Job Description คือตัวช่วยสำคัญที่มีพลังมากกว่าแค่ประกาศหาพนักงาน แต่เป็นกลยุทธ์ที่กำหนดทิศทางและความคาดหวังทั้งหมดของตำแหน่งงานนั้น ๆ บทความนี้ FlowAccount จะพา HR และเจ้าของธุรกิจไปเจาะลึกทุกแง่มุมของการเขียน JD หรือ Job Description ตั้งแต่องค์ประกอบสำคัญ ไปจนถึงเทคนิคการเขียนที่จะช่วยดึงดูดผู้สมัครงานที่ "ใช่" ให้เข้ามาร่วมทีมกับคุณ หากพร้อมแล้วไปติดตามกันได้เลย!

Job Description คืออะไร?

Job Description คือ เอกสารที่อธิบายรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนั้น ๆ อย่างเป็นทางการ ซึ่งเรียกสั้น ๆ ว่า JD โดยระบุถึงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ, คุณสมบัติที่จำเป็น, ทักษะที่ต้องการ และเป้าหมายของตำแหน่งงาน เพื่อให้ทั้งองค์กรและผู้สมัครเข้าใจตรงกันว่าบริษัทกำลังมองหาคนแบบไหน และคนที่เข้ามาในตำแหน่งนี้ต้องทำอะไรบ้าง ถือเป็นเอกสารหลักที่ HR และนายจ้างต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกในกระบวนการสรรหาบุคลากร

Job Description สำคัญอย่างไรกับงาน HR ?

การเขียน Job Description คือการวางรากฐานที่สำคัญให้กับกระบวนการ HR ทั้งหมด ไม่ใช่แค่การประกาศหาพนักงานใหม่เฉย ๆ แต่ยังส่งผลดีต่อองค์กรในระยะยาวอีกด้วย

 

• เป็นเครื่องมือคัดกรองบุคลากรเข้าสู่องค์กร : การมี JD ที่ชัดเจนจะช่วยคัดกรองผู้สมัครที่ไม่ตรงคุณสมบัติออกไปได้ตั้งแต่แรก ทำให้ HR ประหยัดเวลาและได้พูดคุยกับคนที่ใช่จริงๆ
• สื่อสารความคาดหวังที่ตรงกัน : ช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจ ลักษณะงาน และเป้าหมายของตำแหน่งอย่างถ่องแท้ ลดปัญหาความเข้าใจผิดหลังจากรับเข้าทำงาน
• สร้างภาพลักษณ์องค์กรที่เป็นมืออาชีพ : การมี  Job Description ที่เขียนได้ดีสะท้อนถึงการทำงานที่เป็นระบบและใส่ใจในรายละเอียดขององค์กร
• เป็นพื้นฐานในการประเมินผลงาน : สามารถใช้เป็นเกณฑ์อ้างอิงในการประเมินผลงาน (Performance Review) ของพนักงานในอนาคตได้

Job Description มีองค์ประกอบสำคัญอะไรบ้าง ?

เพื่อให้ได้ Job Description ที่สมบูรณ์และครอบคลุมที่สุดสำหรับ HR และนายจ้าง องค์ประกอบของ Job Description ที่ดีควรประกอบไปด้วยหัวข้อสำคัญต่าง ๆ ที่จะช่วยให้ผู้สมัครเห็นภาพตำแหน่งงานได้ชัดเจนที่สุด ดังนี้

ตำแหน่งที่ต้องการ (Job Title)

ควรใช้ชื่อตำแหน่งที่เป็นมาตรฐานสากลและเป็นที่เข้าใจในวงกว้าง เพราะนี่คือ Keyword แรกที่ผู้สมัครจะใช้ในการค้นหางาน การใช้ชื่อตำแหน่งที่แปลกใหม่หรือสร้างสรรค์เกินไปอาจดูน่าสนใจ แต่มีความเสี่ยงสูงที่ผู้สมัครจะค้นหาไม่เจอ ควรคิดในมุมของผู้สมัครว่า "ถ้าเขาจะหางานแบบนี้ เขาจะพิมพ์คำว่าอะไร?" เช่น ใช้ "Digital Marketing Manager" แทน "Marketing Guru"

ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร (About Us & Mission)

ผู้สมัครงานยุคใหม่ไม่ได้มองหางานเพื่อเงินเดือนเพียงอย่างเดียว แต่พวกเขามองหาองค์กรที่มีเป้าหมาย, วิสัยทัศน์ ที่พวกเขาสามารถเชื่อมั่นได้ ส่วนนี้จึงเปรียบเสมือนการ ‘ขาย’ วัฒนธรรมและเป้าหมายขององค์กร ควรเป็นย่อหน้าสั้น ๆ ประมาณ 2-4 บรรทัดที่เล่าว่าบริษัทของคุณทำอะไร, มีเป้าหมายเพื่ออะไร, และบรรยากาศการทำงานเป็นอย่างไร การเริ่มต้นด้วยส่วนนี้จะช่วยดึงดูดผู้สมัครที่มีความต้องการตรงกัน และช่วยคัดกรองคนที่ไม่เข้ากับองค์กรออกไปได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ

หน้าที่และความรับผิดชอบ (Responsibilities)

นี่คือหัวใจของ Job Description ที่จะบอกว่าผู้สมัครต้องเข้ามาทำอะไรบ้าง ควรเขียนเป็นข้อ ๆ (Bullet Points) ประมาณ 5-8 ข้อเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนและไม่เยอะจนเกินไป ควรเริ่มต้นประโยคด้วยคำกริยาที่แสดงถึงการกระทำ เช่น "วางแผนกลยุทธ์...", "วิเคราะห์ข้อมูล...", "ประสานงานกับทีม...", "จัดทำรายงาน..." เพื่อสื่อสารความคาดหวังต่อผู้สมัครขององค์กร

ทักษะในการทำงานที่ต้องใช้ (Skills & Qualifications)

ในส่วนนี้ควรระบุคุณสมบัติที่จำเป็นให้ชัดเจน โดยแยกเป็น "คุณสมบัติที่จำเป็น (Must-have)" และ "คุณสมบัติที่หากมีจะพิจารณาเป็นพิเศษ (Nice-to-have)" เพื่อไม่ให้ผู้สมัครที่ดีแต่ขาดคุณสมบัติบางข้อไปหมดกำลังใจที่จะสมัคร ควรระบุให้ครอบคลุมทั้ง Hard Skills (เช่น สามารถใช้โปรแกรม Adobe Premiere Pro, มีความรู้ด้าน Google Ads) และ Soft Skills (เช่น มีทักษะการสื่อสารโน้มน้าวใจ, สามารถทำงานเป็นทีมได้ดี) รวมถึงระดับประสบการณ์ที่ต้องการ เช่น "ประสบการณ์ 3-5 ปี"

ลักษณะงานที่ต้องทำ (Nature of Work)

ส่วนนี้เป็นการระบุลักษณะงานให้ผู้สมัครเห็นว่าสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมในการทำงานเป็นอย่างไร เพื่อช่วยให้เขาประเมินได้ว่าตนเองจะเข้ากับองค์กรได้หรือไม่ ควรอธิบายให้เห็นภาพ เช่น

• ตำแหน่งนี้ต้องรายงานตรงต่อใคร
• ต้องทำงานใกล้ชิดกับแผนกใดเป็นพิเศษ 
• บรรยากาศการทำงานเป็นแบบไหน (เช่น ทำงานเร็วและท้าทาย หรือทำงานเป็นระบบและเน้นความละเอียดรอบคอบ) 
• รูปแบบการทำงานเป็นอย่างไร (เช่น Work from Home/Office หรือ Hybrid)

สิทธิประโยชน์และสวัสดิการ (Salary & Benefits)

