• ใบลดหนี้ คือเอกสารเสริมประกอบใบกำกับภาษี หรือใบแจ้งหนี้ที่ใช้ต่อเมื่อมีการปรับลดราคาขาย คืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า
• FlowAccount รวบรวม 5 เรื่องที่เจ้าของกิจการมักเข้าใจผิดเกี่ยวกับการทำใบลดหนี้ เช่น ไม่ออกใบลดหนี้เพราะคิดว่าแก้ใบกำกับภาษีได้, ธุรกิจที่จด VAT เท่านั้นถึงจะออกใบลดหนี้ได้, จะออกใบลดหนี้เมื่อไหร่ก็ได้ ฯลฯ
• ส่วนคนทำบัญชีก็มักสับสนเรื่องของจุดรับผิดทางภาษี ไปออกใบลดหนี้รอไว้ ก่อนวันที่ลูกค้ามาคืนของจริง ทำให้วันที่ออกเอกสาร และวันที่ได้รับของคืนไม่ตรงกัน
• ใบลดหนี้ ถือเป็นใบกำกับภาษีรูปแบบหนึ่ง ดังนั้นจึงต้องมีความรอบคอบในการใส่รายละเอียดข้อมูลเทียบเท่าใบกำกับภาษี ซึ่ง FlowAccount มีฟอร์มใบลดหนี้สำเร็จรูปที่ให้ผู้ประกอบการใส่ข้อมูลได้อย่างง่ายๆ และยังช่วยแสดงมูลค่าที่ถูกต้องครบถ้วนอีกด้วย

ใบลดหนี้ คือเอกสารเสริมประกอบใบกำกับภาษี หรือใบแจ้งหนี้ที่ใช้ต่อเมื่อมีการปรับลดราคาขาย คืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงข้อตกลงการขายเดิม เมื่อเกิดกรณีเหล่านี้จึงต้องออกใบลดหนี้ทุกครั้ง โดยอ้างอิงจากใบกำกับภาษีใบเดิมที่เคยเปิดไว้ เพื่อให้มีเอกสารที่แสดงว่าได้รับของคืนหรือได้รับการคืนเงิน รวมไปถึงเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบจำนวนเงินที่ถูกต้องที่ลูกค้าจะต้องจ่ายเงิน (สามารถอ่านความหมายของใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ได้ที่นี่)

อย่างไรก็ตาม เจ้าของกิจการมือใหม่อาจยังไม่ทราบว่าใบลดหนี้คืออะไร ใช้เมื่อใด หรือมีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการออกใบลดหนี้ FlowAccount จึงรวบรวม 5 เรื่องที่เจ้าของกิจการมักเข้าใจผิดเกี่ยวกับใบลดหนี้กับเหตุการณ์ต่อไปนี้คือ

5 เรื่องที่เจ้าของกิจการมักเข้าใจผิดเกี่ยวกับ ใบลดหนี้

จะออกใบลดหนี้ทำไม ใบกำกับภาษีก็แก้ได้

แต่ที่จริงแล้ว ใบกำกับภาษีไม่สามารถแก้ได้ เพราะการแก้ไขจะมีผลต่อภาษีขายที่เคยยื่นไป ดังนั้นหากมีการเปลี่ยนแปลงราคาขาย คืนสินค้า หรือคืนเงิน จะต้องออกใบลดหนี้เป็นเอกสารเพิ่มเติม เพื่อยืนยันว่ามีการเปลี่ยนแปลงยอดขายจากที่เคยตกลงกันไว้แต่แรก รวมถึงนำใบลดหนี้ส่งภาษีร่วมกับเอกสารขายอื่นๆ ในแบบ ภ.พ. 30 ที่จะใช้ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือนด้วย การทำเอกสารจึงจะเป็นระบบ ครบลูปของการทำเอกสารค้าขาย เจ้าของกิจการก็สามารถติดตามการปรับแก้ไขเอกสารและบริหารยอดขายที่แท้จริงของเอกสารได้ถูกต้องมากขึ้น 

