แล้ว Vendor Payment คืออะไร เกี่ยวข้องอย่างไรกับการจ่ายเงินให้คู่ค้าและการจัดการเจ้าหนี้ของธุรกิจ? มาทำความรู้จักความหมาย ขั้นตอนการทำ Vendor Payment เอกสารที่เกี่ยวข้อง รวมถึงวิธีบันทึกบัญชี เพื่อให้เข้าใจกระบวนการจ่ายเงินให้ Vendor ได้อย่างถูกต้อง

Vendor คืออะไร?

Vendor คือ ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการแก่ธุรกิจ ซึ่งอาจเป็นผู้ผลิต ผู้จัดจำหน่าย ผู้รับเหมา หรือผู้ให้บริการประเภทต่าง ๆ ที่ธุรกิจมีการซื้อสินค้าและบริการด้วย

ตัวอย่าง Vendor เช่น

• ผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน
• บริษัทให้บริการซอฟต์แวร์
• บริษัทรับทำการตลาด
• ผู้ให้บริการขนส่ง
• ผู้รับเหมาหรือผู้ให้บริการภายนอก

ในทางธุรกิจ คำว่า Vendor และ Supplier มักมีความหมายใกล้เคียงกัน และสามารถใช้เรียกคู่ค้าที่ธุรกิจซื้อสินค้าและบริการได้

Vendor Payment คืออะไร?

Vendor Payment คือ การชำระเงินให้กับผู้ขายหรือผู้ให้บริการ (Vendor) ตามรายการซื้อหรือค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจมีค้างจ่าย โดยมักเกิดขึ้นหลังจากธุรกิจได้รับสินค้า บริการ หรือใบแจ้งหนี้จากคู่ค้า และถึงกำหนดชำระตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้

ตัวอย่างเช่น 

บริษัท A ซื้อวัตถุดิบจากบริษัท B มูลค่า 50,000 บาท โดยตกลงชำระเงินภายใน 30 วัน บริษัท A จะต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้และเอกสารที่เกี่ยวข้อง จากนั้นดำเนินการอนุมัติและจ่ายเงินให้บริษัท B เมื่อครบกำหนด กระบวนการนี้เรียกว่า “Vendor Payment”

ดังนั้น หากอธิบายให้เข้าใจง่าย  ๆ 

Vendor Payment = กระบวนการจ่ายเงินให้คู่ค้าเพื่อชำระค่าสินค้าหรือบริการที่ธุรกิจซื้อมา

การจัดการ Vendor Payment ที่ดีไม่ได้หมายถึงเพียงการโอนเงินเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการตรวจสอบเอกสาร การติดตามวันครบกำหนด การบันทึกบัญชี และการเก็บหลักฐานการจ่ายเงินด้วย

Vendor Payment สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร?

การจัดการ Vendor Payment อย่างเป็นระบบช่วยให้ธุรกิจควบคุมการจ่ายเงินและติดตามเจ้าหนี้ได้ดีขึ้น โดยมีประโยชน์สำคัญดังนี้

1. ช่วยควบคุมกระแสเงินสด

ธุรกิจสามารถวางแผนได้ว่าต้องจ่ายเงินให้คู่ค้ารายใด จำนวนเท่าไร และเมื่อใด ทำให้สามารถเตรียมเงินสดไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่กำลังจะเกิดขึ้นได้

2. ลดปัญหาการจ่ายเงินล่าช้า

การติดตามวันครบกำหนดชำระช่วยลดโอกาสที่ธุรกิจจะลืมจ่ายเงินให้ Vendor ซึ่งอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับคู่ค้า หรือทำให้เสียสิทธิประโยชน์ตามเงื่อนไขการชำระเงิน

3. ลดความผิดพลาดในการจ่ายเงิน

ก่อนจ่ายเงินควรตรวจสอบชื่อ Vendor เลขที่ใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน และรายละเอียดบัญชีให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันปัญหาจ่ายเงินผิดคนหรือจ่ายเงินซ้ำ

4. ติดตามยอดเจ้าหนี้ได้ง่ายขึ้น

เมื่อบันทึกรายการซื้อและการชำระเงินอย่างเป็นระบบ ธุรกิจจะสามารถตรวจสอบได้ว่ายังมียอดค้างชำระกับ Vendor รายใดบ้าง

5. ทำให้ข้อมูลบัญชีเป็นปัจจุบัน

การบันทึกการชำระเงินหลังจากจ่ายจริงช่วยให้ยอดเจ้าหนี้และยอดเงินฝากธนาคารสอดคล้องกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นจริง

ขั้นตอนการทำ Vendor Payment มีอะไรบ้าง?

