ผู้ประกอบการโดยทั่วไป น่าจะมีปัญหาเรื่องของการจัดการด้านภาษี และค่าใช้จ่าย ผมมักถามเสมอว่า องค์กร​สามารถรู้ว่าตัวเองธุรกิจมียอดขายเท่าไร มีต้นทุนอะไรบ้าง ต้นทุนค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่มาจากที่ไหน กำไรหรือขาดทุนอยู่ที่เท่าไร

คำตอบที่ได้มามักจะพบว่า ผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจไม่ได้ดูบัญชี เพื่อบริหารจัดการธุรกิจของตนเองเลย เพราะส่วนมากมักจ้างบริษัท​บัญชีทำงบบัญชี หรืองบการเงินให้

ดังนั้น พื้นฐานการจัดการบัญชีเบื้องต้น เราต้องรู้ก่อนว่า เราจะนำบัญชีมาใช้บริหารธุรกิจได้อย่างไร และก่อนจะไปถึงจุดนั้น ก็ต้องรู้ก่อนว่า... เราสามารถปิดบัญชีเดือนต่อเดือนได้หรือไม่ เพราะบัญชีคือผลลัพธ์ธุรกิจ และเราต้องนำผลลัพธ์ดังกล่าวมาใช้ในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจต่อไป

บัญชีที่เจ้าของธุรกิจต้องนำมาใช้คำนวณต้นทุน

ผมมักจะให้ผู้บริหารดูตัวเลขสำคัญ 3 ตัวเลขนี้เสมอ ได้แก่

1. ยอดขายสินค้าและบริการ (Revenue)​ เราต้องรู้ก่อนว่ายอดขายสินค้าและบริการที่เข้ามานั้นต่อเดือนมีมูลค่ากี่บาท สินค้าใดสร้างยอดขายได้มาก การได้รับเป็นเงินสดเข้ามาหรือรับเป็นเงินเชื่อ (เงินที่คาดว่าจะได้)​ เข้ามา โดยเฉพาะกลุ่มลูกค้าใดซื้อสินค้าหรือบริการไปมากที่สุด ทั้งยังควรดูด้วยว่าเซลล์ แอดมิน ช่องทางขายใดขายสินค้าได้มากที่สุด 

แนะนำเทคนิคการดูรายงานยอดขายอ่านได้ในบทความ รายงานยอดขายสำคัญต่อการทำบัญชีอย่างไร  

ดูฟีเจอร์ระบบบัญชีสำหรับผู้ประกอบการได้ที่เว็บไซต์ FlowAccount 

2. ต้นทุนสินค้าและบริการที่เรียกว่า Cost of Good Sold (COG) เมื่อรู้ต้นทุนของสินค้าและบริการแล้ว ก็จะรู้ว่า เราสามารถทำกำไรหรือขาดทุนเท่าไร โดยการทำบัญชีต้นทุนสินค้าและบริการสามารถใช้ FlowAccount ได้ในเมนูสินค้า 

3. กำไร (Profit) หรือขาดทุน (Loss) จะเห็นว่าการทำธุรกิจนั้น ถ้าเราเห็นตัวเลขกำไรหรือขาดทุนแล้วจะรู้ว่าจะต้องไปแก้ที่ตรงไหน ไปแก้ที่ยอดขายสินค้า หรือไปแก้ที่ต้นทุน ซึ่งตัวเลขเหล่านี้สามารถดูได้ในรายงานงบกำไรขาดทุน หรืองบการเงิน 

มาตรการในการลดต้นทุนเพื่อทำให้องค์กรลีนยิ่งขึ้น

การทำบัญชีแบบลีน เป็นวิธีการจัดการธุรกิจโดยนำเอาผลลัพธ์ทางบัญชีที่มีทุกวัน มาใช้ในการวางแผนและแก้ปัญหาทางธุรกิจ ยิ่งทำบัญชีได้รวดเร็วและแม่นยำมากเท่าไร ก็ยิ่งช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลในการวางแผนเพิ่มช่องทางรายได้ หรืออุดรูรั่วที่เกิดจากค่าใช้จ่ายได้เร็วเท่านั้น ไม่ใช่มารอดูผลลัพธ์ตอนสิ้นเดือน (หรือบางที่ก็ข้ามเดือน) แล้วนำข้อมูลทางบัญชีมาสื่อสารกับพนักงานเพื่อปรับเปลี่ยนการทำงานกันได้แบบรายวันต่อวัน

 เพิ่มยอดขาย

ถ้าเป็นเรื่องยอดขายก็จะมุ่งเน้นที่การวิจัยและพัฒนาสินค้าให้ตอบสนองกับกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ถ้ายอดขายยังน้อย จะเป็นเรื่องของการทำการตลาดยังไม่ดีพอ พยายามขยายช่องทางการตลาดช่องทางใดได้บ้างที่สามารถจะดันให้ยอดขายเพิ่มขึ้นได้ หรือควรทำกิจกรรมทางการตลาดใดที่สามารถผลักดันให้ยอดขายเพิ่มขึ้นได้

