วิธีการใช้งานกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง บน FlowAccount Payroll

กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างมีผลบังคับใช้ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2569 เป็นต้นไป บริษัทและพนักงานที่เข้าเกณฑ์ต้องเริ่มนำส่งเงินตั้งแต่วันดังกล่าว FlowAccount Payroll รองรับการตั้งค่า คำนวณ หัก/สมทบ และลงบัญชีให้อัตโนมัติ คู่มือนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการใช้งานฟีเจอร์นี้

เริ่มต้นใช้งาน

ฟีเจอร์ "กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" คืออะไร

เป็นกองทุนภาคบังคับตามกฎหมายแรงงาน ให้นายจ้างและลูกจ้างสมทบเงินเข้ากองทุนร่วมกันทุกเดือนในอัตราเท่ากัน เป็นเงินออม/สวัสดิการสำรองให้ลูกจ้างเมื่อพ้นสภาพการเป็นพนักงาน (ลาออก เลิกจ้าง เกษียณ หรือเสียชีวิต) โดยกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานเป็นผู้ดูแลกองทุน เป็นกองทุนใหม่ที่มีผลบังคับใช้ครั้งแรก 1 ตุลาคม 2569

ภาพรวมการทำงานของฟีเจอร์

ฟีเจอร์นี้ทำงานผ่านการตั้งค่า 3 ระดับ กับการออกไฟล์นำส่ง:

• ระดับบริษัท (Global) — เปิด/ปิด "ขึ้นสิทธิ์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" ให้ทั้งบริษัทที่ตั้งค่าเงินเดือน → ข้อมูลกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง

• ระดับพนักงาน (Employee) — กรองอีกชั้นว่าพนักงานคนไหนอยู่ในกองทุนนี้บ้าง ยกเว้นเป็นรายบุคคลได้ แม้บริษัทจะเปิดสิทธิ์โดยรวมไว้แล้ว

• ระดับรายการปรับเพิ่ม/ปรับลด (Addition/Deduction) — เลือกได้ว่ารายการปรับเพิ่ม/ปรับลดตัวไหนบ้างจะถูกนำไปรวมในฐานคำนวณเงินนำส่งกองทุนนี้

• ไฟล์นำส่ง — สามารถดาวน์โหลดไฟล์นำส่งกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างในรูปแบบ Excel สำหรับยื่นนำส่งกองทุนนี้โดยเฉพาะ โดยท่านต้องทำการยื่นผ่านระบบ EwFund ของกรมสวัสดิการฯ ด้วยตนเอง

ทั้งนี้ ระบบ FlowAccount Payroll มีฟังก์ชั่นช่วยในการตั้งค่า (Setup Wizard) กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างให้ท่านสามารถตั้งค่าได้ด้วยตนเองได้สะดวกยิ่งขึ้น

ดูหัวข้อ “เปิดใช้งานกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างในระบบอย่างไร”

ถ้าไม่ใช้ฟีเจอร์นี้ ต้องทำอย่างไร

หากไม่ใช้ฟีเจอร์นี้ ต้องคำนวณยอดหัก/สมทบเองใน Excel กรอกแบบฟอร์มนำส่งเงินสะสมด้วยมือทุกเดือน แล้วยื่นเองผ่านระบบ EwFund ของกรมสวัสดิการฯ — เสี่ยงคำนวณ/ปัดเศษผิด ลืมนำส่งหรือนำส่งช้า (มีค่าปรับ) และยอดไม่ตรงกับบัญชีจริงเพราะไม่มีการลงบัญชีอัตโนมัติ

ใครใช้ได้บ้าง

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ระดับ เจ้าของกิจการ, สำนักงานบัญชี, นักบัญชีและธุรการ และผู้จัดการฝ่ายบุคคล เท่านั้นที่เปิด/ปิดการตั้งค่า แก้ไขสิทธิ์รายพนักงาน และดาวน์โหลดรายงานเงินเดือน/ไฟล์นำส่งกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างได้

