ปิดบัญชี เป็นงานสำคัญมากๆ ที่นักบัญชีอย่างเราต้องทำให้เสร็จ เพราะนี่หมายถึง การออก “งบการเงิน” ซึ่งเป็นผลผลิตของการประกอบธุรกิจ ทำให้ผู้ประกอบการรู้ว่าพวกเขามีกำไรหรือขาดทุนเท่าไร ในปีที่ผ่านมา มีสถานะการเงินเป็นอย่างไร และสุดท้ายจะต้องจ่ายภาษีเพิ่มมากน้อยแค่ไหน

 

นอกจากนี้แล้ว การปิดบัญชีให้สำเร็จลุล่วงนั้น หมายถึง ค่าบริการก้อนโตที่นักบัญชีจะได้รับจากการทำงานให้เสร็จสิ้นด้วยเช่นกัน 

 

ถ้าอยากให้ปิดงบการเงินสำเร็จไปได้ด้วยดี ไม่มีอุปสรรคมากั้น นักบัญชีจะต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง ลองมาอ่านบทความนี้กันค่ะ

 

 

1. ปีนี้เราเพิ่มมูลค่าอะไรให้ลูกค้าบ้าง

 

เรื่องแรกหลายคนคงสงสัยว่า ทำไมการเพิ่มมูลค่าให้ลูกค้าถึงเป็นหนึ่งในภารกิจที่นักบัญชีต้องเตรียมตัว 

 

เพราะการเติบโตของลูกค้าคือ ความมั่นคงของนักบัญชี ถ้าเราทำให้ลูกค้าเติบโตได้ มีกำไรเพิ่ม ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็ย่อมมีผลดีกับตัวเราเองไม่ทางตรงก็ทางอ้อม

 

ก่อนจะหมดปีนี้ไป ลองคิดทบทวนกับตัวเองสักนิดว่า ได้เพิ่มมูลค่าอะไรลงไปในงานของเราบ้าง หรือเราได้ทำอะไรให้ลูกค้าดีขึ้นบ้างไหม ยกตัวอย่างเช่น 

 

• ปีนี้วางระบบเอกสารรับเงินให้รัดกุมขึ้น ช่วยลดการทุจริตได้
• สอนลูกค้าดูรายงานยอดขาย ทำให้ปรับกลยุทธ์การขายได้ดีขึ้น

 

การเพิ่มมูลค่าอาจจะไม่ได้หมายถึงอะไรที่ยิ่งใหญ่ ต้องใช้ความพยายามเยอะๆ อย่างการปิดบัญชีเท่านั้น แต่บางครั้งมันอาจหมายถึง การส่งต่อความรู้ หรือความชำนาญบางอย่างให้กับลูกค้า ทำให้ผู้ประกอบการเข้าใจธุรกิจตัวเองได้ดีมากขึ้น เท่านี้ก็ถือว่างานที่เราทำเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจแล้ว

 

 

2. มีสิทธิประโยชน์ภาษีอะไรที่ต้องแจ้งลูกค้าก่อน

 

บัญชีและภาษีเป็นของคู่กัน ถ้าเราแนะนำเรื่องภาษีให้ลูกค้าได้ว่า ปีนี้มีสิทธิประโยชน์ทางภาษีอะไรบ้าง ที่ลูกค้าน่าจะเข้าเงื่อนไข รับรองว่าลูกค้าเป็นปลื้มแน่นอน 

 

และที่สำคัญการบอกล่วงหน้าว่า ถ้าอยากใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษี ลูกค้าจะต้องทำอย่างไรบ้าง น่าจะเป็นเรื่องดี เพราะลูกค้าจะได้เตรียมตัวและส่งเอกสารให้นักบัญชีอย่างเราไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ เช่น

 

• เอกสารซื้อชุดตรวจเชื้อโควิด-19 (ATK) ลดหย่อนได้ 1.5 เท่า
• ใบรับรองการบริจาคให้โรงเรียน โรงพยาบาล
• เอกสารการใช้จ่ายฝึกอบรมพนักงาน 
• ค่ารับรองลูกค้า

 

บ่อยครั้งที่นักบัญชีถูกคาดคั้นจากลูกค้าว่า “อยากลดภาษีๆ” แต่เราทำอะไรไม่ได้มากกว่านี้ เพราะเหตุการณ์ทุกอย่างผ่านสิ้นปีไปแล้ว ในปีนี้คงจะดีไม่น้อย ถ้าเราได้บอกลูกค้าไว้ก่อนว่า มีค่าใช้จ่ายอะไรที่อาจได้สิทธิประโยชน์ภาษีเพิ่มเติมบ้าง ลูกค้าจะได้เตรียมตัว วางแผนใช้สิทธิก่อนสิ้นปี

 

 

3. ประมาณการกำไรสุทธิและภาษีไว้แต่เนิ่นๆ

 

สำหรับเรื่องภาษีอีกเรื่องหนึ่งที่นักบัญชีควรเตรียมตัวก่อนสิ้นปี คือ การทำประมาณการกำไรสุทธิคร่าวๆ ไว้ให้ลูกค้า เพื่อจะได้รู้ว่าในปีนี้ลูกค้าจะมีกำไรสุทธิเท่าใด และคิดเป็นค่าใช้จ่ายภาษีจำนวนเท่าใด 

 

