สำหรับธุรกิจดิจิทัลเอเจนซีแล้ว ‘ความน่าเชื่อถือ’ คือปัจจัยสำคัญที่ทำให้ลูกค้าตัดสินใจเลือกใช้บริการ นอกเหนือจากการมีผลงานนำเสนอที่ดีแล้ว เอกสารธุรกิจอย่างเช่น ใบเสนอราคา ก็ถือว่าเป็นด่านแรกๆ ที่จะ ‘เป็นหน้าเป็นตา’ ให้บริษัท ช่วยสะท้อนภาพลักษณ์ และสร้างความน่าเชื่อถือของกิจการได้ด้วยเช่นเดียวกัน เพราะอย่างนี้ คุณแอ๊ม-ศรัณย์ แบ่งกุศลจิต CEO แห่งบริษัท Uppercuz Creative จึงเลือกนำ FlowAccount มาใช้ในธุรกิจดิจิทัลเอเจนซี

Uppercuz Creative เป็นบริษัทเอเจนซีโฆษณาในกรุงเทพฯ ขนาดกลางค่อนไปทางใหญ่ ที่มีบริการด้านสื่อแบบครบวงจร ตั้งแต่ซื้อสื่อโฆษณาออนไลน์ ดีไซน์และพัฒนาเว็บไซต์ ทำแบรนด์ดิ้ง ทำครีเอทีฟคอนเทนต์ ทำการตลาด รวมไปถึงออกแบบสิ่งพิมพ์และแพ็กเกจจิ้ง

ในยุคขาขึ้นของดิจิทัล ที่หลายคนกำลังเริ่มมีเฟซบุ๊กเป็นของตัวเอง เหล่าครีเอเตอร์ทั้งหลายกำลังเริ่มปั้นเพจ หัดทำวิดีโอ ศรัณย์และเพื่อนๆ จากรั้วมหาวิทยาลัยเดียวกัน เริ่มมองเห็นโอกาสในการนำความรู้ด้านการสื่อสารและสื่อดิจิทัลที่ได้เรียนรู้ มาพัฒนาเป็นธุรกิจ จึงตัดสินใจรวมตัวกัน แล้วกระโดดเข้ามาเล่นในตลาดดิจิทัลตั้งแต่วันนั้น และนี่ก็คือจุดเริ่มต้น ที่ศรัณย์ได้นำตัวช่วยธุรกิจอย่าง FlowAccount มาใช้อย่างจริงจัง และอยากแนะนำโปรแกรมบัญชีออนไลน์นี้ให้กับหลายคนได้รู้จัก

“ความน่าเชื่อถือ” เริ่มต้นได้ด้วยเอกสารแผ่นเดียว

ก่อนจะเปิดบริษัทเป็นของตัวเอง ศรัณย์เคยทำงานฟรีแลนซ์มาก่อน จึงต้องออกแบบใบเสนอราคาเอง โดยในช่วงแรกเลือกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop เพราะสามารถจัดวางฟอนต์และดีไซน์ให้สวยงามได้ตามใจชอบ ศรัณย์มองว่า ใบเสนอราคาที่ดูดี ส่งผลให้คนทำงานดูมีความเป็นมืออาชีพตามไปด้วย

"บริษัทใหญ่ๆ เวลาจ้างฟรีแลนซ์ พอเขาเห็นใบราคาที่ดูดี เขาก็จะมองว่า คนนี้เป็นมืออาชีพ มันเกี่ยวข้องกัน เราเลยมองว่า การที่คุณมีใบราคาที่ดูดี มันทำให้ตัวเราเองดูดีไปด้วย"

ต่อจากนั้นศรัณย์มีโอกาสได้รู้จักกับ FlowAccount และเห็นว่าเป็นโปรแกรมบัญชีเจ้าแรกๆ ที่สามารถออกใบเสนอราคาที่สวยงามได้ จึงหันมาใช้บริการ จนกระทั่งเปิดบริษัทเป็นของตัวเอง ก็ยังคงใช้บริการมาอย่างต่อเนื่อง

"แอ๊มน่าจะเป็นแอคเคานต์แรกๆ ของ FlowAccount เลยเหมือนกัน เริ่มใช้มาตั้งแต่ยังเป็นเวอร์ชั่นที่ไม่มีอะไรเลย ด้วยความที่แอ๊มเรียนเกี่ยวกับด้าน IT มาโดยเฉพาะ เราเลยเสาะหา Service หรือบริการที่ดีและเกี่ยวข้องกับธุรกิจมาใช้พัฒนาบริษัทของเรา ไม่ว่าจะเป็นบริการอีเมล ลิขสิทธิ์โปรแกรม ฟอนต์ รวมไปถึงโปรแกรมบัญชี ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่เราเลือกดูอย่างละเอียดว่า เจ้าไหนเหมาะกับเรา ซึ่งตั้งแต่เริ่มทำบริษัทมา แอ๊มก็เลือกใช้ FlowAccount มา 6-7 ปีได้แล้ว

