เงินทดรองจ่ายจึงเป็นเรื่องที่ธุรกิจควรมีระบบควบคุมที่ชัดเจน ตั้งแต่การกำหนดวงเงิน ผู้รับผิดชอบ การเก็บเอกสาร ไปจนถึงการเคลียร์เงินและคืนเงินส่วนที่เหลือให้บริษัท

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า เงินทดรองจ่าย คืออะไร ใช้สำหรับอะไร มีขั้นตอนการเบิกและเคลียร์อย่างไร ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง และต่างจากเงินสดย่อยอย่างไร

เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดตามนิยาม NPAEs

1.เงินสด คือ เงินสดในมือและเงินฝากธนาคารที่ต้องจ่ายคืนเมื่อทวงถาม ถ้าแตกย่อยรายละเอียดจะเป็นประมาณนี้

• เงินสดในมือ ไม่ว่าจะเป็นธนบัตรและเหรียญกษาปณ์ที่กิจการมีอยู่ รวมทั้งเงินสดย่อย ธนาณัติ ตั๋วแลกเงินไปรษณีย์ เช็คที่ถึงกำหนดชำระแต่ยังมิได้นำฝากเช็ค
• เงินฝากธนาคาร ได้แก่ เงินฝากธนาคารกระแสรายวัน และ ออมทรัพย์
  • ไม่รวมเงินฝากประจำเกิน 3 เดือน / บัตรเงินฝาก (ที่จะจัดประเภทแยกออกมาเป็นเงินลงทุนชั่วคราว – หมุนเวียน/ไม่หมุนเวียน)
  • ไม่รวมเงินฝากที่มีข้อจำกัดในการถอน (ที่จะจัดประเภทเป็นหมุนเวียน / ไม่หมุนเวียนขึ้นอยู่กับกำหนดเวลาของข้อจำกัดในการเบิกถอน

2. รายการเทียบเท่าเงินสด คือ อะไรก็ตามที่จะเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ทันทีนั่นเอง ถ้าว่ากันตามนิยามหมายถึง เงินลงทุนระยะสั้นที่มีสภาพคล่องสูงที่พร้อมจะเปลี่ยนเป็นเงินสด โดยปกติแล้วคือ 3 เดือนหรือน้อยกว่านับจากวันที่ได้มา และมีความเสี่ยงที่ไม่มีนัยสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงในมูลค่า อีกอย่างคือจะต้องเป็นรายการที่กิจการถือไว้เพื่อจ่ายชำระภาระผูกพันระยะสั้นมากกว่า ไม่ใช่เพื่อลงทุนหรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ

บนงบการเงินกิจการจะต้องนำเสนอเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดรวมเป็นรายการ (บรรทัด) เดียวกัน

บางท่านจะคุ้นๆ เกี่ยวกับ “เงินเบิกเกินบัญชี หรือ O/D” ที่ปกติแล้วถือเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารเงินสดของกิจการ แต่ยังไงเงินในส่วนนี้กิจการต้องชำระคืนธนาคารในอนาคตเลยจะต้องถูกจักประเภทเป็นหนี้สินหมุนเวียน ห้ามหักกลบเงินสด

หลังจากเกริ่นนิยามของเงินกันไปแล้ว ทีนี้ลองมาเข้าใจการจัดสรรเงินเพื่อบริหารกันภายในกิจการต่อ ทั้งเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่ายกัน

เงินทดรองจ่าย คืออะไร?

เงินทดรองจ่าย (Advanced Payment) คือ เงินที่กิจการแบ่งส่วนไว้ให้พนักงานที่ได้รับอนุมัติถือไว้เสมือนการเบิกเงินล่วงหน้า เพื่อใช้จ่ายซื้อสินค้าหรือบริการตามความจำเป็นในกรณีเร่งด่วนและจำเป็นสำหรับหน้างานของโครงการ จำนวนเงินจะมีจำนวนที่สูงกว่าเงินสดย่อย

รูปแบบเงินทดรองจ่ายมีทั้งที่เปิดบัญชีธนาคารในชื่อของพนักงานที่ได้รับอนุมัติให้เป็นผู้ดูแลหรือเงินทดรองจ่ายที่จ่ายเป็นเช็คก็ได้เช่นกัน เพราะว่าการเบิกจ่ายตามปกติของกิจการอาจไม่ทันต่อการใช้จ่ายหน้างาน บางทีอาจทำให้งานชะงักได้ เห็นได้ชัดๆ เช่น การส่งพนักงานไปรับเหมาก่อสร้างที่ต่างจังหวัด ที่บางทีพนักงานมีความจำเป็นต้องซื้อหิน ซื้อปูนมาทำงานเร่งด่วน ที่บางทีจะทำเรื่องขอเบิกจ่ายมาที่สำนักงานใหญ่ก็อาจไม่ทันการณ์เป็นต้น

