| ใกล้ถึงเวลาที่ต้องนำส่งงบการเงินกันแล้ว หลายบริษัทยังอยู่ในช่วงระหว่างปิดงบการเงิน หรือส่งข้อมูลให้ผู้ตรวจสอบบัญชี และหนึ่งในหลักฐานการตรวจสอบที่สำคัญของผู้สอบบัญชี ซึ่งจะขาดไปไม่ได้เลยคือ หนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation)
บางทีนักบัญชีอาจต้องช่วยจัดเตรียมฟอร์มให้ผู้สอบบัญชี และติดตามเอกสารกับธนาคาร ส่วนผู้สอบบัญชีเอง ถ้าไม่ได้หนังสือยืนยันยอดธนาคารก็ไม่สามารถจบงานตรวจสอบบัญชีประจำปีได้อย่างราบรื่น ดังนั้น ปีนี้ถ้านักบัญชีและผู้สอบบัญชีคนไหน ไม่อยากเจอปัญหาว่ารอหนังสือยืนยันยอดกับธนาคารนานๆ ไม่ได้ปิดงบสักที ลองมาอ่านบทความนี้ไปพร้อมกันค่ะ |
หนังสือยืนยันยอดธนาคารคืออะไร?
หนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) คือ เอกสารที่ผู้สอบบัญชี (Auditor) จัดส่งถึงธนาคาร เพื่อให้ธนาคารตอบกลับมาว่า ณ วันสิ้นงวดบัญชี ธุรกิจของเรามีเปิดอะไรกับธนาคารบ้าง และในแต่ละบัญชีนั้นมียอดคงเหลือเท่าไร รวมไปถึงหนี้สินและภาระผูกพันอื่นๆ เช่น เงินกู้ยืม กรมธรรม์ค้ำประกัน หรือทรัพย์สินที่อาจใช้ค้ำประกันไว้อยู่ด้วย
หนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) แตกต่างจาก Bank Statement ยังไง
หากมองเผินๆ หลายคนอาจจะคิดว่า Bank Statement (รายการเดินบัญชี) ก็แสดงยอดได้เหมือนกัน แต่ความแตกต่างคือ Bank Statement จะบอกเฉพาะยอดและการเคลื่อนไหวของบัญชีธนาคารที่เราระบุเท่านั้น ในขณะที่ Bank Confirmation จะยืนยัน “ทุกบัญชี” และ “ทุกภาระผูกพัน” ที่ธุรกิจได้ทำกับธนาคารนั้น ๆ ทำให้ผู้สอบบัญชีสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลด้านการเงินของบริษัทถูกบันทึกอย่างครบถ้วน ไม่ตกหล่น
สรุปก็คือ หนังสือยืนยันยอดธนาคาร ไม่ใช่แค่ยืนยันยอดเงินฝากคงเหลือ หรือเงินกู้คงเหลือ แต่ยังบอกข้อมูลอื่นที่สำคัญอีกด้วย เช่น ภาระผูกพันการค้ำประกัน (Letter of Guarantee) หรือตราสารทางการเงินอื่น ที่บริษัทมีกับธนาคารอีกด้วย
ทำไมต้องขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร เจ้าหนี้ และลูกหนี้
ต้องบอกว่าหนังสือยืนยันยอดมีประโยชน์มากเลยในการตรวจสอบงบการเงินของผู้สอบบัญชี เพราะการยืนยันยอดคงเหลือจากบุคคลที่ 3 เป็นข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากกว่าข้อมูลที่ได้รับจากบริษัท
สำหรับผู้สอบบัญชีแล้ว หนังสือยืนยันยอดจะเป็นสิ่งที่ช่วยยืนยันยอดคงเหลือ ระหว่างบริษัทกับบุคคลที่ 3 ได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทบันทึกลูกหนี้ 1 ล้านบาท คู่ค้าของบริษัท ก็ต้องบันทึกเจ้าหนี้ 1 ล้านบาท เช่นกัน เพราะในระบบบัญชีคู่ ฝั่งนึงเกิดลูกหนี้ อีกฝั่งนึงก็ต้องเกิดเจ้าหนี้ยังไงล่ะ
