การเลือกสำนักงานบัญชีก็เหมือนกับการเลือก “แฟน” ถ้าเข้ากันได้ดี ทำงานร่วมกันง่าย คุยถูกคอก็อยู่กันไปยาวๆ แต่ถ้าเจอสำนักงานบัญชีที่เข้ากันไม่ได้ ทำงานด้วยแล้วไม่คลิก ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ เจ้าของธุรกิจก็คงอยากเลิกจริงไหมคะ

แต่หลายคนกำลังกังวลใจว่า ถ้าจะเลิกจากสำนักงานบัญชีเก่า เปลี่ยนไปสำนักงานบัญชีใหม่ จะยุ่งยากไหม มีอะไรที่ต้องรู้บ้าง วันนี้ FlowAccount มีคำตอบ เผื่อว่าการบอกเลิกครั้งนี้จะไม่เฮิร์ทมากเหมือนทุกคราวที่ผ่านมาค่ะ

เจ้าของธุรกิจอยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเพราะอะไรบ้างนะ

1. สำนักงานบัญชีเดิมเล็กเกินไป ในขณะที่บริษัทใหญ่โตขึ้น

เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น รายการค้าก็เพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย สำนักงานบัญชีเดิมอาจมีกำลังคนไม่พอ หรือบริการที่ไม่ครอบคลุม ไม่สามารถรองรับการขยับขยายของกิจการเราได้ ดังนั้น เจ้าของธุรกิจก็จำเป็นโบกมือบ้ายบายตามระเบียบ

2. ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชียาก

บางทีบริษัทก็มีระบบการออกเอกสาร หรือระบบการทำงานเป็นของตัวเอง ถ้าสำนักงานบัญชีไม่สามารถใช้โปรแกรมร่วมกับเจ้าของธุรกิจได้ เช่น ถ้าบริษัททำงานแบบออนไลน์ทั้งหมด แต่ว่าสำนักงานบัญชียังทำงานแบบออฟไลน์ เจ้าของธุรกิจเข้าถึงข้อมูลยากก็อาจเป็นเหตุผลให้เจ้าของธุรกิจหันไปหาทางเลือกใหม่ๆ ที่ทำงานด้วยกันง่ายขึ้น

3. ต้องการหาสำนักงานบัญชีราคาถูกลง

ค่าจ้างสำนักงานบัญชี ถือเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายของกิจการเช่นกัน หากคิดว่าราคาที่จ่ายให้สำนักงานบัญชีต่อเดือนแพงเกินไป หรือว่าบริษัทยังไม่มีรายได้เพียงพอสำหรับรายจ่ายนี้ เจ้าของธุรกิจอาจตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายค่ะ

4. ไม่สามารถช่วยเหลือ ให้คำปรึกษาได้

เจ้าของธุรกิจบางคนยินดีจ่ายค่าบริการทำบัญชีราคาสูงเพื่อแลกกับคำปรึกษาที่มีประโยชน์จากสำนักงานบัญชี แต่ถ้าสำนักงานบัญชีไม่สามารถช่วยเหลือ หรือให้คำปรึกษาต่างๆ ทางบัญชีและภาษีได้ โทรไปก็ไม่เคยว่างคุย แบบนี้เจ้าของก็มีแนวโน้มสูงเปลี่ยนใจไปหาสำนักงานบัญชีที่มีเวลาให้มากกว่าค่ะ

นี่เป็นเพียงเหตุผลเบื้องต้นที่เจ้าของธุรกิจหลายคนตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชี แต่ไม่ว่าจะเปลี่ยนด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่สิ่งที่เราต้องรู้มีอะไรบ้าง ไปลองดูกัน

เมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชี มีเอกสารใดบ้าง ที่ต้องได้รับจากสำนักงานบัญชีเดิม 

เมื่อตัดสินใจใส่คอนเวิร์สแยกทางกับสำนักงานบัญชีเดิม สิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือ การขอข้อมูลเอกสารของบริษัทกลับมาจากสำนักงานบัญชีให้ครบถ้วนค่ะ

เอกสารสำคัญที่ต้องได้รับมาจากสำนักบัญชีเดิม มีดังต่อไปนี้

ยิ่งเราเคยทำงานกับสำนักงานบัญชีเดิมนานเท่าใด ปริมาณข้อมูลก็ยิ่งเยอะมาก เพราะต้องขอตั้งแต่วันที่เริ่มทำงานไปจนถึงวันที่ตกลงเลิกราต่อกัน (กรณีสำนักงานบัญชีไม่เคยส่งข้อมูลคืนมาให้เลย) ฉะนั้น ทำใจไว้เลยนะคะ ว่าช่วงการขอคืนเอกสารอาจจะกินเวลานานที่สุด ถ้าสำนักงานบัญชีไม่มีความพร้อม