ธุรกิจของฉันต้องเข้าร่วมไหม

ตามกฎหมาย ธุรกิจที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป และยังไม่มีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ มีหน้าที่ต้องเข้าร่วมกองทุนนี้ ส่วนธุรกิจที่มีลูกจ้างน้อยกว่า 10 คน หรือมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพอยู่แล้ว สามารถสมัครใจเข้าร่วมได้เช่นกัน การนับจำนวน 10 คนนับรวมพนักงานทั้งบริษัท (ทุกสาขา ทุกสัญชาติ) ไม่ได้แยกนับเป็นรายสาขา

สำคัญ: ระบบ FlowAccount Payroll ไม่ได้ตรวจนับจำนวนพนักงานหรือตัดสินให้อัตโนมัติว่าธุรกิจของท่านต้องเข้าเกณฑ์บังคับหรือไม่ ท่านหรือผู้ทำบัญชี/ที่ปรึกษากฎหมายของท่านต้องเป็นผู้ตรวจสอบและตัดสินใจเปิดใช้งานเอง — บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย

หมายเหตุกรณีมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD): แม้บริษัทจะจัดให้มี PVD ครอบคลุมพนักงานกลุ่มนั้นแล้ว หากพนักงานรายใดยังไม่ได้เป็นสมาชิก PVD จริง (เช่น อยู่ระหว่างทดลองงาน หรือเลือกไม่สมัครเข้า PVD) พนักงานคนนั้นตามกฎหมายยังคงต้องเข้ากองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างอยู่

ท่านสามารถตั้งค่า "ขึ้นสิทธิ์" ให้พนักงานคนนั้นเป็นรายบุคคลได้ในระบบ แม้บริษัทจะเข้าเกณฑ์ยกเว้นในภาพรวมก็ตาม (ดูหัวข้อ "ยกเว้นพนักงานบางคนจากกองทุนนี้ได้อย่างไร")

หมายเหตุ: เมื่อนายจ้างดำเนินการให้ลูกจ้างเข้าเป็นสมาชิกกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างแล้ว แม้ภายหลังจำนวนลูกจ้างของบริษัทจะลดลงต่ำกว่า 10 คน นายจ้างยังคงมีหน้าที่ต้องนำส่งเงินสะสมและเงินสมทบให้ลูกจ้างที่เป็นสมาชิกอยู่ต่อไปตามกฎหมาย ไม่สามารถหยุดหรือถอนตัวออกจากกองทุนได้เพียงเพราะจำนวนพนักงานลดลง

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับแพ็คเกจไหนบ้าง

การตั้งค่าและคำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (เปิด/ปิดสิทธิ์ระดับบริษัท-พนักงาน คำนวณหัก/สมทบ และลงบัญชีอัตโนมัติ) ใช้งานได้ในทุกแพ็คเกจ

สำหรับไฟล์นำส่งเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ใช้ได้เฉพาะแพ็คเกจ Pro Business เท่านั้น

การเปิดใช้งานและตั้งค่า

เปิดใช้งานกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างในระบบอย่างไร

1. เลือกแอปพลิเคชัน Payroll > การตั้งค่า > ตั้งค่าเงินเดือน
2. เลื่อนไปที่หัวข้อ ข้อมูลกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง → ขึ้นสิทธิ์

3. เลือก จัดการ เพื่อสามารถเลือกพนักงานขึ้นสิทธิ์แบบกลุ่มได้

4. จากนั้นกดถัดไป เพื่อตั้งค่าปรับเพิ่ม/ปรับลด เลือกค่าเงินปรับเพิ่ม/ปรับลดที่ต้องการคำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างแบบกลุ่มได้ ซึ่งทางระบบได้แนะนำปรับเพิ่ม/ปรับลดให้เบื้องต้นแล้ว หากธุรกิจของท่านมีค่าเงินที่ต้องการคำนวณแตกต่างจากที่ระบบแนะนำ สามารถกำหนดเอง จากนั้นกด ยืนยันข้อมูล

กดบันทึกข้อมูลที่หน้าการตั้งค่า เมื่อเปิดใช้งานแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะมีผลกับงวดเงินเดือนที่ยังไม่ปิดทันที ส่วนงวดที่ปิดไปแล้วก่อนหน้านี้จะไม่ถูกกระทบ