ในตลาดแรงงานที่มีการแข่งขันสูง สวัสดิการพนักงานคือเครื่องมือสำคัญในการ "ขาย" ตำแหน่งงานและดึงดูดคนเก่ง นอกจากสวัสดิการพื้นฐานตามกฎหมายแล้ว ควรนำเสนอสวัสดิการอื่น ๆ ที่เป็นจุดเด่นขององค์กร เช่น ประกันสุขภาพ, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, โควต้าสำหรับคอร์สเรียนออนไลน์ หรือวันหยุดพิเศษ เพื่อสร้างความน่าสนใจและแสดงให้เห็นว่าองค์กรใส่ใจพนักงานมากแค่ไหน

 

การมีองค์ประกอบที่ครบถ้วนเหล่านี้ ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณได้คนที่เหมาะสม แต่ยังเป็นข้อมูลชั้นดีในการเตรียม คำถามสัมภาษณ์งาน ที่ตรงกับความรู้ ความสามารถของผู้สมัครงานที่สุดเพื่อใช้ค้นหาคนที่ใช่ที่สุดในขั้นตอนต่อไป

ตัวอย่างการเขียน Job Description ที่ดี ควรเป็นแบบไหน?

Job Description ที่ดีควรมีความกระชับ ชัดเจน และใช้ภาษาที่ดึงดูดใจผู้สมัคร ไม่ใช่แค่การลิสต์รายการคุณสมบัติที่ดูอ่านแล้วยากที่จะเข้าใจ แต่ต้อง "ขาย" ตำแหน่งงานและองค์กรให้ผู้สมัครรู้สึกอยากเข้ามาร่วมงานด้วย และนี่คือ Job Description ตัวอย่าง สำหรับตำแหน่ง "Junior Accountant" ที่ดี

ตำแหน่ง: Junior Accountant 

เกี่ยวกับบริษัท : อธิบายเกี่ยวกับบริษัทของคุณในเรื่อง ประวัติความเป็นมา วิสัยทัศน์องค์กร เป้าหมายองค์กร หรือประเด็นอื่น ๆ ที่จะทำให้ผู้สมัครรู้จักบริษัทของคุณมากขึ้น 

หน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities):

• บันทึกรายการทางบัญชี (รายรับ-รายจ่าย) และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• จัดทำและยื่นแบบภาษีต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ภ.พ. 30, ภ.ง.ด. 50, ภ.ง.ด. 94,
• กระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconcile) และบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ
• ช่วยจัดทำและรวบรวมเอกสารประกอบการปิดบัญชีประจำเดือนและประจำปี
• ประสานงานกับแผนกอื่น ๆ และสนับสนุนงานด้านบัญชีตามที่ได้รับมอบหมาย

 

คุณสมบัติที่ต้องการ (Qualifications):

• วุฒิการศึกษาปริญญาตรี สาขาการบัญชี
• ยินดีรับนักศึกษาจบใหม่ หรือผู้มีประสบการณ์ 0-2 ปี
• มีความละเอียดรอบคอบสูง มีความรับผิดชอบ และทำงานกับตัวเลขได้ดีเยี่ยม
• สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ได้เป็นอย่างดี
• หากเคยใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีทัศนคติที่ดี พร้อมเรียนรู้และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ

 

สิทธิประโยชน์และสวัสดิการ (Benefits):

• ประกันสังคม
• ประกันสุขภาพและค่าทำฟันประจำปี
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• เวลาทำงานที่ยืดหยุ่น (Flexible Working Hours)
• วันหยุดพักร้อน 8 วันต่อปี (เพิ่มขึ้นตามอายุงาน), ลากิจและลาป่วย ตามกฏหมาย

