หลายธุรกิจอาจสงสัยว่าต้องมีเอกสารอะไรบ้างถึงจะครบตามที่กฎหมายกำหนด บทความนี้ FlowAccount รวบรวมเอกสาร HR ที่ต้องมีในแต่ละช่วงของการทำงาน พร้อมคำอธิบายสั้นของแต่ละรายการ และระยะเวลาจัดเก็บตามกฎหมายที่อัปเดตล่าสุด

เอกสาร HR คืออะไร?

เอกสาร HR คือ เอกสารทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์การจ้างงาน ตั้งแต่การสมัครงาน สัญญาจ้าง การบันทึกเวลาทำงาน การจ่ายค่าตอบแทน ไปจนถึงการสิ้นสุดการจ้างงาน บางส่วนเป็นเอกสารที่กฎหมายบังคับให้จัดทำ เช่น ทะเบียนลูกจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 และบางส่วนบริษัทจัดทำขึ้นเองเพื่อความเป็นระบบ เช่น แฟ้มประวัติพนักงานหรือแบบประเมินผลงาน 

พูดง่าย ๆ คือ เอกสาร HR เป็นหลักฐานที่บอกได้ว่าใครทำงานอะไร เริ่มงานเมื่อไหร่ ได้ค่าตอบแทนเท่าไหร่ และมีสิทธิ์อะไรบ้างตามกฎหมาย 

ทำไมเอกสาร HR จึงสำคัญต่อองค์กร

เอกสาร HR ถือเป็นหลักฐานทางกฎหมายเมื่อเกิดข้อพิพาท เช่น กรณีฟ้องร้องเรื่องค่าจ้างหรือการเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม หากไม่มีเอกสารรองรับ นายจ้างจะเสียเปรียบในการพิสูจน์ข้อเท็จจริงต่อศาลแรงงาน และการไม่จัดทำเอกสารที่กฎหมายบังคับ เช่น ทะเบียนลูกจ้างหรือบันทึกเวลาทำงาน ก็มีค่าปรับตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานโดยตรง

นอกจากนี้ เอกสาร HR ยังเป็นฐานข้อมูลให้การคำนวณเงินเดือน ภาษี และเงินสมทบประกันสังคมถูกต้อง และช่วยปกป้องสิทธิ์ของพนักงานเอง เช่น หนังสือรับรองการทำงานที่ใช้สมัครงานใหม่ หรือหนังสือรับรองเงินเดือนที่ใช้ขอสินเชื่อ

เอกสาร HR มีอะไรบ้าง?

FlowAccount ได้แบ่งเอกสารตามช่วงเวลาการทำงาน ออกเป็น 5 กลุ่ม ตั้งแต่ก่อนเริ่มงานจนถึงวันลาออก ดังนี้

1. เอกสารก่อนเริ่มงาน

เอกสารที่เกิดขึ้นในขั้นตอนสรรหาและคัดเลือก ก่อนที่ผู้สมัครจะกลายเป็นพนักงาน ซึ่งจะมีดังนี้

• ใบสมัครงาน คือ แบบฟอร์มให้ผู้สมัครกรอกประวัติส่วนตัว การศึกษา และประสบการณ์ เพื่อคัดกรองเบื้องต้น
• เรซูเม่ คือ สรุปประวัติการทำงานและทักษะ มักใช้แทนหรือประกอบใบสมัครงาน
• Portfolio คือ ผลงานที่ผ่านมา ใช้ประกอบการพิจารณาโดยเฉพาะตำแหน่งที่เน้นความคิดสร้างสรรค์
• หนังสือยินยอมเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA Consent) ให้ผู้สมัครยินยอมก่อนเก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
• ผลสัมภาษณ์ คือ บันทึกคะแนนและความเห็นของผู้สัมภาษณ์ ใช้เปรียบเทียบผู้สมัครและอ้างอิงย้อนหลัง
• หนังสือเสนอการจ้างงาน (Offer Letter) ระบุตำแหน่ง เงินเดือน และเงื่อนไขการจ้างที่เสนอก่อนเริ่มงานจริง

2. เอกสารวันเริ่มงาน 

เอกสารที่ต้องจัดเก็บให้ครบตั้งแต่วันแรก เพื่อทำสัญญาจ้าง ขึ้นทะเบียนประกันสังคม และยื่นภาษีให้ถูกต้อง หากเป็นการจ้างพนักงานคนแรกของบริษัท นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนกับกองทุนเงินทดแทนควบคู่กับประกันสังคมภายใน 30 วันด้วย ดังนี้

