ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร

ใบเสนอราคา Cover


ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่เจ้าของธุรกิจจะต้องออกให้กับฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ก่อนตัดสินใจซื้อ


ใบเสนอราคา ต้องบอกอะไร



ในฐานะที่เราเป็นเจ้าของธุรกิจนำเสนอข้อมูลและราคาของสินค้าหรือบริการ ก็ควรสร้างความน่าเชื่อถือด้วยการทำเอกสารที่มีแบบฟอร์มสวยงามได้มาตรฐาน และมีข้อมูลที่ชัดเจน ถูกต้องครบถ้วน และจะต้องมีองค์ประกอบหลักๆ 2 เรื่อง คือ


บอกข้อมูลที่ชัดเจน


ข้อมูลที่ใบเสนอราคาควรมี ได้แก่ รายละเอียดของงาน สินค้า หรือบริการ เงื่อนไขการจัดทำ หรือจัดส่ง ระยะเวลาเครดิต และหมายเหตุสำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวกับการขาย หรือการให้บริการ


ลงลายเซ็น 


ลูกค้าในฐานะผู้ซื้อจะต้องมีการลงชื่อและลายเซ็นเพื่อยื่นยันและยอมรับในข้อตกลงและเงื่อนไขต่างๆ เมื่อมีการลงชื่อและลายเซ็นเพื่ออนุมัติแล้ว เจ้าของธุรกิจจึงจะสามารถเริ่มทำงานให้ได้


รายละเอียดใน ฟอร์มใบเสนอราคา


หากเจ้าของธุรกิจสร้างฟอร์มใบเสนอราคาด้วยตนเอง เพื่อจัดทำเป็นแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับธุรกิจ ควรจะมีรายละเอียดดังนี้

ตัวอย่างใบเสนอราคาที่เปิดด้วย ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com ที่มีข้อมูลครบถ้วน
ตัวอย่าง ฟอร์มใบเสนอราคา FlowAccount

  • ภาพโลโก้บริษัทเห็นได้ชัดเจน สวยงาม แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ
  • บอกรายละเอียดชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา ของฝ่ายเจ้าของธุรกิจ (ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ) และฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ)
  • หากคุณออกใบเสนอราคาบ่อยๆ ควรจัดทำเอกสารให้มีเลขที่ของเอกสารที่ลำดับต่อเนื่องกัน เพื่อเอาไว้ใช้ในการอ้างอิงในการออกเอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่น ใบแจ้งหนี้/วางบิล หรือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
  • ควรระบุผู้ติดต่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และชื่อโครงการ
  • ควรระบุเครดิตการชำระเงิน (หากมี) ให้ลูกค้าทราบ

ใบเสนอราคา มีความสำคัญอย่างไร


  1. ก่อนที่ลูกค้า (ผู้ซื้อ) จะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการจากแบรนด์ที่สนใจ จะต้องขอใบเสนอราคาจากแบรนด์อย่างน้อย 3 แบรนด์ขึ้นไป เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบคุณภาพของสินค้าหรือบริการ และราคาก่อนทำการตัดสินใจ
  2. ใบเสนอราคาสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเหมือนเป็นสัญญาฉบับหนึ่งได้ ตัวอย่างข้อมูล เช่น ข้อมูลผลิตภัณฑ์ เงื่อนไขการจ่ายชำระ ข้อมูลการติดต่อ ข้อมูลโปรโมชั่น และที่สำคัญที่สุดคือ ราคา ใช้อ้างอิงว่า ราคาที่ตกลงซื้อขายกันกับราคาที่เปิลบิลนั้นตรงกันหรือเปล่า
  3. สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น ใบเสนอราคาจะเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัท และข้อมูลบริษัทนั้นยังแสดงความมีตัวตนของบริษัทอีกด้วย ยิ่งเป็นการซื้อสินค้าที่มีมูลค่าสูง และระยะยาว ความน่าเชื่อถือของบริษัทก็ยิ่งสำคัญมากขึ้นตามไปด้วย

ยกตัวอย่าง บริษัท A ต้องการจัดหาเครื่องกรองน้ำมาติดตั้งภายในบริษัท ซึ่งมีพนักงานจำนวน 50 คน จากนั้นก็เริ่มหาแบรนด์ที่มีสเปกเครื่องกรองน้ำตามที่ต้องการ และมีบริการหลังการขายที่ดีในการเรียกช่างมาเปลี่ยนอะไหล่ไส้กรอง


ทางบริษัทเครื่องกรองน้ำก็จะส่งใบเสนอราคามาให้บริษัท A พิจารณา ซึ่งบริษัท  A ต้องมีหน้าที่ดูรายละเอียดของสินค้าจากในใบเสนอราคา หากข้อมูลที่ต้องการยังอยู่ในใบเสนอราคาไม่ครบ เช่น เงื่อนไขเรื่องระยะเวลาการจัดส่ง ก็ต้องแจ้งให้ฝ่ายขายของบริษัทเครื่องกรองน้ำใส่รายละเอียดเพิ่มลงมาในใบเสนอราคา เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงต่อไป