ก่อนเปิดใช้งาน ฟีเจอร์นี้กระทบอะไรไหม

ไม่กระทบ — ฟีเจอร์นี้ปิดโดย default สำหรับทุกบริษัท ไม่มีการคำนวณ แสดงผล หรือลงบัญชีใดๆ จนกว่าท่านจะเปิดใช้งานเอง

เปิดใช้งานแล้ว พนักงานทุกคนถูกหักทันทีไหม

ใช่ ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2569 เป็นต้นไป เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ระบบจะตั้งพนักงานทุกคน (รวมพนักงานใหม่ที่สร้างหลังเปิดใช้งาน) เป็น "ขึ้นสิทธิ์" โดยอัตโนมัติ หากต้องการยกเว้นพนักงานบางคน ต้องไปปรับที่โปรไฟล์พนักงานเป็นรายบุคคล หรือใช้ฟีเจอร์จัดการสิทธิ์แบบกลุ่ม (ดูหัวข้อถัดไป)

ยกเว้นพนักงานบางคนจากกองทุนนี้ได้อย่างไร

ไปที่หน้าข้อมูลพนักงาน หรือหน้าสร้างพนักงานใหม่ หาฟิลด์ "กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" แล้วเปลี่ยนเป็น "ไม่ขึ้นสิทธิ์" — พนักงานคนนั้นจะไม่ถูกคำนวณกองทุนนี้ ไม่ว่ารายการปรับเพิ่ม/ปรับลดของเขาจะตั้งค่าไว้อย่างไรก็ตาม

เปิด/ปิดสิทธิ์ให้พนักงานหลายคนพร้อมกันได้ไหม

ได้ ใช้ฟีเจอร์ "จัดการขึ้นสิทธิ์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" — ระบบแสดงรายชื่อพนักงานทั้งหมดเป็นรายการให้ติ๊กเลือกทีละคนหรือหลายคนพร้อมกัน พร้อมสรุปจำนวน "ขึ้นสิทธิ์" และ "ไม่ขึ้นสิทธิ์" แบบเรียลไทม์ก่อนกดยืนยัน เหมาะสำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมากและไม่ต้องการไล่แก้ทีละคน

การคำนวณ

ระบบคำนวณยอดหัก/สมทบอย่างไร

ยอดหัก (ลูกจ้าง) = ยอดสมทบ (นายจ้าง) = ฐานคำนวณ × อัตรา%

ฐานคำนวณ = เงินเดือน + รายการปรับเพิ่ม/ปรับลดที่ติ๊ก "คำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง"

ระบบปัดเศษทศนิยมตำแหน่งที่ 3 เหลือทศนิยม 2 ตำแหน่ง ไม่มีเพดานยอดสูงสุด และเพดานต่ำสุดคือ 0

รายการปรับเพิ่ม/ปรับลด แบบไหนควรนับเข้าฐานคำนวณ

บนรายการปรับเพิ่ม/ปรับลดทุกตัวจะมีกล่องติ๊กคำนวณ "กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" ให้เลือกได้ว่าจะรวมรายการนั้นเข้าฐานคำนวณหรือไม่

ดูเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ เปิดใช้งานกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างในระบบอย่างไร

สำคัญ: รายการปรับเพิ่ม/ปรับลด ที่คำนวณกองทุนสงเคราะห์ เป็น ค่าจ้าง ตอบแทนการทำงานตามสัญญาจ้างในเวลาทำงานปกติ (รายชั่วโมง/วัน/สัปดาห์/เดือน/ตามผลงาน) รวมถึงเงินที่จ่ายในวันหยุดและวันลาที่ได้รับสิทธิตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541

ระบบได้แนะนำปรับเพิ่ม/ปรับลดสำหรับนำไปคำนวณดังกล่าว แต่การพิจารณาว่าเงินประเภทใดเป็น ค่าจ้าง หรือไม่ ต้องพิจารณาจากข้อเท็จจริงตามวัตถุประสงค์ และลักษณะการจ่าย ในธุรกิจของท่าน

กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างมีผลลดหย่อนภาษีไหม

ไม่มีผล ปัจจุบันเงินสมทบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างทั้งฝั่งลูกจ้างและนายจ้าง ไม่มีผลต่อการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1 / ภ.ง.ด.1ก / 50 ทวิ) และไม่สามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้

หากทางกรมสวัสดิการและคุ้มครองมีอัปเดตในส่วนนี้ ทาง FlowAccount จะปรับการคำนวณในระบบ FlowAccount Payroll ให้อัตโนมัติ

พนักงานเริ่มงานหรือลาออกกลางเดือน คำนวณอย่างไร

ระบบคำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างจากค่าจ้างที่ปรับตามสัดส่วนวันทำงานจริง (prorate) อยู่แล้วโดยตรง ไม่มีการปรับสัดส่วนซ้อนอีกชั้นสำหรับกองทุนนี้โดยเฉพาะ

อัตราจะเปลี่ยนจาก 0.25% เป็น 0.50% เมื่อไหร่ ต้องตั้งค่าเองไหม

ไม่ต้องตั้งค่าเอง ระบบเปลี่ยนอัตราให้อัตโนมัติเมื่อถึงวันที่มีผลอัตราใหม่

การคำนวณแบบตามสัดส่วนคร่อมเดือน ระบบคิดอย่างไร

ระบบใช้วันที่เริ่มและวันที่สิ้นสุด (Start and End Date) ของรอบเงินเดือนเป็นตัวกำหนดคำนวณ EWF และต้องคำนวณตามสัดส่วนหากรอบเงินเดือนคร่อมระหว่างเดือน ซึ่งระบบจะรองรับ 2 กรณี ได้แก่

1. ช่วงคร่อมเดือนระหว่างเดือนเปลี่ยนแปลงการมีผล EWF คือ กันยายน - ตุลาคม 2569 ต้องคำนวณเฉพาะส่วนรอบเงินเดือนที่เกิดขึ้นตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2569 เป็นต้นไป (หารด้วย 30 วันคงที่)
   1. สูตรคำนวณคือ (ฐานคำนวณ/30) x จำนวนวันในรอบเงินเดือนที่เกิดขึ้นในเดือนตุลาคม 2569) x 0.25%
2. ช่วงคร่อมเดือนระหว่างเดือนที่เปลี่ยนแปลงอัตรา EWF คือ กันยายน - ตุลาคม 2574 ต้องคำนวณวันที่อยู่ในเดือนกันยายนด้วยอัตรา 0.25%
   1. สูตรคำนวณเดือนกันยายน 2574 คือ (ฐานคำนวณ/30) x จำนวนวันในรอบเงินเดือนที่เกิดขึ้นในเดือนกันยายน 2574) x 0.25%
   2. สูตรคำนวณเดือนตุลาคม 2574 คือ (ฐานคำนวณ/30) x จำนวนวันในรอบเงินเดือนที่เกิดขึ้นในเดือนตุลาคม 2574) x 0.50%

ตัวอย่าง: งวดเงินเดือน 15 ก.ย. – 15 ต.ค. 2569 (รวม 30 วัน)

ฐานคำนวณ (เงินเดือนรวมรายการที่ติ๊กคำนวณ) 20,000 บาท

มีวันที่คร่อมอยู่ในเดือนตุลาคม 2569 จำนวน 15 วัน (1–15 ต.ค.)

สูตร: (20,000 / 30) × 15 × 0.25% = 25.00 บาท ต่อฝั่ง

(ลูกจ้างและนายจ้างฝั่งละ 25.00 บาท รวม 50.00 บาท) เนื่องจากงวดนี้จ่ายเงินจริงในเดือนตุลาคม 2569 กำหนดนำส่งจึงอยู่ภายในวันที่ 15 พฤศจิกายน 2569

ดูเรื่องฐานการคำนวณได้ที่หัวข้อ “ระบบคำนวณยอดหัก/สมทบอย่างไร”

