เจ้าของกิจการส่วนใหญ่อาจไม่รู้ว่า เมื่อเราจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว เราจะต้องเตรียมเอกสารอะไรส่งให้สำนักงานบัญชีด้วยทุกเดือน บางครั้งเอกสารที่เราส่ง เช่น บิลซื้อ บิลขาย อาจจะไม่ครบถ้วน ทำให้สำนักงานบัญชีต้องคอยโทร. ตามหาเอกสารอยู่เรื่อยๆ

 

ถ้าไม่อยากเสียเวลาเตรียมเอกสารหลายๆ รอบ และทำงานร่วมกับนักบัญชีให้ง่ายขึ้น เรามาทำความรู้จักวิธีการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในบทความนี้กันค่ะ

 

ขอบคุณภาพจาก ธนาคารกสิกรไทย

 

1. รายการเดินบัญชี (Bank Statement) 

 

เอกสารตัวแรกนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับการบันทึกบัญชี เพื่อให้เรารู้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง ถ้ากิจการไหนมีรายการเดินบัญชีมามากกว่า 1 บัญชี เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมข้อมูลรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน 

 

ปัจจุบัน เจ้าของกิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาในการไปขอรับเอกสารจากธนาคารอีกต่อไป

 

ที่สำคัญธุรกิจเดินบัญชีผ่านรายการเดินบัญชีเป็นส่วนใหญ่ นอกจากจะช่วยให้นักบัญชีทำงานง่ายขึ้นแล้ว ยังสามารถช่วยแบ่งแยกเงินระหว่างกระเป๋าส่วนตัวและเจ้าของกิจการไปพร้อมๆ กันด้วยค่ะ

 

อ่านวิธีขอรายการเดินบัญชีธนาคาร

• ธนาคารกสิกรไทย
• ธนาคารไทยพาณิชย์ 

 

 

2. เอกสารขาย

 

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย

 

• ใบแจ้งหนี้ 
• ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)  
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย

 

เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา

 

แต่สำหรับกิจการไหนที่ใช้ FlowAccount เราสามารถเข้าถึงเอกสารนี้ได้เลยทันทีที่เจ้าของกิจการเปิดบิล และที่น่าสนใจไปกว่านั้นคือ FlowAccount จะบันทึกบัญชีเดบิต เครดิตให้เองแบบอัตโนมัติ โดยที่นักบัญชีไม่ต้องรอรับเอกสารตอนสิ้นเดือนอีกต่อไป

 

 

3. เอกสารซื้อสินค้า

 

ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิต ต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้ส่งให้สำนักงานบัญชี 

 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบรับสินค้า
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์

 

เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง และจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือได้ (ถ้าตกลงกันไว้) รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือน 

 

 

4. เอกสารค่าใช้จ่าย

 

สำหรับเอกสารค่าใช้จ่าย จะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลักๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย 

 

• ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์
• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์
• ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย

 

เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมเอกสารในข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับสำนักงานบัญชีทุกๆ เดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ไม่ครบ หรือเคลมภาษีได้ไม่ครบ ฉะนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญมากๆ เกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้

 

FlowAccount เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยให้เจ้าของกิจการเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น เพียงแค่สแกนหรือถ่ายรูปแล้วก็อัพโหลดขึ้นไปในระบบพร้อมๆ กับการจดบันทึกรายการซื้อสินค้าหรือค่าใช้จ่าย ในส่วนของนักบัญชีเองก็เปิดดูเอกสารได้ง่ายขึ้นและช่วยตรวจสอบเอกสารได้ทันเวลามากยิ่งขึ้น

 

ส่วนต้นฉบับเอกสารก็แล้วแต่จะตกลงกับสำนักงานบัญชีว่าจะส่งให้เป็นรายเดือนหรือ 3 เดือนครั้งก็ได้ เพราะเอกสารต้นฉบับก็ยังเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับการจัดทำแฟ้มภาษีมูลค่าเพิ่มนั่นเอง

 

 

5. เอกสารเงินเดือน

 

ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป เจ้าของกิจการควรจะมีส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือนดังต่อไปนี้

 

• รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน

 

เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่างๆ ในระบบอย่างครบถ้วน 

 

แต่สำหรับกิจการที่ใช้ FlowPayroll เจ้าของกิจการเองก็สามารถคำนวณเงินเดือนในระบบได้ (โดยที่จำกัดสิทธิ์เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องมองเห็นข้อมูลนี้) และกดบันทึกรายการให้นักบัญชีตรวจสอบยอดเงินกับรายการเดินบัญชีในระบบหลังบ้านได้เลย

 

เอกสารทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น

 

• สัญญาเงินกู้
• สัญญาเช่าซื้อ
• สัญญาก่อสร้าง

 

สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน

 

สุดท้ายนี้ แม้ว่าการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในแต่ละเดือนจะเป็นงานที่ละเอียดและใช้เวลาเป็นอย่างมาก แต่ถ้าเรารู้ว่าวัตถุประสงค์ในการเตรียมเอกสารนั้น ไม่ใช่เพื่อใคร แต่เพื่อให้ธุรกิจมีข้อมูลทางบัญชีที่ครบถ้วน เราเองก็คงเต็มใจที่จะเตรียมเอกสารมากยิ่งขึ้นไปโดยปริยายเลยค่ะ