โรงแรมขนาดเล็กหรือว่า “โฮสเทล” เป็นเพื่อนรู้ใจสำหรับนักเดินทางมาตั้งแต่ไหนแต่ไร แต่การทำโรงแรมเล็กๆ น่ารักๆ นั้นไม่ใช่แค่การสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับนักเดินทางเท่านั้น แต่เจ้าของธุรกิจเองก็จะต้องทำความเข้าใจเรื่องบัญชีไปในระหว่างทางที่ทำธุรกิจด้วย เสมือนว่างานบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของการเดินทาง ที่เจ้าของธุรกิจต้องพิชิตให้ได้ทุกขั้นตอนจนกว่าจะถึงจุดหมายปลายทางที่วางไว้ 

 

ตอนนี้ถ้าใครกำลังสงสัยว่า เอ๊ะ… แล้วเราต้องมีความรู้เรื่องบัญชีโรงแรมอะไรบ้างในระหว่างทางที่ทำธุรกิจนี้ เตรียมตัวแพ็กกระเป๋าแล้วออกเดินทางไปพร้อมกันเลยค่ะ

 

 

1. เริ่มก่อสร้างโรงแรม 

 

โรงแรมสวยๆ โฮสเทลที่น่าอยู่ต้องเริ่มต้นตั้งแต่การออกแบบและก่อสร้าง รวมถึงการเลือกสรรเฟอร์นิเจอร์ของตกแต่งเข้ามาวางไว้ในโรงแรม

 

ไม่ว่าจะสร้างตึกทั้งตึก ตกแต่งต่อเติม หรือว่าซื้อตู้ โต๊ะ เตียงมาใส่ในโรงแรม ทั้งหมดนี้ในทางบัญชี เราเรียกว่า สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ประเภท “ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์” ซึ่งเราเองก็ต้องใส่ใจในการทำบัญชีเพื่อให้มีข้อมูลอย่างครบถ้วนค่ะ

 

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กหรือโฮสเทลต้องรู้เรื่องบัญชีตอนเริ่มก่อสร้าง เราขอแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลักๆ คือ 

 

• เอกสารการสร้างโรงแรมที่ต้องเก็บให้ครบถ้วน 

เริ่มตั้งแต่การออกแบบ ก่อสร้าง ตกแต่ง ไปจนถึงเสร็จกระบวนการ อย่างน้อยเจ้าของธุรกิจต้องรวบรวมเอกสารเหล่านี้ในนามธุรกิจไว้

• สัญญาออกแบบ
• สัญญาก่อสร้าง
• ใบแจ้งหนี้จากผู้รับเหมา
• ใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเหมา
• ใบส่งมอบงาน
• หลักฐานการชำระเงินแต่ละงวด

เอกสารทั้งหมดนี้นักบัญชีต้องใช้ในการบันทึกบัญชีให้เรียบร้อย เพราะข้อดีของการบันทึกบัญชีอย่างครบถ้วน มันช่วยทำให้เรารับรู้ค่าใช้จ่ายที่เรียกว่า “ค่าเสื่อมราคา” ได้อย่างถูกต้อง และยังใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ด้วยนะ

 

ถ้าอยากรู้ว่าค่าเสื่อมราคา คืออะไร ลองอ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่นี่เลย จัดการสินทรัพย์ และ บันทึกค่าเสื่อมราคา

 

• ประเมินอายุการใช้งานของสินทรัพย์

ตึก โต๊ะ ตู้ เตียง ที่เราลงทุนไว้ย่อมมีอายุการใช้งาน หรือว่าการให้ประโยชน์จำกัด และอายุการให้ประโยชน์นี่แหละก็เป็นองค์ประกอบสำคัญในการคิดค่าเสื่อมราคาทางบัญชีค่ะ เจ้าของธุรกิจต้องพยายามบอกนักบัญชีให้ได้ว่าสินทรัพย์แต่ละชิ้นที่ซื้อเข้ามามีอายุการใช้งานเท่าไร เช่น

• ตึก อายุ 20 ปี
• เตียง อายุ 10 ปี
• โซฟา อายุ 5 ปี

ถ้าบางครั้งระบุอายุการใช้งานยากนัก เราอาจให้ช่างหรือผู้รับเหมาช่วยประเมินอายุการใช้งานให้ก็ได้

พอเราระบุอายุการใช้งานของสินทรัพย์แต่ละชิ้นได้ รับรองว่านักบัญชีจะช่วยคำนวณค่าใช้จ่ายสำคัญอย่างค่าเสื่อมราคาให้เราได้เป๊ะเวอร์เลยค่ะ และงบการเงินก็จะสะท้อนกำไรขาดทุนจริงๆ ของโรงแรมเราได้เช่นกัน

 

2. เริ่มมีพนักงาน

 

พอก่อสร้างเสร็จ เส้นทางเจ้าของธุรกิจต้องเดินทางไปยังจุดหมายต่อไป เมื่อเริ่มกิจการเราต้องจ้างพนักงานโรงแรมจำนวนมากเข้ามาช่วยงาน เพราะเราเองคงทำโรงแรมหรือโฮสเทลด้วยตัวคนเดียวไม่ได้ จริงไหมคะ

 

เงินเดือนพนักงานทุกคนถือเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจที่เกิดขึ้นเป็นประจำ แถมยังก้อนใหญ่เสียด้วย สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้เกี่ยวกับเงินเดือนพนักงาน คือ ต้องจัดประเภทค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง โดยระบุให้ได้ว่าอะไรเป็นต้นทุนธุรกิจ และค่าใช้จ่ายในการบริหาร

