วางระบบบัญชี ทำไม SMEs ถึงต้องให้ความสำคัญ

วางระบบบัญชี

ทำธุรกิจ SMEs กิจการเล็กๆ จำเป็นไหมที่จะต้องวางระบบบัญชี คุณพักตร์สุวรรณ เพ็งพวง นักบัญชีพาร์ตเนอร์ของ FlowAccount ที่ปรึกษาด้านบัญชี และวางระบบบัญชีให้ธุรกิจ SMEs มาทุกรูปแบบ อธิบายถึงความสำคัญและความจำเป็นของระบบบัญชี แนะนำแนวคิดพื้นฐานในการวางระบบบัญชีของกิจการแต่ละประเภท ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการเริ่มต้นธุรกิจ

“เริ่มต้นดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” เป็นสุภาษิตคุ้นหูและใช้ได้ดีทุกยุคสมัย เพราะไม่ว่าจะทำอะไร หากเริ่มต้นดี ความสำเร็จก็ไม่ไกลเกินเอื้อม การทำธุรกิจก็เช่นกัน 

 

FlowAccount ชวนผู้ประกอบการมือใหม่ที่กำลังจะจัดตั้งบริษัท หรือเปิดธุรกิจ มาทำความเข้าใจกับการ “วางระบบบัญชี” ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญตั้งแต่เริ่มต้น เพราะหากผู้ประกอบการวางระบบบัญชีของกิจการดี ก็ไม่ต้องปวดหัวเรื่องภาษี และบริหารจัดการรายรับ-รายจ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

 

คุณพักตร์สุวรรณ เพ็งพวง” นักบัญชีพาร์ตเนอร์ของ FlowAccount ผู้มีประสบการณ์เป็นที่ปรึกษาบริษัท และวางระบบบัญชีให้กับธุรกิจทุกประเภท จะมาอธิบายหลักการวางระบบบัญชีให้เข้าใจง่ายๆ และชี้จุดสำคัญที่ผู้ทำธุรกิจ SMEs แต่ละประเภทควรรู้ เพื่อวางระบบบัญชีให้ถูกต้อง เหมาะสม และเกิดประโยชน์สูงสุด

 

วางระบบบัญชี ทำไม SMEs ต้องให้ความสำคัญ

 

วางระบบบัญชี คืออะไร

 

คุณพักตร์สุวรรณ อธิบายให้เห็นภาพง่ายๆ ว่า การวางระบบบัญชี คือการออกแบบขั้นตอนการจัดการด้านบัญชีให้เหมาะกับโครงสร้างและขนาดของบริษัท เช่น บริษัท A มีแผนกต่างๆ ดังนี้ แผนกจัดซื้อ, แผนกขาย, แผนกบัญชี บริษัทจะต้องมีการจัดประเภทเอกสารที่แต่ละแผนกต้องดูแลและเก็บให้ถูกต้อง พร้อมกับจัดประเภทบัญชีให้เป็นหมวดหมู่ จัดสต็อกสินค้า และจัดระบบการซื้อการขายที่ถูกต้อง ฯลฯ ทั้งหมดนี้คือการวางระบบบัญชี เมื่อกิจการวางระบบบัญชีดี โฟลว์ของเอกสารก็จะไหลลื่น ข้อมูลถูกต้อง เก็บรวบรวมอย่างเป็นระเบียบ ไร้ความผิดพลาดทางบัญชี

 

หัวใจสำคัญ คือผู้ประกอบการต้องเห็นความสำคัญของการเก็บเอกสารที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นหลักฐานทางบัญชีของกิจการ เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษีซื้อ, ใบแจ้งหนี้, ใบกำกับภาษีขาย, ใบสำคัญรับ, ใบสำคัญจ่าย, ใบเบิกเงินสดย่อย เป็นต้น 

 

หากผู้ประกอบการเก็บเอกสารเหล่านี้ครบถ้วน ก็จะเป็นประโยชน์กับกิจการ ทั้ง สามารถคำนวณภาษีที่ต้องจ่ายให้สรรพากร, วางแผนการลดหย่อนภาษีได้, สรุปผลดำเนินงานของธุรกิจได้, ควบคุมค่าใช้จ่ายในกิจการได้ เป็นต้น

