ใบส่งสินค้า หรือใบส่งของ (Delivery Note) คือเอกสารที่ใช้ในการสื่อสารกับลูกค้าว่า เราได้ทำการส่งสินค้าให้แล้วตามเงื่อนไขและปริมาณที่ได้ตกลงกันไว้ 

เหมาะสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปที่เราจะต้องมีสินค้าและทำการส่งสินค้านั้นให้กับลูกค้า เช่น ธุรกิจซื้อขายออนไลน์ ธุรกิจขายส่ง ร้านโชว์ห่วย สินค้าฝากขาย ดร็อปชิป (dropship) หรือรับพรีออร์เดอร์ (pre-order) เป็นต้น

ทำไมต้องออกใบส่งสินค้า/ใบส่งของ

• เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าจะได้รับสินค้ารายละเอียดเป็นอย่างไร มีปริมาณและมูลค่าเท่าไหร่ และให้ลูกค้าลงลายมือชื่อเพื่อรับสินค้าว่าได้รับครบถ้วนแล้วตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน
• สามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญทางกฎหมายว่าบริษัทของเรามีการส่งสินค้าและบริการจริง 
• เพื่อการควบคุมภายใน และตรวจสอบสินค้าคงเหลือในกิจการหรือธุรกิจของเราเอง

ข้อควรระวัง: ไม่ควรใช้ใบส่งสินค้าในการออกเพื่อตกลงราคากัน เพราะโดยทั่วไปใบส่งสินค้า หรือใบส่งของ จะใช้เพื่อบอกรายละเอียด ปริมาณ และมูลค่า หรือบางกิจการอาจจะบอกรายละเอียดและปริมาณเพียงเท่านั้น เพื่อการควบคุมภายในด้านสินค้าคงเหลือในกิจการหรือธุรกิจของบริษัทเอง

ใบส่งสินค้าต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง 

1. ส่วนหัวเอกสารที่ระบุว่าเป็นใบส่งสินค้า

• หากเป็นธุรกิจจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว จะถือว่าความรับผิดชอบทางภาษีเกิดขึ้นในขณะที่เรามีการส่งของให้กับลูกค้า สามารถทำเอกสารเป็นใบเดียวโดยใช้หัวเอกสารเป็น ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือหากทำใบกำกับภาษีแยกต่างหาก ให้ทำใบส่งสินค้าแนบไปพร้อมใบกำกับภาษีด้วย
• หากเป็นธุรกิจที่ยังไม่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถใช้หัวเอกสารเป็น ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ หรือจะใช้แค่เป็น ใบส่งสินค้า/ใบส่งของ ก็ได้

2. ส่วนที่เป็นรายละเอียดสินค้า

• ชื่อบริษัทที่ทำการส่งของ 
• ชื่อบริษัท หรือผู้ที่ทำการรับของ
• รายการสินค้าว่ามีอะไรบ้าง ปริมาณ และมูลค่าเท่าไหร่ 
• วันที่ทำการจัดส่ง

3. ส่วนของหลักฐานการรับสินค้า

ให้ลูกค้าลงลายเซ็นเพื่อยืนยันว่ามีการส่งและรับสินค้าครบถ้วนแล้ว ภายในวันที่และตามเงื่อนไขอื่นๆ ที่ได้ตกลงกัน จากนั้นให้นำสำเนากลับมาเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานของธุรกิจเรา

ตัวอย่างใบส่งสินค้า FlowAccount

การตั้งค่าหัวเอกสารใบส่งสินค้า สำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน FlowAccount

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount สามารถตั้งค่าหัวเอกสารต่างๆ รวมถึงใบส่งสินค้า และเอกสารออกเป็นชุดได้ ด้วยวิธีง่ายๆ ดังนี้ 

1. ไปที่เมนู “การตั้งค่า” สัญลักษณ์รูปฟันเฟือง ตรงแถบสีฟ้าด้านซ้ายมือสุด

2. เลือก “เลขรันและหัวเอกสาร”

3. ไปที่หัวข้อ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน 

• หากเป็นธุรกิจที่จด VAT แล้ว เลือกเมนู “ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี Delivery Note/Invoice/ Tax Invoice”

• กรณีที่เป็นธุรกิจยังไม่จด VAT ให้เลือกเมนู “ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ Delivery Note/Invoice”

ชมวิดีโอสาธิตการตั้งค่าหัวเอกสาร บน FlowAccount ได้ที่นี่ 

ออกใบส่งสินค้าด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount

เมื่อทำการส่งสินค้าให้กับลูกค้าแล้ว สามารถออกใบส่งสินค้าตามหัวเอกสารที่เราได้ตั้งไว้ มี 2 วิธีดังต่อไปนี้ 