โดยทั่วไปกระบวนการ Vendor Payment สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนหลัก ๆ ตั้งแต่ได้รับเอกสารจากคู่ค้าไปจนถึงการบันทึกการชำระเงิน ดังนี้

1. รับและตรวจสอบเอกสารจาก Vendor

เมื่อได้รับสินค้าและบริการ ธุรกิจควรตรวจสอบเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี ว่าข้อมูลถูกต้องและเป็นรายการที่ธุรกิจได้สั่งซื้อจริงหรือไม่

2. ตรวจสอบยอดเงินและเงื่อนไขการชำระ

ตรวจสอบจำนวนเงิน รายละเอียดสินค้าและบริการ ภาษี รวมถึง Credit Term เช่น ชำระภายใน 30 วัน หรือ 60 วัน เพื่อให้ทราบยอดและวันที่ต้องชำระเงิน

3. บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้

เมื่อเอกสารถูกต้อง ธุรกิจจะบันทึกรายการซื้อหรือค่าใช้จ่าย และตั้งยอดเจ้าหนี้ตามจำนวนเงินที่ต้องชำระ

4. ใบเตรียมจ่าย

เมื่อถึงกำหนดชำระ ธุรกิจจะรวบรวมรายการเจ้าหนี้ที่ต้องจ่ายและจัดทำใบเตรียมจ่าย โดยระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น ชื่อ Vendor เลขที่เอกสาร ยอดเงินที่ต้องชำระ และวันที่ครบกำหนด เพื่อเตรียมเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ

5. ตรวจสอบและอนุมัติการจ่ายเงิน

ก่อนจ่ายเงิน ควรมีการจัดทำใบเตรียมจ่ายหรือใบสำคัญจ่ายอีกครั้ง เพื่อเป็นการตรวจสอบและสรุปยอดรายการจ่ายเงิน ทำให้ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบรายละเอียด แล้วความถูกต้องของยอดเงินที่โอน แล้วจึงกดโอนเงิน   

6. ชำระเงินให้ Vendor

เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจึงดำเนินการชำระเงิน เช่น โอนผ่านธนาคาร จ่ายด้วยเช็ค หรือช่องทางอื่นตามที่ตกลงกับ Vendor

7.บันทึกการชำระเงิน

หลังจากจ่ายเงินแล้ว ต้องบันทึกการชำระเงินเพื่อหักยอดเจ้าหนี้ ทำให้ทราบว่ายอดดังกล่าวได้รับการชำระเรียบร้อยแล้ว

8. ตรวจสอบรายการกับบัญชีธนาคาร

ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบรายการจ่ายเงินกับ Bank Statement เพื่อให้มั่นใจว่ารายการในบัญชีตรงกับเงินที่ออกจากธนาคารจริง

Vendor Payment ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับ Vendor Payment อาจแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจและกระบวนการจัดซื้อ แต่โดยทั่วไปอาจมีเอกสารดังนี้

• ใบเสนอราคา
• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
• ใบรับสินค้า/ใบรับบริการ
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
• ใบกำกับภาษี
• ใบสำคัญจ่ายหรือใบจ่ายชำระเงิน
• หลักฐานการโอนเงิน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีที่มีการหัก ณ ที่จ่าย

การจัดเก็บเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระบบช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย และช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหายเมื่อต้องตรวจสอบรายการบัญชี

Vendor Payment บันทึกบัญชีอย่างไร?

หากธุรกิจซื้อสินค้าและบริการเป็นเงินเชื่อ เมื่อเกิดรายการซื้อจะเกิด เจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) ขึ้นมา จากนั้นเมื่อถึงกำหนดและมีการจ่ายเงิน จึงตัดยอดเจ้าหนี้ออก

ตัวอย่างเช่น 

ธุรกิจซื้อบริการมูลค่า 10,000 บาท และมี VAT 7% รวมเป็นเงิน 10,700 บาท โดยยังไม่ได้ชำระเงินทันที

เมื่อบันทึกรายการซื้อ สามารถบันทึกได้ ดังนี้

เดบิต ค่าใช้จ่าย 10,000 บาท
เดบิต ภาษีซื้อ/ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด 700 บาท
เครดิต เจ้าหนี้การค้า 10,700 บาท

เมื่อชำระเงินให้ Vendor

เดบิต เจ้าหนี้การค้า 10,700 บาท
เครดิต เงินฝากธนาคาร 10,700 บาท

ทั้งนี้ การบันทึกบัญชีจริงควรพิจารณาตามลักษณะของธุรกรรมและเอกสารประกอบ รวมถึงหลักเกณฑ์ทางบัญชีและภาษีที่เกี่ยวข้อง

Vendor Payment มีวิธีการชำระเงินแบบไหนบ้าง?