ธุรกิจที่จด VAT เท่านั้นถึงจะออกใบลดหนี้ได้

เจ้าของกิจการส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดว่าธุรกิจที่ไม่ได้จด VAT จะไม่สามารถทำใบลดหนี้ได้ ผลที่ตามมาคือไปแก้ไขที่ใบแจ้งหนี้หรือใบส่งสินค้าโดยตรง แต่จริงๆ แล้วธุรกิจที่จด VAT และไม่จด VAT (ในกรณีใบลดหนี้ ที่ไม่ใช่ ใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี) สามารถทำใบลดหนี้ได้ ซึ่งการทำใบลดหนี้จะช่วยให้เห็นที่มาที่ไปของเอกสารรายได้ของธุรกิจ ทำให้มีการควบคุมที่ดีและสามารถติดตามความเปลี่ยนแปลงของเอกสารตามช่วงเวลาที่เกิดขึ้นได้

จะออกใบลดหนี้เมื่อไหร่ก็ได้ 

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าในใบกำกับภาษีของเดือน 5 แต่ไปทำใบลดหนี้จริงในเดือน 8 ถือว่าไม่ถูกต้อง ที่ถูกต้องคือต้องออกใบลดหนี้หลังจากที่มีการเปลี่ยนแปลงราคาหรือคืนของภายในเดือนนั้นๆ และจำเป็นต้องยื่นภาษีเพิ่มเติมในเดือนที่ออกใบลดหนี้ย้อนหลังนั้น จึงจะทำให้ภาษีขายถูกต้อง 

จ่ายค่าสินค้า หรือค่าบริการไปแล้ว ไม่ต้องออกใบลดหนี้ก็ได้ 

ในความเป็นจริงคือ เจ้าของธุรกิจต้องออกทุกกรณีที่มีการคืนเงินหรือเปลี่ยนสินค้า ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าซื้อของ 10 ชิ้น ชิ้นละ 10 บาท แต่ของชำรุด 2 ชิ้น ทำให้ต้องคืนเงิน 20 บาท กรณีนี้ต้องออกใบลดหนี้เพื่อแจ้งลูกค้าว่า เรายินดีรับของคืน และเป็นหลักฐานการคืนเงินให้กับลูกค้าแล้วในมูลค่าดังกล่าว

ออกใบลดหนี้เพื่อเคลียร์หนี้ 

ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้ามาซื้อสินค้า หรือรับบริการไปจากธุรกิจแล้ว แต่ไม่มีความสามารถในการจ่ายเงินให้ตามที่ตกลงไว้ได้ กรณีนี้จะไม่สามารถออกใบลดหนี้เพื่อตัดยอดค้างรับออกไปได้ เพราะใบลดหนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการเคลียร์หนี้ที่เก็บเงินไม่ได้ แต่ใช้สำหรับในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงราคา หรือคืนของเท่านั้น 

หน้าตาใบลดหนี้ของ FlowAccount ซึ่งจะได้ทั้งต้นฉบับและสำเนา

ลองทำเอกสารใบลดหนี้ได้ฟรีที่นี่ 

ธุรกิจแบบไหนใช้ใบลดหนี้อย่างไร

รูปแบบธุรกิจที่ต้องใช้ใบลดหนี้บ่อยๆ คือ ธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจบริการ เมื่อการค้าขายมีการผิดเงื่อนไข หรือไม่เป็นไปตามข้อตกลง ยกตัวอย่างเคสแต่ละธุรกิจที่เจอบ่อยคือ 

