คุณเขม-เขมณชาติ พัฒนะสมเดช เจ้าของสำนักงานบัญชี บริษัท นักบัญชีและที่ปรึกษา (เชียงใหม่) จำกัด และเป็นสำนักงานบัญชีพาร์ตเนอร์กับ FlowAccount แชร์ประสบการณ์การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount สร้างสำนักงานบัญชีดิจิทัล เมื่อ 3 ปีที่แล้ว โดยเปลี่ยนจากสำนักงานบัญชีออฟไลน์ที่รับลูกค้าได้เพียงในอำเภอหรือพื้นที่ใกล้เคียง กลายเป็นสำนักงานบัญชีดิจิทัลที่ปัจจุบันมีลูกค้าอยู่ในมือร่วม 100 ราย ทำธุรกิจอยู่ทั่วทุกภาคของประเทศไทย โดยลูกค้าเกือบทั้งหมดเป็นผู้ประกอบการที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount 

หัวใจสำคัญที่ทำให้ “คุณเขมณชาติ พัฒนะสมเดช” เลือกให้ FlowAccount เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ 1 ในใจ มาตลอด 3 ปี เพราะฟีเจอร์ที่หลากหลายตอบโจทย์การทำงาน และนี่คือ 4 ฟีเจอร์ ที่เจ้าของสำนักงานบัญชีจากเชียงใหม่ ยกให้เป็นฟีเจอร์ที่นักบัญชีรักมากที่สุด

เอกสารขาย และเอกสารซื้อ

การออกเอกสารขายและเอกสารซื้อเป็นฟีเจอร์ที่คุณเขมณชาติยกให้เป็นฟีเจอร์แรกที่ชื่นชอบมากที่สุด เนื่องจากช่วยลดระยะเวลารอคอยเอกสารให้กับลูกค้าได้มาก คือสามารถส่งเอกสารได้ทันที เรียลไทม์ ผ่านระบบออนไลน์

“ฟีเจอร์นี้ผมว้าวมาก เพราะสามารถออกเอกสารจากในระบบและส่งบิลให้ลูกค้าได้ทันที หรือจะบันทึกภาพหน้าจอแล้วส่งให้ลูกค้าทางอีเมลก็ทำได้ทันทีเหมือนกัน อาจมีขั้นตอนการตรวจสอบก่อนนิดหน่อย แต่นับว่าเร็วกว่าการทำในโปรแกรมบัญชีออฟไลน์แบบเดิมๆ มาก ที่แม้จะออกเอกสารได้เหมือนกัน แต่ว่ากว่าเอกสารจะไปถึงลูกค้าต้องใช้เวลาในการส่งที่นานกว่ามาก นอกจากนี้แบบฟอร์มเอกสารซื้อและเอกสารขายของ FlowAccount ยังเป็นรูปแบบมาตรฐานของงานบัญชี”

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

คุณเขมณชาติเล่าว่า ฟีเจอร์ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ช่วยให้การทำงานด้านภาษีของนักบัญชีง่าย สะดวก และรวดเร็วขึ้น เนื่องจากเป็นฟีเจอร์ที่ช่วยนักบัญชีในเรื่องการจัดการทางภาษี ลดเวลา และความซับซ้อนในการทำเอกสารได้มาก

“การทำภาษีหัก ณ ที่จ่ายสามารถทำใน FlowAccount ได้เลย เราก็สามารถนำข้อมูลนั้นไปประมวลผลกับโปรแกรมโอนย้ายข้อมูลของกรมสรรพากรก่อน แล้วอัปโหลดยื่นแบบภาษีออนไลน์ได้เลย ซึ่งมันง่ายมาก ไม่ต้องมานั่งกรอกข้อมูล เช่น ถ้าทำแบบออฟไลน์ หากมีลูกค้าต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายประมาณ 30 ราย เราต้องมานั่งกรอกข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้ง 30 ราย ซึ่งใช้เวลานาน เสียเวลา ก็เลยมองว่าฟีเจอร์นี้มันดีมาก”

ดูภาพรวมผลประกอบการได้เร็วและตลอดเวลา

นักบัญชีสามารถเช็กได้ตลอดเวลาว่า ขณะนี้ลูกค้ามีผลกำไรและยอดขายเท่าไหร่ นักบัญชีจึงสามารถปิดงบการเงินแบบคร่าวๆ หรือรายไตรมาสให้ลูกค้าได้ นี่คือจุดเด่นที่คุณเขมณชาติยกให้เป็นอีกฟีเจอร์ที่ช่วยลดงาน และสนับสนุนให้นักบัญชีทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น สามารถวิเคราะห์งบการเงินของลูกค้า และวางแผนด้านภาษีให้ลูกค้าได้อีกด้วย

