คุณตี้-ศารทูล วุฒิศักดิ์ศิลป์ เจ้าของธุรกิจร้านกาแฟ ได้ต่อยอดไอเดียจำหน่ายเครื่องกาแฟอัตโนมัติและเมล็ดกาแฟ Coffee Press เพื่อเหล่าคอกาแฟให้มีเครื่องกาแฟสดดื่มเองได้จากที่บ้าน ปรับวิธีการขายโดยใช้ฐานข้อมูลลูกค้าใน FlowAccount ทำโฆษณาออนไลน์ในช่วงล็อกดาวน์ ในบทความนี้ จึงจะมาแนะนำโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ช่วยให้มองเห็นโอกาสแม้ในยามวิกฤต 

การทำธุรกิจจำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่เปลี่ยนไลฟ์สไตล์ของคนดื่มกาแฟที่ยังมีความคุ้นชินกับ Instant Coffee ถือได้ว่าเป็นความท้าทายหลักๆ ในช่วงเริ่มต้นธุรกิจของศารทูล ซึ่งภาพจำของคนส่วนใหญ่ยังมองว่า เครื่องกาแฟอัตโนมัติมีไว้สำหรับร้านกาแฟ หรือโรงแรมมากกว่าจะซื้อมาติดตั้งไว้ที่บ้าน เพราะมีราคาสูง แล้วยังให้ความรู้สึกว่าใช้งานยาก 

“เมื่อก่อนคนจะเข้าใจว่าการดื่มกาแฟที่บ้านจะเป็น 3 in 1 เป็นกาแฟผง ใส่น้ำร้อน พอมีกาแฟสดเข้ามา คนก็เริ่มเห็นแล้วว่า Instant Coffee กับ Fresh Coffee ไม่เหมือนกัน พอคนเริ่มชอบ Fresh Coffee มากขึ้นอุปสรรคก็คือว่าเราจะไปหากาแฟสดกินที่ไหน ก็ต้องเดินทางไปที่ร้านกาแฟ ราคาต่อแก้วก็อาจจะอยู่ที่ 50 บาทขึ้นไปใช่ไหมครับ แต่ถ้าหากเรามีเครื่องกาแฟอัตโนมัติ ต้นทุนต่อแก้วจะเหลือแก้วละ 7-8 บาทเองครับ”

ในการวางแผนกิจกรรมทางการตลาด ศารทูลเน้นให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ตรงจากการได้สัมผัสเครื่องกาแฟอัตโนมัติและชิมกาแฟสดจริงๆ โดยเริ่มจากการออกอีเวนต์ให้ความรู้เกี่ยวกับเครื่องกาแฟอัตโนมัติ และวิธีการใช้งาน เพื่อให้ลูกค้าเห็นว่าใช้งานง่ายอย่างไร “เรายกเครื่องไป เสียบปลั๊ก เปิดเครื่อง ใส่เมล็ด ใส่น้ำ กดเลือกเมนู ก็จบแล้วครับ” 

เมื่อกระแสความนิยมของการดื่มกาแฟสดค่อยๆ เพิ่มมากขึ้น และเครื่องกาแฟอัตโนมัติมีหลากหลายราคาให้เลือกได้ ทำให้การออกบูตของ Coffee Press ประสบความสำเร็จ มีลูกค้าหลากหลายแบ่งออกเป็น 30% คือลูกค้าบริษัท 30% คือร้านค้าและอาหาร และอีก 30% คือคนทั่วไปที่ซื้อไปใช้เองที่บ้าน 

บริหารธุรกิจเครื่องกาแฟอัตโนมัติด้วยโปรแกรมบัญชี

ในการบริหารบริษัทจำหน่ายเครื่องกาแฟอัตโนมัติและเมล็ดกาแฟแตกต่างจากการเปิดร้านกาแฟเล็กๆ เมื่อสิบปีก่อน ที่ศารทูลยังทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยการจดมือได้ จนวันที่ร้านกาแฟขยายสาขา ต่อยอดมาทำธุรกิจขายเครื่องกาแฟ ศารทูลจึงได้ให้พนักงานใช้โปรแกรม Excel และจ้างพนักงานบัญชีเข้ามาจัดการข้อมูลธุรกิจ 

อย่างไรก็ตาม ปริมาณงานที่พนักงานบัญชีจะรับได้ก็ยังมีข้อจำกัด ศารทูลพบว่า หากเขาต้องการรู้ข้อมูลธุรกิจเพิ่มเติม เช่น อยากดูรายงานงบกำไรขาดทุนระหว่างเดือน หรือขอดูสรุปรายงานค่าใช้จ่าย การสั่งงานของศารทูลกลายเป็นการเพิ่มภาระงานให้นักบัญชีต้องทำรายงานแบบแมนวลด้วยตนเอง  

หลังการลองเล่นเดโม FlowAccount เพียง 15 นาที ศารทูลรู้สึกว่าโปรแกรมใช้งานง่าย ไม่รู้สึกเหมือนกับการนั่งทำบัญชี จึงได้เปลี่ยนให้พนักงานในบริษัทใช้งาน จากเดิมที่พนักงานบัญชีจะรับผิดชอบเปิดเอกสารขายเพียงผู้เดียว ก็ได้ให้พนักงานทุกตำแหน่งเรียนรู้และใช้งานร่วมกัน ทั้งเซลล์ แอดมิน HR รวมถึงศารทูลเองที่ใช้ดูรายงานเกือบทุกวัน

“จากที่เมื่อก่อนเราให้นักบัญชีคนเดียวเป็นคนทำ ตอนนี้กลายเป็นว่าทางเซลล์ น้องแอดมิน ก็สามารถออกเอกสารตรงนี้ได้ละ ส่วนทางผมก็จะดูว่า ข้อมูลว่ารายจ่ายเดือนนี้เป็นยังไง เอาข้อมูลมา visualise เพื่อจะดูว่าต้นทุนตรงไหนที่สามารถลดได้ หรือว่าวางแผนฐานลูกค้าว่าลูกค้าเราเป็นใคร อยู่ตรงไหน เพื่อนำมาพัฒนาแผนเราครับ”

รีวิวโปรแกรมบัญชีคลาวด์ FlowAccount ที่ช่วยวางแผนการขายใหม่จากฐานข้อมูลลูกค้าในระบบ

การล็อกดาวน์ในสองปีที่ผ่านมา ทำให้ Coffee Press ไม่สามารถออกบูตไปสาธิตการชงกาแฟให้ลูกค้าลองชิมได้เหมือนเดิม ฝั่งลูกค้าเองก็ไม่สามารถมาที่โชว์รูมของบริษัทเพื่อดูผลิตภัณฑ์จริงได้เหมือนกัน ทำให้ศารทูลต้องปรับทิศทางการขายมาเน้นขายเครื่องกาแฟอัตโนมัติทางออนไลน์แทน 

แต่เมื่อบรรยากาศของการซื้อเครื่องกาแฟที่ต้องได้ทั้งสัมผัสตัวเครื่องและรสชาติหายไป แล้วจะทำอย่างไรให้คนเชื่อว่าใช้งานได้ง่ายจริง

“เราเปลี่ยนมาทำเป็นวิดีโอที่ละเอียดขึ้น เปลี่ยนช่องทางในการเข้าถึงลูกค้า จากเมื่อก่อนเราอาจจะซื้อแอด Facebook หรือ Google แต่ทุกวันนี้เรามาใช้โฆษณาทาง YouTube มากขึ้น เพื่อที่จะสื่อสารเป็นภาพ ให้ลูกค้าได้เห็นว่ามันใช้ง่ายยังไงครับ”

ในการจัดระบบหลังร้านเพื่อรองรับการทำงานกับร้านค้าออนไลน์ ศารทูลมองว่าการมีระบบบัญชีที่เชื่อมกับระบบร้านค้าออนไลน์ Lazada หรือ Shopee ได้ เป็นเรื่องจำเป็นอย่างมาก เพราะในฐานะผู้ประกอบการ ศารทูลต้องการดูรายงานข้อมูลของธุรกิจเพื่อวางแผนการขาย โดยเฉพาะฐานข้อมูลลูกค้า ที่สามารถบันทึกไว้ในระบบบัญชีได้ 

“สิ่งที่ผมเห็นจาก FlowAccount นะครับ คือพอเรา Export ข้อมูลออกมา เราจะเห็นว่าลูกค้าเราชื่ออะไร เบอร์โทรศัพท์อะไร หรือว่าที่อยู่อยู่ตรงไหน ซึ่งในช่วงโควิด-19 ผมเจอข้อมูลที่น่าสนใจมากคือ กลุ่มลูกค้าของผมจะอยู่เส้นปริมณฑลเยอะขึ้นมาก ผมก็มาวางแผนโฆษณาต่อง่ายขึ้นว่า ผมควรจะเน้นไปที่กลุ่มลูกค้าเส้นปริมณฑลมากขึ้นในช่วงนี้ ผมก็เอางบโฆษณาไปโฟกัสที่กลุ่มนี้มากขึ้นครับ” 

แม้บรรยาการของการขายเครื่องกาแฟจะเปลี่ยนมาสู่การเสพกาแฟผ่านโลกออนไลน์ ศารทูลมองว่า การไม่หยุดเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอ คือทักษะสำคัญที่จะทำให้เจ้าของธุรกิจพร้อมรับมือกับทุกความท้าทายในการทำธุรกิจ   

“สิ่งหนึ่งที่ผมเชื่อว่ามันจะช่วยให้เรารอดไปได้ คือการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ที่เราไม่ยังเคยรู้ การหาช่องทางว่าเราจะลดต้นทุนได้ยังไง การหาข้อมูลว่าลูกค้าของเราจริงๆ เป็นใคร อย่างน้อยโอกาสในการรอดของเรามันก็มากขึ้นนะครับ”