 

การวางระบบบัญชีของธุรกิจแต่ละประเภท

 

การเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจการให้ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นหัวใจของการวางระบบบัญชีที่ดี ซึ่งธุรกิจแต่ละประเภทจะมีรายละเอียดในการวางระบบบัญชีที่น่าสนใจและแตกต่างกันออกไป 

 

คุณพักตร์สุวรรณยกตัวอย่างประเภทธุรกิจที่น่าสนใจ คือ ธุรกิจบริการขนส่ง, ธุรกิจซื้อมาขายไป, ธุรกิจขายออนไลน์ และธุรกิจขายส่ง มาชี้ให้เห็นจุดสำคัญ ดังนี้

 

ธุรกิจบริการขนส่ง

 

ธุรกิจขนส่ง

 

หลักการพื้นฐานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% (vat) ที่รู้โดยทั่วไปคือ เมื่อธุรกิจมีรายได้ต่อปีเกิน 1.8 ล้านบาท ธุรกิจนั้นจะต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้กรมสรรพากรทุกปี แต่ก็มีธุรกิจบางประเภทที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่ง คุณพักตร์สุวรรณแนะนำว่ารายละเอียดข้อยกเว้นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกฎหมาย ผู้ประกอบการควรปรึกษานักบัญชี หรือสำนักงานบัญชีที่ปรึกษา เพราะรูปแบบและวิธีการประกอบธุรกิจ รายละเอียดปลีกย่อยที่แตกต่างกันแต่ละกิจการ ล้วนส่งผลต่อภาษีที่ต้องจ่าย

 

แต่ในส่วนของ “ธุรกิจบริการขนส่ง” มีรายละเอียดเพิ่มเติมที่น่าสนใจ โดยแบ่งเป็น ธุรกิจขนส่งแบบรถสู่รถ กับธุรกิจขนส่งแบบมีโกดัง กล่าวคือ หากเป็นขนส่งแบบรถสู่รถส่งให้ลูกค้า จะไม่มีการพักสินค้า ธุรกิจขนส่งแบบนี้จะได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แม้ว่าธุรกิจจะมีรายได้ต่อปีเกิน 1.8 ล้านบาทก็ตาม 

 

แต่หากธุรกิจขนส่งมีการวางของหรือเก็บของไว้ที่โกดังก่อนส่งให้ลูกค้า ธุรกิจนั้นจะถือว่าเป็นธุรกิจบริการ เพราะมีการฝากของ และเสียค่าเช่าโกดัง ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มทันที

 

“ผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจขนส่งแบบเก็บสินค้าที่โกดัง ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม นักบัญชีจะแนะนำให้วางระบบบัญชี ในส่วนต้นทุนของกิจการ โดยแจกแจงต้นทุน หรือรายจ่ายที่ใช้ในกิจการอย่างละเอียด เพื่อเก็บหลักฐานทางภาษี เช่น หากมีการเช่าโกดัง ผู้ประกอบการต้องขอใบกำกับภาษีค่าเช่าโกดังจากผู้ให้เช่า เพื่อนำมาใช้เป็นเอกสารในส่วนภาษีซื้อ นำมาใช้ลดภาษีที่ต้องชำระได้” 

 

ธุรกิจซื้อมาขายไป

 

ธุรกิจซื้อมาขายไป

 

คุณพักตร์สุวรรณ อธิบายว่า ผู้ประกอบการ SMEs ที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป มักมีปัญหามากที่สุดกับเรื่อง “สต็อก” โดยเฉพาะการบันทึกสต็อก เช่น ซื้อของมาขายบันทึกเป็นโหล แต่ขายเป็นชิ้น ทำให้ตัวเลขไม่ตรงกัน ตัดสต็อกไม่ได้ 

 

ดังนั้น ผู้ประกอบการจะต้องวางระบบสต็อก โดยขายแบบไหน บันทึกแบบนั้น เช่น ขายเป็นชิ้น ก็ต้องลงบันทึกสต็อกนับเป็นชิ้น นอกจากนี้ยังมีปัญหาสต็อกบวม ซึ่งเกิดจากการที่ผู้ประกอบการขายสินค้าไปแล้ว แต่ไม่ปรับตัวเลขสต็อกคงเหลือ ทำให้ยอดสินค้าในสต็อก ไม่สอดคล้องกับยอดขายที่แท้จริง 