"แอ๊มชื่นชอบในการพัฒนาฟังก์ชั่นของ FlowAccount ที่มีการพัฒนาอยู่ตลอด แอ๊มเองยังเคยส่งอีเมลไปบอกเขา ตั้งแต่สมัยที่ยังไม่มีอะไรเลยว่า ฟอนต์ควรจะต้องเปลี่ยนได้แล้ว ระบบตรงนั้นตรงนี้ควรเปลี่ยน”

ศรัณย์เชื่อว่า ใบเสนอราคาสามารถบอกอะไรได้หลายอย่าง โดยเฉพาะความใส่ใจของคนทำ เปรียบเหมือนกับเรซูเม่ หากเรายื่นเรซูเม่ที่ไม่สวยไปสมัครงาน ก็อาจมีสิทธิ์ไม่เข้าตาบริษัทได้

รีวิว ซอฟต์แวร์บัญชี FlowAccount ที่ช่วยบริหารธุรกิจแบบ Anywhere, Anytime

นอกเหนือจากเรื่อง “หน้าตา” ของเอกสารที่ดูดีแล้ว สิ่งที่ทำให้ศรัณย์เลือกใช้ FlowAccount ก็คือความสะดวก เพราะสามารถออกใบเสนอราคาได้อย่างง่ายดาย ทั้งยังติดตามสถานะของระบบการวางบิล รับเช็คได้ และที่สำคัญยังเป็นโปรแกรมบัญชีที่ใช้งานได้ทางออนไลน์ จึงทำให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าไปดูข้อมูลอัปเดต และใช้งานได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็น ทีมผู้บริหาร ที่ใช้ดูผลกำไร-ขาดทุนในภาพรวม ฝ่าย AE (Account Executive) ที่เป็นคนออกใบเสนอราคาให้กับลูกค้า และฝ่ายบัญชี ที่เป็นคนพิมพ์เอกสาร รวมทั้งทำหน้าที่วางบิล และเก็บเงินกับลูกค้า

"มันไม่เหมือนกับบางที่ที่ใช้โปรแกรมแบบออฟไลน์ทั้งหมด ทุกอย่างอยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว ถ้าคอมพิวเตอร์พังก็จบ แต่ของ FlowAccount แอ๊มไปประชุมที่สมุย กระบี่ ก็เอาคอมพิวเตอร์ไปเครื่องเดียวได้ เปิดดูราคา แล้วคุยกันได้เลย เหมาะกับสมัยปัจจุบันมากๆ คุณสามารถทำงานได้แบบ anywhere, anytime คือที่ไหนก็ได้ เวลาไหนก็ได้"

ศรัณย์อธิบายว่า FlowAccount สามารถตอบโจทย์ในการทำบัญชีได้เป็นอย่างดี แม้การวางบิลจะมีเครดิตเทอม หรือต้องใช้ระยะเวลาในการรอจ่าย แต่ก็มีระบบหลังบ้านที่ช่วยให้วางแผนทางการเงินได้ง่าย คำนวณได้ว่า รายรับเป็นอย่างไร สิ้นปีต้องเสียภาษีเท่าไหร่

"น้องทุกคนชอบมาก บอกว่าล็อกอินเข้าไปทำใบราคาใน FlowAccount ง่ายมาก ดีไซน์ก็ง่าย กดก็ง่าย เสิร์ชก็ง่าย ตั้งชื่อก็ง่าย คือมันง่ายไปหมด ตอบโจทย์กับเด็กรุ่นใหม่ที่เขาชอบอะไรง่ายๆ บางคนย้ายบริษัทไปแล้วมาบ่นให้ฟังว่า ไปเจอระบบออกใบราคาแบบที่ทำครึ่งวันแล้วก็ยังไม่เสร็จ มันยากมาก เพราะอย่างนี้เราเลยเปลี่ยนไม่ได้ เราใช้ FlowAccount มาตั้งแต่มีพนักงานแค่ 2 คน จนวันที่มีพนักงานเป็น 100 คน ก็ยังคงใช้ระบบเดิมยาวมาเรื่อยๆ

"FlowAccount เป็นตัวอย่างของสตาร์ทอัพจริงๆ เขาทำและพัฒนามันตลอด เป็นผลิตภัณฑ์ที่ใช้ได้จริง แอ๊มยกตัวอย่างง่ายๆ อย่างบางแอปพลิเคชั่น เป็นแอปฯ ที่มีก็ได้ ไม่มีก็ได้ โหลดมาในเครื่องก็ดี ไม่มีในเครื่องก็ไม่ตาย แต่ถ้าไม่มี FlowAccount แอ๊มอยู่ยาก แอ๊มบอกเลย มันเป็นอะไรที่จำเป็นต้องมี จำเป็นต้องใช้"

