เรื่องสำคัญอีกหนึ่งเรื่องที่เจ้าของธุรกิจต้องจัดการคือ เรื่องเงินเดือนพนักงานนั่นเองครับ แต่เจ้าของส่วนใหญ่มักจะสนใจเพียงว่าจะต้องจ่ายเงินเดือนให้พนักงานเท่าไรดี ซึ่งความเป็นจริงแล้วในการบริหารจัดการบัญชี มันมีอะไรมากกว่านั้นซ่อนอยู่

บทความในวันนี้ จึงอยากพาเจ้าของธุรกิจทุกท่านมาทำความรู้จักกับ 5 เรื่องสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจที่ควรรู้ ก่อนที่จะจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน

ข้อแรก: ธุรกิจควรมีฐานข้อมูล ทะเบียน และประวัติพนักงาน

เรื่องนี้เป็นประเด็นสำคัญลำดับแรกๆ ที่เจ้าของธุรกิจต้องมี โดยการจ้างพนักงาน (ประจำ) นั้นถือว่าเป็นความรับผิดชอบของกิจการเราครับ ถ้าหากมีอะไรเสียหายหรือมีปัญหาขึ้นมา ย่อมอยู่ในความรับผิดชอบของเรา รวมถึงการมีข้อมูลต่างๆ ของพนักงานเพื่อป้องกันการทุจริตด้วย เพราะถ้ามีปัญหาอะไรขึ้นมาจริงๆ จะได้มีหลักฐานหรือตามตัวพนักงานได้ถูกคนครับ 

ข้อสอง: การ จ่ายเงินเดือน ต้องมีหลักฐานที่ครบถ้วน

แม้ว่าการจัดการกำไรขาดทุนของธุรกิจจะใช้แค่การบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายก็เพียงพอ แต่สำหรับการใช้เป็นรายจ่ายทางด้านภาษีของกิจการ จำเป็นต้องมีหลักฐานการจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับได้ ดังนั้นการจ่ายเงินเดือนพนักงานก็ต้องมีหลักฐานพิสูจน์ที่ชัดเจนด้วย เจ้าของธุรกิจจึงควรเก็บเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น สลิปการโอนเงิน ทะเบียนการจ่ายเงินเดือน ฯลฯ 

ข้อสาม: การหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องไม่พลาด

อีกหนึ่งหน้าที่สำคัญของการจัดการเรื่องภาษีสำหรับพนักงานคือ การนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ซึ่งกรณีจ่ายเงินเดือนนั้นต้องคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามอัตราก้าวหน้า แล้วแบ่งตามคราวที่มีการจ่ายเงินเดือนไว้ให้ถูกต้อง ซึ่งถ้าเจ้าของธุรกิจมีโปรแกรมที่ช่วยคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายพนักงาน ก็จะทำให้สะดวกมากยิ่งขึ้นครับ 

ข้อสี่: อย่าลืมนำส่งประกันสังคมให้พนักงานด้วย

เมื่อกิจการเริ่มมีการจ้างพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป นายจ้างจะต้องเป็นผู้จัดทำประกันสังคมให้กับพนักงานทุกคน โดยเจ้าของธุรกิจต้องมีการขึ้นทะเบียนประกันสังคม (นายจ้าง) และดำเนินการขึ้นทะเบียนลูกจ้าง/ผู้ประกันตน เมื่อมีการจ้างลูกจ้างภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันเริ่มจ้างงาน และยื่นข้อมูลเงินนำส่งและเงินสมทบของพนักงานให้ถูกต้องด้วยครับ

อ่านบทความ ขั้นตอนการยื่นสิทธิประกันสังคม ที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ ต่อเลย

ข้อห้า: ศึกษากฎหมายแรงงานไว้บ้าง 

นอกจากการจัดการทั้งหมดที่ว่ามาแล้ว สิ่งที่นายจ้างต้องทำคือการศึกษาข้อมูลที่ถูกต้องตามกฎหมายเกี่ยวกับการจ้างแรงงาน ตั้งแต่เรื่องของการทำสัญญาจ้างแรงงาน กำหนดระยะเวลาการทำงาน การหยุดพักผ่อน วันลา เงินชดเชยต่างๆ รวมถึงการเลิกจ้างงานอย่างถูกต้องและไม่ผิดกฎหมาย เพื่อป้องกันปัญหาบานปลายจากการฟ้องร้องของลูกจ้างในอนาคตครับ 

เห็นไหมครับว่า การจ้างพนักงานสักคนหนึ่งที่ดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่ายนั้น มันมีระบบและการบริหารจัดการซ่อนอยู่มากมาย ไม่ใช่แค่อยากจะจ้างก็จ้างได้เหมือนการจ่ายค่าจ้างทั่วไปเป็นครั้งคราว ซึ่งถ้าหากเจ้าของธุรกิจต้องมีความรู้พื้นฐานในเรื่องนี้ และมีเครื่องมืออย่างโปรแกรมเงินเดือน ออนไลน์ FlowPayroll ช่วยเหลือให้สะดวกมากขึ้น ก็จะจัดการเรื่องต่างๆ เหล่านี้ได้ง่ายขึ้นอีกด้วยครับ ลองใช้งานกันได้ฟรี 30 วันที่นี่

เพราะพนักงานคือรากฐานของธุรกิจ อย่าลืมใส่ใจชีวิตพนักงานกันด้วยนะครับ