วิธีที่ 1: สร้างใบส่งสินค้าใหม่ 

1. ไปที่เมนู “เอกสารขาย” ตรงแถบสีฟ้าด้านซ้ายมือสุด

2. เลือกเมนู “ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี” แล้วคลิกที่ปุ่มสีเขียวคำว่า “สร้างใหม่” มุมบนขวามือ

3. เมื่อเข้ามาแล้วระบบจะให้กรอกข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับลูกค้าของเรา ตรงชื่อและรายละเอียดสินค้า หากเป็นลูกค้าเดิมหรือลูกค้าที่เคยมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำสามารถดึงข้อมูลมาจากฐานข้อมูลเดิมที่อยู่ในระบบเพียงแค่พิมพ์ชื่อสินค้าลงไป 

4. หลังกรอกข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึกเอกสาร” 

วิธีที่ 2: สร้างใบส่งสินค้าจากเอกสารเดิม 

1. ไปที่เมนู “เอกสารขาย” ตรงแถบสีฟ้าด้านซ้ายมือสุด

2. เลือกเมนู “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” แล้วเลือกเอกสารที่เราออกใบวางบิลแล้ว และต้องการสร้างใบส่งสินค้า 

3. กดปุ่ม drop down ข้างหัวข้อ “สถานะ” ของเอกสารที่เราต้องการ แล้ว  เลือก “สร้างใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี”

4. ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาให้โดยอัตโนมัติ หลังตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึกเอกสาร” และสามารถสั่งพิมพ์เอกสารได้เลย

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับใบส่งของ (Delivery Note) ที่ธุรกิจต้องมี

1. จำเป็นต้องออกใบส่งของ แยกจากใบกำกับภาษีเสมอไปหรือไม่?

ตอบ: ไม่จำเป็นต้องแยกกัน ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานของคุณ หากคุณส่งของก่อนแล้วค่อยรวบรวมเอกสารไปวางบิลทีหลัง ก็ควรออก ใบส่งของ แยกต่างหาก แต่ถ้าคุณส่งมอบสินค้าพร้อมเรียกเก็บเงินในเวลาเดียวกัน การออกเอกสารรวมเป็นฉบับเดียวในชื่อ “ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี” จะช่วยลดขั้นตอนและสะดวกกว่ามาก

2. ต้องออกใบส่งของเมื่อไหร่?

ตอบ: ต้องออก ใบส่งของ และแนบไป “พร้อมกับสินค้า” ในทุกครั้งที่จัดส่งเสมอ เพื่อให้ลูกค้าสามารถใช้เอกสารนี้ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่ได้รับได้ทันที เมื่อลูกค้าตรวจสอบและเซ็นรับแล้ว เอกสารนี้จะกลายเป็นหลักฐานยืนยันการรับมอบสินค้าที่สมบูรณ์

3. ใบส่งของ กับ ใบกำกับภาษี แตกต่างกันอย่างไร?

ตอบ: ทั้งสองเอกสารมีวัตถุประสงค์หลักต่างกัน ใบส่งของ ใช้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่า “การส่งมอบสินค้าทางกายภาพ” ได้เกิดขึ้นจริงและผู้ซื้อได้รับของครบถ้วนแล้ว ส่วน ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารทางกฎหมายที่ใช้ยืนยัน “รายการซื้อขายและภาษีมูลค่าเพิ่ม” เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีและภาษีอากร

4. ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบส่งของคืออะไรบ้าง?

ตอบ: ใบส่งของ ที่สมบูรณ์ควรมีข้อมูลสำคัญ ได้แก่ ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ, เลขที่และวันที่ออกเอกสาร, รายการสินค้าที่จัดส่งอย่างละเอียด (ชื่อ, จำนวน) และส่วนที่สำคัญที่สุดคือ ช่องสำหรับให้ผู้รับสินค้าเซ็นชื่อและลงวันที่ เพื่อยืนยันการรับมอบ

5. เมื่อลูกค้าเซ็นรับของในใบส่งของแล้ว ควรทำอย่างไรต่อ?

ตอบ: ผู้ขายต้องนำ ใบส่งของ ฉบับที่ลูกค้าเซ็นแล้วกลับมาเก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญ เอกสารนี้จะถูกใช้เป็นเครื่องยืนยันในการออก “ใบแจ้งหนี้” หรือ “ใบกำกับภาษี” เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในขั้นตอนต่อไป เพราะมันคือข้อพิสูจน์ว่าเราได้ทำหน้าที่ส่งมอบสินค้าเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว

About Author