อย่างไรก็ตามการจัดประเภทของเงินทดรองจ่ายนั้น โดยส่วนมากจะถูกจัดประเภทเป็นสินทรัพย์แยกออกมาจากเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดในกรณีที่มีการโอนเงินส่วนนี้ไปยังบัญชีของพนักงานที่ได้รับอนุมัติในถือวงเงิน

ทั้งนี้ทั้งนั้นจะจัดประเภทเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนหรือไม่หมุนเวียนก็ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของโครงการและข้อจำกัดตามเงื่อนไข

เงินทดรองจ่ายใช้สำหรับค่าใช้จ่ายอะไรได้บ้าง?

เงินทดรองจ่ายมักนำมาใช้กับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานและจำเป็นต้องจ่ายระหว่างการทำงาน เช่น

• ค่าวัสดุและอุปกรณ์สำหรับหน้างาน
• ค่าเดินทางและค่าใช้จ่ายระหว่างปฏิบัติงาน
• ค่าใช้จ่ายของโครงการ
• ค่าซื้อสินค้าและบริการที่จำเป็นเร่งด่วน
• ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติจากกิจการ

ทั้งนี้ กิจการควรกำหนดวัตถุประสงค์ วงเงิน และระยะเวลาการใช้เงินให้ชัดเจน เพื่อให้สามารถควบคุมและตรวจสอบเงินทดรองจ่ายได้ง่าย

เงินทดรองจ่ายเป็นสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย?

โดยหลักแล้ว เงินที่กิจการจ่ายให้พนักงานเป็น เงินทดรองจ่าย ยังไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการทันที เพราะยังอยู่ระหว่างรอการนำเงินไปใช้และเคลียร์เอกสาร

เมื่อพนักงานนำหลักฐานมาเคลียร์แล้ว กิจการจึงพิจารณาว่าเงินที่ใช้ไปเป็นค่าใช้จ่ายประเภทใด และบันทึกบัญชีตามลักษณะของรายการนั้น

ส่วนเงินที่พนักงานยังไม่ได้ใช้จะต้องนำกลับมาคืนกิจการ หรือดำเนินการตามนโยบายการเคลียร์เงินของบริษัท

ขั้นตอนของการเบิกใช้เงินทดรองจ่าย

เจ้าของกิจการลองทำความเข้าใจ 4 ขั้นตอนของการเบิกเงินทดรองจ่าย และนำไปปรับใช้ในกิจการ

1. อนุมัติวงเงินและผู้ถือเงินทดรองจ่าย

การออกจ้อบไปทำงานในที่ต่างๆ นั้น ก็จะต้องมีการแต่งตั้งพนักงานที่ไว้ใจได้ 1-2 คน เป็นผู้ถือเงินทดรองจ่ายร่วม โดยอาจมีการเปิดบัญชีธนาคารในนามพนักงาน 2 นี้ร่วมกันและมีการกำหนดระยะเวลาของวงเงินนี้ไว้ชัดเจนว่าใช้ได้ภายในวันที่เท่าไหร่บ้างและต้องคืนบริษัทภายในวันที่เท่าใด กำหนดจำนวนเงินที่เหมาะสม ซึ่งต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจทำเป็นรายงานอนุมัติวงเงินไว้ด้วย

2. เก็บหลักฐานการใช้เงินทดรองจ่าย

เมื่อหน้างานต้องการใช้เงินเพื่อซื้อวัสดุ อุปกรณ์เร่งด่วนในการทำงาน ผู้ถือเงินทดรองนำเงินนั้นไปจ่ายชำระ พร้อมกับเก็บเอกสารจากคู่ค้าและหลักฐานการชำระเงินยืนยันจำนวนเงินที่จ่ายไปค