 

รวมถึงวิธีการรับเงินจากลูกค้า ซึ่งในปัจจุบันนี้วิธีการรับเงินก็มีหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็น เงินสด เงินโอน Paypal บัตรเครดิต หรือในการขายสินค้าจะได้รับเงินหลังจากที่ส่งสินค้าแล้ว ดังนั้นถ้าอยากทำให้ธุรกิจโต นอกจากสต็อกสินค้าที่จะสะท้อนผลการดำเนินการของธุรกิจได้แล้ว ก็ต้องมีการจัดระบบเงินสดของธุรกิจ และระบบการเก็บเงินที่สามารถเช็กได้ว่าได้รับเงินครบตามยอดขายแล้ว

โดยเฉพาะธุรกิจที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว บิลรายได้ต่างๆ ที่เปิดไปต้องมีการจัดเก็บไว้เพื่อยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มในแต่ละเดือนด้วย

 

ซึ่งในท้ายที่สุดแล้ว รายได้ของผู้ประกอบการจะนำมาใช้ในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ที่ต้องนำส่งทั้งครึ่งปีและเต็มปี หากเก็บบิลค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องครบถ้วนตั้งแต่เริ่มต้น ก็จะช่วยให้วางแผนประหยัดภาษีได้

 

ธุรกิจขายออนไลน์

 

ธุรกิจขายของออนไลน์

 

ปัจจุบันการทำธุรกิจในโลกออนไลน์เติบโตอย่างมาก ผู้ประกอบการจำนวนมากหันมาทำธุรกิจขายสินค้าออนไลน์ หากที่ผ่านมาแทบไม่ค่อยให้ความสำคัญกับเรื่องภาษี ซึ่งคุณพักตร์สุวรรณกล่าวว่า ปัจจุบันธนาคารมีการส่งข้อมูลธุรกรรมของผู้เปิดบัญชีธนาคารให้กับกรมสรรพากร จึงเป็นเรื่องยากที่ผู้ประกอบการร้านค้าออนไลน์จะหลีกเลี่ยง ผู้ประกอบการที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี จะต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงต้องวางระบบการเปิดใบเสร็จ หรือออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง

 

“พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ขายของครั้งละจำนวนมาก ทำให้ไม่มีเวลามาเปิดบิล ซึ่งเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ แต่อย่างไรก็ตาม เอกสารขายเหล่านี้มีความสำคัญ แนะนำให้ผู้ประกอบการรวมยอดขายทั้งวัน แล้วเปิดบิลรอบเดียวได้ เพียงต้องเปิดบิลให้ตรงวัน และระบุยอดขายของแต่ละวันให้ถูกต้อง ก็จะช่วยลดภาระงานด้านเอกสารให้ผู้ประกอบการได้ นอกจากนี้ หากซื้อของมาขายก็แนะนำให้ซื้อจากร้านที่มีใบกำกับภาษี เพราะจะได้นำมาใช้เป็นภาษีซื้อ มาหักลบกับภาษีขาย ช่วยลดการส่งภาษีให้กรมสรรพากรได้”

 

ธุรกิจขายส่ง

 

ธุรกิจขายส่ง

 

ธุรกิจขายส่ง หรือยี่ปั๊ว เป็นธุรกิจที่คุณพักตร์สุวรรณบอกว่าไม่ซับซ้อน วางระบบได้ไม่ยุ่งยากนัก มีแผนกหลักๆ คือ แคชเชียร์ ที่ดูแลเรื่องใบเสร็จ, ฝ่ายสโตร์ เป็นผู้รับของเข้า และเจ้าของกิจการ เป็นผู้ตรวจสอบใบเสร็จกับจำนวนเงินที่เข้ากิจการในแต่ละวัน 

 

