ช่วงต้นปีแบบนี้ ใกล้ถึงเวลาที่ต้องนำส่งงบการเงินกันแล้ว หลายบริษัทยังอยู่ในช่วงระหว่างปิดงบการเงิน หรือส่งข้อมูลให้ผู้ตรวจสอบบัญชี และหนึ่งในหลักฐานการตรวจสอบที่สำคัญของผู้สอบบัญชี ซึ่งจะขาดไปไม่ได้เลยคือ หนังสือยืนยันยอด

ซึ่งปัญหาที่พบบ่อย สำหรับการส่งหนังสือยืนยันยอด คือ ได้รับการตอบกลับช้า และอาจส่งผลให้ปิดงบการเงินล่าช้าได้ วันนี้เราลองมาดูเทคนิคดีๆ ที่จะช่วยให้เราได้รับหนังสือยืนยันยอดกลับมาไวขึ้น และปิดงบได้อย่างทันเวลากันนะ

ทำไมต้องขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร เจ้าหนี้ และลูกหนี้

ก่อนอื่นเลย เราลองมาทำความรู้จักกับหนังสือยืนยันยอดกันก่อน แท้จริงแล้วหนังสือยืนยันยอดคืออะไรกันนะ มีความสำคัญยังไง แล้วทำไมต้องส่งหนังสือยืนยันยอดกันไปมาด้วย

หนังสือยืนยันยอด คือ หนึ่งในหลักฐานการตรวจสอบของผู้สอบบัญชี ที่ช่วยยืนยันยอดคงเหลือในงบการเงินได้ โดยการส่งหนังสือสอบถามยอดคงเหลือจากบุคคลที่ 3

แล้วหนังสือยืนยันยอดมีประโยชน์ยังไงล่ะ?

ต้องบอกว่าหนังสือยืนยันยอดมีประโยชน์มากเลยล่ะ ในการตรวจสอบงบการเงินของผู้สอบบัญชีอ่ะนะ เพราะการยืนยันยอดคงเหลือจากบุคคลที่ 3  เป็นข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากกว่า ข้อมูลที่ได้รับจากบริษัท

สำหรับผู้สอบบัญชีแล้ว หนังสือยืนยันยอดจะเป็นสิ่งที่ช่วยยืนยันยอดคงเหลือ ระหว่างบริษัทกับบุคคลที่ 3 ได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทบันทึกลูกหนี้ 1 ล้านบาท คู่ค้าของบริษัท ก็ต้องบันทึกเจ้าหนี้ 1 ล้านบาท เช่นกัน ในระบบบัญชีคู่ ฝั่งนึงเกิดลูกหนี้ อีกฝั่งนึงก็ต้องเกิดเจ้าหนี้ยังไงล่ะ

อีกหนึ่งคำถามสำคัญ หนังสือยืนยันยอดจำเป็นต่อการปิดงบการเงิน และผู้สอบบัญชีมากแค่ไหน?

ข้อนี้ต้องบอกว่า เป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้เลย สำหรับผู้สอบบัญชี เพราะตามมาตรฐานการสอบบัญชีแล้ว ผู้สอบบัญชีต้องปฏิบัติงานตรวจสอบ เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์การตรวจสอบให้ครบถ้วน 

ซึ่งหนังสือยืนยันยอด เป็นหนึ่งในเครื่องมือ ที่ช่วยตอบสนองวัตถุประสงค์การตรวจสอบ ของผู้สอบบัญชี โดยเฉพาะหนังสือยืนยันยอดธนาคารเนี่ย ผู้สอบบัญชีจะขาดไม่ได้เลยล่ะ

ขั้นตอนส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ยังไงให้ได้รับกลับมาเร็ว

หนังสือยืนยันยอดธนาคาร ไม่ใช่แค่ยืนยันยอดเงินฝากคงเหลือ หรือเงินกู้คงเหลือ แต่ยังบอกข้อมูลอื่นที่สำคัญอีกด้วย เช่น ภาระผูกพันการค้ำประกัน (Letter of Guarantee) หรือตราสารทางการเงินอื่น ที่บริษัทมีกับธนาคารอีกด้วย

มาถึงขั้นตอนการส่งหนังสือยืนยันยอด จะส่งหนังสือยืนยันยอดยังไงให้ได้กลับมาไว ลองมาดูกันได้เลย

1. ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม แบบฟอร์มคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร จากเว็บไซต์ของสภาวิชาชีพบัญชี 
2. กรอกข้อมูลตามแบบฟอร์มให้ครบถ้วน โดยตรวจสอบงวดบัญชีที่ขอการยืนยันยอด ชื่อที่อยู่ของบริษัท และของผู้สอบบัญชีให้ดีล่ะ ถ้าใส่ผิดล่ะก็ อาจจะไม่ได้รับการตอบกลับก็ได้นะ
3. ให้กรรมการเซ็นชื่อ และประทับตราสำคัญของบริษัทใน แบบฟอร์มคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร

     4. เพื่อจัดเตรียมแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว อีกหนึ่งสิ่งที่ขาดไปไม่ได้เลย เราควรจะแนบ แบบฟอร์มตอบกลับรายการ/ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับธนาคาร ของสมาคมธนาคารไทยด้วยนะ เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันกับธนาคารว่า เรากำลังขอข้อมูลส่วนไหนของบริษัทอยู่

