ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร

ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร

 

ใบเสนอราคา คืออะไร? และใบเสนอควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง? เป็นสิ่งที่ผู้เพิ่งเริ่มต้นธุรกิจมักสงสัยอยู่เสมอ ๆ ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการ ออกให้กับฝ่ายลูกค้า(ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้า/บริการ รวมถึงเงื่อนไขต่าง ๆ ก่อนตัดสินใจซื้อ ในฐานะของผู้ประกอบการ ควรสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วยการเปิดใบเสนอราคาที่ที่มีองค์ประกอบหลัก ๆ ที่สำคัญดังต่อไปนี้

  1. ใบเสนอราคา ควรมีเงื่อนไขที่ชัดเจน

    ได้แก่ รายละเอียดของงาน สินค้า/บริการ เงื่อนไขการจัดส่ง ระยะเวลาเครดิต และหมายเหตุสำคัญประการต่างๆ เกี่ยวกับการขาย

  2. ลายเซ็นอนุมัติซื้อ บนใบเสนอราคา

    หมายถึง การลงชื่อเพื่อตกลงในใบเสนอราคาซึ่งระบุถึงเงื่อนไขต่างๆ เมื่อลูกค้าลงชื่ออนุมัติแล้ว ผู้ประกอบการก็สามารถเริ่มทำงานได้ทันที

 

นอกเหนือจากองค์ประกอบหลักๆ 2 ประการนี้ FlowAccount.com ขอนำเสนอ Check list ในการสร้างเอกสารที่ดี โดยมีรายละเอียดดังนี้

 

ตัวอย่างใบเสนอราคาที่เปิดด้วย ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ที่มีข้อมูลครบถ้วน
ตัวอย่างใบเสนอราคาที่เปิดด้วย ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ที่มีข้อมูลครบถ้วน
  • โลโก้บริษัท คมชัด สวยงาม เพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ
  • รายละเอียดชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา ของฝ่ายผู้ประกอบการ(ผู้ขาย) และฝ่ายลูกค้า(ผู้ซื้อ)
  • ควรจัดทำโดยออกเลขเอกสารรันต่อเนื่องกัน เพื่อใช้ในการอ้างอิงในการออกเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่นใบแจ้งหนี้/วางบิล หรือ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
  • ควรระบุผู้ติดต่อ e-mail เบอร์โทรศัพท์ และชื่อโครงการ
  • ควรระบุเครดิตการชำระเงินเพื่อให้ลูกค้าทราบ

สำหรับผู้ประกอบการที่ออกเอกสารด้วย FlowAccount.com สามารถนำเอกสารนี้ไปทำงานต่อเนื่อง โดยเปลี่ยนแถบสถานะของใบเสนอราคา ซึ่งความสามารถของแถบสถานะประกอบด้วย

 

ฟังก์ชั่นเปลี่ยนสถานะเอกสาร บน ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ให้คุณทำงานได้สะดวกมากขึ้น
ฟังก์ชั่นเปลี่ยนสถานะเอกสาร บน ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ให้คุณทำงานได้สะดวกมากขึ้น
  1. อนุมัติ หมายถึง ลูกค้า(ผู้ซื้อ) ได้เซ็นอนุมัติเอกสารแล้ว
  2. สร้างใบสั่งซื้อ หมายถึง เอกสารนี้ได้รับการอนุมัติ และนำข้อมูลบนเอกสารนี้ไปสร้างเป็นใบสั่งซื้อ (มักพบบ่อยในธุรกิจซื้อมา – ขายไป)
  3. สร้างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หมายถึง เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติ และได้ส่งมอบสินค้า/บริการ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็สามารถเปลี่ยนใบเสนอราคานั้นเป็น ใบวางบิล/แจ้งหนี้ เพื่อใช้ในการวางบิลได้ทันที
  4. สร้างใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน หมายถึง เปลี่ยนเอกสาร เป็นใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เพื่อรับเงินจากลูกค้า
ปัญหาที่ผู้ประกอบการหลายรายกลุ้มใจ คือความยุ่งยากวุ่นวายในการทำเอกสาร แต่หากคุณใช้เครื่องมือเพื่อช่วยจัดการ คุณก็สามารถจัดทำเอกสารได้อย่างมีระบบ ประหยัดเวลา สร้างเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือ หมดปัญหากังวลใจเกี่ยวกับภาษี และการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี อีกทั้งในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีรวดเร็วฉับไว การทำเอกสารบัญชีออนไลน์ก็จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ประกอบการ หากเป็นลูกค้าของ FlowAccount.com เอกสารทางบัญชีต่าง ๆ ก็สามารถส่งให้ลูกค้าง่าย ๆ ผ่านระบบแชท หรืออีเมล์ ช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถใช้เวลากับธุรกิจที่คุณรักได้มากยิ่งขึ้น

 

วิธีการเปิดใบเสนอราด้วย ด้วย FlowAccount.com

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

สมัครทดลองใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี
รับฟรี! Premium Package 30 วัน

You may also like