เอกสารและรายงาน

ดูยอดหักและยอดสะสมกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างของพนักงานได้ที่ไหน

• สลิปเงินเดือน (Payslip) — ยอดหักกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างจะถูกแสดงอยู่ในคอลัมน์ "รายการหัก" และคอลัมน์เงินสะสม

• รายการเงินเดือน/ค่าจ้าง (Payroll Monthly Report) — มีคอลัมน์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างทั้งแบบรายเดือน ทั้งบนหน้าเว็บและไฟล์ Excel

• รายงานเงินเดือน/ค่าจ้างสะสม (Payroll Year-to-Date Report) — มีคอลัมน์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างทั้งแบบรายเดือนและสะสมทั้งปี (YTD) ทั้งบนหน้าเว็บและไฟล์ Excel

มีไฟล์สำเร็จรูปสำหรับยื่นกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างไหม

ระบบมีไฟล์สำเร็จรูปสำหรับยื่นกองทุนนี้โดยเฉพาะ ซึ่งเป็นไปตาม Template ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน โดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่หน้า รายการเงินเดือน/ค่าจ้าง แล้วกดที่ปุ่ม […] เลือก ดาวน์โหลดไฟล์นำส่งกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ท่านจะได้รับไฟล์ Excel เพื่อสำหรับการนำส่งต่อไป

ตัวอย่าง ไฟล์นำส่งกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างในรูปแบบ Excel

ก่อนนำไฟล์นี้ไปยื่นจริง แนะนำให้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตามตารางด้านล่างนี้ก่อนทุกครั้ง

สาระสำคัญที่ต้องตรวจสอบและบันทึกในไฟล์ Excel ให้ถูกต้อง

*= Field ช่องกรอกใหม่ในระบบ FlowAccount Payroll

1. สัญชาติ - ต้องกรอกให้กับพนักงานที่ขึ้นสิทธิ์เข้ากองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ระบบนำไปออกในไฟล์นำส่งกองทุนฯ โดยสามารถพนักงานใหม่ที่ยังไม่มีในระบบ สามารถเลือกสัญชาติได้เลยที่หน้า สร้างรายชื่อพนักงาน

สำหรับพนักงานที่อยู่ในระบบอยู่แล้ว สามารถเลือกสัญชาติได้ที่หน้า แก้ไขข้อมูลการจ้างงาน

2. สาเหตุที่ออกจากงาน - หากมีพนักงานออกจากงานในเดือน ต้องเลือกเหตุผลที่ออกจากงานด้วย เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ระบบนำไปออกในไฟล์นำส่งกองทุนฯ โดยสามารถเลือกได้หลังจากที่ใส่วันที่เลิกจ้าง

อ้างอิง: การแจ้งรายละเอียดการนำส่งเงินสะสมเงินสมทบ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ผ่านระบบ EwFund สำหรับสถานประกอบกิจการ (นายจ้าง)

เมื่อดาวน์โหลดไฟล์นำส่งจากระบบ FlowAccount Payroll แล้ว จะนำส่งอย่างไร

ท่านต้องยื่นผ่านระบบ EwFund ของกรมสวัสดิการฯ (ewfund.labour.go.th) ระบบนี้รองรับอัปโหลดไฟล์ Excel ตาม Template ของกรมเพื่อนำเข้ารายชื่อลูกจ้างทั้งหมดในครั้งเดียวและคำนวณยอดนำส่งให้อัตโนมัติ

สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ https://itserver15.labour.go.th/ewfundTemplate/media-file.php?id=16

ระบบลงบัญชีให้อัตโนมัติไหม

ใช่ ระบบลงบันทึกบัญชี (Journal Voucher) ให้อัตโนมัติเสมอ 2 ใบต่องวด คือ "ใบบันทึก" (บันทึกอัตโนมัติทันทีที่กด บันทึก รายการเงินเดือน) และ "ใบชำระ" (บันทึกอัตโนมัติเมื่อยืนยันจ่ายเงินเดือนแล้วเท่านั้น) โดยฝั่งนายจ้างบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย และฝั่งลูกจ้างบันทึกเป็นยอดหักออกจากเงินเดือนค้างจ่าย รวมเข้าบัญชีหนี้สินรอนำส่งบัญชีเดียวกัน

