คราวที่แล้ว FlowAccount ได้พาทุกคนไปทำความรู้จักกับระบบควบคุมภายในเบื้องต้นสำหรับการขายและซื้อสินค้าในบทความ ปิดรอยรั่วธุรกิจด้วยการออกแบบระบบการควบคุมภายในที่ดี ตอน 1 แต่ทว่าในธุรกิจก็ยังมีรายการอื่นๆ เช่น สินค้า สินทรัพย์ และเงินเดือน ที่ต้องใช้จ่ายเงินจำนวนมาก และมีความเสี่ยงที่ทำให้เกิดรอยรั่วในธุรกิจได้อีกเช่นกันค่ะ'

ในบทความนี้เราจึงชวนเจ้าของธุรกิจมาทำความเข้าใจ การควบคุมภายในที่ควรมีเพิ่มเติม 3 เรื่องที่สำคัญมากสำหรับธุรกิจกัน

การควบคุมภายในระบบสินค้าคงเหลือ

ถ้าธุรกิจของใครเป็นธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป หรือผลิต เจ้าของธุรกิจก็น่าจะกังวลเรื่องสต็อกสินค้าอยู่ไม่น้อยเลยใช่ไหมคะ ถ้าไม่ดูแลหรือวางระบบควบคุมภายในที่ดีอาจเกิดปัญหาดังต่อไปนี้

• สินค้าถูกขโมยโดยคนภายใน 
• สินค้าเสื่อมสภาพ ขายไม่ได้
• ถูกตรวจสอบ เสียค่าปรับให้สรรพากร เพราะสินค้าจริงไม่ตรงกับรายงานสินค้าในระบบบัญชี

แล้วการควบคุมภายในที่ดีที่อย่างน้อยทุกธุรกิจควรมีเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือมีอะไรบ้าง ลองมาดูกันค่ะ

• ตรวจนับสต็อกเทียบกับรายงานสินค้าคงเหลือเป็นประจำ เพื่อให้รู้ว่าสินค้าจริงๆ มีเท่าไร และต่างจากที่เราจดบันทึกบัญชีไหม ถ้าสินค้าขาดไป เราจะได้รู้ตัวเร็วและแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที
• แบ่งแยกหน้าที่คนหยิบสินค้า และคนบันทึกบัญชี เพื่อป้องกันการทุจริต
• กำหนดโซนเก็บสินค้าให้เป็นหมวดหมู่ และอยู่ในที่ปลอดภัย เพื่อป้องกันสินค้าปนกันหรือถูกขโมยจากคนภายนอก

การควบคุมภายในระบบสินทรัพย์ถาวร

นอกจากสินค้าคงเหลือที่มีมูลค่าสูงๆ ในงบการเงินแล้ว อีกบัญชีหนึ่งที่มีมูลค่าสูงเช่นกันก็คือ สินทรัพย์ถาวร ยกตัวอย่างเช่น เครื่องจักร อุปกรณ์ เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องไม้เครื่องมือต่างๆ ถ้าวางระบบควบคุมไม่ดีพอ ปัญหาที่อาจจะพบก็คือ

• ของหาย เช่น คอมพิวเตอร์หาย เครื่องปรินต์หายังอยู่ในทะเบียน แต่ของจริงหาไม่เจอแล้ว

• สินทรัพย์เสื่อมสภาพ ใช้งานไม่ได้

• ของขายทิ้ง หรือบริจาคไปแล้ว แต่ยังบันทึกบัญชี มีค่าเสื่อมราคา (ค่าใช้จ่าย) เกิดขึ้น กำไรในงบการเงินก็จะต่ำผิดปกติ

วิธีการควบคุมภายในที่ทำด้วยตัวเองง่ายๆ เมื่อเราซื้อสินทรัพย์เข้ามาในธุรกิจคือ

• ทำทะเบียนสินทรัพย์ เพื่อเก็บบันทึกว่าสินทรัพย์ถาวรของธุรกิจมีอะไรบ้าง ถ่ายรูปเอาไว้ และบันทึกในระบบ

