เจ้าของกิจการส่วนใหญ่อาจไม่รู้ว่า เมื่อเราจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว เราจะต้องเตรียมเอกสารอะไรส่งให้สำนักงานบัญชีด้วยทุกเดือน บางครั้งเอกสารที่เราส่ง เช่น บิลซื้อ บิลขาย อาจจะไม่ครบถ้วน ทำให้สำนักงานบัญชีต้องคอยโทร. ตามหาเอกสารอยู่เรื่อย ๆ

ถ้าไม่อยากเสียเวลาเตรียมเอกสารหลายๆ รอบ และทำงานร่วมกับนักบัญชีให้ง่ายขึ้น เรามาทำความรู้จักวิธีการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในบทความนี้

1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement)

เอกสารตัวแรกที่จำเป็นสำหรับการบันทึกบัญชี เพราะช่วยให้นักบัญชีตรวจสอบได้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง หากกิจการมีบัญชีธนาคารมากกว่า 1 บัญชี เจ้าของกิจการควรเตรียมรายการเดินบัญชีของทุกบัญชีให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน

ปัจจุบัน เจ้าของกิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาไปขอเอกสารจากธนาคาร แต่หากต้องจัดการหลายบัญชี การดาวน์โหลดและส่ง Statement ให้นักบัญชีทุกเดือนก็อาจเป็นงานที่ใช้เวลาไม่น้อย

วิธีขอรายการเดินบัญชีธนาคาร

• ธนาคารทหารไทยธนชาต
• ธนาคารกสิกรไทย
• ธนาคารไทยพาณิชย์

สำหรับบัญชี ttb แบบนิติบุคคล สามารถเชื่อมต่อ ttb Bank Feed เข้ากับ FlowAccount เพื่อนำเข้าข้อมูลธนาคารอัตโนมัติทุกวัน ฟรี* เพียงเชื่อมต่อ ttb กับ FlowAccount ระบบจะดึงข้อมูลธุรกรรมเข้ามาให้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องคอยดาวน์โหลดข้อมูลจากธนาคารทุกวัน ช่วยให้เห็นภาพรวม Cash Flow ของธุรกิจที่อัปเดตล่าสุด และหากมีการเปิดเอกสารซื้อ-ขายไว้แล้ว ยังสามารถจับคู่รายการเพื่อกระทบยอดธนาคาร (Reconcile) ได้ทันที

*ใช้ฟรีถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2569 สำหรับลูกค้า ttb ทั้งรายใหม่และรายเดิม สนใจเปิดบัญชี ttb แบบนิติบุคคล ผ่าน FlowAccount ติดต่อฝ่ายบริการลูกค้า หรือ โทร 02 026 8991

2. เอกสารขาย

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย

• ใบแจ้งหนี้ 
• ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)  
• ใบเสร็จรับเงิน
• หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่ได้รับจากลูกค้า
• ใบลดหนี้ / ใบเพิ่มหนี้ (ถ้ามี)

เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา

แต่สำหรับกิจการไหนที่ใช้ FlowAccount เราสามารถเข้าถึงเอกสารนี้ได้เลยทันทีที่เจ้าของกิจการเปิดบิล และที่น่าสนใจไปกว่านั้นคือ FlowAccount จะบันทึกบัญชีเดบิต เครดิตให้เองแบบอัตโนมัติ โดยที่นักบัญชีไม่ต้องรอรับเอกสารตอนสิ้นเดือนอีกต่อไป

3. เอกสารซื้อสินค้า

ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิต ต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้ส่งให้สำนักงานบัญชี 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบรับสินค้า
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์

เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือน

4. เอกสารค่าใช้จ่าย

สำหรับเอกสารค่าใช้จ่าย จะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลักๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่กิจการออกให้ผู้ขาย/ผู้ให้บริการ (ถ้ามี)

เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมเอกสารในข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุกๆ เดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ไม่ครบ หรือเคลมภาษีได้ไม่ครบ ฉะนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญมากๆ เกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้

FlowAccount เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยให้เจ้าของกิจการเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น เพียงแค่สแกนหรือถ่ายรูปแล้วก็อัพโหลดขึ้นไปในระบบพร้อมๆ กับการจดบันทึกรายการซื้อสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ในส่วนของนักบัญชีเองก็เปิดดูเอกสารได้ง่ายขึ้นและช่วยตรวจสอบเอกสารได้ทันเวลามากยิ่งขึ้น

สำหรับเอกสารต้นฉบับ ควรตกลงกับสำนักงานบัญชีให้ชัดเจนว่าจะจัดส่งเป็นรายเดือนหรือรวบรวมส่งเป็นรอบ เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารประกอบบัญชีและภาษีได้อย่างครบถ้วน

5. เอกสารเงินเดือน

ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป เจ้าของกิจการควรจะมีส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือนดังต่อไปนี้

• รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน
• สลิปเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน เพื่อแสดงรายละเอียดเงินได้และรายการหักต่าง ๆ

เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่างๆ ในระบบอย่างครบถ้วน 

แต่สำหรับกิจการที่ใช้ FlowAccount Payroll เจ้าของกิจการเองก็สามารถคำนวณเงินเดือนในระบบได้ (โดยที่จำกัดสิทธิ์เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องมองเห็นข้อมูลนี้) และกดบันทึกรายการให้นักบัญชีตรวจสอบยอดเงินกับรายการเดินบัญชีในระบบหลังบ้านได้เลย

เอกสารทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น

• สัญญาเงินกู้
• สัญญาเช่าซื้อ
• สัญญาก่อสร้าง

สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน

สุดดท้ายนี้ แม้ว่าการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในแต่ละเดือนจะมีรายละเอียดค่อนข้างมาก แต่การจัดเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกบัญชีและจัดทำภาษีได้อย่างถูกต้อง และช่วยให้เจ้าของกิจการมีข้อมูลทางบัญชีที่ครบถ้วนสำหรับใช้ดูภาพรวมธุรกิจของตัวเอง

สำหรับกิจการที่ใช้ FlowAccount สามารถจัดเก็บเอกสารซื้อและค่าใช้จ่ายในรูปแบบออนไลน์ พร้อมบันทึกรายการต่าง ๆ ไว้ในระบบ ทำให้เจ้าของกิจการและนักบัญชีทำงานร่วมกันได้สะดวกขึ้น ลดขั้นตอนการรวบรวมและส่งเอกสารไปมาในแต่ละเดือนได้

หากเตรียมเอกสารให้ครบ บันทึกข้อมูลให้เป็นระบบ ก็ช่วยให้การทำบัญชีในแต่ละเดือนง่ายขึ้นทั้งสำหรับเจ้าของกิจการและนักบัญชี