การหาสำนักงานบัญชีใหม่ อาจจะเกิดด้วยจากเหตุหลายๆ อย่าง เช่น

• ธุรกิจเติบโต สำนักงานบัญชีเดิมอาจรองรับไม่ไหว
• สำนักงานบัญชีไม่มีเวลาให้บริการตามที่ตกลง
• อยากได้ที่ปรึกษาดีๆ สักคนมากกว่าคนบันทึกบัญชี
• อยากประหยัดค่าทำบัญชี

เมื่อถึงเวลาต้องหาสำนักงานบัญชีใหม่ เรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายที่เจ้าของธุรกิจจะตัดสินใจได้ในทันที เพราะการย้ายข้อมูลธุรกิจไปให้กับผู้ดูแลใหม่ ควรวางแผนเตรียมตัวล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาทำให้ธุรกิจสะดุดในช่วงระหว่างการเปลี่ยนแปลง ซึ่งในบทความนี้ผู้เขียนมี 4 ข้อแนะนำ ที่เจ้าของธุรกิจควรทำก่อนเริ่มงานกับสำนักงานบัญชีใหม่คือ

1. ติดต่อสำนักงานบัญชีใหม่รอไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ 

แน่นอนค่ะว่า ถ้าจะหาสำนักงานบัญชีใหม่ก็ต้องสรรหาและติดต่อไว้ล่วงหน้าก่อนเสมอ ซึ่งเจ้าของธุรกิจต้องถามตัวเองด้วยว่า เราต้องการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเพราะอะไร และคนใหม่ที่เราเลือกมาจะสามารถแก้ปัญหาที่คุณมีได้หรือเปล่า 

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณอยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชี เพราะอยากได้คนที่มีเวลาให้ แต่ตอนที่เลือกสำนักงานบัญชีใหม่กลับเลือกเพราะเห็นว่าราคาถูกกว่าที่เก่า นั่นก็อาจไม่ใช่การแก้ปัญหาที่ถูกจุด

และถ้าคิดว่าจะรอบอกเลิกสำนักงานบัญชีเก่าก่อนแล้วค่อยหาสำนักงานบัญชีใหม่ คุณคิดผิดถนัดเลย เพราะว่าถ้าติดต่อสำนักงานบัญชีเก่าไม่ได้แล้ว ส่วนสำนักงานบัญชีใหม่ก็ยังไม่ตกลงจ้างใคร จะทำให้ช่วงเปลี่ยนผ่านเป็นช่วงที่ยากและเสียเวลาที่สุดเลยล่ะ 

เพราะฉะนั้น ให้ติดต่อสำนักงานบัญชีใหม่ที่คิดว่าใช่รอไว้เลย และบอกแต่เนิ่นๆ ว่าเรากำลังจะย้ายจากที่เก่ามาใช้บริการกับคุณสำหรับปีบัญชีนี้นะ

2. แจ้งสำนักงานบัญชีเก่าล่วงหน้า

การแจ้งล่วงหน้าไม่ใช่ต้องทำกับสำนักงานบัญชีใหม่อย่างเดียว เจ้าของธุรกิจต้องแจ้งสำนักงานบัญชีเก่าไว้ล่วงหน้าเช่นกัน เพื่อให้นักบัญชีสามารถเตรียมตัวแต่เนิ่นๆ และเตรียมส่งต่อข้อมูลมาให้สำนักงานบัญชีใหม่ 

การบอกล่วงหน้าแบบสุภาพ ตรงไปตรงมานี้ถือเป็นธรรมเนียมธุรกิจที่ควรทำสำหรับการยกเลิกบริการทุกชนิด เพราะคงไม่มีใครอยากจากกันไปด้วยความรู้สึกที่ค้างคาในบางโอกาส เราอาจจะมีธุระที่จะได้กลับมาทำงานร่วมกันใหม่ การจากกันด้วยดีจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด 

และถ้าอยากให้มั่นใจว่าเราจะไม่โดนเทงานแน่นอน แนะนำว่าให้ทำสัญญาบอกเลิกและระบุงานที่สำนักงานบัญชีเดิมต้องเคลียร์ให้เรียบร้อยก่อนชำระค่าบริการงวดสุดท้ายจะดีที่สุด 