• สัญญาจ้างงาน ที่ระบุตำแหน่ง เงินเดือน วันเริ่มงาน และเงื่อนไขการจ้างที่ตกลงกันทั้งสองฝ่าย
• ทะเบียนลูกจ้าง (แบบ คร.11) สำหรับนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ต้องจัดทำภายใน 15 วันหลังรับพนักงานเข้าทำงาน ตามมาตรา 112 พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน
• สำเนาบัตรประชาชน ใช้ยืนยันตัวตนและขึ้นทะเบียนประกันสังคม
• สำเนาทะเบียนบ้าน ใช้ประกอบการขึ้นทะเบียนประกันสังคมและยื่นภาษี
• สำเนาบัญชีธนาคาร ใช้สำหรับโอนเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงาน
• สำเนาวุฒิการศึกษา ใช้ยืนยันคุณสมบัติตามที่ระบุไว้ตอนสมัครงาน
• รูปถ่าย ใช้ทำบัตรพนักงานและบันทึกประวัติในระบบ
• แบบแจ้งข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ที่อยู่ ผู้ติดต่อฉุกเฉิน และข้อมูลอื่นที่ HR ต้องมีไว้อ้างอิง
• เอกสารขึ้นทะเบียนประกันสังคม (สปส. 1-03) โดยต้องยื่นภายใน 30 วันหลังรับพนักงานเข้าทำงาน
• เอกสารภาษี เช่น แบบ ล.ย.01 เป็นแบบแจ้งรายการเพื่อหักลดหย่อนภาษี ที่พนักงานยื่นให้นายจ้างใช้คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย

3. เอกสารระหว่างการทำงาน

เอกสารที่เกิดขึ้นต่อเนื่องตลอดช่วงที่พนักงานทำงานอยู่ ทั้งเรื่องการลา OT และความเปลี่ยนแปลงต่างๆ 

• แบบฟอร์มลางาน ใช้แจ้งและขออนุมัติการลาแต่ละประเภทตามสิทธิที่กฎหมายและบริษัทกำหนด
• บันทึกเวลาทำงาน สำหรับนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปต้องจัดทำเอกสารเวลาทำงานและค่าจ้าง/OT ตามมาตรา 114 ธุรกิจที่มีพนักงานน้อยกว่านี้ก็ควรมีไว้เป็นหลักฐานเช่นกัน
• หนังสืออนุมัติ OT คือ หลักฐานการอนุมัติทำงานล่วงเวลาก่อนเกิดขึ้นจริง ใช้อ้างอิงตอนคำนวณค่าล่วงเวลา
• หนังสือเปลี่ยนตำแหน่ง สำหรับแจ้งการเลื่อนตำแหน่ง โยกย้าย หรือเปลี่ยนหน้าที่งาน
• หนังสือปรับเงินเดือน สำหรับแจ้งอัตราเงินเดือนใหม่และวันที่มีผล
• หนังสือเตือน คือ บันทึกการกระทำผิดวินัย ใช้เป็นหลักฐานหากต้องเลิกจ้างในอนาคต
• หนังสือชมเชย คือ บันทึกผลงานหรือพฤติกรรมที่โดดเด่น ใช้ประกอบการพิจารณาโบนัสหรือเลื่อนตำแหน่ง
• แบบประเมินผลงาน ใช้ผลประเมินตามรอบที่บริษัทกำหนด เช่น รายไตรมาสหรือรายปี
• เอกสารฝึกอบรม คือ บันทึกหลักสูตร วันที่ และผลการอบรมของพนักงาน

4. เอกสารด้านเงินเดือน

เอกสารกลุ่มนี้เกี่ยวข้องกับเงินโดยตรง ต้องออกให้ถูกต้องและตรงเวลาตามกำหนดของสรรพากรและประกันสังคม 