3. เคลียร์เงินทดรองจ่าย

ผู้ถือเงินทดรองจ่ายรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวกับการเบิกใช้เงินทดรองจ่าย แนบเอกสารหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวกับสินค้า ค่าบริการหรือค่าใช้จ่าย เช่น ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบับใบกำกับภาษี  ใบรับสินค้า ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงิน พร้อมกับส่งเงินที่เหลือในวงเงินเพื่อคืนเงินให้กับกิจการ ส่งให้ผู้จัดการแผนกและแผนกบัญชีตรวจสอบ ลงนามในเอกสารเคลียร์เงินทดรองจ่าย จากนั้นส่งเอกสารไปยังแผนกการเงิน           

4. ติดตามวงเงินทดรองจ่ายที่ครบกำหนด

หลังจากที่แผนกการเงินได้รับเอกสารเคลียร์เงินทดรองจ่ายแล้ว ต้องมีการเช็คคู่กับข้อมูลทะเบียนคุมเงินทดรองจ่ายว่าวงเงินใดถึงกำหนดที่ต้องคืนเงินให้กับบริษัท หรือ หน้างงานโครงการใดปิดจ้อบแล้วก็ควรจะต้องมีการทำเรื่องคืนเงิน เพื่อควบคุมไม่ให้มีเงินทดรองจ่ายค้างนานอยู่กับพนักงานนั่นเอง 

เงินสดย่อย คืออะไร

เงินสดย่อย (Petty Cash) คือ เป็นเงินสดส่วนที่ถูกตั้งวงเงินไว้ เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะที่แบ่งเงินออกมาจากบัญชีหลัก เงินส่วนนี้จะฝากไว้กับผู้รับผิดชอบเงินสดย่อยเพื่อให้เกิดความสะดวก รวดเร็วในการจ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนเงินเล็กน้อยลดขั้นตอนการเบิกจ่ายตามการเบิกค่าใช้จ่ายปกติ ดังนั้นการจัดประเภทก็ยังคงเป็นเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดบนงบการเงินอยู่

เพราะถ้าบริษัทใดที่รัดกุมหรือมีระบบการควบคุมภายในเรื่องเงินที่ดีนั้นจะไม่นำเงินสดมาชำระเงิน แต่จะเป็นการจ่ายเงินผ่านบัญชีธนาคารหรือเช็คสั่งจ่ายมากกว่า ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้มีหลายขั้นตอนกว่าจะขอเบิกเงินได้ ดังนั้นหลายๆ บริษัทจึงบริหารเงินสดด้วยการตั้งวงเงินสดย่อยขึ้นมา

วงเงินสดย่อยส่วนมากจะใช้สำหรับ ค่าใช้จ่ายบริษัทเล็กๆน้อยๆ เช่น ค่าส่งเอกสารไปรษณีย์ ค่าของไหว้ศาลเจ้า ค่าทางด่วน เป็นต้น โดยจะต้องมีผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cashier) ที่จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจเพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบวงเงินสดย่อย เบิกจ่ายเงินสดย่อยให้ผู้ขอเบิก เก็บเอกสารการจ่ายเงินสดย่อยให้ครบถ้วน และขอเบิกชดเชยวงเงินสดย่อยตามจำนวนที่พร่องไป เพื่อทำให้เงินสดย่อยมีจำนวนเต็มวงเงินที่กำหนดไว้เหมือนเดิม

เอกสารประกอบการเบิกที่จะมาชดเชยให้เต็มวงเงินเหมือนเดิมนั้น ก็จะเป็นกรอกแบบฟอร์มใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย พร้อมกับแนบเอกสารต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี บิลเงินสด และบัตรประชาชนผู้ขายในกรณีที่ไม่มีบิล พร้อมกับเงินสดที่เหลืออยู่ในมือจะต้องมียอดรวมเท่ากับวงเงินสดย่อย หากไม่เท่ากันก็แสดงว่าต้องมีอะไรผิดไป เช่น เบิกเงินสดย่อยเกินบิลที่ส่งมา หรือ ลืมเก็บเอกสารประกอบ ดังนั้นเอกสารต่างๆ ก็ยังคงเป็นสิ่งที่สำคัญเช่นเคย

ใครที่ทำธุรกิจรับเหมา FlowAccount มีเขียนไว้ให้โดยเฉพาะที่บทความนี้เลย ธุรกิจรับเหมาควรมีขั้นตอนวางระบบบัญชี “เงินสดย่อย”อย่างไร

ประโยชน์ของวงเงินสดย่อย

การกำหนดระบบเงินสดย่อยช่วยให้กิจการสามารถบริหารค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กน้อยได้สะดวกขึ้น และยังช่วยควบคุมการใช้เงินภายในกิจการ ดังนี้

