การตั้งค่าเกี่ยวกับวันลา
เมื่อเข้ามาที่หน้าจอ FlowAccount Payroll แล้ว รูปเฟืองด้านซ้ายล่าง เพื่อเข้าดูการตั้งค่าดังภาพ
ตั้งค่าปฏิทินการทำงาน (Calendar Setting)
สำหรับการกำหนดรอบการลาและวันทำงานของบริษัท สามารถเข้ามาตั้งค่าได้ที่แถบเมนูซ้ายมือ
เลือกฟันเฟืองด้านซ้ายมือ เลือก การตั้งค่า → ตั้งค่าปฏิทินการทำงาน
โดยระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับรอบการลาไว้ที่ 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม
วันที่ทำงานของบริษัท จันทร์, อังคาร, พุธ, พฤหัสบดี และ ศุกร์
สามารถเปลี่ยนรอบการลาให้เป็นไปตามนโยบายรอบการลาของบริษัทได้ตามที่ต้องการ
คำแนะนำ: บริษัทไทย จะใช้รอบการลา 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม
บริษัทญี่ปุ่น จะใช้รอบการลา 1 เมษายน ถึง 31 มีนาคม
สามารถเลือกวันทำงานของบริษัทตามนโยบายที่ต้องการ โดยการตั้งค่าวันทำงานนี้ มีผลกับพนักงานทุกคนในบริษัท
เมื่อทำการเปลี่ยนข้อมูลตามนโยบายที่ต้องการแล้ว สามารถกด บันทึก เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในระบบ
ตั้งค่าวันหยุด (Holiday Setting)
ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นปฏิทินวันหยุดในปีปัจจุบันให้ทันที สำหรับการใช้งานครั้งแรก
โดยที่หน้าจอจะแสดง
- ปีของปฏิทินวันหยุด
- สถานะการใช้งาน
- ปุ่ม สร้างปฏิทิน
- ปุ่ม เพิ่มวันหยุด
- ลูกศรเลือกปีปฏิทินวันหยุด
- จำนวนวัน ซึ่งสัมพันธ์กับจำนวนวันหยุดด้านล่าง
- วันหยุดที่แบ่งตามเดือนต่างๆ
หากยังไม่มีการสร้างปฏิทินวันหยุดในปีหน้า สามารถกดปุ่ม สร้างปฏิทิน
จากนั้น ระบบจะแสดงหน้าจอการสร้างปฏิทินวันหยุด โดยระบบจะดึงรายการวันหยุดตามประกาศของธนาคารแห่งประเทศไทย
ซึ่งสามารถลบหรือเพิ่มวันหยุดเพิ่มเติมได้ตามนโยบายขององค์กร
เมื่อทำการเพิ่มหรือลบวันหยุดแล้ว ให้กดปุ่ม บันทึก จะเป็นการสร้างปฏิทินวันหยุดสำเร็จ
สำหรับปฏิทินในปีที่ผ่านมา หากได้มีการข้ามปีไปแล้ว จะไม่สามารถย้อนกลับไปลบหรือแก้ไขได้
สำหรับปีปัจจุบัน สามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบวันหยุดได้
คำแนะนำ: หากเป็นการทำรายการย้อนหลังสำหรับวันที่ผ่านมาแล้ว จะมีผลกระทบต่อการใช้สิทธิ์วันลาบางประเภทที่พนักงานลาไปแล้ว
เมื่อต้องการเพิ่มวันหยุด สามารถกดปุ่ม เพิ่มวันหยุด ที่มุมขวาบน
ระบบจะบังคับให้ระบุ ชื่อวันหยุดภาษาไทย และวันที่หยุด
เมื่อระบุวันที่หยุด ระบบจะแสดงเป็นรูปปฏิทิน ให้เห็นภาพการระบุวันที่หยุดได้ง่ายขึ้น
หากมีวันหยุดที่มีชื่อซ้ำกันจำนวนหลายวัน เช่น วันสงกรานต์ สามารถกดปุ่ม เพิ่มวันหยุด เพื่อเพิ่มวันหยุดอื่นๆ ของชื่อวันหยุดเดียวกันได้
เมื่อระบุข้อมูลวันหยุดเรียบร้อยแล้ว สามารถกดบันทึก เพื่อเพิ่มวันหยุดในระบบได้
สามารถแก้ไขวันหยุดได้ โดยการเลือก ดินสอ ข้างถังขยะ
ระบบจะแสดงหน้าจอแก้ไขวันหยุด สามารถแก้ไขข้อมูล ได้แก่
- ชื่อวันหยุด ภาษาไทย
- ชื่อวันหยุด ภาษาอังกฤษ
- วันที่หยุด
จากนั้นกด บันทึก เป็นอันเสร็จสิ้น
หน้าจอปฏิทินวันหยุด เมื่อทำการลบวันหยุดทั้งหมดในปฏิทิน
หากมีการเพิ่มปฏิทินวันหยุดของปีถัดไปแล้ว และยังไม่ถึงปีปฏิทินถัดไป สถานะของปฏิทินวันหยุดปีถัดไปจะแสดง ไม่ใช้งาน
