แม้จะขายอาหารประเภทเดียวกัน เมนูอาหารราคาเท่ากัน แต่ถ้าอยากชนะคู่แข่งเจ้าของร้านอาหารต้อง เข้าใจเรื่อง “รายจ่าย” ในร้านให้ถึงแก่นและหาวิธีบริหารรายจ่ายให้เป็นระบบ 

 

ตอนที่แล้วเราพาทุกคนไปทำความรู้จัดรายได้ร้านอาหารและวิธีจัดการรายได้ ในบทความ รายได้ร้านอาหารมีกี่ช่องทาง กันไปแล้ว 

 

สำหรับตอนนี้เราจะพาทุกคนย้ายฝั่งมาทำความเข้าใจเรื่องรายจ่ายและวิธีจัดการรายจ่ายให้เป็นระบบกันเพิ่มเติม 

 

ถ้าอยากเปิดร้านอาหารแล้ว เราจะมีรายจ่ายอะไรเกิดขึ้นบ้าง แล้วจะจัดการรายจ่ายเหล่านี้อย่างไรลองไปดูกันเลยค่ะ

 

 

เข้าใจรายจ่ายร้านอาหาร

 

 

ก่อนจะไปจัดการรายจ่ายร้านอาหารให้อยู่หมัด เราต้องเข้าใจเบื้องต้นกันก่อนว่า ร้านอาหารของเรามีรายจ่ายอะไรบ้างนะ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วอาจจะแบ่งประเภทออกเป็น 6 ประเภทหลักๆ ตามนี้

 

1. ค่าวัตถุดิบ

 

ขายอาหารก็ต้องมีต้นทุนวัตถุดิบอาหารเป็นรายจ่ายก้อนใหญ่ ยิ่งขายได้เยอะ ค่าวัตถุดิบอาหารก็ยิ่งเยอะ ซึ่งเจ้าของร้านอาหารเองต้องรู้สูตรต้นทุนอาหารแต่ละจานว่า ประกอบด้วย ค่าวัตถุดิบอะไรบ้าง และถ้าขายแบบ Delivery ก็จะมีคิดต้นทุนค่าแพ็กเกจจิ้ง รวมไปด้วย 

 

2. ค่าการตลาด

 

สมัยนี้ถ้าเปิดร้านอาหารแล้วไม่ทำการตลาด ก็อาจจะอยู่ยากสักหน่อย อย่าลืมแบ่งเงินส่วนหนึ่งมาเป็นรายจ่ายค่าทำการตลาดให้ลูกค้ารู้จัก ซึ่งเราก็อาจจะทำได้หลากหลายรูปแบบ อย่างเช่น จัดโปรโมชั่นซื้อ 1 แถม 1 หรือยิงแอดโฆษณาให้ลูกค้ารู้จักร้าน แต่ที่สำคัญอย่าลืมตั้งงบประมาณนี้ไว้ในใจสักหน่อย เพราะจะได้ไม่บานปลายในภายหลังนะ

 

3. ค่าขนส่ง

 

ถ้าเปิดร้านแบบออนไลน์ แน่นอนว่าต้องมีการส่งอาหารให้ลูกค้าอยู่แล้ว ทีนี้เราจะเป็นคนรับภาระค่าส่ง หรือว่าให้ลูกค้าจ่ายเองก็แล้วแต่ว่าจะตกลงกันอย่างไร ถ้าเป็นกรณีที่เราแบกรับค่าขนส่งเอง อย่าลืมแยกประเภทรายจ่ายนี้ออกมาด้วย จะได้ง่ายสำหรับการบริหารจัดการต้นทุน

 

4. ค่าแรง

ค่าแรงพนักงานบางส่วนอาจจ้างเป็นรายเดือน บางส่วนจ้างเป็นรายวัน บางครั้งมี OT หรือมีค่าสวัสดิการพิเศษ แต่โดยรวมแล้วค่าใช้จ่ายส่วนนี้ก็น่าจะเยอะพอสมควร สำหรับร้านอาหารที่มีหน้าร้าน ถ้าออกแบบวิธีการจ่ายเงินที่เหมาะสมก็น่าจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกเยอะเลย

 

5. ค่าเช่าร้านและสาธารณูปโภค

 

ถ้าใครที่ไม่ได้มีที่ทางเป็นของตัวเอง อาจมีค่าเช่าเปิดร้านอาหาร และทุกครั้งที่เช่า เราจะต้องแบกรับภาระอย่างเช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ สาธารณูปโภคต่างๆ อย่าลืมเช็กให้ดีว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้เป็นเท่าไรบ้างต่อเดือน เพราะนี่เป็นต้นทุนคงที่ที่เราจะต้องจัดการในธุรกิจ

 

6. ของเสีย ถูกขโมย

 