ใบเสนอราคา สำคัญทางบัญชีไหม


สำคัญ เพราะใบเสนอราคามีข้อมูลราคา ที่ลูกค้า (ผู้ซื้อ) เมื่อลงลายเซ็นตอบรับใบเสนอราคากลับจะถือเป็นการยืนยันยอมรับมูลค่าของสินค้าก่อนที่จะทำการสั่งซื้อ


เมื่อถึงขั้นตอนก่อนการจ่ายเงิน ลูกค้า (ผู้ซื้อ) ก็จะนำราคาในใบแจ้งหนี้ และราคาในใบเสนอราคาที่ผ่านการลงลายเซ็นมาดูว่าตรงกันหรือไม่ จากนั้นค่อยลงบันทึกบัญชี


และขั้นตอนก่อนรับสินค้าก็สามารถใช้ใบเสนอราคาตรวจสอบสเปกสินค้าว่าได้รับตรงตามที่ตกลงกันไว้หรือไม่ได้ด้วยเช่นกัน


วิธีการเปิดใบเสนอราคาด้วย ด้วย FlowAccount.com


สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ใช้ FlowAccount ในการออกใบเสนอราคาอยู่แล้ว สามารถสร้างเอกสารในระบบและดาวน์โหลดไฟล์เอกสารเพื่อแชร์ไปหาลูกค้าหรือสั่งพิมพ์ส่งหาลูกค้าได้เลย ลองดูวิธีทำใบเสนอราคาจากวิดีโอข้างต้นของเราได้เลยนะคะ


ส่วนใครที่ยังไม่คุ้นเคยกับการทำเอกสาร และสนใจอยากลองใช้ FlowAccount ช่วยลดเวลาการสร้างฟอร์มเอกสารเอง สามารถคลิกที่ปุ่มเพื่อทดลองสร้างเอกสารฟรี ซึ่งสามารถใช้งานได้ฟรีถึง 30 วันค่ะ



สร้างวงจรเอกสารขายต่อจากใบเสนอราคาก็ง่าย


อีกหนึ่งความพิเศษในการสร้างเอกสารผ่านโปรแกรมบัญชี FlowAccount คือ เรายังช่วยเจ้าของธุรกิจในการลำดับการทำเอกสารต่อจากใบเสนอราคาด้วยค่ะ


หลังจากที่ลูกค้า (ผู้ซื้อ) มีการเซ็นอนุมัติบนใบเสนอราคาเพื่อยืนยันการซื้อขายหรือให้บริการแล้ว ก็จะต้องมีการทำใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินต่อ FlowAccount ช่วยให้การทำงานตรงนี้สะดวกขึ้น เพียงไปที่รายการใบเสนอราคาที่สร้างไว้ จากนั้นคลิกที่สถานะของเอกสาร ระบบจะแสดงเมนูสร้างเอกสารใหม่ตามลำดับของการทำเอกสารให้เลย เช่น ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หรือใบกับกำภาษี/ใบเสร็จรับเงิน โดยซิงค์ข้อมูลจากใบเสนอราคามาให้อัตโนมัติไม่ต้องสร้างเอกสารและกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง


สร้างเอกสารขายได้ครบวงจร โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ


  1. อนุมัติ หมายถึง ลูกค้า (ผู้ซื้อ) ได้เซ็นอนุมัติเอกสารแล้ว
  2. สร้างใบสั่งซื้อ หมายถึง เอกสารนี้ได้รับการอนุมัติ และนำข้อมูลบนเอกสารนี้ไปสร้างเป็นใบสั่งซื้อ (มักพบบ่อยในธุรกิจซื้อมา – ขายไป)
  3. สร้างใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หมายถึง เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติ และได้ส่งมอบสินค้า/บริการ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็สามารถเปลี่ยนใบเสนอราคานั้นเป็น ใบวางบิล/แจ้งหนี้ เพื่อใช้ในการวางบิลได้ทันที
  4. สร้างใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน หมายถึง เปลี่ยนเอกสาร เป็นใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เพื่อรับเงินจากลูกค้า

นอกจากนี้ ยังสามารถสร้างใบเสนอราคาผ่านมือถือได้ ด้วยแอปพลิเคชั่น FlowAccount ได้ด้วยเช่นกัน


ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจหลายรายกลุ้มใจ คือความยุ่งยากวุ่นวายในการทำเอกสาร แต่หากคุณใช้เครื่องมือเพื่อช่วยจัดการ คุณก็สามารถจัดทำเอกสารได้อย่างมีระบบ ประหยัดเวลา สร้างเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือ หมดปัญหากังวลใจเกี่ยวกับภาษี และการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี


อีกทั้งในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีรวดเร็วฉับไว การทำเอกสารบัญชีออนไลน์ก็จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับเจ้าของธุรกิจ และยังสามารถส่งเอกสารหาลูกค้าง่ายๆ ผ่านระบบแชต หรืออีเมล ช่วยให้คุณสามารถใช้เวลากับการทำธุรกิจที่คุณรักได้มากยิ่งขึ้น


ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

มั่นใจด้วยผู้ประกอบการกว่า 40,000 ราย
ที่ใช้โปรแกรมบัญชี คลาวด์ ของเราเริ่มต้นธุรกิจ สมัครเลย!