ตั้งค่าการลา (Leave Setting)
สำหรับการตั้งค่าวันลาต่างๆ ให้เป็นไปตามกฎหมายและนโยบายขององค์กร
สามารถเข้าไปที่เมนูฟันเฟืองด้านซ้ายมือ เลือก การตั้งค่า → ตั้งค่าการลา
เมื่อเข้ามาแล้ว ระบบจะแสดงวันลาทุกประเภทที่มีอยู่ในระบบ โดยทุกประเภทวันลาจะเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น ซึ่งจะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้
- รหัสการลา
- ชื่อประเภทวันลา
- จำนวนสิทธิ์ขั้นต่ำในการลา ต่อปี
- สถานะประเภทวันลา
สามารถเลือกเปิดใช้/ไม่ใช้งาน ที่ช่องสถานะ สำหรับประเภทวันลาตามนโยบายบริษัท
สามารถเลือกแสดงตามสถานะของประเภทการลาได้
สามารถกดที่แว่นขยายด้านขวา เพื่อพิมพ์ค้นหาประเภทวันลาที่ต้องการได้
หากต้องการแก้ไขข้อมูลประเภทวันลา สามารถกดได้ที่ 3 จุด ด้านขวา เลือก แก้ไข
หน้าจอจะแสดงข้อมูลการแก้ไขกฎเกณฑ์การลา ซึ่งสามารถแก้ไขได้ ดังต่อไปนี้
- ปุ่มเปิด/ปิด สำหรับการเปิดใช้/ไม่ใช้งาน ประเภทวันลา
- จำนวนวันที่ได้รับ ต่อปี
- ใช้วันลาได้ตั้งแต่ (วันเริ่มงาน/ผ่านทดลองงาน)
- การแจกวันลา (สิทธิ์เต็มจำนวน/สัดส่วนตามเดือนที่เข้างาน)
- หมายเหตุ
- หากเลือกบังคับกรอก ระบบจะบังคับให้พนักงานระบุหมายเหตุทันทีเมื่อลาตั้งแต่วันแรก
- เอกสารแนบ
- หากเลือกบังคับแนบ จะมีช่องระบุเมื่อลาตั้งแต่กี่วันขึ้นไป หากต้องการให้แนบตั้งแต่การขอวันลาวันแรก ให้ระบุเป็น 0
หากแก้ไขข้อมูลประเภทวันลาเรียบร้อยแล้ว กด บันทึก เป็นอันเสร็จสิ้น
การตั้งค่าสิทธิ์การอนุมัติและปรับปรุงสิทธิ์วันลา
เป็นการตั้งค่าอนุมัติการลาในระดับพนักงาน โดยข้อมูลการอนุมัติการลา สามารถระบุผู้อนุมัติได้สูงสุด 2 คน โดยมีการบังคับที่ 1 คนเสมอ
เข้าไปที่เมนู พนักงาน → เลือกพนักงาน → ข้อมูลสิทธิ์การลาและการอนุมัติ ระบบจะแสดงหน้าจอ ดังภาพ
โดยจะแสดง ข้อมูลการอนุมัติการลา สำหรับแก้ไขข้อมูลผู้อนุมัติและตั้งสิทธิ์การเป็นผู้อนุมัติ และข้อมูลสิทธิ์การลา การให้ปรับปรุงสิทธิ์ เพิ่มหรือลด ประเภทวันลาของพนักงานเป็นกรณีพิเศษ
การระบุข้อมูลผู้อนุมัติการลา สามารถเลือกผู้อนุมัติ 1 และผู้อนุมัติ 2 ได้ แต่ผู้อนุมัตินั้น จะต้องถูกกำหนดว่า มีสิทธิ์ ในการอนุมัติให้เรียบร้อยก่อน
จากนั้นรายชื่อผู้อนุมัติจะแสดงในช่องผู้อนุมัติ ให้เลือกผู้อนุมัติตามข้อมูลหัวหน้าโดยตรง หรือผู้จัดการโดยตรงได้ จากนั้นกด บันทึก เป็นอันเสร็จสิ้น
หากต้องการเพิ่มหรือลดสิทธิ์วันลาให้กับพนักงานเป็นกรณีพิเศษ สามารถเข้ามาที่ ข้อมูลสิทธิ์การลาและผู้อนุมัติ จากนั้นไปที่กรอบ ข้อมูลสิทธิ์การลา กด แก้ไข
หน้าจอจะแสดงข้อมูล
- ประเภทวันลา
- สิทธิ์ที่ได้
- เพิ่ม/ลด
- วันลาที่ใช้ได้
จากนั้นให้กดลูกศรขึ้น เพื่อเพิ่มวันลา หรือลูกศรลง เพื่อลดวันลา โดยการเพิ่มหรือลด จะส่งผลกับข้อมูล วันลาที่ใช้ได้
เมื่อกด บันทึก ช่องเพิ่ม/ลด จะยังคงแสดงจำนวนการปรับปรุงสิทธิ์ และปรับปรุงใหม่ในคอลัมน์ วันลาที่ใช้ได้ เป็นอันเสร็จสิ้น
วันลาที่ใช้ได้ X/Y เมื่อ X = สิทธิ์ที่ใช้ได้ + เพิ่ม/ลด - รออนุมัติ - ใช้ไปแล้ว
เมื่อ Y = สิทธิ์ที่ใช้ได้ + เพิ่ม/ลด
