เจ้าของกิจการอาจเจ็บจากการถูกผู้ทำบัญชีทิ้งไว้กลางทาง รู้ตัวอีกทีก็ต้องมาแก้ปัญหาแต่เพียงลำพัง จนบางครั้งถึงกับคิดว่าถ้าย้ายระบบบัญชีมาใช้แบบออนไลน์ให้รู้แล้วรู้รอดไป ถ้ากำลังสงสัยว่าถ้าอยากจะเริ่มต้นย้ายระบบมาทำบัญชีเองแบบออนไลน์กับ FlowAccount ทำได้อย่างไร มาหาคำตอบในบทความนี้กันค่ะ |
งานทำบัญชีก็เปรียบเสมือนงานกลุ่ม ผู้ทำบัญชี และเจ้าของกิจการ ถือเป็นสมาชิกในกลุ่มเดียวกัน ต้องคอยช่วยเหลือกันให้งานสำเร็จลุล่วง และแน่นอนว่า งานกลุ่มชิ้นนี้เป็นงานที่ทำกันในระยะยาวตราบเท่าที่ธุรกิจดำเนินการอยู่
แต่หลายครั้ง เจ้าของกิจการมักจะถูกผู้ทำบัญชีทิ้งไว้กลางทาง ไม่ทำบัญชีบ้างล่ะ ไม่ส่งภาษีบ้างล่ะ ไม่ส่งงบการเงินบ้างล่ะ รู้ตัวอีกทีเจ้าของกิจการต้องมาแก้ปัญหาแต่เพียงลำพัง จนบางครั้งถึงกับคิดว่าถ้าย้ายระบบบัญชีมาใช้แบบออนไลน์ให้รู้แล้วรู้รอดไป เพื่อให้รู้เท่าทันนักบัญชีจะดีไหมนะ
หากเจ้าของกิจการคนไหนกำลังสงสัยว่าถ้าอยากจะเริ่มต้นย้ายระบบมาทำบัญชีเองแบบออนไลน์กับ FlowAccount บ้างจะทำอย่างไร วันนี้ชวนทุกคนมาหาคำตอบในบทความนี้กันค่ะ
สำรวจว่ากิจการของเรามีลักษณะธุรกิจอย่างไร FlowAccount เข้ามาช่วยได้หรือไม่
โดยปกติแล้ว สำนักงานบัญชีที่เรารู้จักกัน ส่วนใหญ่แล้วจะใช้ระบบออฟไลน์ในการทำงาน ซึ่งเจ้าของกิจการไม่สามารถเข้ามาตรวจสอบข้อมูลได้แบบทันทีแบบ Real Time บางสำนักงานบัญชี กว่าจะขอข้อมูลมาดูได้นั้นยากกว่าขอหวยเสียอีก
ในทางกลับกันโปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์ สามารถตอบโจทย์เรื่องการตรวจสอบข้อมูลแบบ Real Time ได้อยู่แล้ว แต่สิ่งที่มากไปกว่านั้นก็คือ เจ้าของธุรกิจเป็นเจ้าของข้อมูลต่างๆ อย่างแท้จริง (ไม่ต้องรอสำนักงานบัญชีส่งข้อมูลมาให้ค่ะ)
หากเจ้าของกิจการอยากรู้ว่า กิจการของเราเหมาะกับการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์อย่าง FlowAccount หรือไม่ ลองตรวจสอบตามนี้ดูนะ
- มีรายการค้า (Transactions) ไม่ซับซ้อน เจ้าของกิจการสามารถสร้างบิลขาย บิลซื้อเองได้
- เป็นธุรกิจซื้อมาขายไป ไม่ว่าอยู่ในแพลตฟอร์มออนไลน์ต่างๆ เช่น Shopee, Lazada สามารถลิงค์ข้อมูลกับ FlowAccount ได้นะ หรือขายแบบออฟไลน์หน้าร้านก็ใช้ฟังก์ชั่น POS ได้เช่นกัน
- เป็นธุรกิจบริการทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นรายครั้ง หรือรายเดือน ก็สามารถใช้งานระบบ FlowAccount ได้เช่นเดียวกัน
ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว ถ้าเราทำธุรกิจขนาดเล็ก เจ้าของคนเดียว หรือขนาดกลางที่ไม่ได้มีกระบวนการผลิตหรือสัญญาบริการที่ซับซ้อนก็สามารถใช้ FlowAccount ได้ค่ะ
เลือกอ่านได้เลย!