วางเป้าให้ชัด ช่วยเหลือลูกค้า จับมือสู้วิกฤติ

ศรัณย์เปรียบเทียบว่า เหตุการณ์โควิด-19 ก็เหมือนช่วงเวลาที่ฝนตกทั่วฟ้า ทุกคนต่างเจอผลกระทบกันถ้วนหน้า อยู่ที่ว่าใครมีร่ม ใครมีเต็นท์ ใครอยู่ในบ้าน หรือใครอยู่ในสนาม ผลกระทบที่เกิดขึ้นนั้นย่อมมากน้อยไม่เท่ากัน วงการดิจิทัลเองเรียกได้ว่า ยังอยู่ในร่ม อาจจะสัมผัสได้ถึงความชื้นแฉะอยู่บ้าง เช่น โดนลูกค้าลดงบประมาณลงมา ทำให้ได้กำไรน้อยลง แต่ก็ถือว่ายังพอก้าวต่อไปได้ เรียกง่ายๆ ว่า แม้เจ็บไม่เท่าคนอื่น แต่ก็บาดเจ็บอยู่เหมือนกัน

ในช่วงเวลานี้เอง ศรัณย์ได้เรียนรู้ที่จะปรับตัวหลายอย่าง เพื่อที่จะรักษาธุรกิจให้อยู่รอดต่อไปได้ ไม่ว่าจะเป็น การบริหารพนักงาน ซึ่งต้องวางแผนว่าจะติดต่อสื่อสารกับพนักงานที่ไม่เข้าออฟฟิศได้อย่างไร จะจัดการประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ วางแผนบริหาร Cash Flow หรือกระแสเงินสดใหม่เพื่อรองรับกรณีลูกค้าต่างเลื่อนจ่ายเงินหรือขอขยายเครดิตเทอมออกไป และยังรวมไปถึงการเพิ่มช่องทางหารายได้ใหม่ๆ เช่น การเปิดคลาสเรียนออนไลน์

ถึงแม้ว่าทั้ง Uppercuz Creative และบรรดาลูกค้าจะตกอยู่ในวิกฤติโควิดเหมือนกัน แต่ศรัณย์ก็ยังคงตั้งใจสร้างสรรค์งานที่ดีให้กับลูกค้าต่อไป เพราะมองว่า นอกเหนือจากเงินแล้ว การได้ช่วยเหลือคนอื่น โดยเฉพาะในช่วงวิกฤติแบบนี้ ย่อมเป็นสิ่งที่ดีและนำความสุขมาให้กับการทำธุรกิจ

"ลูกค้าบางเจ้าบอกว่า ขอบคุณมากที่เราไม่ทิ้งเขา ถึงแม้ว่าในสมัยก่อนลูกค้ามีเงินจ่าย 10 บาท แต่ตอนนี้เหลือเงินมาจ่ายเราแค่ 5 บาท แต่เราก็ไม่ทอดทิ้ง ต้องถูลู่ถูกังด้วยกัน ไปให้ถึงฝั่งฝันด้วยกัน ไม่มีกำไรก็ไม่มีกำไรไปด้วยกัน เอเจนซีเรามีสโลแกนว่า ‘เราดูแลลูกค้าเหมือนกับเพื่อน’ (We treat you like friends.) เพราะฉะนั้น ถ้าเพื่อนลำบาก เราก็ต้องช่วยกันไป เรามีความภูมิใจในการได้ช่วยเหลือเพื่อน”

สุดท้ายแล้ว ศรัณย์มองว่า แม้จะต้องเจอกับวิกฤติขนาดไหน ก็ขอให้มองไปข้างหน้าไกลๆ เราก็จะสามารถเดินหน้าต่อได้

"ที่แอ๊มทำมา 2 ปีนี้ อาจจะไม่ได้กำไรเลย หรือบางปีขาดทุนด้วยซ้ำ แต่เรามองว่า มันจะยังมีปีแห่งแสงสว่างอยู่ มีปีที่ฟ้าฝนต้องหายไป พอเรามองไปถึงวันนั้นได้แล้ว เราก็จะรู้ว่า ต้องเดินไปข้างหน้า แอ๊มมั่นใจว่า ทางที่แอ๊มเดินน่าจะถูก แอ๊มก็วิ่งเลย ไม่ได้กลัวว่าอะไรจะหล่นหายไป ไม่กลัว เพราะเราเห็นเป้าหมายข้างหน้าแล้ว"

แนะนำโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount เปิดเอกสารธุรกิจได้ทุกที่ทุกเวลา เริ่มต้นได้ง่ายๆ ช่วยบันทึกบัญชีได้ครบทุกรูปแบบธุรกิจ