อีกหนึ่งคำถามสำคัญ หนังสือยืนยันยอดจำเป็นต่อการปิดงบการเงิน และผู้สอบบัญชีมากแค่ไหน? ข้อนี้ต้องบอกว่า เป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้เลย สำหรับผู้สอบบัญชี เพราะตามมาตรฐานการสอบบัญชีแล้ว ผู้สอบบัญชีต้องปฏิบัติงานตรวจสอบ เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์การตรวจสอบให้ครบถ้วน
ซึ่งหนังสือยืนยันยอด เป็นหนึ่งในเครื่องมือ ที่ช่วยตอบสนองวัตถุประสงค์การตรวจสอบ ของผู้สอบบัญชี โดยเฉพาะหนังสือยืนยันยอดธนาคารเนี่ย ผู้สอบบัญชีจะขาดไม่ได้เลยล่ะ
วิธีส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร อัปเดตปี 2568 ทำยังไงให้ได้กลับมาเร็ว
ทั้งนี้ปัญหาที่พบบ่อย สำหรับการส่งหนังสือยืนยันยอด คือ ได้รับการตอบกลับช้า และอาจส่งผลให้ปิดงบการเงินล่าช้าได้ วันนี้เราลองมาดูเทคนิคดี ๆ ที่จะช่วยให้เราได้รับหนังสือยืนยันยอดกลับมาไวขึ้น และปิดงบได้อย่างทันเวลากัน
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนหลัก ๆ ในการจัดทำและส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ซึ่งจะช่วยให้นักบัญชีและผู้สอบบัญชีส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ประจำปี 2568 ได้ราบรื่นมากยิ่งขึ้นค่ะ
1. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มขอหนังสือยืนยันยอด (Bank Confirmation Request Form)
ในทุก ๆ ปี สภาวิชาชีพบัญชีจะปรับปรุง “แบบฟอร์มขอหนังสือยืนยันยอด” ที่เป็นมาตรฐานเดียวกันร่วมกับสมาคมธนาคารไทย ซึ่งสำหรับปีนี้ เพื่อน ๆ สามารถดาวน์โหลดฉบับภาษาไทย และฉบับภาษาอังกฤษได้ที่นี่
2. กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและถูกต้อง
จากแบบฟอร์มยืนยันยอดที่เราดาวน์โหลดมา จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน และถูกต้องตรงกับธนาคาร แบ่งเป็น 2 หัวข้อหลัก ๆ ได้แก่
- ข้อมูลลูกค้า (บริษัท/ห้างหุ้นส่วน/องค์กร)
- เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก
- ชื่อนิติบุคคล
- รอบบัญชีสิ้นสุด
- เลือกว่าต้องการยืนยันบัญชีเงินฝากที่มีอยู่ในระหว่างงวด/ปี (Active) หรือ บัญชีเงินฝากที่ปิดในระหว่างงวด/ปี (Closed)
- บัญชีสำหรับหักค่าธรรมเนียม (ต้องมีเงินเพียงพอ)
- ลายเซ็นผู้มีอำนาจลงนามที่ตรงกับธนาคาร
- ประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี)
- ข้อมูลผู้สอบบัญชี
- เลขที่อ้างอิงเอกสาร (Reference No.)