ธุรกิจซื้อมาขายไป 

ที่เจอกันโดยทั่วไปคือ การขอส่งคืนสินค้า เช่น ขายสินค้าให้ลูกค้า 10 ชิ้น ชิ้นละ 10 บาท แต่สินค้าชำรุด ลูกค้าจึงนำสินค้ามาคืน 3 ชิ้นพร้อมขอคืนเงิน ผู้ขายก็จะต้องทำใบลดหนี้เพื่อรับคืนสินค้าดังกล่าว หรือกรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะต้องออกใบลดหนี้เพื่อลดยอดรับให้เหลือแค่ 70 บาท โดยออกใบลดหนี้ ณ วันที่ได้รับสินค้าคืน เพื่อให้ลูกค้าได้รับทราบว่ายอดที่ต้องจ่ายจริงเป็นเท่าไร

หรือในกรณีขายฝาก เช่น ส่งสินค้าไปฝากขาย 10 ชิ้น แต่ขายจริงได้ 8 ชิ้น ผู้ขายก็จะต้องทำใบลดหนี้เพื่อนับเฉพาะยอดขายที่ขายได้จริง จึงออกใบลดหนี้สำหรับของ 2 ชิ้น เป็นต้น

สำหรับธุรกิจที่ขายแบบเงินสด >> ออกใบลดหนี้ >> เตรียมเงินสดคืนลูกค้า

สำหรับธุรกิจที่ขายแบบเงินเชื่อ >> มี 2 กรณีคือ ได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว หรือยังไม่ได้รับเงิน หากยังไม่ได้รับเงินจากลูกค้า แต่ลูกค้าต้องการคืนของ ก็ทำการออกใบลดหนี้และรับของคืนมา ส่วนผลต่างมูลค่าสินค้าก็ต้องทำใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ เพื่อสรุปยอดที่เปลี่ยนไปจากใบกำกับภาษีอีกครั้ง 

ธุรกิจบริการ 

แม้ไม่มีสินค้าอย่างเป็นรูปธรรมเหมือนธุรกิจซื้อมาขายไป แต่ก็จะเจอในเรื่องการเปลี่ยนแปลงราคา หรือสัญญาที่ไม่เป็นไปตามข้อตกลงหลังการให้บริการ เช่น ธุรกิจที่มีการวางเงินมัดจำ หรือจ่ายเงินล่วงหน้า อย่าง สปา โรงแรม เวดดิ้งสตูดิโอ ที่ขายแพ็กเกจให้บริการต่างๆ แล้วเกิดกรณีลูกค้าไม่พึงพอใจในคุณภาพการให้บริการ หรือมีการขอเปลี่ยนแปลง/ยกเลิกแพ็กเกจที่เคยซื้อไป แล้วมีการออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินไปแล้ว ก็จะต้องมีการออกใบลดหนี้และคืนเงินให้ใหม่  

อีกตัวอย่างหนึ่งคือ ธุรกิจบริการจ้างเหมา ซึ่งอาจเกิดกรณีไม่สามารถจบงานได้ตามที่ตกลงกันไว้ เช่น บริษัทรับเหมาก่อสร้าง A รับสร้างอาคาร 3 หลัง ภายใน 3 เดือน แต่ทำไม่แล้วเสร็จตามเงื่อนไขสัญญาที่จะต้องส่งมอบงานครั้งสุดท้ายภายในระยะเวลาที่กำหนดได้ ทำให้ผู้ว่าจ้างไปจ้างผู้รับเหมา B มาทำให้งานเสร็จไวขึ้นตามแผนงาน และเปลี่ยนแปลงสัญญาเดิมกับผู้รับเหมา A เพื่อลดงานลง 

กรณีนี้ผู้ว่าจ้างจะต้องทำเอกสารเพิ่มคือ เอกสารเพิ่มเติมส่วนแนบท้ายสัญญา ว่างานส่วนนี้ได้มีการส่งมอบงานต่อให้บริษัท B และทำใบลดหนี้เพื่ออ้างถึงงานส่วนสุดท้ายว่าเป็นมูลค่ากี่บาท ใบลดหนี้ก็จะนำไปใช้ในครั้งต่อไปที่มีการจ่ายให้กับผู้รับเหมา

