การที่ธุรกิจจะเติบโตได้จำเป็นต้องมี ‘ระบบ’ ที่ดี เพราะการที่ธุรกิจมีระบบจะทำให้เจ้าของธุรกิจมีเวลาที่จะสามารถออกไปหาโอกาสใหม่ๆ ให้กับธุรกิจได้ แทนที่จะต้องคอยนั่งเฝ้า นั่งดู อยู่กับธุรกิจตลอดเวลา แต่คำถามที่หลายคนสงสัยก็คือ ‘ระบบ’ คืออะไร?  ซึ่งวันนี้จะมาเล่าให้ฟังกันครับ

ธุรกิจหลายแห่งโดยเฉพาะธุรกิจครอบครัวมักดำเนินธุรกิจในรูปแบบที่ผมนิยามมันว่า ‘ระบบเถ้าแก่’

ระบบเถ้าแก่ คือ ระบบที่รวมศูนย์ทุกอย่างไว้ที่ตัวเจ้าของเองทั้งหมด ทำให้เจ้าของต้องมาทำหลายๆ หน้าที่ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็น การเปิด-ปิดร้าน, การสั่งของ, การนั่งคอยเก็บเงิน หรือคอยควมคุมการทำงานของพนักงานเองทั้งหมด ยังรวมไปถึงการที่ต้องคอยตัดสินใจในทุกเรื่องตั้งแต่เรื่องใหญ่ๆ จนไปถึงเรื่องเล็กๆน้อยๆ

ข้อดีของการทำธุรกิจในรูปแบบนี้คือ เป็นรูปแบบที่เหมาะกับการเริ่มต้นทำธุกิจ เนื่องจากมีต้นทุนที่ต่ำเพราะเจ้าของลงไปทำเองในหลายๆ หน้าที่ และยังเป็นรูปแบบที่ทำให้เจ้าของเข้าใจเนื้องานทั้งหมดได้อย่างดีอีกด้วย แต่สิ่งที่เป็นข้อจำกัดของการทำงานในรูปแบบนี้คือ ‘การเติบโต’ 

คุณอาจจะสามารถทำทุกอย่างเองได้ หากธุรกิจคุณมี 1 สาขา แต่ถ้าเป็น 10 หรือว่าเป็น 100 ล่ะ? แน่นอนว่าเราก็คงไม่สามารถออกไปทำทุกอย่างได้ด้วยตัวคนเดียว และนี่เป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้ธุรกิจ SMEs ส่วนใหญ่มีปัญหาในช่วงของขยายกิจการ

ระบบ 'เถ้าแก่' บริหารแบบนั่งเฝ้า หรือใช้ตัวช่วย?

วิธีที่ระบบเถ้าแก่มักเลือกใช้ในการเติบโต ก็คือการเลือกหาคนที่ไว้ใจได้ ซึ่งก็มักจะหนีไม่พ้นญาติพี่น้อง ให้ไปดูแลเพิ่มแทนตนเอง แต่คำถามก็คือ เรามีญาติพี่น้องเยอะสักแค่ไหนกัน แล้วเราไว้ใจพวกเขาได้จริงๆ หรือเปล่า

คุณฤทธิ์ ธีระโกเมน เจ้าของร้าน MK Restaurant เคยให้แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารเอาไว้ว่า 

วิธีคิดในการบริหารร้าน 1 สาขา กับ 10 สาขา นั้นแตกต่างกัน 

วิธีคิดในการบริหารร้าน 10 สาขา กับ 100 สาขา ยิ่งแตกต่างกันเข้าไปใหญ่ 

การบริหารงานธุรกิจให้สามารถเติบโตได้จำเป็นต้องอาศัย ‘ระบบ’ 

หลายคนเข้าใจผิดคิดว่าการลงทุนระบบเป็นเรื่องที่แพงและใช้เงินค่อนข้างมาก แต่ปัจจุบันมีเทคโนโลยี หรือสตาร์ทอัพมากมายที่ทำให้เราเข้าถึงซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์ดีๆ โดยไม่ต้องใช้เงินมากเหมือนในอดีต เช่น ระบบบัญชีของ FlowAccount ก็สามารถช่วยเราในเรื่องของสต็อก และระบบบัญชีหลังบ้านและหน้าบ้านได้ 

ยกตัวอย่างฮาร์ดแวร์อย่างการติดกล้องวงจรปิด เพื่อตรวจสอบการทำงานของพนักงานและรักษาความปลอดภัย หรืออาจจะเป็นเรื่องที่ไม่ต้องลงทุนเพิ่มเลยก็ได้ เช่น การออกแบบระบบการทำงานให้มีหัวหน้างานคอยตรวจสอบการทำงานแทนเรา หรือการออกแบบมาตรฐานการทำงานอย่าง SOP (Standard Operating Procedure) ก็ได้

จริงอยู่ว่าตัวอย่างที่กล่าวมาอาจจะไม่สามารถดูแลธุรกิจได้ดีกว่าการที่เรานั่งเฝ้าเองทั้งหมด รวมถึงอาจมีค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นด้วย แต่สิ่งเหล่านี้สามารถทำให้ธุรกิจเราสามารถเติบโตต่อไปได้ อีกทั้งการมีระบบยังเป็นสิ่งที่ทำให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้นอีกด้วย เพราะจะช่วยตัดความรู้สึกออกไปได้ และตัดสินใจทุกอย่างจากข้อมูลที่อยู่ตรงหน้าจริงๆ 

แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือ การมีระบบยังสามารถทำให้เจ้าของออกไปหาความรู้และโอกาสใหม่ๆ ให้กับธุรกิจได้ เพราะการที่เจ้าของธุรกิจได้รับสิ่งเหล่านี้จะส่งผลในทางอ้อมกับธุรกิจ ให้ธุรกิจได้รับไอเดียใหม่ๆ ความรู้ใหม่ๆ ความสดใหม่ตามไปด้วย

ดังนั้นหากคุณยังทำธุรกิจแบบเถ้าแก่อยู่ ผมอยากให้ลองคิดถึงระบบได้แล้ว มันอาจจะเป็นสิ่งที่เป็นกุญแจในการปลดโซ่ตรวนให้ธุรกิจสามารถเติบโตต่อไป

และตัวคุณก็จะก้าวข้ามการเป็น ‘ผู้ประกอบการ’ สู่การเป็น ‘ผู้บริหาร’ อย่างเต็มตัวก็ได้