หลายคนอาจสงสัยว่าการยื่น ใบลาออก จำเป็นแค่ไหน แจ้งปากเปล่าได้หรือไม่ และ HR ควรจัดการอย่างไรเพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน บทความนี้ FlowAccount จะพาคุณไปทำความเข้าใจทุกขั้นตอน เพื่อให้การลาจากกันเป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นธรรมกับทั้งสองฝ่าย

ใบลาออก คืออะไร ?

ใบลาออก คือ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ลูกจ้างจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งความประสงค์ขอยุติสัญญาจ้างงานกับนายจ้าง โดยเป็นการแสดงเจตนาที่ชัดเจนว่าต้องการพ้นสภาพจากการเป็นพนักงานตั้งแต่วันไหน หรือสามารถเรียกอีกชื่อว่า จดหมายลาออก ก็ได้เช่นกัน

การยื่น ใบลาออกบริษัท ถือเป็นการบอกเลิกสัญญาจ้างรูปแบบหนึ่ง ซึ่งตามมารยาท (ในบางกรณี) พนักงานควรแจ้งล่วงหน้าให้หัวหน้างานหรือแผนกบุคคล ทราบถึงการลาออกอย่างน้อย 1 งวดการจ่ายค่าจ้าง หรือ 30 วัน เพื่อให้บริษัทมีเวลาเตรียมการหาคนมาทำงานแทน และเพื่อให้พนักงานได้จัดการงานที่ค้างคาให้เรียบร้อยก่อนจากไป

สิ่งที่ต้องมีในใบลาออก มีอะไรบ้าง ?

เพื่อให้การลาออกมีผลสมบูรณ์และลดข้อโต้แย้งในภายหลัง แบบฟอร์ม ใบลาออก ที่ดีและครบถ้วน ควรประกอบไปด้วยรายละเอียดสำคัญดังต่อไปนี้

• วันที่เขียนจดหมาย: ระบุวันที่ที่ยื่นเอกสาร เพื่อใช้นับระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้า
• ข้อมูลส่วนตัว: ชื่อ-นามสกุล, ตำแหน่ง, และแผนกของพนักงาน
• วันที่มีผลลาออก: ระบุวันสุดท้ายที่จะมาทำงาน (Last Working Day) ให้ชัดเจน เพื่อให้ HR คำนวณเงินเดือนงวดสุดท้ายได้ถูกต้อง
• สาเหตุที่ลาออก: แม้จะไม่ใช่ข้อบังคับทางกฎหมาย แต่การระบุ เหตุผลที่ลาออก อย่างมืออาชีพจะช่วยรักษาสัมพันธภาพที่ดีกับบริษัทไว้ได้ อีกทั้งสาเหตุการลาออกจะเป็นไปตามเอกสารแบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09) ทางนายจ้างจะต้องนำไปแจ้งกับประกันสังคม ซึ่งมีผลในส่วนของการรับสวัสดิการประกันสังคมหลังจากสิ้นสุดการเป็นลูกจ้าง
• ลายมือชื่อ: เซ็นชื่อกำกับเพื่อยืนยันเจตนา

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียนใบลาออกอย่างไร สามารถค้นหา ตัวอย่างใบลาออก ทางอินเทอร์เน็ตมาปรับใช้ได้ แต่ต้องมั่นใจว่ามีข้อมูลครบถ้วนตามข้างต้น

HR ต้องทำอย่างไรเมื่อลูกจ้าง ขอใบลาออก ?

เมื่อพนักงานเดินเข้ามาพร้อม ใบลาออก หน้าที่ของ HR ไม่ได้จบลงแค่การเซ็นรับเอกสารหรืออนุมัติในระบบ แต่ถือเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการ "Off-boarding" ที่ต้องจัดการอย่างรัดกุมและเป็นระบบ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างถูกต้องตามกฎหมายและรักษาความสัมพันธ์อันดีไว้ ดังนี้

ตรวจสอบความถูกต้องและระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้า

อันดับแรก HR ต้องตรวจสอบรายละเอียดในเอกสารว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ โดยเฉพาะ "วันที่มีผลลาออก" ว่าเป็นไปตามกฎระเบียบของบริษัทหรือสัญญาจ้างงานหรือไม่ เช่น ต้องแจ้งล่วงหน้า 30 วัน หรือ 1 งวดการจ่ายค่าจ้าง หากพนักงานแจ้งกระชั้นชิดเกินไป HR อาจต้องเจรจาเพื่อขอให้ขยายเวลาทำงาน เพื่อให้มีเวลาเพียงพอสำหรับการส่งมอบงาน (Handover) และสรรหาพนักงานใหม่มาทดแทน ไม่ให้กระทบต่อธุรกิจ