- ชื่อ-นามสกุลผู้สอบบัญชี
- ชื่อสำนักงาน/ผู้สอบบัญชีอิสระ
- ที่อยู่
- หมายเลขโทรศัพท์และอีเมลสำหรับติดต่อ
- ช่องทางการจัดส่ง โดยเลือกระหว่างไปรษณีย์กับอีเมล์
ข้อควรระวัง หากผู้สอบบัญชีเป็นอิสระแล้วใช้อีเมลส่วนตัวอย่าง @yahoo, @hotmail หรือ @gmail ธนาคารอาจจะไม่ตอบกลับทางอีเมล ต้องขอรับเอกสารทางไปรษณีย์แทนค่ะ และบางธนาคารก็ไม่ตอบกลับทางอีเมลนะ ต้องเช็คข้อมูลติดต่อธนาคารให้ดีเสียก่อน
3. แนบตัวอย่างฟอร์มตอบกลับ (Bank Confirmation Reply Form)
การแนบฟอร์มตอบกลับไปด้วย จะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธนาคารเห็นตัวอย่างและเข้าใจว่าเราต้องการข้อมูลส่วนไหนบ้าง
บางครั้งธนาคารจะพิมพ์หรือเขียนรายการต่าง ๆ ลงในฟอร์มตัวอย่างนี้เลยก่อนประทับตราส่งกลับ
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีสถานะคงอยู่ ดาวน์โหลดที่นี่
ตัวอย่างแบบฟอร์มตอบกลับรายการ / ธุรกรรมที่มีการปิดบัญชีระหว่างงวด ดาวน์โหลดที่นี่
4. แนบซองจดหมายและติดแสตมป์
- จ่าหน้าซองถึงผู้สอบบัญชี พร้อมติดแสตมป์ และใช้ซองขนาดตามที่ธนาคารกำหนด (ส่วนใหญ่ 4.25 x 9 นิ้ว)
- บางธนาคาร เช่น ธนาคารกสิกรไทย มีซองของตนเอง ไม่บังคับให้เราแนบซอง
5. ตรวจสอบที่อยู่ส่งถึงธนาคารให้ถูกต้อง
- บางธนาคารกำหนดให้ส่งไป “สำนักงานใหญ่” ในขณะที่บางแห่งให้ส่งตรงไป “สาขา”
- ต้องเช็กว่าสาขายังเปิดทำการอยู่ไหม หรือมีการย้ายที่อยู่หรือไม่
- สามารถดูอัปเดตที่อยู่ติดต่อธนาคารได้ที่เว็บไซต์สภาวิชาชีพบัญชี ตาม รายละเอียดติดต่อสถาบันการ เงินในการจัดส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ของสมาคมธนาคารไทย หากส่งไปผิดที่ อาจได้รับการตอบกลับที่ล่าช้า หรือไม่ได้รับการตอบกลับเลยก็ได้นะ
6. เก็บเลข Tracking ไปรษณีย์
- เมื่อส่งเอกสารแล้วควรเก็บเลข Tracking No. เพื่อติดตามว่าเอกสารถึงธนาคารแน่นอน
- ช่วงปิดงบการเงินต้นปี ทุกธนาคารมักได้รับเอกสารยืนยันยอดจำนวนมาก การเก็บเลข Tracking จะช่วยให้เราติดตามทวงถามได้ง่าย
ดูข้อมูลธนาคาร Update ล่าสุด 2568 ได้ที่ไหน?
- สำหรับปี 2568 เพื่อนๆ สามารถดาวน์โหลดเอกสารอัปเดตต่าง ๆ ได้ที่เว็บไซต์สภาวิชาชีพบัญชี หรือศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ ลิงก์นี้
- รายละเอียดติดต่อธนาคาร Update ที่นี่ https://www.tfac.or.th/upload/9414/oQWrasEGGF.pdf
- วิธีการรับหนังสือยืนยันยอดธนาคาร Update ที่นี่ https://www.tfac.or.th/upload/9414/LLUanNaW1n.pdf
ทั้งนี้ข้อมูลอัปเดตเหล่านี้เป็นเพียง “ข่าวฝากประชาสัมพันธ์” จากสมาคมธนาคารไทยเท่านั้นค่ะ หากใครมีข้อสงสัยเพิ่มเติม สามารถติดต่อขอรับข้อมูลโดยตรงจากธนาคารนั้น ๆ ได้เลยค่ะ
ขั้นตอนส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า
การส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ หลักการจะเป็นเหมือนกันหมด คือ การส่งหนังสือสอบถาม ยอดคงเหลือจากบุคคลที่ 3 เพื่อให้ได้ความเชื่อมั่นของตัวเลขในงบการเงิน
