ทำธุรกิจถ้าไม่มีปัญหาอาจเป็นเรื่องแปลกสุดๆ เพราะทุกธุรกิจย่อมมีปัญหาด้วยกันทั้งนั้น ตั้งแต่ไม้จิ้มฟันยันเรือรบ สำหรับงานบัญชีก็เช่นกันค่ะ ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจมักพบบ่อยๆ เกี่ยวกับบัญชีมีอะไรบ้าง แล้วเราควรจะแก้ไขอย่างไร วันนี้ FlowAccount ปัญหา Top Hit สำหรับบัญชีมาให้ทุกคนเรียนรู้และศึกษาวิธีแก้ไขไปพร้อมๆ กันค่ะ

ปัญหาที่เพื่อนๆ เจอจะเหมือนกับเราบ้างไหม พร้อมแล้วลองไปอ่านกันได้เลย

ซื้อของไม่ได้ใบเสร็จแก้ไขยังไง

บางทีเราเป็นธุรกิจเล็กๆ อาจต้องซื้อของจากตลาด หรือจ้างงานบุคคลธรรมดา ซึ่งเก็บ 100% ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้เราได้ ทีนี้จะทำอย่างไรเมื่อนักบัญชีบอกว่าค่าใช้จ่ายทุกรายการต้องมีใบเสร็จรับเงินจึงเอามาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้นะ

วิธีการแก้ไขสามารถเลือกทำได้ด้วย 2 วิธีนี้

• ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและแนบสลิปโอนเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่พนักงานจ่ายเงินแทนบริษัททำขึ้น เพื่อยืนยันว่ามีการจ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้าออกใบจริงแทนบริษัท เพื่อใช้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารที่ใช้เบิกเงินจากธุรกิจด้วย

ข้อความสำคัญของใบรับรองแทนใบเสร็จนี้จะพนักงานชื่ออะไรเบิกเงิน เพื่อวัตถุประสงค์อะไร และไม่อาจเรียกขอใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงินได้ แต่ยืนยันว่าจ่ายไปเพื่อธุรกิจจริงๆ นะ

ทุกครั้งที่ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน อย่าลืมแนบสลิปโอนเงินเพื่อเป็นหลักฐานการจ่ายเงินด้วย หรือถ้าจ่ายให้บุคคลธรรมดาก็ขอสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินมาแนบไว้ด้วยนะ

• ทำใบสำคัญจ่ายและแนบสลิปโอนเงิน

ใบสำคัญจ่าย คือ เอกสารภายในที่เราออกเพื่อยืนยันว่าจ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการไป ซึ่งมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจตามลำดับของจำนวนเงิน 

ในกรณีที่การจ่ายเงินมีมูลค่าสูงเราควรแนบเอกสารหลักฐานที่ชัดเจน เช่น ภาพถ่ายสินค้า และสลิปโอนเงินเพื่อยืนยันว่ามีการจ่ายเงินไปให้ซัพพลายเออร์จริงๆ 

ทำใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีหายแก้ไขอย่างไร

ใบเสร็จรับเงิน - ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญมากๆ สำหรับการบันทึกบัญชี ถ้าเอกสารตัวจริงหายล่ะก็ งานเข้าแน่นอน เพราะว่าเราไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ และถ้าใครจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็ไม่สามารถเคลมภาษีซื้อได้ด้วยเช่นกันค่ะ

แต่ไม่ต้องตกใจไป กรณีที่เราได้รับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์มาแล้วทำหายไปโดยไม่ตั้งใจ วิธีแก้ไขมีดังนี้

รายได้เกิน 1.8 ล้านบาทแล้วควรทำอย่างไร

สำหรับเคสถัดมาเป็นกรณีที่มีรายได้จากการประกอบธุรกิจเกิน 1.8 ล้านบาท แต่ว่ายังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม วิธีแก้ไขขอแบ่งเป็น 2 กรณี ตามระยะเวลาที่รายได้เกิน 1.8 ล้านบาทนะคะ

จากตารางนี้สิ่งแรกที่ทุกคนต้องทำก็คือ รีบไปจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มให้เรียบร้อยซะ และตามกฎหมายแล้วทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจดภายใน 30 วันที่รายได้ถึง 1.8 ล้านบาท ดังนั้น ถ้าใครไม่ทัน 30 วันก็จะโดนค่าปรับและเงินเพิ่มไปตามระเบียบเลยค่ะ

เบิกเงินบริษัทไปใช้โดยความเข้าใจผิด ต้องแก้ไขอย่างไร

เจ้าของธุรกิจมือใหม่หลายคนเข้าใจผิดว่า จดทะเบียนบริษัทแล้วเราไม่จำเป็นแยกกระเป๋าตังค์ก็ได้ เพราะว่ายังไงก็เงินเราทั้งนั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว บริษัท กับ บุคคล เป็นคนละคนกันทางกฎหมายนะคะ ดังนั้น กระเป๋าของบริษัทก็ควรต้องแยกจากบุคคลให้ชัดเจนเช่นกัน

ในกรณีที่ไม่เคยรู้เรื่องนี้มาก่อนแล้วเราโยกเงินบริษัทเข้าบัญชีส่วนตัวมาตลอด ขอให้ย้อนกลับไปเช็คดีๆว่ามีจำนวนเงินเท่าไร (ปกตินักบัญชีจะช่วยเราเช็คได้) และจ่ายคืนบริษัทมา หรือถ้าใช้เงินหมดแล้วไม่มีคืน อาจต้องทำเป็นสัญญากู้ยืมเงินระหว่างตัวเองกับบริษัทให้เรียบร้อย เพราะเงินก้อนนี้สุดท้ายต้องมีการเคลียร์หนี้กันและจดบัญชีไว้เสมอค่ะ 

ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายผิด ทำอย่างไรดี

หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย คือ เอกสารที่ผู้จ่ายเงินส่งให้ผู้รับเงินเพื่อยืนยันว่าตนได้หัก ณ ที่จ่ายตามที่กฎหมายกำหนด และสิ้นเดือนทุกเดือนจะต้องนำส่งสรรพากรให้เรียบร้อย 

บ่อยครั้งที่เจ้าของธุรกิจออกเอกสารรับรองการหัก ณ ที่จ่ายพลาด เราขอแบ่งเคสความผิดพลาดและวิธีแก้ไขออกเป็น 2 หมวดตามนี้ 

ทั้งหมดนี้เป็น 5 ปัญหา Top-Hit เรื่องบัญชีที่เจ้าของธุรกิจทุกคนน่าจะเจอในปีที่ผ่านมาค่ะ และหวังว่าวิธีการแก้ไขปัญหาที่เราเอามาแชร์ให้เพื่อนๆ อ่านน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนค่ะ