สรุปทั้งหมด

Job Description คือ เครื่องมือที่ทรงพลังในการสรรหาบุคลากร ไม่ใช่เพียงเอกสารประกาศหาคน แต่เป็นด่านแรกที่สร้างความประทับใจและสื่อสารความเป็นตัวตนขององค์กร การลงทุนเวลาเพื่อเขียน Job Description ที่ดีและมีคุณภาพ จะช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาและต้นทุนในระยะยาว ที่ช่วยดึงดูด "คนที่ใช่" เข้ามาขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้เติบโต

และเมื่อคุณได้พนักงานคุณภาพมาร่วมทีมแล้ว การดูแลพนักงานด้วยระบบที่เป็นมืออาชีพคือขั้นตอนต่อไป ให้โปรแกรมเงินเดือน FlowAccount Payroll เป็นผู้ช่วยคนสำคัญในการจัดการเรื่องเงินเดือนที่ซับซ้อนให้เป็นเรื่องง่าย คำนวณภาษี ประกันสังคม พร้อมทำจ่ายและส่ง สลิปเงินเดือน และใบ 50 ทวิ ส่งตรงถึงอีเมลพนักงานโดยตรง เปลี่ยนเรื่องการทำเงินเดือนให้เป็นระบบ เพื่อให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับการพัฒนาธุรกิจได้อย่างเต็มที่

คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับ Job Description

รวบรวมคำถามที่ HR มักสงสัยเกี่ยวกับการเขียน Job Description มาไว้ที่นี่แล้ว

ต้องระบุ Job Description ลงในใบสมัครงานด้วยไหม

ตอบ : ไม่จำเป็นเสมอไป เพราะ Job Description คือเอกสารภายในสำหรับ HR และผู้จัดการทีมเพื่อกำหนดขอบเขตงาน ส่วน ใบสมัครงาน คือฟอร์มสำหรับให้ผู้สมัครกรอกข้อมูล สิ่งที่ควรนำไปใช้คือ "Job Posting" หรือ "ประกาศรับสมัครงาน" ซึ่งเป็นการสรุปใจความสำคัญจาก JD มาลงในแพลตฟอร์มต่าง ๆ

ควรระบุเงินเดือนลงใน Job Description หรือไม่?

ตอบ : เป็นสิ่งที่แนะนำอย่างยิ่ง เพราะการระบุ "ช่วงเงินเดือน" จะช่วยประหยัดเวลาทั้งฝั่งผู้สมัครและ HR เพราะเป็นการคัดกรองผู้ที่มีความคาดหวังไม่ตรงกันออกไปตั้งแต่แรก ทำให้กระบวนการสรรหาโปร่งใสและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ความยาวของ Job Description ที่เหมาะสมควรเป็นเท่าไหร่?

ตอบ : Job Description ควรมีความกระชับและเข้าใจง่ายที่สุด โดยทั่วไปความยาวไม่ควรเกิน 1 หน้า A4 เน้นการใช้ Bullet Point ในการอธิบายหน้าที่และความรับผิดชอบ เพื่อให้อ่านง่ายและเห็นประเด็นสำคัญได้ทันที

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการเขียน Job Description คืออะไร?

ตอบ : ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ที่พบสำหรับการเขียน Job Description คือการระบุ "คุณสมบัติ" ที่มากเกินความจำเป็นหรือการใช้ศัพท์เทคนิคภายในองค์กรที่คนนอกไม่เข้าใจ สิ่งนี้จะทำให้ผู้สมัครที่มีศักยภาพหลายคนไม่กล้าสมัครเพราะคิดว่าตัวเองคุณสมบัติไม่ถึงเกณฑ์

สามารถนำ Job Description เก่ามาใช้ซ้ำได้หรือไม่?

ตอบ : สามารถใช้ Job Description เก่ามาเป็นต้นแบบได้ แต่ต้องนำมาทบทวนและปรับปรุงใหม่ทุกครั้งก่อนประกาศรับสมัคร เพราะขอบเขตงานและความคาดหวังของตำแหน่งอาจเปลี่ยนแปลงไปตามการเติบโตของธุรกิจอยู่เสมอ