ธุรกิจสามารถชำระเงินให้ Vendor ได้หลายวิธี โดยวิธีที่เลือกใช้ขึ้นอยู่กับข้อตกลงกับคู่ค้าและกระบวนการภายในบริษัท

1.โอนเงินผ่านธนาคาร

เป็นวิธีที่ธุรกิจนิยมใช้ เพราะสามารถตรวจสอบรายการย้อนหลังจาก Bank Statement และเก็บหลักฐานการโอนได้

2. เช็ค

เหมาะกับธุรกิจที่มีขั้นตอนอนุมัติการจ่ายเงินผ่านเช็ค โดยต้องมีการควบคุมและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

3. เงินสด

สามารถใช้กับค่าใช้จ่ายหรือการซื้อสินค้าบางประเภท แต่ควรมีเอกสารและหลักฐานประกอบการจ่ายเงินอย่างครบถ้วน

4. ระบบชำระเงินออนไลน์

ธุรกิจบางประเภทสามารถใช้ระบบ Payment หรือช่องทางออนไลน์เพื่อชำระเงินให้คู่ค้า ซึ่งช่วยลดขั้นตอนและเพิ่มความสะดวกในการทำรายการ

ปัญหาที่พบบ่อยในการทำ Vendor Payment

หากธุรกิจยังจัดการ Vendor Payment ด้วยเอกสารหรือ Spreadsheet หลายไฟล์ อาจพบปัญหา เช่น

• ลืมวันครบกำหนดชำระเงิน
• จ่ายเงินให้ Vendor ซ้ำ
• โอนเงินผิดจำนวน
• จ่ายเงินผิด Vendor
• เอกสารประกอบการจ่ายไม่ครบ
• หาหลักฐานการจ่ายเงินย้อนหลังได้ยาก
• ไม่ทราบว่ามียอดเจ้าหนี้ค้างชำระเท่าไร
• ยอดการจ่ายเงินไม่ตรงกับรายการในธนาคาร
• ต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำหลายครั้ง

ปัญหาเหล่านี้อาจดูเป็นเรื่องเล็ก แต่หากธุรกิจมี Vendor จำนวนมากและมีรายการซื้อเกิดขึ้นทุกวัน ก็สามารถเพิ่มภาระให้ทีมบัญชีและเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้

วิธีจัดการ Vendor Payment ให้มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจสามารถปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินให้ Vendor ได้ ดังนี้

1. กำหนดรอบการจ่ายเงิน

กำหนดวันที่หรือรอบการจ่ายที่ชัดเจน เพื่อให้ทีมบัญชีสามารถวางแผนและรวบรวมรายการที่ต้องจ่ายได้

2. ตรวจสอบเอกสารก่อนจ่าย

ตรวจสอบ Invoice, PO และเอกสารรับสินค้าให้ตรงกันก่อนอนุมัติการจ่าย

3. แยกผู้ทำรายการและผู้อนุมัติ

ช่วยเพิ่มความถูกต้องและลดความเสี่ยงจากการจ่ายเงินผิดพลาด

4.ติดตามวันครบกำหนดชำระ

จัดทำรายการเจ้าหนี้ที่กำลังจะครบกำหนด เพื่อให้สามารถเตรียมเงินและดำเนินการได้ตรงเวลา

5. จัดเก็บหลักฐานการจ่ายเงิน

เก็บใบจ่ายชำระเงินและหลักฐานการโอนเงินไว้ในระบบเดียวกัน เพื่อให้ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

6. ใช้ระบบบัญชีช่วยจัดการ

หากมีรายการซื้อและ Vendor จำนวนมาก การใช้ระบบบัญชีช่วยเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่การบันทึกค่าใช้จ่าย การตั้งเจ้าหนี้ ไปจนถึงการชำระเงิน จะช่วยลดการทำงานซ้ำและทำให้ติดตามสถานะได้ง่ายขึ้น

โปรแกรมบัญชีช่วยจัดการ Vendor Payment ได้สะดวกขึ้น

การจัดการ Vendor Payment ด้วยระบบบัญชีช่วยให้ธุรกิจเห็นข้อมูลตั้งแต่ต้นทางจนถึงการชำระเงิน โดยสามารถเชื่อมโยงกระบวนการ บันทึกค่าใช้จ่าย → เตรียมจ่าย → จ่ายเงิน → ตัดยอดเจ้าหนี้ → ตรวจสอบรายการธนาคาร ไว้ในระบบเดียว