ทำบัญชีกับใบลดหนี้ 

ความเข้าใจผิดของคนทำบัญชีในการทำใบลดหนี้ มักเป็นเรื่องของจุดรับผิดทางภาษี ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าซื้อสินค้าในช่วงปลายเดือน แต่มีสินค้าชำรุดแล้วลูกค้าขอนัดมาคืนสินค้าก่อนสิ้นเดือนจึงออกใบลดหนี้รอไว้ แต่ลูกค้ามาคืนของจริงเดือนถัดไป ทำให้วันที่ออกเอกสาร และวันที่ได้รับของคืนไม่ตรงกัน ดังนั้นนักบัญชีจึงควรออกใบลดหนี้ในวันที่ได้สินค้ากลับคืนมา เพื่อให้ผู้ขายที่ออกใบลดหนี้รับรู้ว่ายอดขายและภาษีขายนั้นลดลง ไม่ออกใบลดหนี้ล่วงหน้าหรือไปทำในเดือนอื่นๆ 

เจ้าของกิจการจดทะเบียนที่ได้รับใบลดหนี้นำภาษีมูลค่าเพิ่มที่ปรากฏตามใบลดหนี้ดังกล่าว มาหักออกจากภาษีซื้อของตนในเดือนภาษีที่ได้รับใบลดหนี้นั้นเท่านั้น ไม่สามารถนำไปใช้กับเดือนภาษีอื่นได้เหมือนภาษีซื้อปกติที่สามารถใช้ได้ภายใน 6 เดือน

ออกใบลดหนี้ในระบบ FlowAccount อย่างไร

https://youtu.be/n6NFYtkDEv0

Tutorial การสร้างใบลดหนี้

ใบลดหนี้ ถือเป็นใบกำกับภาษีรูปแบบหนึ่ง ดังนั้นจึงต้องมีความรอบคอบในการใส่รายละเอียดข้อมูลเทียบเท่าใบกำกับภาษี ข้อมูลต้องครบถ้วนคือมีชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หมายเลขใบกำกับภาษีเดิม เหตุผลในการออกใบลดหนี้ มูลค่าของใบกำกับภาษีใบเดิม ผลต่าง และมูลค่าที่ถูกต้อง

ใบลดหนี้จาก FlowAccount เป็นเอกสารสำเร็จรูป และระบบออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ให้เจ้าของกิจการหรือพนักงานกรอกรายละเอียดข้อมูลตามขั้นตอนที่กำหนดได้เลย โดยเข้ามาที่เมนูเอกสารขาย (หากยังไม่เคยใช้งาน FlowAacount ให้กดสมัครใช้งานฟรีที่นี่ เพื่อสร้างแอ็กเคานต์ในระบบก่อน) แล้วทำตามขั้นตอนใน Tutorial ก็จะได้เอกสารใบลดหนี้ทั้งต้นฉบับที่ให้ลูกค้า และสำเนาสำหรับบริษัท

หรือหากมีใบกำกับภาษีที่ทำมาจากระบบอื่นอยู่แล้ว ก็สามารถออกใบลดหนี้แยกจาก FlowAccount ได้ โดยในเอกสารจะมีช่องให้กรอกเลขที่อ้างอิงใบกำกับภาษี ช่วยให้พนักงานขายสามารถทำงานได้ด้วยตัวเอง ไม่ต้องรอนักบัญชีทำให้ พร้อมทั้งสามารถคืนเงินจากใบลดหนี้ได้เลย ไม่จำเป็นต้องนำไปหักหนี้กับใบอื่น ทำให้ครอบคลุมการใช้งานมากขึ้นกว่าเดิม ดูวิธีการสร้างใบลดหนี้แยกได้ที่นี่  

ใบลดหนี้จะระบุให้ใส่ข้อมูลตามที่กรมสรรพากรกำหนดคือ

สาเหตุของการออกใบลดหนี้ เลขที่อ้างอิงใบกำกับภาษี มูลค่าตามเอกสารเดิม และมูลค่าที่ถูกต้อง

ทดลองใช้งานเอกสารฟรีที่นี่