“เราสามารถตรวจสอบได้ว่า ตอนนี้ลูกค้าของเรามีผลประกอบการเท่าไหร่ ภาษีที่ควรต้องจ่ายประมาณเท่าไหร่ ลูกค้าจะวางแผนภาษียังไง ซึ่งหากทำแบบออฟไลน์ กว่านักบัญชีจะคีย์ข้อมูลเสร็จ พิมพ์เอกสาร นัดเจอลูกค้า เพื่อมานั่งวิเคราะห์ข้อมูลงบการเงิน เป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน แต่พอใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ผมสามารถสอนให้ลูกค้าฝึกดูงบการเงินของตัวเองได้ สอนดูอัตราส่วนต่างๆ ซึ่งทำได้ไม่ยาก ฟีเจอร์นี้เลยเป็นฟีเจอร์ที่ผมชอบมากเหมือนกัน”

บันทึกบัญชีแบบเรียลไทม์

“เมื่อลูกค้าเปิดเอกสารขายฉบับหนึ่ง ข้อมูลก็จะพุ่งไปบันทึกบัญชีเลยทันที หรือเมื่อเก็บเงินได้ก็จะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ลูกหนี้ค้างรับ ลูกหนี้ค้างจ่าย ก็สามารถดึงรายงานออกมาได้ทันที โดยไม่ต้องรอเอกสารของลูกค้าในเดือนถัดไป” คุณเขมณชาติอธิบายถึงลักษณะเด่นของฟีเจอร์บันทึกบัญชี ที่ทำให้ข้อมูลด้านการเงินทั้งหมดถูกเก็บบันทึกแบบเรียลไทม์

คุณเขมณชาติเล่าเพิ่มเติมว่า เขาสนใจอยากทำสำนักงานบัญชีดิจิทัลตั้งแต่เริ่มทำงานบัญชีใหม่ๆ เมื่อ 7 ปีที่แล้ว เพราะมองว่าหากทำบัญชีแบบออฟไลน์ การขยายฐานลูกค้าเป็นไปได้ยาก เนื่องจากมีต้นทุนด้านการเดินทาง ขณะที่สำนักงานบัญชีของเขาอยู่ในตัวเมืองเชียงใหม่ การแข่งขันสูง ดังนั้นการออกไปหาลูกค้าต่างพื้นที่จึงเป็นสิ่งจำเป็น การนำโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount เข้ามาใช้เป็นแพลตฟอร์มทำงาน ช่วยทลายกำแพงด้านระยะทาง ทำให้เขามีลูกค้าได้ทั่วประเทศ

“เมื่อผมเริ่มทำบัญชีออนไลน์ ลูกค้าที่อยู่ไกลที่สุดของผมคือ ภูเก็ต กับกระบี่ ส่วนลูกค้าที่ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ก็มีอุบลราชธานี และอุดรธานี ขณะที่ลูกค้า 10% ของผมอยู่กรุงเทพฯ นอกจากนี้ยังมีปริมณฑลอย่าง นนทบุรี และปทุมธานี ภาคเหนือผมก็มีลูกค้าที่เชียงราย ลำพูน ลำปาง ส่วนจังหวัดเชียงใหม่ ผมมีลูกค้าที่ดูแลอยู่เกือบทุกอำเภอ”

นอกจากนี้ คุณเขมณชาติยังมองว่า ข้อดีอีกข้อของการทำสำนักงานบัญชีดิจิทัล คือช่วยลดต้นทุนในการทำงาน โดยเฉพาะเรื่องออฟฟิศ เพราะโปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำให้นักบัญชีแต่ละคนสามารถทำงานจากบ้านได้ เจ้าของสำนักงานบัญชีไม่จำเป็นต้องเช่า/ซื้อออฟฟิศ หรือจ้างพนักงานมาประจำการที่ออฟฟิศ แต่ใช้เก็บข้อมูลขึ้นระบบคลาวด์ ทุกคนทำงานบนระบบเดียวกัน ทั้งประหยัด และทำงานได้รวดเร็วขึ้น

ร่วมเป็นสำนักงานบัญชีพาร์ตเนอร์กับ FlowAccount คลิก ร่วมเป็น Partner กับเรา