งานทำบัญชีก็เปรียบเสมือนงานกลุ่ม ผู้ทำบัญชี และเจ้าของกิจการ ถือเป็นสมาชิกในกลุ่มเดียวกัน ต้องคอยช่วยเหลือกันให้งานสำเร็จลุล่วง และแน่นอนว่า งานกลุ่มชิ้นนี้เป็นงานที่ทำกันในระยะยาวตราบเท่าที่ธุรกิจดำเนินการอยู่

แต่หลายครั้ง เจ้าของกิจการมักจะถูกผู้ทำบัญชีทิ้งไว้กลางทาง ไม่ทำบัญชีบ้างล่ะ ไม่ส่งภาษีบ้างล่ะ ไม่ส่งงบการเงินบ้างล่ะ รู้ตัวอีกทีเจ้าของกิจการต้องมาแก้ปัญหาแต่เพียงลำพัง จนบางครั้งถึงกับคิดว่าถ้าย้ายระบบบัญชีมาใช้แบบออนไลน์ให้รู้แล้วรู้รอดไป เพื่อให้รู้เท่าทันนักบัญชีจะดีไหมนะ 

หากเจ้าของกิจการคนไหนกำลังสงสัยว่าถ้าอยากจะเริ่มต้นย้ายระบบมาทำบัญชีเองแบบออนไลน์กับ FlowAccount บ้างจะทำอย่างไร วันนี้ชวนทุกคนมาหาคำตอบในบทความนี้กันค่ะ

สำรวจว่ากิจการของเรามีลักษณะธุรกิจอย่างไร FlowAccount เข้ามาช่วยได้หรือไม่

โดยปกติแล้ว สำนักงานบัญชีที่เรารู้จักกัน ส่วนใหญ่แล้วจะใช้ระบบออฟไลน์ในการทำงาน ซึ่งเจ้าของกิจการไม่สามารถเข้ามาตรวจสอบข้อมูลได้แบบทันทีแบบ Real Time บางสำนักงานบัญชี กว่าจะขอข้อมูลมาดูได้นั้นยากกว่าขอหวยเสียอีก

ในทางกลับกันโปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์ สามารถตอบโจทย์เรื่องการตรวจสอบข้อมูลแบบ Real Time ได้อยู่แล้ว แต่สิ่งที่มากไปกว่านั้นก็คือ เจ้าของธุรกิจเป็นเจ้าของข้อมูลต่างๆ อย่างแท้จริง (ไม่ต้องรอสำนักงานบัญชีส่งข้อมูลมาให้ค่ะ)

หากเจ้าของกิจการอยากรู้ว่า กิจการของเราเหมาะกับการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง FlowAccount หรือไม่ ลองตรวจสอบตามนี้ดูนะ

1. มีรายการค้า (Transactions) ไม่ซับซ้อน เจ้าของกิจการสามารถสร้างบิลขาย บิลซื้อเองได้ 
2. เป็นธุรกิจซื้อมาขายไป ไม่ว่าอยู่ในแพลตฟอร์มออนไลน์ต่างๆ เช่น Shopee, Lazada สามารถลิงค์ข้อมูลกับ FlowAccount ได้นะ หรือขายแบบออฟไลน์หน้าร้านก็ใช้ฟังก์ชั่น POS ได้เช่นกัน
3. เป็นธุรกิจบริการทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นรายครั้ง หรือรายเดือน ก็สามารถใช้งานระบบ FlowAccount ได้เช่นเดียวกัน

ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว ถ้าเราทำธุรกิจขนาดเล็ก เจ้าของคนเดียว หรือขนาดกลางที่ไม่ได้มีกระบวนการผลิตหรือสัญญาบริการที่ซับซ้อนก็สามารถใช้ FlowAccount ได้ค่ะ

หากธุรกิจของเราจด VAT ต้องตั้งค่าอะไรบ้าง

สำหรับกิจการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (ระบบ VAT) อันดับแรกเราต้องไปเปิดการตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ เพื่อเปิดใช้ใบกำกับภาษี 

• โดยเข้าไปที่ การตั้งค่า> ตั้งค่าธุรกิจ>ข้อมูลธุรกิจ>จดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

เมื่อเราตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ ให้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ในเมนูหัวเอกสาร จะมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” เพิ่มขึ้นมานั่นเอง