• ช่วยให้การบริหารเงินเป็นระบบมากขึ้น เพราะมีผู้รับผิดชอบวงเงินและมีเอกสารประกอบการเบิกจ่าย
• ลดขั้นตอนการเบิกเงินจำนวนเล็กน้อย โดยสามารถรวบรวมรายการและเบิกชดเชยตามรอบที่กำหนด
• ช่วยควบคุมความเสี่ยงจากการถือเงินสด เพราะกำหนดวงเงินไว้ในจำนวนที่เหมาะสม

ความต่างระหว่างเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่าย

แม้ทั้ง เงินทดรองจ่าย และ เงินสดย่อย จะเป็นเงินที่กิจการจัดสรรไว้เพื่อให้สามารถจ่ายค่าใช้จ่ายได้สะดวกขึ้น แต่มีวัตถุประสงค์และวิธีบริหารที่แตกต่างกัน

อธิบายให้เข้าใจง่าย คือ เงินทดรองจ่ายเสมือนเป็นเงินเบิกล่วงหน้า เพื่อให้การทำหน้างานคล่องตัวมากขึ้น เช่น พนักงานรับเหมาก่อสร้างโครงการในต่างจังหวัด แล้วมีเหตุใช้วัตถุดิบ อุปกรณ์เร่งด่วน ซึ่งร้านค้าไม่ให้สินเชื่อต้องชำระเป็นเงินสด พนักงานที่ถือวงเงินก็สามารถเบิกเงินจากเงินที่สำนักงานใหญ่ส่งมาให้ล่วงหน้านั้นมาใช้ได้ แล้วก็รอให้พนักงานกลับมาเคลียร์เบิกค่าใช้จ่ายเหล่านั้นพร้อมเอกสารกับจำนวนเงินที่เหลือ เพื่อคืนกิจการเมื่อทำงานเสร็จ

เงินทดรองจ่าย คือเงินที่กิจการจ่ายล่วงหน้าให้พนักงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพื่อนำไปใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์ของงานหรือโครงการ โดยผู้รับเงินต้องเก็บหลักฐานการใช้จ่ายและนำมาเคลียร์กับกิจการตามระยะเวลาที่กำหนด

การจัดการเงินทดรองจ่ายที่ดีควรเริ่มตั้งแต่การอนุมัติวงเงิน กำหนดผู้รับผิดชอบ เก็บเอกสารการใช้จ่าย ไปจนถึงการเคลียร์เงินและติดตามรายการที่ยังค้างอยู่ ขณะที่ เงินสดย่อย เหมาะกับค่าใช้จ่ายจำนวนไม่มากที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จึงควรแยกระบบการจัดการให้เหมาะกับลักษณะการใช้เงินของธุรกิจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ เงินทดรองจ่าย

1. เงินทดรองจ่าย คืออะไร?

ตอบ: เงินทดรองจ่าย คือเงินที่กิจการจ่ายล่วงหน้าให้พนักงานหรือผู้ที่ได้รับอนุมัติ เพื่อนำไปใช้จ่ายสำหรับงานหรือโครงการของกิจการ และต้องนำเอกสารพร้อมเงินส่วนที่เหลือมาเคลียร์ภายหลัง

2. เงินทดรองจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายหรือไม่?

ตอบ: เงินที่จ่ายให้พนักงานเป็นเงินทดรองจ่ายยังไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการทันที เพราะต้องรอการเคลียร์รายการและตรวจสอบเอกสารก่อน จากนั้นจึงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายตามลักษณะของรายการที่เกิดขึ้น

3. เงินทดรองจ่ายต่างจากเงินสดย่อยอย่างไร?

ตอบ: เงินทดรองจ่ายมักใช้สำหรับงานหรือโครงการที่กำหนด โดยให้พนักงานถือเงินไว้ล่วงหน้า ส่วนเงินสดย่อยเป็นวงเงินสำหรับค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น ค่าทางด่วนหรือค่าส่งเอกสาร

4. เงินทดรองจ่ายต้องมีเอกสารอะไรบ้าง?

ตอบ: โดยทั่วไปควรมีเอกสารที่ยืนยันการใช้จ่าย เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบรับสินค้า ใบสั่งซื้อ และหลักฐานการชำระเงิน รวมถึงเอกสารอนุมัติเงินทดรองจ่ายตามระบบของแต่ละกิจการ