รายจ่ายข้อนี้ไม่มีเจ้าของร้านอาหารคนไหนอยากให้เกิด แต่ว่ามันก็อาจจะมีรั่วไหลบ้าง หากไม่ดูแลให้ดี ซึ่งของเสียอาจเกิดจากวัตถุดิบที่เหลือใช้ หรือการปรุงอาหารที่ผิดพลาดไป และของถูกขโมย ส่วนใหญ่มักเกิดจากลูกจ้างที่ขโมยของกลับบ้านไปในวันที่เจ้าของไม่อยู่ร้าน วิธีที่เราจะรู้ว่าของเสียเท่าไร และหายไปหรือเปล่าเริ่มต้นได้ง่ายด้วยการวางระบบบริหารสินค้าให้ดี

 

 

วิธีจัดการบัญชีรายจ่ายร้านอาหาร

 

เข้าใจรายจ่ายของตัวเองแล้วเท่านี้ยังไม่พอ เรามาต่อกันด้วยวิธีการจัดการบัญชีรายจ่ายว่า เราควรจะจัดการบัญชีรายจ่ายของร้านอาหารอย่างไรดีให้เป็นระบบ 

 

ถ้าใครติดตามตอนก่อนหน้า เราเคยบอกวิธีจัดการบัญชีร้านอาหาร ว่าอย่าลืมแยกบัญชีรายได้กับรายจ่ายออกจากกันนะ จะได้จัดการเงินรับและจ่ายได้ง่ายขึ้น 

 

ถ้าใครแยกบัญชีออกจากกันเรียบร้อยแล้ว ตอนนี้เราจะมาโฟกัสเรื่องการจัดการบัญชีรายจ่ายกันด้วย 3 วิธีง่ายๆ แบบนี้

 

 

1. กำหนดรอบจ่ายเงิน

 

ถ้าไม่อยากโอนจ่ายเงินทุกวัน จนชีวิตงงไปหมดว่ารายการนี้จ่ายแล้วหรือยัง เราแนะนำให้กำหนดรอบ การจ่ายเงินไว้ตามแต่ละประเภทรายจ่ายง่ายๆ ตามตัวอย่างแบบนี้

 

 

วิธีการนี้จะช่วยให้เราเช็กได้ง่ายๆ จาก Bank Statement ว่า เดือนที่ผ่านมามีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแบบสม่ำเสมอหรือไม่ หรือว่าเดือนไหนมันสูงปรี๊ด ก็ไปดูต่อได้เลยว่ามันสูงขึ้นในช่วงไหน แล้วสำรวจลงไป เพื่อหาสาเหตุได้เร็วขึ้น และที่สำคัญช่วยให้เราแพลนเงินสดที่ต้องใช้ในแต่ละสัปดาห์และแต่ละเดือนได้ดียิ่งขึ้น

 

2. เก็บเอกสารให้ครบ

 

ถัดมาท่องไว้ในใจเลยว่า จ่ายเงินแล้วต้องเก็บเอกสารให้ครบ 

 

และถ้าใครทำร้านอาหารรูปแบบนิติบุคคล เรื่องการเก็บเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินเป็นเรื่องสำคัญสุดๆ ที่จะช่วยให้เราชำระภาษีน้อยลงได้ 

 

แล้วจะเก็บเอกสารอย่างไรให้เป็นระบบ ลองดู Flowaccount ที่จะช่วยให้เก็บเอกสารร้านอาหารได้ง่ายๆ ไปพร้อมๆ กับการบันทึกค่าใช้จ่าย ด้วยฟังก์ชั่น AutoKey ที่สามารถถ่ายรูปเอกสาร ระบบก็จะสแกนบิลและบันทึกเป็นรายจ่ายได้ทันทีโดยไม่ต้องพิมพ์เอง

 

 

3. วิเคราะห์รายจ่าย

 

ถ้าเก็บเอกสารครบ จดบัญชีครบ ขั้นตอนสุดท้ายที่ขาดไม่ได้ คือ การวิเคราะห์รายจ่าย เพื่อให้รู้ว่า

1. รายจ่ายสัมพันธ์กับรายได้หรือไม่ - เช่น ถ้ารายได้น้อย รายจ่ายควรจะน้อยไปด้วย
2. รายจ่ายส่วนใหญ่มาจากอะไร – ทำให้เราไปบริหารจัดการรายจ่ายส่วนที่มากเกินไปได้ง่ายขึ้น

 

ทั้งหมดนี้ก็เป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นบ่อยในร้านอาหารและวิธีการจัดการรายจ่ายให้เป็นระบบ ซึ่งในสถานการณ์จริง ร้านอาหารของเราอาจจะมีรายจ่ายมากหรือน้อยกว่านี้ แล้วแต่ว่าเราเปิดร้านลักษณะไหน แต่อย่างไรก็ตาม การทำความเข้าใจรายจ่ายของร้านตัวเองให้ได้มากที่สุด จะช่วยให้เราวางแผนจัดการรายจ่ายได้ดีขึ้น และที่สำคัญมันอาจช่วยให้ร้านเรามีกำไรเหนือคู่แข่งได้ง่ายขึ้นด้วย

 

เริ่มต้นจัดการบัญชีร้านอาหาร ฟรี! ด้วย FlowAccount ที่จะช่วยให้เจ้าของร้านอาหารจัดการรายจ่ายแต่ละประเภทได้อย่างง่ายๆ คลิกเริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชีที่นี่