3. ส่งต่อข้อมูลให้ครบถ้วน

อย่าลืมว่าภารกิจการบอกเลิกสำนักงานบัญชีเดิม ไม่ได้จบแค่การโบกมืออำลา เพราะเราต้องแจ้งสำนักงานบัญชีเดิมให้ส่งต่อข้อมูลกับสำนักงานบัญชีใหม่ด้วย แต่ปัญหาที่พบส่วนใหญ่คือ เจ้าของธุรกิจไม่เคยรู้เลยว่าตัวเองมีข้อมูลอะไรบ้างที่ฝากไว้กับสำนักงานบัญชี จึงไม่มั่นใจว่ามีข้อมูลบัญชีที่จะส่งต่อครบถ้วนแล้วหรือยัง

โดยทั่วไปแล้ว สำนักงานบัญชีควรจะมีข้อมูลบริษัทตามนี้

• การบันทึกบัญชีในโปรแกรมบัญชีทั้งหมด ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือแฟ้มเอกสารก็แล้วแต่
• แฟ้มเอกสาร เช่น เอกสารซื้อ ขาย รับ จ่าย ที่เราเคยส่งให้สำนักงานบัญชีบันทึกบัญชี
• แบบภาษีทั้งหมด
• งบการเงิน
• Username และ Password ที่ใช้ร่วมกัน เช่น สำหรับส่งงบในระบบ DBD e-Filing หรือส่งภาษีในระบบออนไลน์ 

ข้อสุดท้าย ถ้าได้มาแล้วอย่าลืมเปลี่ยนรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลด้วยนะ 

จริงๆ แล้วข้อมูลทั้งหมดข้างต้นควรอยู่ในความครอบครองของเจ้าของธุรกิจตั้งแต่แรก แต่ถ้าใครไม่ได้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ก็จะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเองทั้งหมดได้เลย ต้องรอขอเอกสารจากสำนักงานบัญชีอย่างเดียวเท่านั้น ซึ่งนั่นก็เป็นเรื่องที่น่ากังวลอย่างยิ่ง เพราะข้อมูลของธุรกิจเราเอง เราควรต้องเข้าถึงได้ตลอดเวลา ถูกไหมคะ 

ลองใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ในการเก็บรวบรวมข้อมูลธุรกิจของคุณที่นี่ดูค่ะ

4. กำหนดช่วงเวลาการเปลี่ยนผ่านให้เรียบร้อย

การกำหนดเวลาให้ชัดเจนสำหรับการโยกย้ายสำนักงานบัญชีจะช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ต้องเสียเวลาอยู่กับการเปลี่ยนผ่านนานจนเกินไป โดยเราอาจกำหนดไทม์ไลน์ไว้แบบนี้ เช่น

• พฤศจิกายน 2564 หาสำนักงานบัญชีใหม่ 
• ธันวาคม 2564 บอกเลิกสำนักงานบัญชีเก่า มอบหมายให้ปิดงบ 2564 และส่งต่องานให้เรียบร้อยภายใน มีนาคม 2565
• มกราคม - มีนาคม 2565 สำนักงานบัญชีใหม่เริ่มงาน รับช่วงงานต่อจากสำนักงานเก่า และสำนักงานบัญชีเก่าปิดงบปี 2564 เรียบร้อยทั้งหมด

ถ้าสมมติเราควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามนี้ได้ทั้งหมด เราจะสามารถตั้งต้นกับที่ใหม่และจบจากที่เก่าได้ภายใน 3 เดือนหลังเริ่มปี 2565 ช่วงเวลานี้น่าจะเพียงพอสำหรับการส่งต่อข้อมูลและเรียนรู้การทำงานใหม่ๆ ระหว่างกัน และหลังจากนั้นในเดือนเมษายน เราก็ไม่ต้องกังวลเรื่องงานบัญชีอีกต่อไป 

อย่างที่บอกไว้ การหาสำนักงานบัญชีใหม่ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ที่จะทำได้บ่อยๆ แต่เมื่อตัดสินใจแล้ว ก็อย่าให้การเปลี่ยนแปลงนี้กลายเป็นภาระต้องหนักใจ เพราะเตรียมตัวไม่ดีพอ เริ่มเตรียมตัวตั้งแต่วันนี้ก่อนที่จะมีปัญหาปวดหัวในอนาคตนะคะ