พูดคุยทำความเข้าใจและสัมภาษณ์ก่อนลาออก (Exit Interview)

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากแต่หลายองค์กรมองข้าม การทำ Exit Interview คือการเปิดใจคุยกันครั้งสุดท้ายเพื่อหาสาเหตุที่แท้จริงของการลาออก ข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนนี้ (เช่น ปัญหาเรื่องหัวหน้างาน, เงินเดือน, หรือวัฒนธรรมองค์กร) ถือเป็นข้อมูลเชิงลึกที่มีค่ามาก ซึ่ง HR สามารถนำไปวิเคราะห์และวางแผนปรับปรุงกลยุทธ์การรักษาพนักงานเพื่อลดอัตราการลาออกในอนาคตได้

คำนวณเงินเดือนและสิทธิประโยชน์คงค้าง

HR ต้องเตรียมคำนวณเงินเดือนงวดสุดท้าย โดยคิดตามจำนวนวันที่ทำงานจริง (Pro-rate) รวมถึงตรวจสอบสิทธิประโยชน์อื่น ๆ ที่พนักงานพึงได้รับ เช่น วันลาพักร้อนประจำปีสะสมที่ยังไม่ได้ใช้ ซึ่งตามกฎหมายนายจ้างต้องจ่ายคืนเป็นเงินให้กับพนักงาน หรือค่าคอมมิชชั่นที่ค้างจ่าย เพื่อให้มั่นใจว่าการจ่ายเงินงวดสุดท้ายถูกต้องและครบถ้วน ป้องกันข้อพิพาททางกฎหมาย

เตรียมเอกสารสำคัญหลังการเลิกจ้าง

ในวันสุดท้ายของการทำงาน HR มีหน้าที่ต้องจัดเตรียมและมอบเอกสารสำคัญทางกฎหมายให้แก่พนักงาน ได้แก่หนังสือพ้นสภาพการเป็นพนักงาน และ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือ 50 ทวิ เพื่อให้พนักงานนำไปใช้ยื่นภาษี, แบบแจ้งการออกจากงานของประกันสังคม (สปส. 6-09) และ ใบผ่านงานที่ระบุระยะเวลาทำงานและตำแหน่งหน้าที่ เพื่อให้พนักงานนำไปใช้เป็นหลักฐานในการสมัครงานที่ใหม่ต่อไป

ลูกจ้างไม่เขียนใบลาออกผิดไหม ? มีผลทางกฏหมายหรือไม่

ตามกฎหมายแพ่งและพาณิชย์และกฎหมายคุ้มครองแรงงาน "การลาออกด้วยวาจา" ถือว่ามีผลสมบูรณ์ทันทีที่นายจ้างรับทราบ แต่การไม่เขียน ใบลาออก อาจสร้างปัญหาตามมาได้ เช่น

• ขาดหลักฐาน: หากมีข้อพิพาทเรื่องวันที่ลาออก หรือบริษัทอ้างว่าพนักงานขาดงาน (ละทิ้งหน้าที่) การไม่มีเอกสารลายลักษณ์อักษรจะทำให้ลูกจ้างเสียเปรียบ
• เสี่ยงโดนฟ้องร้อง: หากการลาออกกะทันหันโดยไม่แจ้งล่วงหน้าสร้างความเสียหายให้แก่ธุรกิจ นายจ้างมีสิทธิ์ฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายได้
• เสียประวัติ: การจากไปโดยไม่มีการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรดูไม่เป็นมืออาชีพ และอาจส่งผลต่อการขอใบผ่านงานในอนาคต 

ดังนั้น แม้ในทางกฎหมายจะไม่บังคับให้ลูกจ้างต้องเขียนใบลาออกก่อนลาออกจากงาน แต่การยื่น ใบลาออก ให้ทางแผนกบุคคลทราบคือวิธีที่ปลอดภัยและดีที่สุดสำหรับทุกฝ่าย

