เพราะบริษัทที่รับสมัครงานนั้นอยากรู้ว่าคุณทำงานอะไรมาก่อน ถ้ามีหนังสือรับรองการทำงานแล้ว บริษัทก็จะมีโอกาสพิจารณารับคุณเข้าทำงานมากยิ่งขึ้น และนอกจากการย้ายงานแล้ว หนังสือรับรองการทำงานยังสามารถใช้ในโอกาสอื่น ๆ ได้อีกด้วย
บทความนี้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน ไม่ว่าคุณจะเป็นคนทำงาน เป็น HR หรือเจ้าของบริษัท ก็อ่านได้
1. ใบรับรองการทำงาน หรือ หนังสือรับรองการทำงาน คืออะไร
ไม่ว่าจะเป็นหนังสือรับรองการทำงาน ใบรับรองการทำงาน หรือเอกสารรับรองการทำงาน ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นสิ่งเดียวกัน ใช้แทนกันได้ ซึ่งหมายถึงเอกสารที่นายจ้างออกให้กับลูกจ้างที่ผ่านการทดลองงาน หรือสัญญาการทำงานเริ่มสิ้นสุดลง ออกขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานรับรองความสามารถ และรับรองว่าเคยผ่านงานนั้นมาแล้ว
2. ส่วนประกอบของหนังสือรับรองการทำงาน
รายละเอียดที่ควรระบุเอาไว้ในหนังสือรับรองการทำงาน ได้แก่
- ตราครุฑหรือตราของบริษัทที่จ้างงาน
- สถานที่และเวลาที่ทำการออกหนังสือรับรองการทำงาน
- ชื่อของพนักงานหรือบุคคลที่ขอหนังสือรับรองการทำงาน
- ตำแหน่งที่เข้าทำงานอย่างละเอียด
- เงินเดือนที่ได้รับล่าสุด
- ระยะเวลาการทำงาน หรือระยะเวลาของสัญญาการทำงานขั้นต่ำ
- วัตถุประสงค์ในการออกหนังสือรับรองการทำงาน
- ชื่อ ลายเซ็น และตำแหน่งของผู้ให้รับรองหนังสือรับรองการทำงาน
โดยในหนังสือรับรองการทำงานจะไม่ระบุข้อความที่ให้ร้ายต่อลูกจ้าง ไม่ว่าจะเป็นกรณีใดก็ตาม
3. หนังสือรับรองการทำงานใช้ในกรณีใดบ้าง
หนังสือรับรองการทำงานใช้ได้ในหลากหลายโอกาสด้วยกัน เช่น
- ใช้เป็นหลักฐานว่าเคยผ่านงานนี้มาแล้ว
- ใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครเรียนต่อในระดับปริญญาที่สูงขึ้นกว่าเดิม
- ใช้เป็นเครดิตเพื่อประกอบการขอกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงินต่างๆ เพื่อเพิ่มโอกาสการพิจารณาอนุมัติคำขอกู้ยืมเงิน หรือสามารถกู้ได้ในจำนวนวงเงินที่มากขึ้น
- ใช้เป็นหลักฐานเพื่อยื่นขอทำบัตรเครดิตได้
- ใช้เป็นเอกสารสำหรับการยื่นขอวีซ่าไปต่างประเทศ
- ใช้เพื่อยืนยันกับผู้จ้างงาน เพื่อรับทราบประวัติการทำงานของผู้สมัคร ว่าเคยทำงานที่ไหน ในตำแหน่งอะไร เงินเดือนเท่าไหร่มาบ้าง
4. วิธีขอหนังสือรับรองการทำงาน
เมื่อสิ้นสุดสัญญาจ้างกับทางบริษัทหรือหน่วยงาน ลูกจ้างสามารถยื่นขอหนังสือรับรองการทำงานได้ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรอง เช่น นายจ้าง หัวหน้าฝ่าย เช่นเดียวกับการขอหนังสือรับรองเงินเดือน
5. สามารถขอหนังสือรับรองการทำงานย้อนหลังได้หรือไม่
ลูกจ้างสามารถขอหนังสือรับรองย้อนหลังได้ตามกฎหมาย แต่แนะนำว่าไม่ควรขอหนังสือรับรองการทำงานย้อนหลังนานเกินไป เนื่องจากข้อมูลการทำงานอาจถูกนำออกจากระบบของหน่วยงานไปแล้ว อาจทำให้ใช้เวลาในการขอเอกสารนานขึ้น
แต่อย่างไรก็ตาม บริษัทต้องออกหนังสือรับรองการทำงานให้ลูกจ้างในทุกกรณี หากไม่ออกให้ลูกจ้างสามารถไปร้องศาลแรงงานได้ ตามกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585
6. อายุของหนังสือรับรองการทำงาน
โดยทั่วไปแล้วหนังสือรับรองการทำงานจะมีอายุการใช้งาน 30 วัน ซึ่งถ้าหากมีอายุเกินกว่านั้นในระบบราชการจะถือว่าเป็นเอกสารเก่า และไม่สามารถนำมาใช้ได้ แต่ในกรณีที่เป็นการนำเอาหนังสือรับรองการทำงานไปใช้ เพื่อเป็นเอกสารเพิ่มเติมสำหรับการสมัครงานใหม่ สามารถนำไปใช้ได้ตลอดเพราะถือได้ว่าเป็นประวัติการทำงาน และแสดงให้เห็นถึงประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา
7. หากลูกจ้างทุจริตในหน้าที่การงาน บริษัทสามารถเลือกที่จะไม่ให้หนังสือรับรองการทำงานได้หรือไม่