   5. เอาล่ะ เราเตรียมเอกสารครบ ที่เหลือเป็นขั้นตอนการจัดส่ง ให้เราส่งเอกสารที่ได้จัดเตรียม พร้อมซองจดหมายสำหรับการตอบกลับ(ใส่ที่อยู่ และติดแสตมป์ให้เรียบร้อย) ไปยังที่อยู่ของธนาคาร ตาม รายละเอียดติดต่อสถาบันการ เงินในการจัดส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ของสมาคมธนาคารไทย หากส่งไปผิดที่ อาจได้รับการตอบกลับที่ล่าช้า หรือไม่ได้รับการตอบกลับเลยก็ได้นะ

6. เมื่อส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารไปแล้ว ก็ไม่ได้จบขั้นตอนเพียงเท่านี้ จนกว่าเราจะได้รับการตอบกลับจากธนาคาร ทุกๆ 1-2 สัปดาห์ เราควรติดตามกับธนาคารอยู่เสมอว่า หนังสือยืนยันยอดของบริษัทอยู่ในขั้นตอนการตรวจสอบ หรือ        การจัดส่งขั้นไหนแล้ว

ขั้นตอนส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า

การส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ หลักการจะเป็นเหมือนกันหมด คือ การส่งหนังสือสอบถาม ยอดคงเหลือจากบุคคลที่ 3  เพื่อให้ได้ความเชื่อมั่นของตัวเลขในงบการเงิน

ดังนั้น วิธีการก็จะคล้ายกับ การส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารนั่นแหละ แต่ไม่ได้มีแบบฟอร์ม หรือรูปแบบที่ตายตัว เหมือนกับการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ที่สมาคมธนาคารไทยได้ออกประกาศ

เราจะส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ ลูกหนี้การค้า หรือเจ้าหนี้การค้า ยังไงให้ได้กลับมาไว ลองมาดูขั้นตอนดังนี้ได้เลย 

1. จัดเตรียมเอกสาร คํายืนยันยอดเพื่อประโยชน์ในการสอบบัญชี โดยแบบฟอร์มในที่นี้ ไม่มีการกำหนดตายตัวว่าต้องทำแบบไหน เพียงแต่ต้องระบุยอดคงเหลือ ตามบัญชีของบริษัท และส่วนตอบ ให้ผู้ยืนยันยอด ใส่ตัวเลขตามบัญชีของผู้ยืนยันยอด และเซ็นกลับมาให้บริษัทตามแบบฟอร์มตัวอย่าง
2. เมื่อจัดเตรียมแบบฟอร์ม หากเราอยากได้การตอบกลับที่รวดเร็ว ควรแนบรายละเอียดยอดคงเหลือไปด้วย เช่น ยืนยันยอดลูกหนี้  1 ล้านบาท ควรแนบรายละเอียดใบแจ้งหนี้ว่า ยอด 1 ล้านบาท มาจากใบแจ้งหนี้รายการไหนบ้าง เป็นต้น เพื่อความง่ายต่อการตรวจสอบ ของผู้ยืนยันยอด และความถูกต้องของยอดคงเหลือ
3. หลังจากนั้นให้เราจัดส่งเอกสาร ที่ได้เตรียมไว้ พร้อมซองจดหมายตอบกลับ(ใส่ที่อยู่ และติดแสตมป์ให้เรียบร้อย) ไปยังที่อยู่ของผู้ยืนยันยอด และอย่าลืมเก็บ Tracking Number ไว้ด้วยล่ะ เพื่อการติดตามเอกสาร ที่อาจตกหล่นได้
4. ขั้นตอนที่สำคัญหลังจากนั้น บริษัทต้องคอยติดตามการตอบกลับ จากผู้ยืนยันยอดเสมอ และอาจมีการพูดคุย สอบถามยอดคงเหลือ ที่ไม่ถูกต้องตรงกันด้วย เพราะอาจมีการบันทึกบัญชี เหลื่อมช่วงเวลาระหว่างกันอยู่

การยืนยันยอดคงเหลือ ไม่ใช่แค่การยืนยันยอดลูกหนี้การค้า หรือเจ้าหนี้การค้าเท่านั้น ผู้ตรวจสอบบัญชียังสามารถ ร้องขอให้บริษัท ส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลืออื่นได้ เช่น เจ้าหนี้อื่น ลูกหนี้อื่น สินค้าฝากเก็บโกดังอื่น หรือสินค้าฝากขาย เป็นต้น

สรุป

การส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ เป็นขั้นตอนสำคัญมากในการตรวจสอบ ของผู้สอบบัญชี และเป็นขั้นตอนที่บริษัทต้องให้ความร่วมมือ เพราะหากผู้สอบบัญชีขาดหลักฐานการสอบบัญชีแล้ว อาจส่งผลกระทบให้ การออกงบการเงินล่าช้า หรือหน้ารายงานผู้สอบบัญชีมีเงื่อนไขได้

การได้หนังสือยืนยันยอดกลับมาโดยรวดเร็ว มีผลโดยตรงทำให้งบการเงินออกมาอย่างรวดเร็ว เพราะหากยอดคงเหลือมีปัญหา หรือไม่ถูกต้องตรงกัน ต้องรีบทำการพูดคุย ปรับปรุง แก้ไข หวังว่าทุกคนจะได้หนังสือยืนยันยอดกลับมาอย่างรวดเร็ว และยื่นงบการเงินได้อย่างทันเวลานะ 

อ้างอิง

https://www.tfac.or.th/Article/Detail/171540