ตัวอย่างด้านล่างสมมติพนักงาน 1 คน เงินเดือน 25,000 บาท อัตรากองทุนฯ 0.25% ต่อฝั่ง (คิดเป็น 62.50 บาทต่อฝั่ง รวม 125.00 บาท) โดยใช้รหัสบัญชีเริ่มต้น (Default) ที่ระบบ FlowAccount Payroll ใช้จริง

1) ใบบันทึก — ตอนบันทึกรายการเงินเดือน

2) ใบชำระ — ตอนจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร

บัญชี 21952Z.01 กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างรอนำส่ง (ยอด 125.00 บาทในตัวอย่างนี้) จะไม่ถูกกระทบจากใบชำระข้างต้น และจะยังคงค้างอยู่ในระบบเสมอ

หลังจากนำส่งเงินให้กรมสวัสดิการฯ จริงแล้ว ผู้ใช้งานสร้างใบเตรียมจ่าย และเลือกผังบัญชี (Dr. 21952Z.01 / Cr. ธนาคาร) เพื่อเคลียร์ยอดหนี้สินคงเหลือในบัญชี 21952Z.01 ให้ตรงกับยอดที่นำส่งจริง ดูต่อในหัวข้อ “เคล็ดลับสำหรับการใช้งาน”

สิ่งที่ระบบ FlowAccount Payroll ไม่รองรับ

นำส่งเงินให้กรมสวัสดิการฯ ทำผ่านระบบได้ไหม

ระบบยังไม่มีช่องทางนำส่งเงินโดยตรง ท่านต้องใช้ไฟล์นำส่งกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างจาก FlowAccount Payroll แล้วนำส่งเองผ่านระบบ EwFund (ewfund.labour.go.th) ของกรมสวัสดิการฯ ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่หักเงิน

(ครั้งแรกภายใน 15 พ.ย. 2569 สำหรับยอดที่หักเดือนตุลาคม 2569)

หากงวดเงินเดือนคาบเกี่ยวข้ามเดือน (เช่น 21 ก.ย.–20 ต.ค.) ให้ยึดเดือนที่จ่ายเงินเดือนจริง เป็นตัวกำหนดวันครบกำหนดส่ง ก่อนใช้งานระบบ EwFund ต้องลงทะเบียนนิติบุคคลและตั้ง PIN Code 6 หลักสำหรับเมนูนำส่งเงินที่เว็บไซต์ของกรมฯ ก่อน

เตรียมไฟล์ Excel อัปโหลดเข้าระบบ EwFund อย่างไรให้ไม่ error

ตรวจสอบข้อมูลในไฟล์ที่ดาวน์โหลดจาก FlowAccount Payroll ตามหัวข้อ

“สาระสำคัญที่ต้องตรวจสอบและบันทึกในไฟล์ Excel ให้ถูกต้อง”

แบบฟอร์ม สกล.5 (ระบุผู้รับผลประโยชน์) ทำผ่าน FlowAccount ได้ไหม

ไม่ได้ สกล.5 เป็นแบบฟอร์มที่พนักงานแต่ละคนต้องกรอกเองเพื่อระบุผู้รับผลประโยชน์กรณีเสียชีวิต เป็นกระบวนการแยกกับกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานโดยตรง ไม่ได้อยู่ในระบบ FlowAccount

พนักงานพ้นสภาพ จะได้รับเงินคืนผ่าน FlowAccount ไหม

ไม่ได้ การขอรับเงินคืนเมื่อพ้นสภาพ (ลาออก/เลิกจ้าง/เกษียณ) เป็นกระบวนการที่พนักงานดำเนินการกับกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานโดยตรง ไม่ผ่านระบบ FlowAccount

พนักงานรายวันจะคำนวณกองทุนฯ ตามจำนวนวันที่ทำงานในเดือนตุลาคม 2569 ได้ไหม

ได้ ในกรณีที่รอบเงินเดือนเป็น 1-สิ้นเดือน ตุลาคม 2569 จำนวนวันทำงานของพนักงานรายวันจะถูกนำไปคำนวณหักกองทุนฯ ทุกวันตามปกติ