สำหรับธุรกิจที่ต้องการลดงานเอกสารและการกรอกข้อมูลซ้ำ FlowAccount ช่วยจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้และการจ่ายเงินให้เป็นระบบมากขึ้น ตั้งแต่ติดตามยอดเจ้าหนี้ ตรวจสอบรายการที่ต้องชำระ ไปจนถึงทำใบจ่ายชำระเงินและบันทึกการจ่าย

นอกจากนี้ FlowAccount ยังสามารถจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ (Vendor) หรือผู้จำหน่ายผ่านธนาคารกสิกรไทยได้จาก FlowAccount ช่วยให้ธุรกิจส่งคำสั่งจ่ายไปยังระบบธนาคารได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์และนำไปอัปโหลดด้วยตัวเอง พร้อมติดตามสถานะการจ่ายเงินได้จากในระบบ

ดูวิธีจ่ายเงินผู้จำหน่าย (Vendor Payment) ผ่านกสิกรไทย ที่นี่

จึงช่วยให้ทีมบัญชีจัดการ Vendor Payment ได้สะดวกขึ้น และติดตามได้ว่า “ต้องจ่ายใคร จ่ายเท่าไร จ่ายเมื่อไร และจ่ายไปแล้วหรือยัง” โดยไม่ต้องไล่ตรวจสอบข้อมูลจากหลายไฟล์

Vendor Payment คือกระบวนการชำระเงินให้กับ Vendor หรือคู่ค้าของธุรกิจ ตั้งแต่การตรวจสอบเอกสารและยอดเจ้าหนี้ การอนุมัติการจ่าย การชำระเงิน ไปจนถึงการบันทึกบัญชีและตรวจสอบรายการธนาคาร

การจัดการ Vendor Payment อย่างเป็นระบบช่วยให้ธุรกิจ ลดความผิดพลาดในการจ่ายเงิน ติดตามเจ้าหนี้ได้ง่าย วางแผนกระแสเงินสดได้ดีขึ้น และตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้สะดวก โดยเฉพาะธุรกิจที่มีคู่ค้าและรายการซื้อจำนวนมาก การใช้ระบบบัญชีเข้ามาช่วยจัดการสามารถลดขั้นตอนการทำงานและเชื่อมโยงข้อมูลการจ่ายเงินกับบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ (FAQ) Vendor Payment

1. Vendor Payment คืออะไร?

ตอบ: Vendor Payment คือกระบวนการชำระเงินให้กับ Vendor หรือคู่ค้าของธุรกิจ โดยครอบคลุมตั้งแต่การตรวจสอบเอกสาร การอนุมัติ การจ่ายเงิน และการบันทึกการชำระเงินในบัญชี

2. Vendor คืออะไร?

ตอบ: Vendor คือผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการแก่ธุรกิจ เช่น Supplier วัตถุดิบ บริษัทขนส่ง ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ หรือผู้รับเหมาภายนอก

3. Vendor Payment กับ Accounts Payable ต่างกันอย่างไร?

ตอบ: Accounts Payable หมายถึงยอดหนี้ที่ธุรกิจต้องชำระให้คู่ค้า ส่วน Vendor Payment หมายถึงกระบวนการชำระเงินเพื่อเคลียร์ยอดหนี้ดังกล่าว

4. Vendor Payment ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง?

ตอบ: โดยทั่วไปอาจมีใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบจ่ายชำระเงิน และหลักฐานการชำระเงิน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกรรมและกระบวนการของแต่ละธุรกิจ

5. Vendor Payment บันทึกบัญชีอย่างไร?

ตอบ: เมื่อซื้อสินค้าและบริการเป็นเงินเชื่อ จะบันทึกเป็นเจ้าหนี้การค้า และเมื่อมีการชำระเงิน จะบันทึกตัดยอดเจ้าหนี้กับเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร โดยรายละเอียดการบันทึกขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกรรม

6. การจ่ายเงินให้ Vendor ต้องหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่?

ตอบ: ขึ้นอยู่กับประเภทของเงินได้ ผู้รับเงิน และเงื่อนไขตามกฎหมายภาษี การจ่ายค่าบริการบางประเภทอาจมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ธุรกิจจึงควรตรวจสอบเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการจ่ายเงิน