• สลิปเงินเดือน แจ้งรายละเอียดเงินได้และรายการหักในแต่ละรอบจ่าย
• หนังสือรับรองเงินเดือน ยืนยันรายได้ ใช้ขอสินเชื่อ วีซ่า หรือสมัครงานใหม่
• รายงานค่าจ้าง สรุปยอดจ่ายค่าจ้างทั้งหมด เป็นหลักฐานที่ต้องเก็บตามมาตรา 115
• เอกสารโบนัส ระบุเงื่อนไขและจำนวนโบนัสที่จ่ายให้พนักงาน
• เอกสารหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1 / ภ.ง.ด.1ก) โดย ภ.ง.ด.1 ต้องยื่นรายเดือนผ่านช่องทางออนไลน์ (e-Filing) เท่านั้น ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ส่วน ภ.ง.ด.1ก สรุปรายปีภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป
• หนังสือรับรองการหักภาษี (50 ทวิ) ออกให้พนักงานภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป
• รายงานเงินสมทบประกันสังคม (สปส. 1-10) ยื่นสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป เป็นเอกสารบังคับที่ต้องยื่นทุกเดือนคู่กับการจ่ายเงินเดือน
• แบบแสดงค่าจ้างประจำปีกองทุนเงินทดแทน (กท.20 ก) สรุปค่าจ้างจริงที่จ่ายทั้งปี ยื่นภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป เพื่อคำนวณเงินสมทบกองทุนเงินทดแทนที่ต้องจ่ายเพิ่มหรือได้คืนตามใบแจ้งประเมิน (กท.26 ก และ กท.25 ค) ชำระส่วนต่างภายในวันที่ 31 มีนาคม

5. เอกสารเมื่อลาออก

เอกสารที่ต้องจัดทำเมื่อพนักงานพ้นสภาพ ไม่ว่าจะลาออกเองหรือถูกเลิกจ้าง เพื่อปิดกระบวนการจ้างงานให้ถูกต้อง 

• หนังสือลาออก แจ้งความจำนงลาออกและวันสุดท้ายที่ทำงาน
• หนังสือรับรองการทำงาน นายจ้างต้องออกให้ตามที่ลูกจ้างร้องขอ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 ห้ามระบุสาเหตุพ้นสภาพเว้นแต่ลูกจ้างยินยอม
• แบบฟอร์มคืนทรัพย์สินบริษัท ตรวจรับทรัพย์สิน เช่น โน้ตบุ๊กหรือบัตรพนักงาน ก่อนพ้นสภาพ
• เอกสารเคลียร์ค่าใช้จ่าย ตรวจสอบยอดเบิกจ่ายหรือหนี้คงค้างก่อนจ่ายเงินงวดสุดท้าย
• หนังสือเลิกจ้าง (กรณีบริษัทเป็นผู้เลิกจ้าง) ระบุเหตุผลและวันที่มีผลเลิกจ้างตามที่กฎหมายกำหนด
• เอกสารจ่ายค่าชดเชย (ถ้ามี) คำนวณตามอายุงาน ตามอัตราในมาตรา 118
• แบบแจ้งพ้นสภาพผู้ประกันตน (สปส. 6-09) ต้องแจ้งสำนักงานประกันสังคมภายใน 15 วันหลังพนักงานพ้นสภาพ เป็นเอกสารบังคับคู่กับการแจ้งเข้าตอนรับพนักงาน

วิธีจัดเก็บเอกสาร HR ให้เป็นระบบ

สำหรับวิธีจัดเก็บเอกสาร ขอแนะนำการแยกแฟ้มเอกสารตามพนักงานแต่ละคน และแยกหมวดหมู่ตามช่วงการจ้างงาน เพื่อไม่ให้เอกสารกองปนกันจนหาไม่เจอ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้ชัดเจน เพราะข้อมูลอย่างเงินเดือนหรือสำเนาบัตรประชาชนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องปกป้องตาม PDPA และควรกำหนดระยะเวลาจัดเก็บของเอกสารแต่ละประเภทไว้ล่วงหน้า เพื่อไม่เก็บนานเกินความจำเป็นหรือทำลายเร็วเกินไปจนขาดหลักฐาน หากเป็นไปได้ การแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ออนไลน์พร้อมระบบสำรองข้อมูลจะช่วยลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหายหรือถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต 

ปัญหาที่พบเมื่อจัดการเอกสาร HR แบบเดิม

หาเอกสารไม่เจอ  แฟ้มกระดาษกระจัดกระจายตามแผนกหรือสูญหายตอนย้ายออฟฟิศ ทำให้เสียเวลาค้นหาเมื่อพนักงานขอเอกสารหรือถูกตรวจแรงงาน

ตัวเลขไม่ตรงกัน คำนวณด้วย Excel ที่สูตรไม่อัปเดต ทำให้ภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่ตรงกับสลิปเงินเดือน

ลืมแจ้งหน่วยงานราชการ ลืมขึ้นทะเบียนหรือแจ้งพ้นสภาพประกันสังคมภายในกำหนด เสี่ยงถูกปรับและกระทบสิทธิ์พนักงาน