ให้ FlowAccount Payroll ช่วยดูแลทุกขั้นตอนการจ่ายเงินและเอกสารภาษี

การยื่น ใบลาออก เป็นขั้นตอนสำคัญที่แสดงถึงความเป็นมืออาชีพของพนักงาน และเป็นเอกสารตั้งต้นที่ช่วยให้ HR จัดการกระบวนการเลิกจ้างได้อย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นการนับวันทำงาน การคำนวณเงินเดือนงวดสุดท้าย หรือการจ่ายค่าชดเชยวันหยุดพักร้อนที่ไม่ได้ใช้

และเพื่อให้การจัดการงานบุคคลในช่วงที่พนักงานลาออกเป็นเรื่องง่ายและไม่ผิดพลาด FlowAccount Payroll โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ คือตัวช่วยที่ HR และองค์กรยุคใหม่วางใจ สามารถช่วยจ่ายเงินเดือนแบบอัตโนมัติ ผ่านระบ K-Casg Connect คำนวณภาษีและประกันสังคมให้อัตโนมัติ พร้อมออกเอกสารสลิปเงินเดือนและใบ 50 ทวิได้ทันที ช่วยให้ HR จัดการทุกอย่างได้รวดเร็ว ถูกต้อง และปิดจบงานเอกสารได้อย่างมืออาชีพ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับใบลาออก

รวบรวมข้อสงสัยทั้งในฝั่งของลูกจ้างและนายจ้างเกี่ยวกับการใช้งานใบลาออกและการลาออกที่ทั้งลูกจ้างและนายจ้างควรรู้

ลูกจ้างลาออกแล้วได้เงินชดเชยไหม?

ตอบ : โดยปกติแล้ว การ "ลาออกเอง" โดยสมัครใจพนักงานจะไม่ได้รับ เงินชดเชยเลิกจ้าง ตามกฎหมายแรงงาน เพราะเงินส่วนนี้จะจ่ายให้ในกรณีที่บริษัทเป็นฝ่ายเลิกจ้างโดยที่ลูกจ้างไม่มีความผิดเท่านั้น แต่ลูกจ้างยังคงได้รับเงินเดือนงวดสุดท้ายและค่าจ้างสำหรับวันหยุดพักผ่อนประจำปีที่สะสมไว้ (ถ้ามี)

ถ้าบริษัทไม่รับใบลาออกต้องทำอย่างไร?

ตอบ : การลาออกเป็น "นิติกรรมฝ่ายเดียว" ที่มีผลทันทีเมื่อแสดงเจตนาไปถึงนายจ้าง โดย ไม่ต้องรอการอนุมัติ หากบริษัทปฏิเสธไม่รับใบลาออก ให้ส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าบริษัทได้รับเอกสารแล้ว

ลูกจ้างสามารถลาออกกะทันหันได้ไหม?

ตอบ : สามารถทำได้ แต่มีความเสี่ยง หากการลาออกกะทันหันนั้นทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย นายจ้างมีสิทธิ์ฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายจากลูกจ้างได้ ทางที่ดีควรแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 1 งวดการจ่ายค่าจ้าง หรือ 30 วัน

ลาออกตอนติดสัญญาจ้างต้องทำอย่างไร?

ตอบ : หากในสัญญาจ้างมีระบุระยะเวลาทำงานขั้นต่ำหรือมีเงื่อนไขการใช้ทุน ควรตรวจสอบรายละเอียดให้ดี หากลาออกก่อนกำหนด อาจต้องเสียค่าปรับตามที่ระบุไว้ในสัญญา แนะนำให้เจรจากับนายจ้างเพื่อหาทางออกร่วมกัน

เมื่อลาออกแล้วประกันสังคมยังคุ้มครองลูกจ้างอยู่ไหม?

ตอบ : พนักงานประจำ (ลูกจ้าง) จะถือเป็นผู้ประกันตนประกันสังคมมาตรา 33 แต่ทันทีที่ลาออกจากงาน ประกันสังคมจะยังคงคุ้มครองสิทธิประโยชน์ต่อไปอีก 6 เดือน (กรณีเจ็บป่วย, คลอดบุตร, ทุพพลภาพ, เสียชีวิต) หลังจากนั้นหากต้องการรักษาสิทธิ์ สามารถสมัครเป็นผู้ประกันตนมาตรา 39 ต่อได้ภายใน 6 เดือนนับจากวันที่ลาออก