หากธุรกิจของเราจด VAT ต้องตั้งค่าอะไรบ้าง
สำหรับกิจการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (ระบบ VAT) อันดับแรกเราต้องไปเปิดการตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ เพื่อเปิดใช้ใบกำกับภาษี
- โดยเข้าไปที่ การตั้งค่า> ตั้งค่าธุรกิจ>ข้อมูลธุรกิจ>จดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
เมื่อเราตั้งค่าข้อมูลธุรกิจ ให้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ในเมนูหัวเอกสาร จะมีคำว่า “ใบกำกับภาษี” เพิ่มขึ้นมานั่นเอง
ลำดับถัดไปลองมาดูกันนะคะว่า ธุรกิจซื้อมาายไป และธุรกิจบริการจะมีขั้นตอนการตั้งค่าในระบบอย่างไรกันค่ะ
1. ธุรกิจซื้อมาขายไปต้องตั้งค่าเอกสารอย่างไร
จุดเด่นของธุรกิจซื้อมาขายไป ก็คือ ต้องมั่นใจว่าการออกเอกสารขาย รวมไปถึงใบกำกับภาษีขายนั้นถูกต้องตามหลักการบัญชีและสรรพากร ก็คือ เมื่อส่งสินค้าให้ลูกค้า (กรณีขายในประเทศ) โดยขั้นตอนการตั้งค่าเอกสารขายนั้น ง่ายมากๆ เพียงแค่เราเข้าไปที่เมนูการตั้งค่า>ตั้งค่าเอกสาร>ชื่อหัวเอกสารและสีเอกสาร จากนั้นตั้งค่าตามนี้ได้เลย
หมายเหตุ: กรณีที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะไม่มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ในเมนูนี้ค่ะ
2. ธุรกิจบริการต้องตั้งค่าเอกสารอย่างไร
สำหรับธุรกิจบริการ มีจุดแตกต่างกับธุรกิจซื้อมาขายไป ก็คือ
- ในทางบัญชี จะต้องรับรู้รายได้เมื่อทำงานเสร็จแล้ว หรือวันเดียวกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้
- ในทางภาษี มักต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อได้รับเงิน หรือวันเดียวกับวันที่ใบเสร็จรับเงิน
ฉะนั้น เราต้องเริ่มต้นตั้งค่าไว้ให้ถูกต้องก่อนเริ่มใช้งาน FlowAccount เพื่อลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มจ้า
- เริ่มต้นจากการตั้งค่าบันทึกบัญชี > ให้เลือกใช้งานบันทึกรายได้ที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
และในส่วนการตั้งค่าหัวเอกสารให้ไปตั้งค่าตามภาพนี้ เมนูการตั้งค่า>ตั้งค่าเอกสาร>ชื่อหัวเอกสารและสีเอกสาร จากนั้นตั้งค่าตามนี้ได้เลย
หมายเหตุ: กรณีที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะไม่มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ในเมนูนี้ค่ะ
และข้อสังเกตที่สำคัญ สำหรับธุรกิจบริการก็คือ ใบกำกับภาษีจะเป็นใบเดียวกับใบเสร็จรับเงิน ไม่ใช่ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ เหมือนกับธุรกิจซื้อมาขายไปนะคะ
สรุปแล้วต้องตั้งค่าอะไรบ้างก่อนเริ่มใช้งาน FlowAccount
โดยสรุปแล้ว ถ้าต้องการเริ่มใช้งาน FlowAccount สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจบริการ แนะนำให้ตั้งค่าตามนี้ให้ถูกต้องนะคะ
อย่างที่บอกว่า การเป็นเจ้าของกิจการนั้น งานหลักของเราก็คือ “การแก้ไขปัญหา” ในทุกๆ วันของธุรกิจให้หมดสิ้นไป (ฮือๆ) แม้ผู้ทำบัญชีคนเดิมทิ้งงานเราไป ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ แต่ว่าธุรกิจของเราก็ยังต้องดำเนินต่อไปให้ได้ การย้ายระบบบัญชีมาใช้แบบออนไลน์นั้น อาจเป็นอีกวิธีนึงที่ช่วยแก้ไขปัญหานี้ เพราะว่าเจ้าของธุรกิจเองจะได้มีข้อมูลและเข้าถึงมันได้แบบ Real-time จริงๆ ค่ะ และนี่เป็นวิธีเบื้องต้นสำหรับการตั้งค่า FlowAccount ก่อนเริ่มใช้งานธุรกิจซื้อมาขายไปและบริการ
ส่วนขั้นตอนการย้ายระบบแบบละเอียด แนะนำหานักบัญชีที่เชียวชาญมาช่วยทำตามขั้นตอนนี้ในลำดับถัดไปนะคะ https://flowaccount.com/blog/migrate-offline-to-online-accounting/
About Author
![ยลวรรณ จิรวัชรเดช (นุช)](https://flowaccount.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/thai-cpd0884-1.png)
นักบัญชี ผู้สอบบัญชี และผู้ก่อตั้งเว็บไซต์ cpdacademy.co คอร์สอบรมบัญชี CPD ออนไลน์สำหรับผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชี ที่มีประสบการณ์ในวิชาชีพมากกว่า 10 ปี และอยากส่งต่อความรู้เพื่อเพื่อนนักบัญชีให้มีทักษะอย่างมืออาชีพและก้าวทันโลกดิจิทัล
ร่วมสมัครเป็นนักเขียนกับ FlowAccount ได้ที่นี่