สำหรับเจ้าของกิจการมือใหม่ พอได้ยินคำว่า “บัญชี” ก็มักจะบอกว่าทำไม่เป็น ยาก และน่ากลัว
แต่จริงๆ แล้วการทำบัญชีเบื้องต้นนั้นไม่ยากเลย หากเรารู้ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง และมีเครื่องมือช่วยทุ่นแรงอย่างโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ก็จะสามารถ ทำบัญชีเอง อย่างง่ายๆ
หากเราเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจขนาดเล็ก หลักๆ จะมี 2 ส่วนที่ต้องคำนึงถึง คือ
- เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า
- จดบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินซื้อสินค้า
เลือกอ่านได้เลย!
เปิดเอกสารทุกครั้งที่มีการขายสินค้า
การบริหารรายรับจะไม่ใช่เรื่องยาก หากเปิดเอกสารทุกครั้งเวลาที่มีการขายสินค้า หรือบริการออกไป
หากเราเริ่มทำเอกสารและจัดเก็บให้เป็นระบบจะส่งผลให้เราสามารถสรุปยอดขายได้ ช่วยให้ทราบถึง Cash Flow และยอดค้างรับ ของกิจการอีกด้วย
ซึ่งส่วนนี้จะเป็นตัวช่วยให้เราสามารถวางแผนทางการเงินได้ดีมากขึ้นด้วยการตัดสินใจจากข้อมูล ไม่ใช่จากความรู้สึกของเราเพียงอย่างเดียว
ทำบัญชีเอง เอกสารที่จำเป็นมีอะไรบ้าง
ใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน – ตัวอย่าง แบบฟอร์มฟรี ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com
1. ใบเสนอราคา
ใช้สำหรับเสนอราคาให้กับลูกค้าของเรา ส่วนใหญ่หากขายสินค้า หรือบริการ ให้กับบริษัทใหญ่ๆ จำเป็นจะต้องมีขั้นตอนการทำใบเสนอราคา เพื่อให้ลูกค้าพิจารณา และอนุมัติก่อนทำการสั่งซื้อ
เอกสารนี้จะเป็นเอกสารที่ไว้ใช้อ้างอิงว่า ลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้า หรือบริการ รวมถึงข้อมูลต่างๆ อาทิ จำนวนสินค้า ราคา วันจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน
ศึกษาวิธีการทำใบเสนอราคาเพิ่มเติม
2. ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
การขายสินค้า หรือบริการ แบบเงินเชื่อ (Credit) จะมีขั้นตอนการวางบิลเพิ่มขึ้นมา
การวางบิล คือการนำข้อมูลจากใบเสนอราคา หรือใบกำกับภาษี มาเปลี่ยนหัวเอกสารเป็นใบวางบิล การวางบิลนั้นเป็นการแจ้งเตือนให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าทราบว่า “เดือนนี้อย่าลืมชำระเงินด้วยนะครับ”
โดยทั่วไป บริษัทที่มีขนาดใหญ่จะมีลูกค้าเป็นจำนวนมาก จึงจะต้องมีรอบวางบิล และรับเช็ค เช่น วางบิลภายในวันที่ 15 ของเดือน และรับเช็คภายในวันที่ 26 ของเดือนถัดไป
ข้อมูลในส่วนนี้ขอให้ตั้งใจจำให้ดี เพราะหากพลาดการวางบิล จะหลุดรอบการวางบิลของเดือนนั้นๆ และทำให้ต้องรอไปอีกอย่างน้อย 30 วันครับ
ในการสร้างเอกสารขายผ่านโปรแกรม FlowAccount จะพบความสะดวกจากขั้นตอนการสร้างเอกสารอื่นๆ ต่อจากใบเสนอราคา เพียงแค่คลิกเลือกสถานะของเอกสาร ระบบจะสามารถเปลี่ยนหัวเอกสารเป็น ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หรือใบกับกำภาษี/ใบเสร็จรับเงินได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องสร้างเอกสารและกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง
หรือเบื้องต้นจะลองศึกษาวิธีการสร้างเอกสารขาย ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เพื่อความเข้าใจการใช้งานก่อนได้ครับ
3. ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
ใบกำกับภาษีนั้น ถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมาก และมีข้อควรระวังในหลายส่วน เนื่องจากกรมสรรพากรจะกำหนดรายละเอียดและรูปแบบของใบกำกับภาษีว่าต้องประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สำนักงานสาขา ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
บนเอกสารต้องมีคำว่า ใบกำกับภาษี ที่ชัดเจน รันเลขเอกสารอย่างเป็นระบบ และจะต้องมีทั้งต้นฉบับและสำเนา
ศึกษารายละเอียดใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินเพิ่มเติม
- ใบกำกับภาษี คืออะไร
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ คืออะไร
- ลองออกสลิปใบเสร็จรับเงินด้วย FlowAccount ที่ช่วยการขายหน้าร้านไปพร้อมกัน
- วิธีการสร้างเอกสารขาย ใบเสร็จรับเงิน