 

ตัวอย่างเช่น

• พนักงานต้อนรับ พนักงานทำความสะอาด หรือใครก็ตามที่ต้องดูแลลูกค้า เราอาจจัดเป็นค่าใช้จ่ายประเภท ต้นทุนธุรกิจ
• ส่วนพนักงานหลังบ้านอื่นๆ เช่น นักบัญชี ก็ถือเป็น ค่าใช้จ่ายในการบริหาร

 

พอเราจัดประเภทค่าใช้จ่ายได้เหมาะสม เจ้าของธุรกิจเองก็สามารถวิเคราะห์กำไรหลังจากต้นทุนธุรกิจจริงๆ และกำไรหลังจากการบริหารได้ง่ายยิ่งขึ้น

 

3. เริ่มมีรายได้ของโฮสเทล

 

ตึกก็พร้อม พนักงานก็พร้อม ถัดมารายได้ต้องเข้าแล้วละ เรื่องรายได้ของโฮสเทล/โรงแรมมีวิธีการทางบัญชีต่างจากธุรกิจบริการอื่นๆ แบบนี้ ปกติแล้วโรงแรมมักเรียกรับเงินมัดจำจากลูกค้าก่อน เช่น จ่ายมัดจำก่อน 50% แล้วเข้าพักมาจ่ายเพิ่ม 50% 

 

ฉะนั้น วิธีการออกเอกสารทางบัญชีโรงแรมก็จะมี 2 ขั้นตอน คือ

1. รับเงินมัดจำ
2. รับเงินส่วนที่เหลือ

 

โปรแกรมทางบัญชี FlowAccount ช่วยเจ้าของธุรกิจออกใบแจ้งหนี้และรับเงินแบบมีเงินมัดจำได้ง่ายๆ ด้วยฟังก์ชั่นมัดจำใบเสร็จรับเงิน หรือแบ่งรับชำระ อ่านเพิ่มเติมได้ที่  https://flowaccount.com/blog/deposit/

 

 

ข้อดีของการใช้โปรแกรมบัญชีมาช่วย คือ เจ้าของธุรกิจไม่ต้องมานั่งจดนั่งจำว่าใครจ่ายเงินมัดจำมาแล้วบ้าง และเหลือจำนวนเงินที่ต้องจ่ายชำระเท่าใดในวันเข้าพัก เพียงแค่ Search ชื่อลูกค้าเราก็เช็กข้อมูลได้ภายในพริบตา

 

4. ทำโปรโมชั่นส่วนลดห้องพัก

 

พอมีรายได้แล้ว เราก็คงไม่หยุดเพียงเท่านี้ ยิ่งอยากมีรายได้มาก ยิ่งต้องทำการตลาด และโปรโมชั่นให้ลูกค้าสนใจ เช่น จองวันนี้ ฟรีอัปเกรดห้องพักจากราคา หรือส่วนลดเมื่อพักระยะยาว เป็นต้น ซึ่งขั้นตอนในการออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า ก็ควรจะระบุส่วนลดให้ชัดเจน 

 

อ่านขั้นตอนการเพิ่มส่วนลดท้ายใบเสร็จรับเงินได้ที่: รายการปรับลดท้ายใบเสร็จรับเงิน

 

ยกตัวอย่างเช่น 

ห้องพัก Standard ราคา 1,000 บาท จองวันนี้ฟรีอัปเกรดเป็นห้องพัก Superior ราคา 1,500 บาท เวลาที่ออกใบเสร็จรับเงิน ควรจะแสดงจำนวนส่วนลดจากโปรโมชั่นให้ชัดเจน เช่น

 

ยอดราคาห้องพักแบบ Superior ราคา 1,500 บาท หักด้วยส่วนลดจำนวน 500 บาท เหลือจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องจ่ายสุทธิ 1,000 บาท

 

 

ในฝั่งของบัญชีเอง จะแสดงรายได้ในงบกำไรขาดทุน 1,500 บาท และส่วนลดอีก 500 บาท เหลือเป็นรายได้สุทธิ 1,000 บาท ซึ่งการแสดงส่วนลดแยกออกมาต่างหากนั้น ทำให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่าเราทำโปรโมชั่นส่วนลดไปจำนวนเท่าใดในเดือนหรือในปี แล้วไปวิเคราะห์ต่อว่าส่วนลดที่เราทำโปรโมชั่นเหล่านี้กระตุ้นยอดขายได้จริงหรือไม่

 

ทั้ง 4 ข้อนี้เป็น Journey เริ่มต้นของเจ้าของธุรกิจโรงแรมขนาดเล็ก ที่ต้องเรียนรู้เรื่องบัญชีไปตลอดระยะเวลาการทำธุรกิจ และคอยเฝ้าดูให้ธุรกิจเติบโตไปพร้อมกับการสร้างประสบการณ์ดีๆ ให้กับผู้มาเยือน การใช้โปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ นั้นก็สำคัญและสามารถช่วยให้งานบัญชีของธุรกิจนั้นง่ายขึ้น

 

 สุดท้ายแล้ว เราจะพาธุรกิจไปถึง “จุดหมายปลายทาง” ได้ไหม ก็ขึ้นอยู่กับว่าเราเก็บเกี่ยวความรู้ระหว่างทางไปได้มากน้อยเพียงใดนั่นเองค่ะ