แต่ ไม่ได้ ในกรณีที่รอบเงินเดือนคร่อมระหว่าง กันยายน - ตุลาคม 2569 เนื่องจากระบบ FlowAccount Payroll ในปัจจุบันยังไม่มีฟีเจอร์ระบบบันทึกและลงเวลาทำงาน (Time Attendance) ระบบจะไม่ทราบว่าพนักงานทำงานจริงในเดือนตุลาคมกี่วัน ดังนั้น ระบบจะคำนวณหักกองทุนตามจำนวนวันที่กรอกในรายการสร้างเงินเดือนของพนักงานรายวัน

ปัญหาที่พบบ่อย

แก้ไขสิทธิ์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างของงวดเงินเดือนที่ปิดไปแล้วได้ไหม

ไม่ได้ งวดที่ปิดแล้วจะถูกล็อกไว้ทั้งหมด (การตั้งค่ากลาง สิทธิ์รายคน และรายการปรับเพิ่ม/ลด) หากจำเป็นต้องแก้ไข ต้องยกเลิก (void) แล้วรันเงินเดือนงวดนั้นใหม่

เปิดใช้งานกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างกลางปี ระบบจะคำนวณย้อนหลังให้ไหม

หากท่านสร้างรายการเงินเดือนที่มีรอบเงินเดือนที่มีวันที่รวมตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2569 เป็นต้นไป (แม้จะเป็นรายการที่สร้างย้อนหลัง) ระบบจะคำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างให้ทันที

เปลี่ยนวันที่ชำระเงินภายหลังจากบันทึกรายการเงินเดือนแล้ว กระทบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างไหม

สำคัญ: ระบบพิจารณาการคำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างจากช่วงวันที่ของงวดเงินเดือนและวันที่ค่าจ้างแต่ละส่วนเกิดขึ้นจริง หากงวดเงินเดือนคาบเกี่ยวกับวันที่ 1 ตุลาคม 2569 (หรือ 1 ตุลาคม 2574 สำหรับรอบเปลี่ยนอัตรา)

ระบบจะคำนวณเฉพาะค่าจ้างในส่วนที่เกิดขึ้นตั้งแต่วันดังกล่าวเท่านั้น (ดูตัวอย่างคำนวณในหัวข้อ “ระบบคำนวณยอดหัก/สมทบอย่างไร” ด้านบน) ดังนั้นการแก้ไขวันที่จ่ายเงินเพียงอย่างเดียว (โดยช่วงวันที่ของงวดเงินเดือนไม่เปลี่ยน) จะไม่กระทบยอดกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง

สิ่งที่ควรตรวจสอบให้ถูกต้องคือ “ช่วงวันที่ของงวดเงินเดือน” เพราะเป็นตัวกำหนดว่าค่าจ้างส่วนใดอยู่ก่อน/หลังวันที่ 1 ตุลาคม 2569 — แนะนำให้ตรวจสอบช่วงวันที่ของงวดให้ถูกต้อง ก่อนบันทึกรายการเงินเดือนทุกครั้ง

ทำไมพนักงานบางคนไม่ถูกหักกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ทั้งที่เปิดสิทธิ์ไว้แล้ว

ตรวจสอบว่ารายการปรับเพิ่ม/ปรับลดที่เกี่ยวข้องติ๊ก "คำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" ไว้หรือไม่ — สิทธิ์รายพนักงานและกล่องติ๊กรายรายการทำงานร่วมกันแบบทั้งคู่ คือ ต้องเปิดทั้งสองอย่างจึงจะรวมยอดรายการนั้นเข้าฐานคำนวณ นอกจากนี้ให้ตรวจสอบด้วยว่ารอบเงินเดือนของงวดนั้นอยู่ตั้งแต่ 1 ต.ค. 2569 เป็นต้นไปหรือไม่

ทำไมยอดกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างไม่ตรงกับที่คำนวณเอง