แต่ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เรื่องยากครับ เพราะโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount จะช่วยอำนวยความสะดวกในส่วนนี้เป็นอย่างมาก เนื่องจากเรามีแบบฟอร์มมาตรฐานที่ถูกต้องตามหลักของสรรพากร และระบบการรันเลขอัตโนมัติ ทำให้เปิดเอกสารได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบ
*อย่าลืมนะครับว่า เอกสารต้นฉบับ จะให้ลูกค้า (ผู้ซื้อ) ไว้ ส่วนเอกสารที่เป็นสำเนา เราต้องเก็บไว้เองที่บริษัทเพื่อนำส่งต่อไป
หรือหากวันใดที่เราต้องออกไปติดต่อลูกค้า เดินทางไปต่างประเทศ คุณก็สามารถสร้างเอกสารและแชร์ไปหาลูกค้าได้ โดยใช้แอปมือถือจาก FlowAccount ได้เลย
จดบันทึกทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงิน
การทำรายจ่ายถือเป็นเรื่องต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ แต่สำหรับกิจการที่เพิ่งเริ่มต้นทำบัญชีเองมีหลักการคิดง่ายๆ คือ
“เมื่อมีการจ่ายเงินออกจากบริษัทเราเมื่อใด ให้จดบันทึกเมื่อนั้น”
โดยรายจ่ายเบื้องต้นจะสามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลักๆ คือ
1. ค่าใช้จ่ายในการขาย (Cost of goods sold)
ค่าใช้จ่ายส่วนที่ซื้อสินค้ามา เพื่อขายออกไป จะเรียกว่า “ต้นทุนขาย” ครับ ซึ่งต้นทุนขาย จะประกอบไปด้วย
“ราคาต้นทุนซื้อของสินค้า + ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง”
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ได้มีการแบ่งค่าใช้จ่ายให้เป็นหมวดหมู่เพื่อคุณเรียบร้อย โดยสินค้าที่ซื้อมาขายนั้น จะนำมาจากเมนูใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าครับ
2. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost)
เป็นการจดรายจ่ายต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานของบริษัท เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ รวมถึงเงินเดือนของพนักงานครับ
ส่วนนี้ทาง FlowAccount แนะนำให้ลงในเมนู “ค่าใช้จ่าย” ได้เลยครับ
| Note:
ศึกษาข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม
ซึ่งคุณสามารถใช้ โปรแกรมบัญชี ออนไลน์ FlowAccount ในการคำนวณและออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ได้เลยครับ |
ทำบัญชีเอง แล้วเห็นกำไรหรือเปล่า
หากเราหมั่นเปิดเอกสารและบันทึกรายจ่ายทุกครั้งในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ระบบจะแสดงรายงานกำไรขาดทุนเบื้องต้นให้คุณได้ดูทุกๆ สิ้นเดือนโดยอัตโนมัติ
ทำให้เจ้าของธุรกิจรู้ได้ทันทีว่า เดือนที่ผ่านมามีกำไรเท่าไหร่ และมีเอกสารครบถ้วนที่เราเปิดไปนำส่งสำนักงานบัญชี
ศึกษาวิธีการดูรายงานงบเพิ่มเติม
รายงานกำไรขาดทุน จะมาจาก
รายได้ – (ค่าใช้จ่ายในการขาย + ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ) = กำไรข้างต้นก่อนภาษี
ยกตัวอย่างเช่น
+ รายได้ 20,000 – [ค่าใช้จ่ายในการขาย 7,000 (ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า) – ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน 4,000] = กำไรข้างต้นก่อนภาษี 9,000
ทำบัญชีเอง แล้วต้องการนำส่งภาษี… ก็ควรจ้างนักบัญชีด้วย
สำหรับคนที่เพิ่งเริ่มต้นกิจการ บัญชีนั้นไม่ใช่สิ่งที่เราจำเป็นต้องทำเองทั้งหมด FlowAccount จึงแนะนำให้จ้างสำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพมาช่วยนำส่งภาษีของเราทุกสิ้นเดือน จะทำให้ง่าย และประหยัดเวลามากกว่า
โดยทั่วไปสำนักงานบัญชีจะมีค่าบริการหลักพันบาท เป็นค่าบริการรายเดือนเพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคมให้
ภาษีหลักๆ ที่ต้องนำส่ง
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีซื้อ – ภาษีขาย) – นำส่งภายในวันที่ 14 ของเดือนถัดไป
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย – นำส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
- เงินประกันสังคม – นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
- ยื่นภาษีกลางปี ภายใน 31 สิงหาคม และภาษีปลายปี ภายวันที่ 30 พฤษภาคม ของปีถัดไป
โปรแกรมบัญชี FlowAccount เปิดเอกสารธุรกิจได้ทุกที่ทุกเวลา เริ่มต้นได้ง่ายๆ กับ โปรแกรมทำบัญชีออนไลน์ ที่ช่วยบันทึกบัญชีได้ครบทุกรูปแบบธุรกิจ