วิเคราะห์ต้นทุน

ถ้าเป็นเรื่องต้นทุนก็จะทำการวิเคราะห์ลึกลงไปว่า ต้นทุนสินค้ามีอะไรบ้าง ต้นทุนต่างๆ เหล่านี้ เราสามารถใช้ FlowAccount ในการวิเคราะห์ตั้งแต่ราคาต้นทุนของสินค้าที่รับซื้อเข้ามาในแต่ละรอบกับสินค้าได้ทุกตัว โดยดูที่ Stock Card หรือดาวน์โหลดรายงานความเคลื่อนไหวของสินค้าได้ นอกจากนี้ ยังดูร่วมกับค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้จากแดชบอร์ด ว่ามีค่าใช้จ่ายไปกับอะไรมากที่สุด (เข้าไปทดลองใช้งานฟรีทั้ง 2 เมนู ได้ที่ FlowAccount)

ซึ่งเราจะเห็นตัวเลขต่างๆ เหล่านี้ แล้วนำไปวิเคราะห์ต่อ หรือเทียบเป็นเปอร์เซ็นต์ออกมา โดยนำข้อมูลมาเรียงลำดับ​จากเปอร์เซ็นต์ที่มากที่สุดไปหาน้อยที่สุด แล้วค่อย​วิเคราะห์​ดูว่าจะบริหารต้นทุนแต่ละตัวอย่างไรต่อไป 

เมื่อเห็นอัตราส่วนต้นทุนแล้ว เราก็จะไปสู่การหามาตรการ​ในการลดต้นทุนลง เพื่อให้องค์กรลีนมากยิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น

• ถ้าต้นทุนส่วนใหญ่มาจากค่าแรงพนักงาน อาจจะต้องไปดูเรื่องของจำนวนชั่วโมงการจ้างงานนอกเวลา (OT), ผลิตภาพของพนักงานต่อคนสามารถผลิตสินค้าได้กี่ชิ้นต่อวัน เช่น 1 คน ผลิตสินค้าได้ 10 ชิ้น ถ้าผลักดันให้พนักงานทำได้ 1 คน เป็น 12 ชิ้น ก็จะสามารถลดต้นทุนลงได้ถึง 20% แล้ว, การปรับปรุงการผลิตใหม่ให้มีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น หรือใช้วิธีการใหม่ๆ ที่ดีกว่าเดิม เป็นต้น
• ถ้าเป็นเรื่องของวัสดุทางการผลิต ให้ไปดูที่ต้นทุนในการซื้อสินค้าเข้ามา แล้วดูต่อว่าวัสดุตัวใดมีต้นทุนมากที่สุด ให้ทำการเปรียบเทียบกับผู้จัดหารายอื่นๆ โดยเฉพาะการผลิตสินค้ามักจะพบว่า ต้นทุนจะไปอยู่ที่วัสดุถึง 40-80% และอย่าลืม! ดูต้นทุนบรรจุภัณฑ์ด้วย ก็เป็นอีกจุดหนึ่งที่ผู้ประกอบการมักคาดไม่ถึงนะครับ

การใช้เครื่องมือช่วยทำบัญชีต้นทุนอย่างง่าย

ปัจจุบันมีเทคโนโลยีออนคลาวด์ ที่ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถจัดทำระบบบัญชี บริหารจัดการภายในองค์กร และทราบผลลัพธ์ทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นที่เจ้าของธุรกิจจะต้องนั่งทำเอกสาร หรือคำนวณตัวเลขเอง ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันก็อย่างเช่น โปรแกรม POS ที่ช่วยในการขายของหน้าร้านและบันทึกเงินสด โปรแกรม ERP สำหรับบริหารทรัพยากรในธุรกิจขนาดใหญ่ หรือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ช่วยสร้างระบบหลังบ้าน ทั้งงานเอกสาร และบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ 

โปรแกรมบัญชีที่สามารถทำงานบนระบบคลาวด์ได้ ทำให้เจ้าของธุรกิจและพนักงานสามารถทำงานทางออนไลน์ในฐานข้อมูลเดียวกัน จึงช่วยแก้ปัญหาการสร้างหรือส่งไฟล์เอกสารซ้ำไปมาหลายไฟล์ (แล้วเกิดการสับสนของตัวเลข) เมื่อต้องทำงานกับนักบัญชี ระบบยังช่วยจัดเก็บเอกสารให้อย่างเป็นระเบียบในระบบคลาวด์ และแสดงยอดขายและรายจ่ายที่ดูได้แบบเรียลไทม์ เป็นการลดขั้นตอนงานบัญชีแบบแมนวลให้ธุรกิจรู้ตัวเลขได้รวดเร็วไม่ต้องรอข้ามเดือน ช่วยให้เจ้าของธุรกิจมีบัญชีมาพัฒนาธุรกิจได้ทันครับ 

เอกสารอ้างอิง

• วิทยา สุหฤทดำรง, เมื่อลีนไม่ทำกำไร! แล้วควรจัดการอย่างไรด้วย LEAN Accounting, กรุงเทพมหานคร: อี.ไอ.สแควร์, 2550.
• สิริพงศ์ จึงถาวรรณ, LEAN ลดต้นทุนธุรกิจ งานเสร็จไว กำไรพุ่ง, กรุงเทพมหานคร: สำนักพิมพ์ Dดี, 2559 (Best Seller หมวดธุรกิจ ภายในวันแรกที่วางจำหน่าย และได้อันดับ Top 16 หมวดบริหารธุรกิจ)