หากได้ศึกษาเข้าไปในหลายๆธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจะพบว่ามีอยู่ตำแหน่งหนึ่งที่คอยจัดการเรื่องจิปาถะภายในกิจการ ไม่ว่าจะเป็นงานออกเอกสารภายใน การติดตามเอกสารจากภายนอก การประสานงานต่างๆ ซึ่งหากกิจการไหนมีบุคคลในตำแหน่งนี้ที่เก่ง มีทักษะรอบด้าน ก็จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับเจ้าของกิจการในการเดินหน้าทำธุรกิจได้อย่างมั่นใจครับ

บทความนี้จะกล่าวถึงอีกหนึ่งบทบาทสำคัญที่เป็นฟันเฟืองสำคัญช่วยผลักดันให้แต่ละธุรกิจเติบโตได้อย่างมั่นคง หมดห่วงเรื่องงานเอกสาร  ตำแหน่งนี้คือ เจ้าหน้าที่ธุรการหรือที่เราเรียกกันทั่วไปว่า Admin ของกิจการนั่นเอง

แอดมินคือใคร ทำหน้าที่อะไรให้กิจการบ้าง

หากเราถามถึงบทบาทหน้าที่ของ Admin อาจมีคำตอบที่แตกต่างกัน บทความนี้จะขอแบ่งบทบาทของ แอดมินออกเป็น 2 แบบ คือ 

       1) แอดมินที่ช่วยตอบ Chat ขายของ ตอบปัญหา พูดคุยกับลูกค้า

       2) แอดมินที่คอยจัดการเอกสารของกิจการให้ครบถ้วน ซึ่งในบทความนี้เราจะขอกล่าวถึง Admin ในส่วนงานนี้

แอดมินที่เก่งควรรู้อะไร ถึงจะช่วยประหยัดภาษี

   แอดมินมีหน้าที่หลักในการจัดการเอกสารทั้งภายในและจากภายนอก สิ่งที่ Admin ต้องมีเป็นพื้นฐานในการทำงานคือ 

1. ความรู้ความเข้าใจในเอกสารชนิดต่างๆ โดยเริ่มตั้งแต่ ความหมายของเอกสารแต่ละอย่าง หน้าที่ของเอกสารว่าจัดทำไว้เพื่อสิ่งใด  
2. เอกสารแต่ละอย่างต้องจัดทำเมื่อไหร่  
3. เมื่อจัดทำแล้วต้องส่งเอกสารเหล่านี้ต่อให้ใคร แผนกใด 
4. เมื่อได้รับเอกสารจากภายนอกต้องตรวจสอบว่าเอกสารดังกล่าวถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ 

และถ้ากิจการใดที่ได้แอดมินมีความรู้ความเข้าใจด้านภาษีแล้วหละก็ จะยิ่งส่งผลดีต่อกิจการมากขึ้น เพราะยังสามารถช่วยรักษาผลประโยชน์ของกิจการได้ เช่น เมื่อฝ่ายจัดซื้อลืมส่งใบกำกับภาษีที่ใกล้จะหมดสิทธิ์การใช้ภาษีซื้อมาใช้หักภาษีขายได้  แอดมินที่มีความรู้ด้านภาษีจะได้ช่วยเตือนและแจ้งให้รีบจัดส่งเพื่อให้นำมาใช้สิทธิ์ได้ทัน 

เห็นไหมครับว่าการที่แอดมินคนหนึ่งจะมีพื้นฐานด้านภาษีได้ก็จำเป็นต้องส่งเสริมให้ได้รับโอกาสในการเรียนรู้เพิ่มเติม และ Admin เองก็จะเป็นส่วนเพิ่มคุณค่าให้ธุรกิจมากขึ้นหรือเรียกสั้นๆว่า Super Admin ครับ

รูปแบบการจ้างพนักงานแอดมิน

มีหลายกิจการที่มองหาพนักงานแอดมินเข้ามาช่วยจัดการงานภายใน หากเป็นกิจการขนาดใหญ่จะจ้าง Admin เป็นพนักงานประจำได้แบบสบายๆ แต่ก็จะพบปัญหาการเข้าออกของพนักงานอยู่บ่อยครั้ง โดยที่กิจการอาจหาพนักงานทดแทนไม่ทัน ทำให้งานดำเนินไม่ต่อเนื่อง 

หรือถ้าธุรกิจขนาดกลางที่อยู่ระหว่างการขยายกิจการที่เริ่มต้องการพนักงานแอดมินจะพบปัญหาว่า ถ้าจ้างเป็นพนักงานประจำเลยก็ยังไม่มีงานมากเพียงพอหรือ เรียกว่ายังไม่คุ้ม เพราะมีค่าใช้จ่ายมากเกินไปนั่นเอง        

ปัจจุบันมีผู้ให้บริการพนักงานแอดมินในลักษณะ Outsource มาเป็นทางเลือกให้กับกิจการไม่ว่าจะขนาดใหญ่ที่ต้องการความต่อเนื่องของงาน หรือกิจการขนาดกลางที่ต้องการแอดมินเข้ามาดูแลงานแบบ Part-time 

Outsource Admin นี้ส่วนใหญ่มาจากผู้ให้บริการบัญชี ดังนั้นจะเป็นพนักงานที่มีความรู้พื้นฐานด้านบัญชีภาษีเบื้องต้นด้วย เสมือนมีที่ปรึกษาบัญชีภาษีเบื้องต้นช่วยดูเอกสารให้อยู่ตลอดเวลา

เครื่องมือที่ช่วยให้ Super Admin มีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากอธิบายถึงงาน Admin หลายคนคงนึกภาพกองเอกสารมากมายที่ต้องจัดการ หากเป็นในอดีตที่ยังไม่มีเครื่องมือเข้ามาช่วยจัดการ งานแอดมินเป็นงานที่ต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก เป็นงานที่ต้องอาศัยความละเอียด เช่น การเรียงลำดับเลขที่เอกสาร การใส่วันที่  การจัดแฟ้มรอให้หัวหน้าอนุมัติ

ปัจจุบันมีโปรแกรมเข้ามาช่วยงานแอดมินให้ทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น FlowAccount ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่าย (Friendly User) หากไม่ได้เรียนจนด้านสายบัญชีหรือบริหารก็สามารถใช้งานได้ และเป็นโปรแกรมออนไลน์ ทำให้ทำงานจากที่ไหนก็ได้ เช่น เมื่อกำลังเดินทางอยู่ก็สามารถออกเอกสารใบเสนอราคา และส่งต่อทางผู้มีอำนาจอนุมัติ 

แถมยังสามารถส่งไฟล์เอกสารผ่านระบบได้ทันที  ที่ช่วยในฝั่งการจัดทำเอกสารภายใน เช่น หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย  การดูแลยอดลูกหนี้ โดยข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถรายงานไปยังผู้บริหารได้โดยตรง โปรแกรมต่างๆเหล่านี้จึงเป็นทางลัดช่วยให้งานของแอดมิน ทุกคนมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้เวลาที่ลดลง

ตำแหน่งแอดมินเป็นอีกหนึ่งส่วนที่มีความสำคัญกับกิจการ การที่มีแอดมินที่เก่ง มีความสามารถ ก็สามารถจัดหาแอดมินไม่ว่าจะเป็นแบบพนักงานประจำ หรือเป็นแบบ Outsource ได้เลยครับ เพื่อเป็นฟันเฟืองสำคัญที่ช่วยสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในกิจการให้สามารถเดินหน้าเติบโตได้อย่างมั่นคง