FlowAccount ช่วยให้การจัดการเอกสาร HR ง่ายขึ้น

FlowAccount Payroll ช่วยจัดเก็บประวัติพนักงานและแผนกทั้งหมดไว้ในที่เดียว พร้อมคำนวณเงินเดือนเพื่อจ่ายภาษี และประกันสังคม ออกสลิปเงินเดือน 50 ทวิ ออนไลน์ พร้อมทั้งส่งให้พนักงานผ่านอีเมลได้ทันที เมื่อรันเงินเดือนเสร็จ ตัวเลขค่าใช้จ่ายพนักงานจะบันทึกบัญชีต่อเนื่องโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ ทำให้เอกสารด้านเงินเดือนของ HR และงบการเงินตรงกันเสมอ 

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เอกสาร HR

1. เอกสารพนักงาน กับเอกสาร HR ต่างกันอย่างไร?

ตอบ: เอกสารพนักงาน หมายถึงเอกสารส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคน เช่น สำเนาบัตรประชาชนหรือใบลา 

ส่วนเอกสาร HR มีความหมายกว้างกว่า เพราะครอบคลุมทั้งเอกสารรายบุคคลและเอกสารเชิงระบบขององค์กร เช่น ทะเบียนลูกจ้างหรือรายงานเงินสมทบประกันสังคมที่เป็นภาพรวมทั้งบริษัท 

2. เอกสาร HR ต้องเก็บไว้นานกี่ปี

ตอบ:

ประเภทเอกสาร	ระยะเวลาจัดเก็บขั้นต่ำ	อ้างอิงกฎหมาย
ทะเบียนลูกจ้าง และเอกสารค่าจ้าง/OT/ค่าทำงานวันหยุด	อย่างน้อย 2 ปี นับจากวันสิ้นสุดการจ้างหรือวันจ่ายเงิน	มาตรา 115 พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน
เอกสารภาษี (ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.1ก, 50 ทวิ)	5 ปี	ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3
เอกสารประกันสังคม	5 ปี	พ.ร.บ. ประกันสังคม
สัญญาจ้างงาน	อย่างน้อย 2 ปีหลังสิ้นสุดสัญญา (แนะนำเก็บ 5 ปี)	อายุความตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์
เอกสารความยินยอม PDPA	ตลอดระยะเวลาที่ยังมีฐานในการประมวลผลข้อมูล	พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

หากมีข้อพิพาทแรงงานหรือมีการฟ้องร้อง ต้องเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้จนกว่าจะมีคำพิพากษาถึงที่สุด แม้เกินระยะเวลาขั้นต่ำที่กำหนดไว้ก็ตาม

3. ธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องมีเอกสาร HR หรือไม่?

ตอบ: จำเป็น แต่ระดับความเข้มข้นต่างกันตามขนาดธุรกิจ โดยสิทธิพื้นฐาน เช่น ค่าจ้าง วันลา ค่าล่วงเวลา และค่าชดเชย คุ้มครองลูกจ้างทุกคนตั้งแต่นายจ้างมีลูกจ้างเพียง 1 คน แต่เอกสารเชิงระบบอย่างทะเบียนลูกจ้าง (มาตรา 112) เอกสารค่าจ้าง/OT (มาตรา 114) และข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน (มาตรา 108) จะเป็นข้อบังคับตามกฎหมายเมื่อมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ธุรกิจที่มีพนักงานน้อยกว่านั้นจึงยังไม่ต้องจัดทำตามกฎหมาย แต่ควรมีสัญญาจ้างและสลิปเงินเดือนไว้เป็นหลักฐานพื้นฐาน 

4. การเก็บเอกสาร HR แบบดิจิทัลดีกว่าแบบกระดาษอย่างไร?

ตอบ: ลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหายหรือชำรุด ค้นหาได้เร็วกว่า กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ละเอียดกว่าซึ่งสอดคล้องกับ PDPA และสำรองข้อมูลได้ ทำให้เมื่อถูกตรวจสอบหรือพนักงานร้องขอเอกสารสามารถดึงออกมาได้ทันที 

5. ระบบ HR ช่วยจัดการเอกสาร HR ได้อย่างไร?

ตอบ: ระบบ HR และเงินเดือนออนไลน์ รวมข้อมูลพนักงาน เวลาทำงาน การลา และการจ่ายเงินเดือนไว้ในที่เดียว ทำให้เอกสารที่เกี่ยวข้องกัน เช่น สลิปเงินเดือน แบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคม ถูกสร้างจากข้อมูลชุดเดียวกันโดยอัตโนมัติ ลดโอกาสตัวเลขไม่ตรงกันจากการคีย์ซ้ำหลายที่ได้