นใบกำกับภาษี และมีรายละเอียดของใบกำกับภาษีที่ระบุไว้ให้ครบถ้วน โดยผู้ที่สามารถออกใบกำกับภาษีได้นั้น ต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

7) บิลเงินสดต้องมีเลขผู้เสียภาษีหรือไม่?

ตอบ: ควรมี เพื่อให้ระบุตัวผู้ขายหรือผู้รับเงินได้ชัดเจน และช่วยให้เอกสารมีน้ำหนักในการพิสูจน์รายจ่ายทางภาษีมากขึ้น โดยตามหลักของ “ใบรับ” ข้อมูลสำคัญอย่างหนึ่งคือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบรับ