เริ่มต้นปีอย่างนี้ นักธุรกิจรุ่นใหม่หลายคนที่ตั้งปณิธานอยากเปิดบริษัทเป็นของตนเอง ได้เริ่มศึกษาการทำธุรกิจในรูปแบบบริษัท จากนั้นจึงเริ่มต้นจัดตั้งบริษัทกับกรมพัฒน์ หลังจากที่ได้สถานะเป็นบริษัทจำกัดแล้ว เจ้าของธุรกิจต้องรู้ว่ายังมีกิจกรรมทางกฎหมายและบัญชีที่สำคัญที่จะต้องปฏิบัติอีกหลายอย่างเลยครับ 

ในฐานะที่ให้คำปรึกษาผู้ประกอบการที่เพิ่งจดบริษัทใหม่หลายท่าน FlowAccount และผมอยากชวนทุกคนมาคุยถึงสเต็ปงานเอกสารและงานบัญชีที่จะต้องทำต่อหลังจากนี้ ซึ่งหลายงานเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการไม่ทราบ หรือละเลยไป เช่น การทำรายงานการประชุม การออกใบหุ้น สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น หรือการเก็บเอกสาร 

พอเปิดบริษัทไปหลายปี ก็อาจจะทำให้ต้องมาเจอปัญหาค่าปรับจากการละเลยสิ่งเหล่านี้ ดังนั้นมาเริ่มเรียนรู้ตั้งแต่แรกกันวันนี้ ก็จะเป็นสิ่งที่ช่วยสร้างรากฐานของบริษัทคุณให้แข็งแรง ลดปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นและทำให้ธุรกิจอย่างยั่งยืนได้ครับ

1. จัดประชุมผู้ถือหุ้น 

สำหรับบริษัทจำกัด นับจากวันที่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลแล้ว จะต้องมีการประชุมสามัญครั้งแรก เป็นการประชุมใหญ่ของผู้ถือหุ้น ซึ่งจะต้องจัดให้มีขึ้นภายใน 6 เดือนนับแต่วันจดทะเบียนบริษัท  

การประชุมสามัญครั้งต่อๆ ไป เป็นการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นหลังจากที่ได้มีการประชุมสามัญครั้งแรกไปแล้ว โดยกำหนดให้มีการประชุมอย่างน้อยหนึ่งครั้งทุกระยะเวลา 12 เดือน หรือปิดงบการเงินประจำปี เรียกว่า การประชุมสามัญ และการประชุมครั้งต่อไปภายในปีให้เรียกว่า การประชุมวิสามัญ เป็นการประชุมผู้ถือหุ้นครั้งอื่นๆ โดยปกติการประชุมวิสามัญจะเป็นเรื่องจำเป็นและเป็นเรื่องที่กฎหมายหรือข้อบังคับกำหนดให้ต้องนำเสนอที่ประชุมใหญ่พิจารณา เช่น กรรมการเข้า-ออก การเปลี่ยนแปลงอำนาจกรรมการ การเพิ่ม-ลดทุน ฯลฯ

หลังจากที่มีการจัดประชุมแล้ว บริษัทจะต้องนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ไปยังนายทะเบียน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 14 วันด้วย ซึ่งตรงนี้สามารถนำส่งผ่านระบบ DBD e-Filing ของกรมพัฒน์ได้ครับ

2. จัดทำใบหุ้นและสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น 

ใบหุ้นและสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น เอกสารทั้งสองอย่างนี้ถือเป็นหน้าที่ของบริษัทที่ต้องจัดทำขึ้นหลังจากที่จดทะเบียนจัดตั้งเป็นบริษัทเรียบร้อยแล้ว โดยมีรายละเอียดดังนี้

ใบหุ้น คือเอกสารที่ระบุข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ของการเป็นผู้ถือหุ้นของบริษัท เช่น ชื่อผู้ถือหุ้น จำนวนหุ้น เลขหมายหุ้น มูลค่าหุ้น จำนวนเงินค่าหุ้นที่ชำระแล้ว และต้องมีลายเซ็นของกรรมการอย่างน้อย 1 ท่าน ซึ่งจะต้องออกให้แก่ผู้ถือหุ้นในบริษัทให้ครบและถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด

สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น คือสมุดที่แสดงรายการข้อมูลหุ้นตั้งแต่จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท ที่มีการจองซื้อหุ้นตอนจัดตั้ง มีรายการเพิ่มทุน-ลดทุน การโอนหุ้น การเปลี่ยนแปลงผู้ถือหุ้น ซึ่งบริษัทจะต้องมีการจัดทำและเก็บไว้ที่สำนักงานใหญ่ของบริษัท ผู้ถือหุ้นทุกคนสามารถมีสิทธิที่จะขอเปิดดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นได้ และหากมีข้อพิพาทเกิดขึ้นระหว่างผู้ถือหุ้น สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นเล่มนี้จะเป็นข้อมูลอ้างอิงสำคัญที่จะใช้ในการพิจารณาข้อมูลของผู้ถือหุ้น

ปัจจุบัน ยังมีผู้ประกอบการหลายรายที่ไม่ทราบว่าจะต้องมีการออกใบหุ้นให้แก่ผู้ถือหุ้นและจัดทำสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นเก็บไว้ ซึ่งตอนจดทะเบียนเสร็จไม่ได้จัดทำไว้ ดังนั้นหากผู้ประกอบการท่านใดที่ยังไม่มีใบหุ้นและสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น มีข้อสัยว่าจะต้องจัดทำอย่างไร สามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมและปรึกษาเพื่อรับ แนะนำการออกใบหุ้น จากผู้เชี่ยวชาญได้เลยครับ

3. จัดทำบัญชี

สำหรับข้อนี้ ทั้งผู้ประกอบการที่จดทะเบียนเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนจะต้องจัดทำบัญชี โดยบัญชีที่ต้องทำ ประกอบด้วย

• บัญชีรายวัน อาทิ บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีสมุดรายวันซื้อ บัญชีสมุดรายวันขาย บัญชีสมุดรายวันจ่าย และบัญชีรายวันทั่วไป
• บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ อาทิ บัญชีหนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย บัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้
• บัญชีสต็อกสินค้า
• บัญชีอื่นๆ ตามรูปแบบของบริษัท

หากใครที่ทำบัญชีไม่เป็น ก็ไม่ต้องตกใจไปครับ คุณสามารถใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ทำบัญชีที่ว่ามานี้ได้ทั้งหมด เพียงแค่กรอกข้อมูลลงฟอร์มเอกสารขายและบันทึกค่าใช้จ่ายในระบบ FlowAccount ทุกครั้ง จากนั้นระบบก็จะทำบัญชีให้อัตโนมัติครับ 

4. จัดหาผู้ทำบัญชีของบริษัท

หน้าที่ของบริษัทจะต้องมีการจัดทำบัญชีที่แสดงข้อมูลผลประกอบการที่เกิดขึ้นตามความเป็นจริง และตรงตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีนักบัญชีอย่างน้อย 1 คนมาทำบัญชีให้ โดยต้องมีวุฒิการศึกษาไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีในสาขาบัญชี หรือเทียบเท่ามาเป็นผู้ทำบัญชีนะครับ เว้นแต่ว่าหากมีทุนจดทะเบียนไม่ถึง 5 ล้านบาท และมีสินทรัพย์และรายได้รวมไม่ถึง 30 ล้านบาท ก็สามารถให้ผู้ที่จบไม่ต่ำกว่าอนุปริญญาทำบัญชีให้ได้ครับ 

พอเป็นแบบนี้แล้ว ผู้ประกอบการก็มักจะมีข้อสงสัยตามมาว่าถ้าพึ่งเปิดบริษัท ก็ต้องจ้างนักบัญชีมาประจำออฟฟิศเลยเหรอ หรือถ้าใช้ FlowAccount แล้ว ยังต้องจ้างนักบัญชีอยู่อีกหรือไม่ คำตอบคือยังต้องจ้างนะครับ เนื่องจากในการปิดงบการเงินนั้นจะต้องจัดการโดยนักบัญชีที่มีคุณสมบัติข้างต้น และก่อนที่บริษัทจะส่งงบการเงินและรายงานทางบัญชีทั้งหมดไปยังหน่วยงานราชการ งบการเงินนั้นจำเป็นต้องให้ผู้สอบบัญชีเป็นผู้รับรองข้อมูลเหล่านั้นก่อนครับ

ดังนั้นผู้ที่เปิดบริษัทใหม่ หากยังไม่สะดวกจ้างพนักงานบัญชีประจำ ก็สามารถจ้างผู้รับทำบัญชีอิสระ หรือใช้บริการสำนักงานบัญชีได้ ทั้งนี้นักบัญชีจะต้องไปขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำบัญชีของบริษัทด้วยนะครับ 

5. จัดส่งเอกสารให้ผู้ทำบัญชีเพื่อปิดบัญชี

ในการทำบัญชี นักบัญชีจะขอเอกสารหรือตามเอกสารกันบ่อยๆ แต่ผู้ประกอบการที่ภาระกิจรัดตัวจึงไม่ค่อยมีเวลาจัดการเอกสาร ส่งผลให้เอกสารหายกันบ่อยๆ กลายเป็นปัญหาของการประสานงานหรือการลงบัญชี และเกิดคำถามว่าทำไมต้องเก็บเอกสารเยอะขนาดนี้ โดยเฉพาะบิลใบเสร็จใช่ไหมล่ะครับ ซึ่งนั่นก็เป็นเพราะว่า เป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการที่จะต้องมอบเอกสารทั้งหมดให้ผู้ทำบัญชีเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีในทุกๆ เดือนครับ และยังเป็นหน้าที่ของผู้ทำบัญชีที่จะต้องปิดบัญชีของบริษัทให้ได้ภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด การเก็บข้อมูลและเอกสารทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ ครับ

6. จัดทำงบการเงิน

ในทุกๆ ปี เมื่อครบรอบระยะเวลาบัญชีซึ่งโดยทั่วไปคือ 12 เดือน บริษัทจะต้องปิดงบการเงินเพื่อให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและลงลายมือชื่อ จากนั้นนำเสนอในที่ประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น เพื่อให้ผู้ถือหุ้นอนุมัติงบการเงินภายใน 4 เดือนหลังสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี จากนั้นต้องนำส่งงบการเงิน ซึ่งประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น และหมายเหตุประกอบงบการเงิน พร้อมหน้ารายงานผู้สอบบัญชียื่นต่อกรมพัฒน์ฯ ภายใน 5 เดือนหลังจากปิดรอบบัญชีครับ 

7. จัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษี

แม้ว่าจะมีการยื่นงบการเงินไปแล้ว แต่บริษัทยังจำเป็นต้องเก็บเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งหมดไว้ที่บริษัทไม่น้อยกว่า 5 ปีครับ ส่วนการเก็บรักษาเอกสารภาษี ตามประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี  แต่เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีอากรได้ภายใน 10 ปีกันเลยทีเดียว ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในอนาคตเราต้องจัดเก็บเอกสารให้ครบถ้วน และถ้าเอกสารใดหายก็ต้องแจ้งความ แจ้งกรมพัฒน์ และแจ้งกรมสรรพากรนะครับ 

ค่าปรับเมื่อดำเนินการไม่ครบถ้วน 

เมื่อมีข้อกำหนดเช่นนี้แล้ว ผู้ประกอบการในฐานะกรรมการของบริษัทจำกัด จึงจำเป็นที่จะต้องรู้กระบวนการทางบัญชีเหล่านี้ เพราะหากเราทำไม่ครบถ้วน ก็จะมีความเสี่ยงในการถูกเรียกค่าปรับตามมา ทำให้บริษัทเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น ผมขอยกตัวอย่างค่าปรับที่จะเกิดขึ้นของแต่ละรายการดังนี้ครับ

ทั้งหมดเป็นค่าปรับเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจในรูปแบบบริษัท ยังมีค่าปรับอื่นๆ เช่น ค่าปรับของการไม่ส่งหนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น ค่าปรับของการไม่ทำบัญชี ค่าปรับของงบการเงินที่ไม่มีผู้สอบบัญชี ค่าปรับของการนำส่งงบการเงินล่าช้ากว่ากำหนด เป็นต้น

เมื่อรู้อย่างนี้แล้ว ผมก็อยากชวนผู้ประกอบการมาเริ่มต้นสร้างรากฐานบริษัทให้แข็งแรง โดยการทำเอกสารต่างๆ และทำบัญชีอย่างถูกต้อง หาผู้เชี่ยวชาญมาให้คำปรึกษาและช่วยทำบัญชี เพื่อให้ทำธุรกิจอย่างสดใสตลอดปี ไม่มีข้อกังวลเรื่องงานบัญชีและภาษีนะครับ 

ปรึกษาทีมนักบัญชีผู้เชี่ยวชาญการทำบัญชี และการใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ สำหรับ SMEs ได้ทุกวัน พร้อมเคียงข้างคุณทุกก้าวของการทำธุรกิจ ทั้งทางระบบแชท อีเมล support@flowaccount.com และเบอร์โทรศัพท์ 02-026-8989