ทั้งนี้สิ่งสำคัญของธุรกิจขายส่ง คือการเก็บเอกสารขาย และเอกสารซื้อที่ถูกต้อง ครบถ้วน สามารถเชื่อมโยงและอ้างอิงกันได้

 

นอกจากนี้ ธุรกิจขายส่งต้องมีการวางแผนระบบเงินสดด้วย เพราะ ในการขายสินค้าแต่ละครั้งจะมีมูลค่าสูง และไม่สามารถเก็บเงินได้ทันที ดังนั้นควรมีการวางแผนกระแสเงินสดของธุรกิจให้ดี เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเงินสดขาดมือในภายหลัง

 

โปรแกรมบัญชี FlowAccount ช่วยวางระบบบัญชี

 

คุณพักตร์สุวรรณกล่าวเสริมว่า การวางระบบบัญชีจะทำได้ง่ายและดีขึ้น หากผู้ประกอบการมีเครื่องมือที่ดี ซึ่งคุณพักตร์สุวรรณ เลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount เป็นเครื่องมือในการวางระบบบัญชีให้ลูกค้า เนื่องจากมีฟังก์ชั่นการทำงานด้านบัญชีและภาษีที่ใช้ง่าย ครอบคลุม สามารถดัดแปลงการใช้งานโปรแกรมเพื่อให้เข้ากับธุรกิจรูปแบบต่างๆ มีฟังก์ชั่นที่รองรับเรื่องภาษี นอกจากนี้ ยังมีแดชบอร์ดแสดงภาพรวมกิจการ ซึ่งฟังก์ชั่นเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมของธุรกิจ วางแผนการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

อีกเรื่องที่คุณพักตร์สุวรรณเน้นย้ำ คือความเข้าใจเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ที่ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยยังมีความเข้าใจที่ไม่ถูกต้อง คิดว่าเป็นเงินที่ตัวเองต้องจ่าย ทำให้กำไรลดลง แต่ที่จริงแล้วภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นเงินที่เรียกเก็บกับลูกค้า ลูกค้าเป็นผู้จ่าย ร้านค้ามีหน้าที่เพียงนำส่งให้กรมสรรพากร 

 

ดังนั้น จึงแนะนำผู้ประกอบการว่า หากธุรกิจมีการเติบโตและรายได้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ให้วางแผนเรื่องราคาขายไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ โดยนำราคาต้นทุน บวกกำไรที่ต้องการ และบวกภาษีมูลค่าเพิ่มไปเลยทีเดียว เมื่อถึงวันที่รายได้กิจการเกิน 1.8 ล้านบาท ก็ไม่ต้องปรับขึ้นราคาขายสินค้า และสามารถส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้กรมสรรพากรได้แบบไม่กระทบกำไรกิจการ 

 

สุดท้ายนี้ ผลพลอยได้จากการวางระบบบัญชีที่ดี ไม่เพียงจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างราบรื่น  ยังช่วยสร้างนิสัยจัดเก็บบิลให้กับผู้ประกอบการ ออกเอกสารขายที่ถูกต้อง หัวเอกสารตรงตามประเภทธุรกิจ และเก็บเอกสารการซื้อของที่มาใช้ในกิจการอย่างครบถ้วน เพราะทั้งหมดนี้ คือหลักฐานทางบัญชีที่สามารถนำมาใช้วางแผนการจัดการภาษีให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อธุรกิจของคุณนั่นเอง

 

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังมองหาสำนักงานบัญชีในการช่วยวางระบบบัญชี สามารถติดต่อขอคำแนะนำกับทีมบริการลูกค้า FlowAccount ผ่านทางระบบแชตได้เลย 

 

และสำนักงานบัญชีที่กำลังมองหาเครื่องมือช่วยในการวางระบบบัญชี  สามารถร่วมเป็นเป็นพาร์ตเนอร์กับ FlowAccount และใช้งานโปรแกรมบัญชีได้ฟรี คลิกลงทะเบียน ร่วมเป็นพาร์ตเนอร์กับเรา ที่นี่

 

ลองใช้งานFlowAccount ฟรี 30 วันได้ง่ายๆ วันนี้
ลองใช้งานฟรีได้ง่ายๆ วันนี้
สมัครเลย

You may also like