นอกจากเจ้าของธุรกิจต้องได้รับข้อมูลทางบัญชี-ภาษี และเอกสารตัวจริงทั้งหมดกลับมาแล้ว สิ่งที่ขาดไม่ได้อีกเรื่องนึงก็คือ การเปลี่ยนรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบต่างๆ ที่เคยแชร์ให้กับสำนักงานบัญชีให้เรียบร้อยด้วย เช่น

• ระบบยื่นภาษีกรมสรรพากร
• ระบบยื่นงบการเงิน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
• ระบบยื่นประกันสังคม 
• ระบบบัญชีของบริษัท (ถ้าใช้ร่วมกันแบบออนไลน์)

เหตุผลก็เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากสำนักงานบัญชีเดิมที่เลิกจ้างนั่นเองจ้า

หากจะเลือกสำนักงานบัญชีใหม่ที่เข้ากับกิจการได้ ควรมีคุณสมบัติอย่างไร 

เมื่อในอดีตที่ผ่านมาเราเรียนรู้ว่าทำงานกับสำนักงานบัญชีแบบนี้แล้ว เข้าขากันไม่ได้ สิ่งแรกที่อยากแนะนำ ก็คือ ถ้าตอนนี้มีโอกาสเริ่มต้นใหม่ อย่าเริ่มต้นกับคนที่ไม่ใช่ตั้งแต่แรก 

ยกตัวอย่างเช่น 

ถ้าเดิมเราตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชี เพราะว่าสำนักงานบัญชีเก่าทำงานช้า เราไม่เคยได้รับข้อมูลแบบทันเวลาเลย (แม้ว่าจะราคาถูกใจก็ตามที) ถ้าตอนนี้เปลี่ยนใหม่ก็ควรมองหาสำนักงานบัญชีที่ทำงานแบบออนไลน์ร่วมกันได้ หรือใช้ระบบร่วมกับธุรกิจได้ โดยอาจถามถึงความถนัดในการทำงานแบบออนไลน์ การใช้ระบบบัญชีร่วมกับคนอื่นๆ ในธุรกิจ ตั้งเงื่อนไขนี้เป็น A-Must ที่ต้องมีสำหรับสำนักงานบัญชีรายใหม่ แบบนี้น่าจะพอแก้ไขปัญหาเดิมได้ ไม่ให้เกิดขึ้นอีก ส่วนเรื่องอื่นๆ ก็เป็นประเด็นที่ต้องตัดสินใจรองลงมาค่ะ

แต่ถ้าเจ้าของธุรกิจ เลือกหาสำนักงานบัญชีใหม่ โดยใช้ราคาเป็นตัวตั้ง ไม่สนใจเรื่องระบบการทำงานเหมือนคราวก่อน รับรองเลยว่า แม้ได้สำนักงานใหม่มา ความสัมพันธ์ก็ยังพังแบบเดิม เพราะเราไม่ได้เริ่มต้นแก้ปัญหาจากต้นตอจริงๆ

หากเปลี่ยนมาใช้สำนักงานบัญชี ที่ทำงานบนออนไลน์ การทำงานจะดีขึ้นอย่างไรบ้าง 

ยกตัวอย่างเรื่องการทำงานที่เร็วขึ้น สอดคล้องกันมากขึ้นด้วยระบบออนไลน์ หลายคนคงสงสัยว่าถ้าทำงานร่วมกับพนักงานบัญชีแบบออนไลน์จะมีประโยชน์อะไรบ้าง ลองมาดูกันสั้นๆ

สำหรับเจ้าของธุรกิจยุคใหม่คนไหนที่สนใจทดลองใช้ FlowAccount ที่ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีได้แบบไร้รอยต่อ สามารถดูรายละเอียดได้ที่นี่เลยค่ะ

สุดท้ายอย่าลืมนะคะว่า “ทุกการเลิกรา เจ็บปวดเสมอ” แต่ถ้าไม่อยากเจ็บมากแบบเข้าไอซียู แนะนำว่า เจ้าของธุรกิจอย่าลืมเตรียมตัวไว้แต่เนิ่นๆ ขอเอกสารทุกอย่างของกิจการกลับมาให้ครบถ้วน ก่อนที่จะเริ่มต้นใหม่กับสำนักงานบัญชีที่ใช่ และพร้อมจะทำงานร่วมกับเราจริงๆ ค่ะ