ลำดับถัดไปลองมาดูกันนะคะว่า ธุรกิจซื้อมาายไป และธุรกิจบริการจะมีขั้นตอนการตั้งค่าในระบบอย่างไรกันค่ะ

1. ธุรกิจซื้อมาขายไปต้องตั้งค่าเอกสารอย่างไร

จุดเด่นของธุรกิจซื้อมาขายไป ก็คือ ต้องมั่นใจว่าการออกเอกสารขาย รวมไปถึงใบกำกับภาษีขายนั้นถูกต้องตามหลักการบัญชีและสรรพากร ก็คือ เมื่อส่งสินค้าให้ลูกค้า (กรณีขายในประเทศ) โดยขั้นตอนการตั้งค่าเอกสารขายนั้น ง่ายมากๆ เพียงแค่เราเข้าไปที่เมนูการตั้งค่า>ตั้งค่าเอกสาร>ชื่อหัวเอกสารและสีเอกสาร จากนั้นตั้งค่าตามนี้ได้เลย

หมายเหตุ: กรณีที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะไม่มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ในเมนูนี้ค่ะ

2. ธุรกิจบริการต้องตั้งค่าเอกสารอย่างไร

สำหรับธุรกิจบริการ มีจุดแตกต่างกับธุรกิจซื้อมาขายไป ก็คือ

• ในทางบัญชี จะต้องรับรู้รายได้เมื่อทำงานเสร็จแล้ว หรือวันเดียวกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้ 
• ในทางภาษี มักต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อได้รับเงิน หรือวันเดียวกับวันที่ใบเสร็จรับเงิน

ฉะนั้น เราต้องเริ่มต้นตั้งค่าไว้ให้ถูกต้องก่อนเริ่มใช้งาน FlowAccount เพื่อลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มจ้า

• เริ่มต้นจากการตั้งค่าบันทึกบัญชี > ให้เลือกใช้งานบันทึกรายได้ที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ 

และในส่วนการตั้งค่าหัวเอกสารให้ไปตั้งค่าตามภาพนี้ เมนูการตั้งค่า>ตั้งค่าเอกสาร>ชื่อหัวเอกสารและสีเอกสาร จากนั้นตั้งค่าตามนี้ได้เลย

หมายเหตุ: กรณีที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะไม่มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ในเมนูนี้ค่ะ

และข้อสังเกตที่สำคัญ สำหรับธุรกิจบริการก็คือ ใบกำกับภาษีจะเป็นใบเดียวกับใบเสร็จรับเงิน ไม่ใช่ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ เหมือนกับธุรกิจซื้อมาขายไปนะคะ

สรุปแล้วต้องตั้งค่าอะไรบ้างก่อนเริ่มใช้งาน FlowAccount

โดยสรุปแล้ว ถ้าต้องการเริ่มใช้งาน FlowAccount สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจบริการ แนะนำให้ตั้งค่าตามนี้ให้ถูกต้องนะคะ

อย่างที่บอกว่า การเป็นเจ้าของกิจการนั้น งานหลักของเราก็คือ “การแก้ไขปัญหา” ในทุกๆ วันของธุรกิจให้หมดสิ้นไป (ฮือๆ) แม้ผู้ทำบัญชีคนเดิมทิ้งงานเราไป ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ แต่ว่าธุรกิจของเราก็ยังต้องดำเนินต่อไปให้ได้ การย้ายระบบบัญชีมาใช้แบบออนไลน์นั้น อาจเป็นอีกวิธีนึงที่ช่วยแก้ไขปัญหานี้ เพราะว่าเจ้าของธุรกิจเองจะได้มีข้อมูลและเข้าถึงมันได้แบบ Real-time จริงๆ ค่ะ และนี่เป็นวิธีเบื้องต้นสำหรับการตั้งค่า FlowAccount ก่อนเริ่มใช้งานธุรกิจซื้อมาขายไปและบริการ 

ส่วนขั้นตอนการย้ายระบบแบบละเอียด แนะนำหานักบัญชีที่เชียวชาญมาช่วยทำตามขั้นตอนนี้ในลำดับถัดไปนะคะ https://flowaccount.com/blog/migrate-offline-to-online-accounting/