รถบรรทุกสินค้าที่เราเห็นวิ่งกันอยู่บนท้องถนนนั้น ที่จริงแล้วไม่ใช่รถสำเร็จรูปที่มาจากบริษัทรถยนต์ แต่เป็นการนำตัวรถในส่วนคนขับมาประกอบเข้ากับตัวถังใหม่ เพื่อใช้ในการบรรทุกสินค้า โดยตัวถังจะมีหน้าตาแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับว่า “ลูกค้า” หรือผู้ที่ต้องการใช้รถจะนำไปใช้ประโยชน์ในด้านใด
ห้างหุ้นส่วนจำกัด อู่พงษ์ไพบูลย์ เป็นหนึ่งในกิจการต่อตัวถังรถบรรทุก ที่อยู่คู่วงการรถบรรทุกไทยมากว่า 60 ปีแล้ว โดยมี คุณเพชร มหจิตรสัตยา ทายาทรุ่นที่ 3 เป็นผู้สืบทอดกิจการในยุคปัจจุบัน
ลูกคนโตที่สานต่อธุรกิจครอบครัว
อู่พงษ์ไพบูลย์ เป็นกิจการต่อตัวถังรถบรรทุก รถดัมป์ รถพ่วง รถเทรลเลอร์ รวมไปถึงรับซ่อมบำรุงรถ เพื่อการพาณิชย์ หรือรถขนส่งสินค้าทุกประเภท โดยมีลูกค้า 2 กลุ่มหลัก คือกลุ่มก่อสร้าง เช่น ผู้รับจ้างถมที่ดิน ก่อสร้างถนน ก่อสร้างอาคาร และกลุ่มเกษตรกร และผู้ปลูกผลผลิตต่างๆ
เพชรเล่าว่า ตั้งแต่ความจำความได้ ก็เห็นตัวเองวิ่งเล่นอยู่ในอู่แห่งนี้แล้ว เรียกง่ายๆ ว่าเกิดและเติบโตมากับธุรกิจนี้ตั้งแต่ต้น ด้วยความที่เป็นลูกคนโต ซึ่งถูกฝากความคาดหวังเอาไว้ จึงได้รับช่วงต่อกิจการมาจากคุณพ่อ โดยทำหน้าที่ดูแลทุกอย่าง ตั้งแต่ขั้นตอนการผลิต ไปจนถึงการจัดการในสำนักงาน
“ถ้าทีมงานติดปัญหาตรงไหน เราก็พุ่งเข้าไปตรงนั้นเลย ดูแลตั้งแต่รับลูกค้า เสนอราคา แล้วก็กระจายงานไปให้ฝ่ายผลิต ดูว่าต้องสั่งของอะไรกับซัพพลายเออร์บ้าง ไล่ไปถึงการผลิต ตรงไหนผลิตช้า ผลิตไม่ทันกำหนด เราก็ต้องคอยไปตามจี้ เสร็จสรุปสุดท้ายออกมา เอามาประกอบ กำหนดส่งมอบลูกค้า แล้วก็คอยติดตามให้อยู่ในขอบเขตที่กำหนดครับ”
พลิกโฉมธุรกิจจากระบบบัญชีแอนะล็อกสู่ระบบบัญชีดิจิทัล
การบริหารงานของอู่พงษ์ไพบูลย์ในช่วงแรกๆ ยังคงเป็นระบบบัญชีแอนะล็อก ต่อเนื่องมาจากยุคของคุณพ่อและคุณปู่ ที่จัดการแทบทุกอย่างบนกระดาษ ถึงขนาดที่ว่า หากจะค้นดูบัญชีเก่าๆ แต่ละครั้ง ต้องไปค้นดูในกล่องลังกระดาษที่เต็มไปด้วยฝุ่น หรือหากเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ก็ยังคงเป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ต้องติดตั้งในคอมพิวเตอร์ และใช้งานแบบออฟไลน์
“แต่เดิม เราทำใบเสนอราคา โดยพิมพ์ใส่แบบฟอร์มใน Excel ส่วนใบกำกับภาษีเราสั่งพิมพ์มาเป็นเล่ม แล้วเขียนเอา ซึ่งก็เกิดปัญหาคือ พอเซฟไว้ในโฟลเดอร์ ปีหนึ่งเอกสารก็เต็มหน้าไปหมด พอเราจะค้นดูของเก่า ก็ค้นดูยากครับ”
เมื่อเพชรมองเห็นว่าระบบเดิมๆ ที่ใช้กันมาหลายปีเริ่มไม่สะดวกต่อการทำงาน จึงตั้งเป้าหมายในการปรับปรุงกิจการให้ทันสมัยมากขึ้น โดยใช้เทคโนโลยีด้านบัญชีเข้ามาช่วยทรานส์ฟอร์มธุรกิจ จากระบบบัญชีแอนะล็อกสู่ระบบบัญชีที่ทำงานออนไลน์ได้
“ผมมีโครงการอยากจะปรับมาใช้ระบบคอมพิวเตอร์ตั้งนานแล้ว แต่เมื่อก่อน ถ้าจะลงโปรแกรมทีหนึ่ง ก็ต้องลงเป็นเครื่องๆ เมื่อก่อนที่เราเคยเห็นคือการเขียนโปรแกรมมาให้เฉพาะบริษัท ซึ่งต้องลงทุนสูง ผมก็เคยทำ แล้วมันไม่ประสบผล ผมเลยเสิร์ช Google หาโปรแกรมบัญชี จนมาเจอกับ FlowAccount นี่แหละครับ ก็เลยทดลองดู ทดลองใช้ รันงานมาแล้ว โอเค ใช้งานได้แล้ว”