ตามกฎหมายแล้ว ลูกจ้างมีสิทธิที่จะได้รับหนังสือรับรองการทำงานทุกกรณี ไม่ว่าจะลาออกเองหรือโดนไล่ออกโดยมีความผิดติดตัว หากบริษัทไม่ให้หนังสือรับรองแก่ลูกจ้าง ลูกจ้างมีสิทธิฟ้องศาลแรงงานเพื่อให้บริษัทออกหนังสือรับรองการทำงานให้ภายหลังได้
8. นายจ้างสามารถระบุความผิดของลูกจ้าง หรือสาเหตุการเลิกจ้างลงในใบรับรองการทำงานได้หรือไม่
ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติไว้ว่า “เมื่อการจ้างงานสิ้นสุดลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไหร่และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร”
ดังนั้น แม้ว่าการเลิกจ้างลูกจ้างจะเป็นการเลิกจ้างที่ชอบด้วยกฎหมาย นายจ้างก็ยังคงมีหน้าที่ต้องออกหนังสือรับรองการทำงาน (ใบผ่านงาน) ให้แก่ลูกจ้างโดยไม่มีสิทธิระบุสาเหตุการเลิกจ้างได้ในทุกกรณี
9. การใช้หนังสือรับรองการทำงานในบริบทของคนทำงาน HR หรือเจ้าของกิจการ
9.1 HR หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล
HR เป็นตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับลูกจ้างหรือคนทำงานในแต่ละบริษัท ซึ่งมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับคนทำงาน ตามวัตถุประสงค์หรือการนำไปใช้ ซึ่งควรระบุให้ชัดเจนเพื่อป้องกันมิให้พนักงานนำไปใช้ในกรณีอื่นที่ไม่ได้แจ้งไว้ ไปจนถึงเป็นฝ่ายขอเรียกดูหนังสือรับรองการทำงานในตอนที่รับสมัครพนักงานใหม่ เพื่อพิจารณาความเหมาะสมของตำแหน่งที่รับสมัคร รวมไปถึงเงินเดือนที่เก่าเพื่อใช้อ้างอิงตอนเสนอเงินเดือนใหม่
9.2 เจ้าของกิจการ
สำหรับบริษัทขนาดใหญ่นั้นอาจจะมี HR ช่วยทำหนังสือรับรองการทำงานให้ แต่ถ้าคุณยังเป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็ก หรือ SME ที่ดูแลทุกอย่างเอง การเรียนรู้เกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงานนั้นสำคัญมาก เพราะจะได้ออกหนังสือรับรองการทำงานให้ลูกจ้างและตนเองได้
ซึ่งการทำหนังสือรับรองการทำงานในแต่ละครั้ง จะต้องมีรายละเอียดที่ชัดเจน โดยข้อมูลที่ขาดไม่ได้เลย คือ ชื่อพนักงาน ตำแหน่งงานปัจจุบัน และเงินเดือนปัจจุบัน เพื่อข้อมูลที่ถูกต้อง ถ้าใช้โปรแกรมเงินเดือน และโปรแกรมเก็บข้อมูลพนักงาน ที่มีประสิทธิภาพตั้งแต่ต้น จะทำให้เก็บข้อมูลเพื่อทำหนังสือรับรองการทำงานได้เป็นอย่างดี
สรุป
จะเห็นได้ว่าหนังสือรับรองการทํางาน ที่อาจจะเรียกว่าใบรับรองการทำงาน เอกสารรับรองการทำงาน หรือใบผ่านงานนั้น นอกจากมีความสำคัญตอนที่ย้ายงานแล้ว ยังมีความสำคัญตอนเรียนต่อในระดับปริญญาที่สูงขึ้น ขอกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงินต่างๆ และยื่นขอทำบัตรเครดิตได้อีกด้วย
ในขณะเดียวกันก็มีเอกสารอีกประเภท เรียกว่า หนังสือรับรองเงินเดือน ด้วยเช่นกัน เผื่อคุณผู้อ่านที่อยากอ่านต่อเพิ่มเติม ก็ไปศึกษาได้จากบล็อกที่เราเคยเขียนไว้ได้เลยนะคะ
และในฐานะคนทำงาน HR หรือเจ้าของกิจการ การได้เรียนรู้เรื่องหนังสือรับรองการทํางานจะทำให้ต่างคนต่างทำงานได้สะดวกมากยิ่งขึ้น เพราะความเข้าใจตรงกันทั้งส่วนประกอบของใบรับรองการทำงาน ประโยชน์ของใบรับรองการทำงาน วิธีขอใบรับรองการทำงาน รวมไปถึงเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่ทำให้ใช้ใบรับรองการทำงานได้อย่างถูกต้อง
ยิ่งเจ้าของกิจการที่เพิ่งมาทำธุรกิจได้ไม่นาน การทำสลิปเงินเดือนใช้โปรแกรมเงินเดือนตั้งแต่ต้น จะทำให้ทำเอกสารต่างๆ รวมไปถึงหนังสือรับรองการทํางานได้สะดวก รวดเร็ว และถูกต้องยิ่งขึ้น
FlowAccount นอกจากจะเป็นโปรแกรมบัญชีที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดแล้ว เรายังมี FlowAccount Payroll โปรแกรมเงินเดือนที่ช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการจ่ายเงิน เชื่อมกับระบบบัญชีให้คุณบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
ข้อมูลอ้างอิง
