คู่มือการใช้งานเริ่มต้นเปิดเอกสารสร้างรายได้ใบลดหนี้

ใบลดหนี้

FlowAccount Credit Notes

ใบลดหนี้ คืออะไร

ใบลดหนี้ คือเอกสารที่ใช้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงราคาขายหรือค่าบริการที่ได้เคยตกลงขายให้กับลูกค้าตั้งแต่แรก ด้วยเหตุผลต่างๆ เช่น สินค้ามีความบกพร่อง คำนวณราคาผิด หรือจ่ายค่าชดเชยต่างๆ ตามข้อตกลง ฯลฯ

ใครบ้างที่ออก ใบลดหนี้ ได้

ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่มีสิทธิ์ออก ใบลดหนี้ ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร จะต้องเข้าเงื่อนไขดังต่อไปนี้

1. เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม

2. มีการขายสินค้าหรือให้บริการโดยได้ออกใบกำกับภาษีแล้ว

3. หลังออกใบกำกับภาษีแล้ว มีเหตุการณ์อย่างหนึ่งอย่างใดดังต่อไปนี้เกิดขึ้น ทำให้ภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนลดลงไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน

มีการลดราคาสินค้า หรือบริการที่ขาย เนื่องจากสินค้าผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน สินค้าชำรุดเสียหาย หรือจำนวนไม่ครบ

คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง

ได้รับสินค้าที่ขายกลับคืนมา เนื่องจากสินค้าชำรุดบกพร่อง ไม่ตรงตามตัวอย่าง ไม่ตรงตามคำพรรณนา

เปิดใบลดหนี้ ไม่มีพลาด
ทดลองใช้งานฟรี! 30 วัน

คลิกที่นี่

ใบลดหนี้ ต้องใส่ข้อมูลอะไรบ้าง

1. มีคำว่า “ใบลดหนี้" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด

2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหนี้ และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ในนามของผู้ประกอบการ ให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย

3. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

4. วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้

5. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสองและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้นในกรณีของใบเพิ่มหนี้ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้นในกรณีของใบลดหนี้

6. คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้

FlowAccount Credit Notes

หน้าตาใบลดหนี้ของ FlowAccount ซึ่งจะได้ทั้งต้นฉบับและสำเนา

วิธีการสร้าง ใบลดหนี้ ด้วยโปรแกรมบัญชี FlowAccount

วิธีที่ 1: สร้างเอกสารจากใบกำกับภาษีที่ต้องการลดหนี้

วิธีการนี้สามารถทำได้ง่ายๆ เพราะระบบจะนำข้อมูลจากใบกำกับภาษีเดิมที่เคยออกมาแสดงให้ใบลดหนี้เลย โดยคุณสามารถเลือกได้ว่า จะลดหนี้จากสินค้ารายการไหน มีการรับคืนของหรือไม่

1. เข้ามาที่เมนูใบกำกับภาษี > เลือกใบกำกับภาษีที่ต้องการลดหนี้ ไปที่สถานะ แล้วคลิกเลือก สร้างใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี

FlowAccount Credit Notes

2. เลือกรายการสินค้าที่ต้องการทำรายการลดหนี้ และมีการคืนสินค้าหรือไม่

FlowAccount Credit Notes

3. ระบุสาเหตุของการเปิดใบลดหนี้ พร้อมกรอกส่วนต่างของจำนวน หรือราคาที่ต้องการลดหนี้ได้เลย หากข้อมูลถูกต้องแล้วให้กด “บันทึกเอกสาร”

FlowAccount Credit Notes

วิธีที่ 2: สร้างใบลดหนี้แยก

1. เข้ามาที่เมนูขาย > ใบลดหนี้ สังเกตทางด้านขวามือของหน้าจอ จะเห็นปุ่มสร้างใหม่สีเขียว ให้กดที่ปุ่มลูกศรชี้ลงข้างๆ จะเจอปุ่ม “สร้างใบลดหนี้แยก”

FlowAccount Credit Notes

2. กรอกรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อลูกค้า เหตุผลในการออกใบลดหนี้ สินค้าที่ต้องการลดหนี้ เลขที่เอกสารอ้างอิง รวมถึงสามารถระบุการคืนหรือไม่คืนสินค้านับสต็อกในหน้าเอกสารได้

FlowAccount Credit Notes

3. ในส่วนรายละเอียดราคา และภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถใส่มูลค่าตามเอกสารเดิมจากใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิงถึงได้เลย แต่ให้สังเกตประเภทเอกสารใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ด้วยคือ

หากเป็นเอกสารประเภท “ราคาไม่รวมภาษี” ให้กรอกด้วยยอด “ราคาหลังหักส่วนลด” ก่อนรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

หากเป็นเอกสารประเภท “ราคารวมภาษี” ให้กรอกด้วยยอด “จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น” ซึ่งรวมภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าไปด้วย

เมื่อเรียบร้อยแล้ว ก็กดบันทึกรายการหรือสั่งพิมพ์เอกสารใบลดหนี้ได้เลย

FlowAccount Credit Notes

การคืนเงิน จากการออกเอกสารใบลดหนี้แยก

การทำเอกสารใบลดหนี้ยังสามารถเลือกดำเนินการต่อได้ด้วยการคืนเงิน (กรณีออกเป็นใบลดหนี้แยก) หรือนำไปวางบิลร่วมกับใบวางบิลรวม หรือใบเสร็จรวม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อตกลงร่วมกันระหว่างธุรกิจ

กรณีต้องการบันทึกการคืนเงินจากใบลดหนี้ ที่สถานะ “รอดำเนินการ” ให้กดเลือก “คืนเงิน” พร้อมกรอกเหตุผลในการคืนเงิน และช่องทางการคืนเงิน เมื่อกรอกเสร็จ ระบบจะเปลี่ยนสถานะให้เป็น “คืนเงินแล้ว”

FlowAccount Credit Notes

การนำ ใบลดหนี้ ไปวางบิลร่วมกับเอกสารอื่น

กรณีนำใบลดหนี้ไปวางบิลร่วมกับใบแจ้งหนี้อื่นๆ เนื่องจากตอนค้าขายตกลงกันว่าจะยังไม่คืนเงินส่วนลดให้ แต่จะขอโยกไปรวมกับยอดขายอื่นๆ ก็สามารถสร้างใบวางบิลรวม หรือใบเสร็จรวม กับใบแจ้งหนี้อื่นๆ ที่ตั้งใจจะเรียกเก็บต่อไปก็ได้

มาที่สถานะ “รอดำเนินการ” กดเลือก “สร้างใบวางบิลรวม” หรือ “สร้างใบเสร็จรวม” พร้อมดึงใบแจ้งหนี้ใบอื่นๆ ที่เป็นชื่อลูกค้าเดียวกันมาคำนวณรวม ซึ่งจะส่งผลให้สถานะเอกสารใบลดหนี้ถูกเปลี่ยนเป็น “รอเก็บเงิน” ในกรณีนำไปสร้างใบวางบิลรวม หรือถ้านำเอกสารไปสร้างเป็นใบเสร็จรับเงินรวม เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น “เปิดใบเสร็จแล้ว”

FlowAccount Credit Notes

วิดีโอสาธิตวิธีการสร้าง ใบลดหนี้

อ่านก่อนหน้านี้อ่านหน้าต่อไป