เพชรใช้ FlowAccount ในการออกใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี รวมทั้งบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ แล้วรวบรวมเอกสารทั้งหมดส่งต่อให้สำนักงานบัญชี เพื่อทำเรื่องยื่นภาษีต่อไป เพชรมองว่า FlowAccount ช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับการทำงานได้จริง โดยหนึ่งในฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์ในการบริหารบัญชี คือโปรแกรมสแกนบิลและใบเสร็จออนไลน์ AutoKey ซึ่งช่วยลดเวลาในการทำงานลงได้
“AutoKey ที่ใช้คีย์ค่าใช้จ่าย สะดวกครับ ดูล้ำเหมือนในหนัง Sci-fi สแกนเอกสารขึ้นมาแล้วก็ไล่ตรวจสอบความถูกต้อง แล้วบันทึกได้เลย ไม่ต้องมานั่งพิมพ์”
ค้นหาข้อมูลลูกค้าสะดวก ไม่ทำใบกำกับภาษีผิด
เพชรเล่าต่อว่า เดิมทีนั้นการออกใบกำกับภาษีแต่ละครั้ง ต้องอาศัยการสอบถามข้อมูลที่อยู่จากลูกค้า จากนั้นก็จดข้อมูลเอาไว้ แล้วจึงออกใบกำกับภาษี ซึ่งมีทั้งจดถูกบ้าง จดผิดบ้าง สลับกันไป ทำให้ทำเอกสารผิดพลาดอยู่บ่อยครั้ง
“ใบกำกับภาษีเนี่ย ออกมาเล่มหนึ่ง แต่ยกเลิกไปครึ่งเล่ม เพราะเขียนผิด เขียนถูก สมมติชื่อถนน ถ้าตกคำต่อท้ายคำหนึ่ง ก็ใช้ไม่ได้แล้ว หรือถ้าชื่อลูกค้าผิดไป สมมติเครดิต 7 วัน แทนที่เราจะได้เงินใน 7 วัน พอชื่อผิด ทางลูกค้าก็ตีกลับมา เราก็ต้องทำใบใหม่ กว่าจะได้เงินก็ 15-20 วัน ลูกค้าก็เอาไปยื่นภาษีไม่ได้ ทางเราก็กระทบ เสียเวลา แทนที่เราจะได้เงินเร็ว เราก็ได้เงินช้า”
เพราะอย่างนี้ เมื่อเพชรหันมาใช้ FlowAccount ปัญหาต่างๆ จึงลดน้อยลง เพราะสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าจากฐานข้อมูลกรมสรรพากรได้เลย โดยสามารถดูได้ทั้งชื่อ ที่อยู่ และเลขที่ผู้เสียภาษี ทำให้มีโอกาสเกิดความผิดพลาดน้อยกว่า และได้รับเงินจากลูกค้าเร็วขึ้นกว่าเดิม
ปรับตัวตามตลาดทัน เมื่อมีตัวช่วยที่ดี
แน่นอนว่าบริษัทที่ดำเนินกิจการมาอย่างยาวนานถึง 3 รุ่น ย่อมต้องมีพนักงานอายุมากทำงานอยู่ด้วย ดังนั้นการจะปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีแบบดิจิทัล ย่อมต้องอาศัยความพยายามอยู่พอสมควร
“พนักงานผมอายุเยอะ แล้วก็ยังไม่เปิดรับพวกดิจิทัลทั้งหลาย ก็เลยต้องมาสอนกัน ลองทำกันดู ทีแรกผมค่อนข้างห่วงนะ กลัวเอาโปรแกรมมาแล้วเขาจะทำไม่ได้ ต้องกลับไปทำแบบเก่าอีก ก็ต้องใช้ความพยายามครับ จะเรียกว่าจับมือทำก็ได้ แต่พอสอนเขาครั้งสองครั้งก็ไปได้อยู่ อาศัยมาคอยตรวจเอา ผมมองว่า User Interface ใช้ง่าย ลองให้เขาใช้ดู ก็ใช้ได้ พอเริ่มใช้ ก็เลยรันงานต่อไปได้ครับ”
ถือได้ว่าวันนี้เพชรนำพากิจการอู่พงษ์ไพบูลย์ก้าวผ่านยุคแอนะล็อกได้สำเร็จตามเป้าที่วางไว้เป็นที่เรียบร้อย โดยระบบบริหารบัญชีดิจิทัลที่เพชรเลือกใช้ นอกจากจะช่วยลดเวลาและเพิ่มความสะดวกให้กับการทำงานแล้ว ยังทำให้ส่งต่อข้อมูลให้กับสำนักงานบัญชีได้อย่างสะดวกสบาย และที่สำคัญคือ ส่งผลให้กิจการมีภาพลักษณ์ที่ดีมากยิ่งขึ้น ดูเป็นมืออาชีพมากกว่าเดิม
“สำนักงานบัญชียังชมเลยว่าหรูหรา” เพชรทิ้งท้ายพร้อมเสียงหัวเราะ
