สำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องในการทำธุรกิจนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยครับ และ เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ก็เป็นเรื่องต้องทำให้ถูกต้องเช่นกัน เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการใช้จ่ายนั้นๆ

หลายครั้งที่ไม่สามารถหาหลักฐานมาประกอบการจ่ายค่าใช้จ่ายได้ ทั้งๆ ที่เป็นการจ่ายเพื่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการโดยเฉพาะครับ

แต่ในความเป็นจริงแล้วหากพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกิดขึ้นเพื่อกิจการจริง กรมสรรพากรก็มีแนวทางให้ปฏิบัติให้ถูกต้องได้

วันนี้ FlowAccount จะมาแนะนำเอกสารที่ระบุอยู่ใน “คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” ของกรมสรรพากร เพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้อย่างถูกต้องครับ

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการจริง แต่ไม่มีหลักฐานการรับเงินเพียงพอ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ แยกเป็นกรณีดังนี้

ให้เราอ่านให้ฟัง

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ

1. ใบรับเงิน

กรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ) ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน ต้องมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิค และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศก็ให้มีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ ต้องมีรายละเอียดดังนี้

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
• ชื่อของผู้ออกใบรับเงิน
• เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
• วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
• จำนวนเงินที่ได้รับ
• ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
• ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อซึ่งขายสินค้าประเภทเดียวกันต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน

 

 

 

(ดาวน์โหลด ใบรับเงิน)
หรือจะใช้เป็น “ใบเสร็จรับเงิน” ที่ออกจากระบบ FlowAccount ก็ได้เช่นกันนะครับ

 

 

2. ใบสำคัญรับเงิน

กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน และยินยอมให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สามารถใช้เอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” ได้ครับ

 

 

 

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญรับเงิน)

 

 

3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

กรณีจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ตเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ จำเป็นต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินนั้น ก็สามารถใช้เอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ได้เช่นกันครับ

 

 

( ดาวน์โหลด ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน )

 

 

4. ใบสำคัญจ่าย

กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
• วันที่จ่ายเงิน
• ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
• ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
• มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

 

 

 

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญจ่าย)

 

 

กรณีนี้ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ด้วยนะครับ ได้แก่

• หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
• ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
• เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
• หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

เมื่อได้หลักฐานประกอบค่าใช้จ่ายมาแล้ว FlowAccount อยากแนะนำให้บันทึกค่าใช้จ่ายในระบบเรา จะทำทางเว็บไซต์หรือมือถือก็ได้ จากนั้นแนบไฟล์เอกสารหลักฐานตามตัวอย่างข้างต้นเพื่อให้ค่าใช้จ่ายนั้นยืนยันการมีผู้รับเงินจริง ตามตัวอย่างภาพข้างล่าง

เมื่อบันทึกค่าใช้จ่ายในระบบแล้ว FlowAccount จะออกเอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย (Expense Note) ให้ ซึ่งเอกสารนี้จะทำหน้าที่บอกว่าเรามีรายจ่ายอะไรบ้าง จ่ายให้กับใคร จำนวนเท่าไหร่ พร้อมสร้างใบสำคัญจ่ายให้นักบัญชีโดยอัตโนมัติ

ดูวิธีการบันทึกค่าใช้จ่ายต่อได้ที่บทความ ไม่มีบิล ตอนซื้อของ จะทำบัญชียังไงให้เป็นรายจ่ายกิจการ หรือเริ่มต้นทดลองบันทึกค่าใช้จ่ายกันได้ฟรีเลยครับ

แต่รายจ่ายต่อไปนี้ไม่สามารถนำมาถือเป็นรายจ่ายของกิจการได้นะครับ แม้จะมีเอกสารการจ่ายเงินครบถ้วน

1. รายจ่ายส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา
2. รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเอง โดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายของรอบบัญชีอื่น
3. รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร
4. รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

เป็นอย่างไรบ้างครับ การทำเอกสารประกอบการจ่ายค่าใช้จ่าย ไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหมครับ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่างๆ เช่น กรมสรรพากร ก็มีแนวทางในการปฏิบัติให้เราอยู่แล้ว และยิ่งถ้าคุณบันทึกค่าใช้จ่ายใน FlowAccount ด้วยแล้ว ก็ยังสามารถดูยอดค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้ทันทีจากแดชบอร์ดอีกด้วย ลองดูฟังก์ชั่นทั้งหมดของเราได้ที่นี่เลย ฟังก์ชั่น FlowAccount สำหรับผู้ประกอบการ