• คำนวณค่าเสื่อมราคาแบบอัตโนมัติ เพื่อจะได้บันทึกค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ และหยุดคำนวณหากเลิกใช้สินทรัพย์นั้นๆ

• ตรวจนับสินทรัพย์อย่างน้อยทุกสิ้นปี เพื่อเช็กว่าไม่มีของหาย ขายทิ้ง หรือบริจาคแล้วแต่ยังไม่ได้บันทึกบัญชี และเช็กสภาพว่าสินทรัพย์ยังใช้งานได้จริงหรือไม่

การควบคุมภายในระบบเงินเดือน

ถัดมาเป็นระบบเงินเดือนที่เชื่อว่าทุกกิจการจะต้องมี ไม่ว่าจะมีลูกน้องมากหรือน้อย เราก็ต้องคำนวณเงินเดือนให้ถูกต้องตามกฎหมาย และนำส่งประกันสังคม พร้อมทั้งภาษีทุกๆ เดือนด้วย ความเสี่ยงของข้อผิดพลาดเรื่องเงินเดือนนั้นเกิดได้หลากหลายรูปแบบ ยกตัวอย่างเช่น

• รับลูกน้องที่มีประวัติไม่ดีเข้าทำงาน เนื่องจากฝ่ายบุคคลไม่มีระบบเช็กว่าใครเคยเป็นพนักงานเก่ามาก่อน

• คำนวณเงินเดือนผิด นำส่งประกันสังคม และภาษีผิด

• ข้อมูลเงินเดือน ความลับของพนักงานรั่วไหล

• กดชำระเงินเดือนผิดคน ใช้เวลาในการทำและจ่ายเงินเดือนนาน

• ไม่มีเอกสารรับรองเงินเดือนให้กับลูกน้องอย่างเหมาะสม

ทั้งหมดนี้ไม่ใช่แค่ปัญหาเรื่องเงิน แต่ลุกลามไปถึงปัญหาเรื่องความลับในองค์กรที่คงไม่มีใครอยากให้รั่วไหล ข้อมูลไปอยู่กับลูกน้องที่ไม่ควรจะรับรู้

ตัวอย่างการควบคุมภายในที่ธุรกิจควรมีสำหรับเรื่องเงินเดือน ได้แก่

• ทำทะเบียนพนักงานเข้า-ออก และเก็บประวัติพนักงานไว้ 

• ใช้ระบบอัตโนมัติในการคำนวณเงินเดือนเพื่อป้องกันการผิดพลาด

• แบ่งแยกสิทธิ์ในการเข้าถึงระบบเงินเดือน เฉพาะเจ้าของธุรกิจหรือหัวหน้าแผนกบุคคลเท่านั้น

• ผูกบัญชีชำระเงินเดือนกับธนาคาร เพื่อกดชำระเงินเดือนพนักงานทุกคนในคราวเดียว ป้องกันการจ่ายเงินเดือนผิดคน
• ทำ Payroll slip เพื่อเป็นหลักฐานการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานเป็นประจำทุกเดือน

ทั้งหมดนี้เป็นการควบคุมภายในเบื้องต้นเรื่องเงินเดือนที่ทุกธุรกิจควรมี ถ้าควบคุมเองยาก อาจใช้ โปรแกรมเงินเดือน FlowPayroll เป็นตัวช่วยวางระบบเงินเดือนที่เหมาะสมได้

บางครั้งการควบคุมภายในเพียงแค่การขายหรือซื้อสินค้าอาจไม่เพียงพอสำหรับธุรกิจที่กำลังขยายตัว เมื่อเรามีสินค้ามากขึ้น ต้องลงทุนในสินทรัพย์ถาวรมากขึ้น หรือต้องจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น การวางระบบควบคุมภายในสำหรับบัญชีเหล่านี้ จึงเป็นเรื่องที่ต้องให้ความใส่ใจไม่แพ้กับเรื่องขายและซื้อเลยค่ะ เพราะบางครั้งรอยรั่วธุรกิจอาจเลือกเกิดในจุดที่เราละเลย ถ้าตอนนี้ใครยังไม่ได้ออกแบบการควบคุมภายในที่ดี เริ่มต้นตั้งแต่วันนี้ยังไม่สายเกินไปนะคะ