ดังนั้น วิธีการก็จะคล้ายกับการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารนั่นแหละ แต่ไม่ได้มีแบบฟอร์ม หรือรูปแบบที่ตายตัว เหมือนกับการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ที่สมาคมธนาคารไทยได้ออกประกาศ
เราจะส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ ลูกหนี้การค้า หรือเจ้าหนี้การค้า ยังไงให้ได้กลับมาไว ลองมาดูขั้นตอนดังนี้ได้เลย
- จัดเตรียมเอกสาร คํายืนยันยอดเพื่อประโยชน์ในการสอบบัญชี โดยแบบฟอร์มในที่นี้ ไม่มีการกำหนดตายตัวว่าต้องทำแบบไหน เพียงแต่ต้องระบุยอดคงเหลือ ตามบัญชีของบริษัท และส่วนตอบ ให้ผู้ยืนยันยอด ใส่ตัวเลขตามบัญชีของผู้ยืนยันยอด และเซ็นกลับมาให้บริษัทตามแบบฟอร์มตัวอย่าง
- เมื่อจัดเตรียมแบบฟอร์ม หากเราอยากได้การตอบกลับที่รวดเร็ว ควรแนบรายละเอียดยอดคงเหลือไปด้วย เช่น ยืนยันยอดลูกหนี้ 1 ล้านบาท ควรแนบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ว่า ยอด 1 ล้านบาท มาจากใบแจ้งหนี้รายการไหนบ้าง เป็นต้น เพื่อความง่ายต่อการตรวจสอบ ของผู้ยืนยันยอด และความถูกต้องของยอดคงเหลือ
- หลังจากนั้นให้เราจัดส่งเอกสาร ที่ได้เตรียมไว้ พร้อมซองจดหมายตอบกลับ(ใส่ที่อยู่ และติดแสตมป์ให้เรียบร้อย) ไปยังที่อยู่ของผู้ยืนยันยอด และอย่าลืมเก็บ Tracking Number ไว้ด้วยล่ะ เพื่อการติดตามเอกสาร ที่อาจตกหล่นได้
- ขั้นตอนที่สำคัญหลังจากนั้น บริษัทต้องคอยติดตามการตอบกลับ จากผู้ยืนยันยอดเสมอ และอาจมีการพูดคุย สอบถามยอดคงเหลือ ที่ไม่ถูกต้องตรงกันด้วย เพราะอาจมีการบันทึกบัญชี เหลื่อมช่วงเวลาระหว่างกันอยู่
การยืนยันยอดคงเหลือ ไม่ใช่แค่การยืนยันยอดลูกหนี้การค้า หรือเจ้าหนี้การค้าเท่านั้น ผู้ตรวจสอบบัญชียังสามารถ ร้องขอให้บริษัท ส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลืออื่นได้ เช่น เจ้าหนี้อื่น ลูกหนี้อื่น สินค้าฝากเก็บโกดังอื่น หรือสินค้าฝากขาย เป็นต้น
สรุป
การส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ เป็นขั้นตอนสำคัญมากในการตรวจสอบ ของผู้สอบบัญชี และเป็นขั้นตอนที่บริษัทต้องให้ความร่วมมือ เพราะหากผู้สอบบัญชีขาดหลักฐานการสอบบัญชีแล้ว อาจส่งผลกระทบให้ การออกงบการเงินล่าช้า หรือหน้ารายงานผู้สอบบัญชีมีเงื่อนไขได้
การได้หนังสือยืนยันยอดกลับมาโดยรวดเร็ว มีผลโดยตรงทำให้งบการเงินออกมาอย่างรวดเร็ว เพราะหากยอดคงเหลือมีปัญหา หรือไม่ถูกต้องตรงกัน ต้องรีบทำการพูดคุย ปรับปรุง แก้ไข
ทั้งหมดที่เล่ามานี้ เป็นวิธีในการจัดทำและส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารอัปเดตล่าสุด ถ้าเพื่อน ๆ คนไหนกำลังปิดงบปี 2567 และยังไม่ได้เตรียมเอกสารนำส่งธนาคารในปี 2568 นี้ อย่าลืมตรวจเช็กให้เรียบร้อยก่อนนำส่ง เพื่อลดเวลา และค่าใช้จ่ายในการติดตามทวงถามธนาคาร และที่สำคัญถ้ารีบส่งก่อนก็มีสิทธิ์ได้รับเอกสารจากธนาคารเร็วกว่า แถมผู้สอบยังออกงบการเงินให้ไวกว่าด้วยนะ