ข้อดีของการประมาณการกำไรสุทธิและภาษีไว้ก็คือ 

• เข้าใจผลประกอบการของธุรกิจ
• วางแผนกลยุทธ์สำหรับโค้งสุดท้าย
• เตรียมเงินสำรองจ่ายภาษี

 

สุดท้ายเจ้าของธุรกิจจะได้ไม่ต้องเซอร์ไพรส์ตอนเห็นงบการเงินว่า เอ… ทำไมปีนี้ขาดทุน หรือ ทำไมปีนี้ภาษีต้องจ่ายเยอะจังเลย ฉะนั้น การเตรียมประมาณการงบการเงินไว้ถึงสิ้นปีจึงเป็นเรื่องที่ดี และช่วยเบาแรงในการอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจได้ในระยะยาว

 

 

4. ทำเช็กลิสต์รายการปรับปรุงประจำปีเตรียมไว้ 

 

การปิดบัญชีประจำปีต้องมีรายการปรับปรุงที่สำคัญๆ เพื่อที่จะทำให้งบการเงินสะท้อนข้อมูลตามความเป็นจริง แต่ทว่าในแต่ละธุรกิจก็อาจจะมีรายการปรับปรุงที่แตกต่างกันไป การทำเช็กลิสต์รายการปรับปรุงประจำปีเอาไว้ จะทำให้นักบัญชีทำงานง่าย และไม่หลงหน้าลืมหลัง

 

ยกตัวอย่างรายการปรับปรุงที่สำคัญ

• รายได้รับล่วงหน้า
• ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
• ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
• ประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงาน

 

สุดท้ายแล้วการมีคู่มือปรับปรุงบัญชีประจำปีอาจทำให้งานนี้ไม่จำเป็นต้องถึงมือเราเสมอไป อาจจะส่งต่อให้น้องๆ ในทีมทำงานต่อได้ เราเองอาจแค่ตวรจเช็กความถูกต้อง เผลอๆ งานเบาลงอีกเยอะเลย

 

 

5. วางแผนส่งงานกับออดิต 

 

แน่นอนว่าปิดบัญชีเสร็จแล้ว นักบัญชีต้องส่งงานต่อให้ออดิต หรือผู้ตรวจสอบบัญชีเช็กความถูกต้องอีกครั้ง โดยปกติออดิตเองก็จะใช้เวลาในการตรวจสอบ นั่นแปลว่า เราไม่สามารถส่งงานวันสุดท้ายก่อนออกงบการเงินให้กับออดิตได้แน่ๆ

ถ้าอยากให้ออดิตตรวจงานเร็ว เซ็นรับรองงบไว อย่าลืมนัดกับออดิตไว้ว่าจะส่งงานให้เมื่อไร 

 

ที่สำคัญ ถ้าใครใช้ FlowAccount ทำบัญชี เพียงแค่เพิ่มออดิตเข้าไปในบัญชีบริษัท ออดิตก็สามารถเข้าไปตรวจสอบเอกสารเกือบทั้งหมดได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาส่งเอกสารไปมาทางไปรษณีย์ให้ยุ่งยากเหมือนก่อน 

 

 

6. วางแผนส่งงานกับลูกค้า

 

วางแผนกับออดิตแล้ว เรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันคือ การวางแผนส่งงานกับลูกค้า 

 

หลายคนมองว่า งานเสร็จเมื่อไรก็ส่งเมื่อนั้น ทำไมต้องมาวางแผนด้วย เชื่อเถอะค่ะว่าไม่มีเจ้าของธุรกิจคนไหนชอบการรอคอยโดยไม่มีวันสิ้นสุด

 

การวางแผนส่งงานกับลูกค้าแล้วสื่อสารให้รู้ถึงกำหนดการถือเป็นวิถีที่ควรปฏิบัติ จะได้มีไทม์ไลน์ชัดเจน เป้าหมายชัดเจน และสุดท้ายเราเองก็จะมีกำลังใจทำตามสัญญามากขึ้นกว่าเดิมอีกเช่นกัน

 

 

7. ปิดบัญชี แล้วเตรียมพักผ่อนบ้าง

ใครว่างานบัญชีต้องทำ 7 วัน 24 ชั่วโมงเสมอไป ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการพักผ่อนของนักบัญชี คงหนีไม่พ้นช่วงก่อนปิดบัญชีเช่นช่วงปลายปีแบบนี้ ถ้าปีที่ผ่านมาเหนื่อยนัก อย่าลืมหาเวลาพักผ่อน ดูแลตัวเอง และใช้ชีวิตกับครอบครัวบ้าง ก่อนตั้งต้นเริ่มใหม่ในปีถัดไป 

 

แม้ว่าการปิดบัญชีจะเป็นช่วงเวลาที่หนักและเหนื่อยสุดในชีวิตของนักบัญชี แต่ถ้าเราเตรียมความพร้อมไว้แต่เนิ่นๆ ทบทวนตัวเอง วางแผนกำไรและภาษี รวมไปถึงกำหนดตารางงานกับออดิตและลูกค้าให้พร้อม งานปิดบัญชีนี้อาจจะไม่ยากอย่างที่คิด อย่าลืมว่ายิ่งเราเตรียมตัวดีเท่าไร งานก็ยิ่งเสร็จไวมากเท่านั้น และที่สำคัญเรายังมีเวลาเหลือไปพัฒนาตัวเองในด้านอื่นๆ ต่ออีกด้วย