ตรวจสอบวิธีปัดเศษ — ระบบปัดเศษที่ตำแหน่งทศนิยมที่ 3 เหลือทศนิยม 2 ตำแหน่ง และฐานคำนวณนับเฉพาะเงินเดือนบวกรายการปรับเพิ่ม/ลดที่ติ๊กไว้เท่านั้น หากคำนวณเองรวมรายการที่ไม่ได้ติ๊กไว้ ยอดจะไม่ตรงกัน

ทำไมยอดกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างฝั่งนายจ้างถึงคำนวณไม่เท่ากับฝั่งลูกจ้าง

เกิดจากมีการทำรายการสร้างเงินเดือนล่วงหน้าที่จ่ายในเดือนตุลาคม 2569 เป็นต้นไป ในขณะที่ฟีเจอร์ยังไม่ได้ถูกติดตั้งในระบบ สามารถแก้ปัญหาโดยการลบรายการสร้างเงินเดือนที่ล่วงหน้านั้นออก จากนั้นสร้างใหม่ จะทำให้ยอดคำนวณกองทุนสงเคราะห์ฝั่งลูกจ้างและนายจ้างมียอดที่เท่ากัน

เคล็ดลับสำหรับการใช้งาน

1. ตรวจสอบเกณฑ์ 10 คน และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพของบริษัทให้แน่ใจก่อนเปิดใช้งาน
2. ทบทวนรายการปรับเพิ่ม/ปรับลดที่ติ๊ก "คำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง" ให้ตรงกับฐานค่าจ้างตามกฎหมาย ก่อนรันเงินเดือนงวดแรก
3. ใช้ “จัดการ” ขึ้นสิทธิ์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง แทนการแก้ทีละคน หากมีพนักงานจำนวนมาก
4. ใช้ยอดจากรายงานเงินเดือน (Payroll Report) ตรวจสอบกับไฟล์นำส่ง Excel Template ให้ครบทุกงวด ก่อนอัปโหลดนำส่งผ่านระบบ EwFund (ewfund.labour.go.th)
5. ตั้งเตือนภายในทีมให้นำส่งเงินภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปตามกฎหมาย (ค้างนำส่งมีเงินเพิ่ม 5% ต่อเดือน) เนื่องจากระบบยังไม่มีการนำส่งเงินหรือแจ้งเตือนอัตโนมัติ
6. ตรวจสอบ “ช่วงวันที่ของงวดเงินเดือน” ให้ถูกต้องก่อนบันทึกรายการเงินเดือนทุกครั้ง เพราะเป็นตัวกำหนดสัดส่วนค่าจ้างที่อยู่ก่อน/หลังวันที่ 1 ตุลาคม 2569 สำหรับคำนวณกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
7. หลังจากนำส่งเงินให้กรมสวัสดิการฯ จริงแล้ว ผู้ใช้งานสร้างใบเตรียมจ่าย และเลือกผังบัญชี (Dr. 21952Z.01 / Cr. ธนาคาร) เพื่อเคลียร์ยอดหนี้สินคงเหลือในบัญชี 21952Z.01 ให้ตรงกับยอดที่นำส่งจริง

ติดต่อขอความช่วยเหลือ

มีปัญหาหรือคำถามเพิ่มเติม

• แชทกับทีม Support — กดไอคอนแชทมุมล่างขวาในแอป FlowAccount
• ค้นหาบทความเพิ่มเติมที่ศูนย์ช่วยเหลือ FlowAccount หรือบทความกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง https://flowaccount.com/blog/employee-welfare-fund/
• เว็บไซต์คู่มือการใช้งานกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง https://itserver15.labour.go.th/ewfundTemplate/ewfund-media.php

แจ้งข้อมูลเหล่านี้ด้วยจะช่วยแก้ปัญหาได้เร็วขึ้น:

• ชื่อบริษัทที่ใช้งาน FlowAccount Payroll
• งวดเงินเดือนหรือพนักงานที่มีปัญหา
• ข้อความ Error (หากมีภาพหน้าจอด้วยจะให้การตรวจสอบสะดวกขึ้น)