หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คืออะไร

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย

 
 
สวัสดีครับ หลังจากบทความครั้งก่อนมีการพูดถึงประเภทหัก ณ ที่จ่ายที่พบบ่อยไปแล้ว ในบทความผมจึงอยากมาแนะนำเอกสารสำคัญที่ต้องออกทุกครั้งที่มีการหัก ณ ที่จ่ายกันครับ เอกสารนั้นเรียกว่า “ หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ”

 
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ผู้จ่ายเงินที่มีหน้าที่หัก ณ ที่จ่าย ออกให้ผู้รับเงินเมื่อได้ทำการหักเงินบางส่วนไว้ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร โดยหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายนี้ต้องออกให้แก่ผู้รับเงิน 2 ฉบับที่มีข้อความตรงกัน โดยต้องมีข้อความด้านบนของหนังสือรับรองแต่ละฉบับดังนี้

  • ฉบับที่ 1 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใช้แนบพร้อมกับแสดงรายการ”
  • ฉบับที่ 2 มีข้อความว่า “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐาน”

โดยมีกำหนดเวลาในการออก หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ดังนี้ครับ

  1. กรณีเงินเดือน ค่าจ้าง ค่านายหน้า บำเหน็จ (เงินได้มาตราที่ 40(1) (2)) ให้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ ของปีถัดจากปีที่มีการหัก ณ ที่จ่าย หรือภายใน 1 เดือนนับตั้งแต่วันที่ผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายออกจากงานในระหว่างปีภาษี
  2. กรณีจ่ายเงินได้อื่น ๆ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา เป็นต้น (เงินได้ตามมาตรา 40(3) (4) (5) (6) (7) หรือ (8)) ให้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายทันทีทุกครั้งที่มีการหัก ณ ที่จ่าย

วิธีการจัดทำหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย

  1. จัดทำเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ ในกรณีที่จัดทำเป็นภาษาต่างประเทศอื่นต้องมีคำแปลภาษาไทยกำกับ ส่วนตัวเลขที่ใช้สามารถใช้ได้ทั้งเลขไทยและเลขอารบิค
  2. ต้องจัดทำสำเนาคู่ฉบับ ซึ่่งเป็นฉบับที่ 3 นอกเหนือจากฉบับที่ 1 และ 2 ที่ออกให้ผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายไป เพื่อใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่ได้ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ไปแล้วแต่ชำรุดหรือสูญหาย ให้ผู้ที่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายออกใบแทนหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายได้ โดยถ่ายสำเนาฉบับที่ 3 และใส่ข้อความว่า “ใบแทน” ไว้ด้านบนของเอกสาร และมีการลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทนไว้เป็นหลักฐานด้วย
  3. ระบุประเภทของเงินได้พึงประเมินที่ถูกหัก ณ ที่จ่ายในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
  4. ในกรณีที่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายจากเงินได้พึงประเมินประเภทเงินเดือน แล้วมีการหักเงินเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ กองทุนประกันสังคม กองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ (กบข.) และกาองทุนสงเคราะห์ตามกฎหมายว่าด้วยโรงเรียนเอกชน สามารถระบุจำนวนเงินที่หักเข้ากองทุนดังกล่าวในแต่ละปีในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายได้
  5. การลงชื่อของผู้มีหน้าที่หัก ณ ที่จ่ายในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย สามารถทำได้ทั้งประทับตรายางและลงลายมือชื่อจริง หรือพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ที่มีการเก็บลายมือชื่อไว้แล้วก็ได้

สำหรับการกรอกข้อมูลในหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ต้องกรอกให้อ่านเข้าใจง่ายซึ่งสามารถทำได้ทั้งการเขียนและการพิมพ์ และผู้จ่ายเงินต้องทำเครื่องหมาย ✔ ลงในช่อง ロว่าเป็น (1) หัก ณ ที่จ่าย (2)ออกให้ตลอดไป (3)ออกให้ครั้งเดียว (4) อื่น ๆ (ระบุ)………………………………..

 

ในส่วนของการลงลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน ต้องระบุข้อความดังนี้

  1. ลงลายมือชื่อผู้จ่ายเงินหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
  2. ระบุวัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
  3. ประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี)

สำหรับการออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ด้วยวิธีง่าย ๆ

สามารถทำได้เพียงแค่ใช้เมนูหัก ณ ที่จ่ายใน FlowAccount ดังตัวอย่างต่อไปนี้ครับ

 
สมมติว่าผมมีการตกลงทำสัญญาโฆษณากับบริษัทแห่งหนึ่งด้วยราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 53,500 บาท สามารถออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายได้โดย

 
วิธีออกหนังสือหัก ณ ที่จ่าย

 

  1. กรอกรายละเอียดชื่อ ที่อยู่บริษัท ที่ผมต้องจ่ายค่าโฆษณาให้ ซึ่งต้องกรอกให้ถูกต้องตามที่บริษัทนั้นจดทะเบียนไว้ครับ
  2. ระบุวันที่ที่ทำการหัก ณ ที่จ่าย
  3. เลือกแบบที่ใช้ ในกรณีนี้ผมจ่ายค่าโฆษณาให้บริษัท เลือกแบบ ภงด.53 ครับ ถ้าเป็นการหักบุคคลธรรมดาเลือก ภงด.3 ครับ
  4. ระบุประเภทเงินได้ที่ต้องการหัก ณ ที่จ่าย ในกรณีนี้ผมระบุเป็นค่าโฆษณาครับ
  5. ระบุจำนวนเงินตามสัญญาโฆษณา ความจริงแล้วการคำนวณยอดหัก ณ ที่จ่ายต้องคำนวณจากยอดก่อนภาษีมูลค่าเพิ่มนะครับ แต่ถ้าใช้ FlowAccount กรอกยอดที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มได้เลยครับ แล้วคลิกเลือก “รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม” เดี๋ยวระบบจะคำนวณถอดภาษีมูลค่าเพิ่มให้เราเองครับ
  6. เลือกอัตราภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย ในกรณีนี้ผมหักค่าโฆษณา 2% ครับ สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมของเปอร์เซ็นต์ของแต่ละประเภทค่าบริการได้จากบทความ ประเภทหัก ณ ที่จ่าย ที่พบบ่อย ครับ
  7. สั่งพิมพ์ 2 ฉบับให้ผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายครับ ระบบจะบันทึกให้อัตโนมัติ

เพียงเท่านี้ก็จะได้หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ผู้รับเงินจากเรา และมีสำเนาฉบับที่ 3 ไว้ในระบบของเราด้วยครับ

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

มั่นใจด้วยผู้ประกอบการกว่า 40,000 ราย
ที่ใช้โปรแกรมบัญชี คลาวด์ ของเราเริ่มต้นธุรกิจ สมัครเลย!

You may also like