ใบรับสินค้า
ใบรับสินค้า คืออะไร
ใบรับสินค้า เป็นเอกสารที่ช่วยให้คุณตรวจสอบและยืนยันสินค้าที่ได้รับมาว่า ทั้งรายการและจำนวนตรงกับยอดที่ได้สั่งซื้อสินค้าไปจริง รวมถึงตรวจสอบข้อมูลในใบส่งสินค้าของผู้จำหน่ายว่าตรงกันหรือไม่ อย่าลืมลงลายมือชื่อยืนยันการรับสินค้า ทั้งในใบรับสินค้าและใบส่งสินค้าของผู้จำหน่ายเพื่อเป็นหลักฐานการรับสินค้าด้วย
ออกเอกสาร ใบรับสินค้า ด้วยโปรแกรมบัญชี FlowAccount
ทดลองใช้งานฟรี! 30 วัน
คลิกที่นี่
วิธีออก ใบรับสินค้า ด้วย โปรแกรมบัญชี FlowAccount
เมื่อมีสินค้ามาส่งบริษัท สามารถออกใบรับสินค้าเพื่อรับสินค้าได้ในเมนูซื้อ ทำได้ 2 วิธีคือ
1. สร้างเอกสารใหม่
2. แปลงเอกสารจากใบสั่งซื้อที่เคยทำรายการไว้แล้วได้เลย
เมื่อรับสินค้าเข้าคลังและออกใบรับสินค้าแล้ว ระบบจะเปลี่ยนแปลงจำนวนสินค้าคงคลัง และหน้าภาพรวมของบริษัทว่ามียอดค้างจ่ายเกิดขึ้นหากยังไม่ได้ชำระเงิน
วิธีที่ 1: ออกใบรับสินค้า ด้วยการสร้างเอกสารใหม่
1. ไปที่เมนูใบรับสินค้า คลิกที่สร้างใหม่ ระบบจะให้พิมพ์ข้อมูลในการสร้างใบรับสินค้า วิธีการนี้ไม่จำเป็นต้องออกใบสั่งซื้อก่อน แต่ใช้สร้างใบรับสินค้า ในกรณีที่ไปซื้อสินค้ามาจากแหล่งผู้ผลิตหรือแหล่งผู้ขายเอง แล้วมีการรับเข้าคลังสินค้า เพื่อที่จะเป็นสินค้านับสต็อกต่อไป
2. พิมพ์ข้อมูลโดยใส่รายละเอียดของผู้จำหน่าย หรือเลือกจากฐานข้อมูล จากนั้นระบุวันที่ที่ทำการรับสินค้าเข้าคลัง แล้วใส่รายละเอียดของสินค้าต่างๆ ที่จะรับเข้าคลัง เช่น ซื้อสินค้าตู้เอกสารมาจากแหล่งผู้ผลิต ต้องการจะบันทึกเข้าคลังสินค้าก็พิมพ์ข้อมูล และตรวจสอบรายละเอียดให้ตรงกับใบกำกับภาษีที่ได้จากผู้จำหน่าย จากนั้นบันทึกข้อมูลที่ปุ่ม “บันทึกเอกสาร”
3. ให้สังเกตที่ท้ายเอกสาร จะมีปุ่มให้ “เพิ่มการชำระเงิน” ในกรณีที่ชำระเงินแล้ว ให้คลิกเพิ่มการชำระเงินได้เลย ระบบจะบันทึกลง บัญชีซื้อสินค้า และมีการชำระเงินเพิ่มให้ในเมนูบริหารบัญชี แต่ถ้ายังไม่บันทึกเพิ่มการชำระเงิน ก็จะไปแสดงเป็นยอดค้างจ่ายในหน้าภาพรวมบริษัท
4. เมื่อคลิกบันทึกแล้วปิดเอกสาร ใบรับสินค้าที่สร้างขึ้นมาจะอยู่ในหน้า Data List
การเปิดใบรับสินค้ายังมีผลกระทบอีกอย่างหนึ่งคือ เมนูสินค้า โดยระบบจะบันทึกรายการสินค้าจากใบรับสินค้า เพื่อให้รู้ว่ามีสินค้าเพิ่มขึ้นแล้ว
เจ้าของธุรกิจสามารถตรวจสอบรายละเอียดได้โดยไปที่เมนูสินค้า พิมพ์ชื่อสินค้าที่ทำการเปิดใบรับสินค้าลงในช่องค้นหา แล้วเข้าไปตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวของสินค้านั้นๆ โดยคลิกที่ “ความเคลื่อนไหวของสินค้า” จะเห็นว่า มีการรับสินค้าเข้าจากใบรับสินค้าที่เพิ่งใส่ข้อมูลเข้าไป
หน้ารายการสินค้าก็จะมีการเพิ่มจำนวนสินค้าเข้าไปให้เพียงพอต่อการขาย ส่วนใบรับสินค้าสามารถสั่งพิมพ์ เพื่อเก็บไว้เป็นฐานข้อมูล และใช้เป็นเอกสารอ้างอิงได้
วิธีที่ 2 ออกใบรับสินค้าจากใบสั่งซื้อที่เคยทำรายการไว้แล้ว
หลังจากสร้างใบสั่งซื้อเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการรอสินค้ามาส่ง ส่วนการเปลี่ยนแปลงสถานะของสินค้านั้นก็ขึ้นอยู่กับสินค้าที่เราทำการสั่งซื้อว่าเป็นสินค้าประเภทไหน
หากเป็นการสั่งซื้อสินค้าทั่วไปที่ใช้ในบริษัท หรือสำหรับธุรกิจบริการ (สินค้าประเภทไม่นับสต็อก) ให้เลือกบันทึกในเมนูค่าใช้จ่าย และทางระบบจะนำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัททันที
หากเป็นสินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย ให้ไปต่อที่ สร้างใบรับสินค้า (ระบบจะนำรายการสินค้าไปบันทึกให้ในสินค้าคงเหลือโดยอัตโนมัติ)
เมื่อคลิกที่เมนูใบสั่งซื้อ ตรงสถานะของใบสั่งซื้อ คลิก Drop Down List เลือกสร้างใบรับสินค้าต่อได้เลย ระบบจะนำข้อมูลของใบสั่งซื้อที่เลือก มาแสดงในใบรับสินค้าอัตโนมัติ วิธีนี้จะมีผลกระทบต่อหน้าภาพรวมบริษัทและหน้าคลังสินค้าเช่นเดียวกัน
วิดีโอสาธิตการสร้าง ใบรับสินค้า
